Информационные технологии на транспорте. 3

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………..……………...................3

1. Исследовательский раздел………………………………………………………….5

1.1. Подготовка исходных данных……………………...………………………..……..5

1.2. Количественный и качественный анализ системы документооборота на АТП………………………………………………………...……………….………….…...8

1.3. Определение информационной нагрузки подразделений АТП............................11

1.4. Обоснование уровня автоматизации подразделений……...……………………..13

2. Разработка электронной формы документа………………………..……………..14

3. Решение одной из задач оперативного управление в АТП………………...……15

Заключение………………………………………………………………………………...16

Приложение 1……………………………………………………………………………...17

Приложение 2……………………………………………………………………………...18

Список литературы……………………………………………………………………..…19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

     Курсовая работа является заключительным этапом в изучении дисциплины «Информационные технологии на транспорте».

     Основанием для выполнения работы является задание на курсовое проектирование.

     Системы управления и контроля на промышленных предприятиях довольно сложны по своей структуре и изначально разбиваются на четыре различных уровня, каждый из которых, в свою очередь, тоже неоднороден, состоит из отдельных элементов и, как правило, является предметом деятельности специализированных, иногда весьма крупных фирм /1,4/.

     На самом верхнем "этаже" располагаются информационные структуры, отвечающие за организацию работы предприятия в целом. Это автоматизация бухгалтерского учета, управление финансами и материально-техническим снабжением, организация документооборота и т.д. Данный уровень представляет собой вариант классической офисной автоматизации, приспособленной к наиболее общим формам делопроизводства на предприятиях индустрии, и называется планированием ресурсов предприятия (MRP, manufacturing, resource, planning). Внедрение информационных технологий на производстве во многом связано с этими продуктами.

     В то же время анализ деятельности автотранспортных предприятий различной мощности показывает, что организация достаточно эффективной информационной системы в автотранспортных предприятиях (АТП) с помощью ЭВМ возможна лишь с учетом специфики деятельности предприятия. Значит, одним из основных требований к программному обеспечению является его гибкость, то есть способность адаптации к изменяющимся: законодательству, нормативной базе, технологиям перевозок и прочим условиям, которые характерны для нынешнего периода совершенствования рыночных механизмов в экономике.

     При разработке программы использованы современные soft-технологии: объектно-ориентированное программирование, контейнерные классы, технология «клиент-сервер» и многие другие, что позволяет адаптировать ее для выполнения различных производственных задач и, в частности, организации управления расходом топлива  в АТП. Эта программа, разработанная автором настоящих методических указаний, может быть использована в среде любой 32-разрядной версии операционной системы Windows, например Windows ME, Windows 2000, Windows XP. Ее интерфейс подобен популярной офисной программе Microsoft Excel, поэтому приобрести навыки работы с DBF-browser несложно. Особенности работы с интегрированной системой подробнее изложены в методических указаниях Задача организации информационного обеспечения АТП с помощью DBF-browser с учетом современных требований облегчается и наличием в этой программе встроенного языка запросов SQL (см. приложение П2).

   Целью работы является повышение эффективности информационного обеспечения автотранспортного предприятия.

   При этом последовательно  решается ряд задач:

1. Оценка информационной нагрузки предприятия с учетом списочного состава парка подвижного состава и вида деятельности.
2. Расчет информационных потоков и потребностей в обработке информации по каждому из подразделений предприятия.
3. Обоснование потребности в технических средствах по структурным элементам предприятия.
4. Оценка степени избыточности бумажных документов и эффективности схемы документооборота в подразделениях, отделах и службах.
5. Разработка таблиц электронной базы данных автопредприятия.
6. Подготовка электронных версий документов и схемы их документооборота.
7. Расчет экономической эффективности проекта.

 

 

 

 

 

1. ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ  РАЗДЕЛ

1.1. Подготовка исходных данных

 

     Исходными данными для выполнения работы являются: структурная схема предприятия (рис. 1.1), схема документооборота между структурными элементами АТП (рис. 1.2), списочное количество и структура подвижного состава предприятия; показатели использования подвижного состава;  обработка информации по отделам и службам АТП (табл. 1.3);  одна из задач системы MRP), решаемых на уровне АТП (табл. 1.4);  дополнительные данные (справочная литература, приложения).

Рис. 1.1. Структурная схема АТП

Рис. 1.2. Схема документооборота при выполнении перевозок грузов

Таблица 1.1

Списочное количество подвижного состава АТП

 

Грузовые общего назначения	Автомобили-тягачи	Самосвалы	Спецтехника
40	30	30	-

Таблица 1.2

Показатели использования подвижного состава

Вид техники	Средние по АТП показатели на одну единицу техники
	Пробег, тыс. км	Объем перевозок, тыс. т	Наработка оборудования тыс.час.
Грузовые общего назначения	10	70	-
Автомобили-тягачи	15	80	-
Самосвалы	12	60	-
Спецтехника	12	-	100

 

 

 

 

                                                                                                                              Таблица 1.3

Объем информационной деятельности структурных подразделений АТП (в % от числа реквизитов путевого листа) приходящийся на один оборотный путевой лист

Наименование отдела, службы	Входной информ. поток	Выходной информ. поток	Сортировка	Системати-зация	Перенос
ОМТС	10	15	20	20	40
Отдел эксплуатации	100	150	20	20	60
ПТО	20	30	10	30	50
Бухгалтерия	60	20	20	20	60
Склад	30	30	25	25	50

 

Таблица 1.4

Дополнительные характеристики предприятия

Показатель	№ варианта
	4
Число реквизитов путевого листа	52
Продолжительность рабочего дня службы эксплуатации	24
Продолжительность рабочего дня остальных отделов и служб	8

                                                                                                                           

  Таблица 1.5

                    Разработка электронной формы документа

№ варианта	Наименование документа	Назначение
9	Карточка учета расхода топлива автомобилем	Учет расхода топлива автомобилем

 

                                                                                                                              Таблица 1.6

Одна из задач оперативного управления подлежащих автоматизации

№ варианта	Наименование документа
3	Организация учета расхода автомобильного топлива

                                                                                                                      

1.2 Количественный и качественный  анализ системы документооборота  АТП

включает – следующие разделы:

• предварительное ознакомление с подразделениями, их штатным расписанием, личным составом, организационными структурами;
• описание функций подразделений;
• сбор документов, анализ их содержания, заполнение форм обследования;
• предварительная обработка полученных данных;
• определение используемых технических средств и каналов связи;
• определение трудоёмкости обработки информации.

Сбор документов и анализ их содержания разделяют на две стадии.

Первая стадия – качественный анализ документов, который позволяет установить перечень решаемых задач и методы формирования документов, т.е. данные, которые необходимы подразделениям обследуемой организации для работы и основные направления движения информации. Вторая стадия – количественный анализ, т.е. определение объёмов информации.

           Анализ информации позволяет:

-  уточнить  схему существующей административной  и функциональной структуры органов  управления автомобильным транспортом  и роль каждого подразделения  в комплексе решаемых задач;

- построить  схему информационных связей  органов управления автомобильным  транспортом между собой и  внешними организациями;

- выявить  подразделения и внешние организации, с которыми взаимодействует обследуемое  подразделение;

-   изучить  процессы формирования и маршруты  движения документов;

-    составить  перечень документации, поступающей  и разрабатываемой в организации;

-    построить  логическую схему  поэтапной   обработки данных;

- выявить  назначение форм документов, их  количество и периодичность составления.

 

Таблица 1.7

Объем используемых документов

Наименование задачи	Наименование подразделения решающего задачу	Наименование документа
		Используемые документы	Разрабатываемые документы
Выгрузка из кузова ТС (прием груза)	Склад	Акт приемки, приходной ордер	Журнал учета прихода
Отпуск деталей со склада	Склад	Лимитная карта на отпуск деталей со склада	Журнал учета расхода
Учет запасов	Склад	Карточка учета материалов	Журнал учета
Прием заявок, составление договоров	Отдел эксплуатации	Заявка от клиента, договор	Заявление на оказание услуг
Проведение контроля за рациональным использованием рабочего времени водителем	Отдел эксплуатации	Путевой лист	-
Организация выполнения финансового плана	Бухгалтерия	Счет-фактура	Отчет
Организация расчетов с клиентурой и поставщиками	Бухгалтерия	Счет-фактура, путевой лист, договор	Счет-фактура
Учет расхода топлива	Отдел эксплуатации	Путевой лист	Карточка учета расхода топлива автомобилем
Выдача, топлива, запасных частей и других материальных ресурсов	ОМТС	Акт выдачи (расхода) топлива	Карточка учета расхода топлива автомобилем, акт на повреждение автошины
Учет ГСМ	ОМТС	Путевой лист	Расходная ведомость
Проведение технического учета и отчетности по ПС	ПТО	Карта технического обслуживания автомобиля, акты различные	Приемо-сдаточный акт
Оперативное планирование всех видов технического обслуживания и ремонта автомобилей	ПТО	Графики учета проведения ТО-1 и ТО-2	Графики учета проведения ТО-1 и ТО-2

 

Таблица 1.8

Результаты анализа

Шифр функции	Функция управления	АТП
		ОМТС	ОЭ	ПТО	БУХГАЛ-ТЕРИЯ	СКЛАД
1	Прогнозирование и перспективное планирование		+
2	Текущее планирование	+	+	+		+
3	Регулирование		+		+
4	Учет, отчетность и анализ	+	+	+	+	+

 

Таблица 1.9

Количество документов по группам

Группы документов	Количество документов
Внутренние	20
В том числе передаваемые внешним организациям	4
Внешние	3
Итого	27

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1.10.

Количество документов по группам

Группы документов	Количество документов
Внутренние	16
Документы, передаваемые внешним организациям	5
Внешние	2
Итого	23

 

Таблица 1.11.

Группировка документов по их образованию

Кол-во разрабатываемых документов	Кол-во используемых документов
12	11

 

                                                                                                   

1.3. Определение информационной  нагрузки подразделений АТП

 

В соответствии с заданием рассчитать количество информационных единиц (товарно-транспортная документация  и т.п.) приходящихся на каждое подлежащее информационному обслуживанию структурное подразделение предприятия (рис. 1.2., табл. 1.4.).

Основой для расчета служит расчетное число, находящихся в обороте путевых листов. Оно определится оп формуле:

,                                         (1.1)

где Аi – количество автомобилей i-той категории, ед;

hi - коэффициент сменности для автомобилей i-той категории;

n – число категорий автотранспортной техники предприятия (табл. 1.2.).

.

Далее в соответствии с полученным значением определяется информационная нагрузка подразделения с учетом  табл. 1.3-1.4. По результатам расчета заполняется таблица (табл. 1.7).

                                                                                                                  Таблица 1.12

Суточный объем информационной деятельности структурных подразделений АТП

Наименование отдела, службы	Входной информ. поток	Выходной информ. поток	Обработка	Всего
1	2	3	4	5
ОМТС	598	897	1196	2691
Отдел эксплуатации	5980	8970	1196	16146
ПТО	1196	1794	598	3588
Бухгалтерия	3588	1196	1196	5980
Склад	1794	1794	1495	5083

 

В соответствии с общим объемом информационной нагрузки каждого подразделения (графа 5 табл. 1.6) и данными табл. 1.4. определим среднюю интенсивность потока информации.

Таблица 1.13

Информационный поток для отделов

Наименование отдела	Входной информационный поток	Выходной информационный поток	Обработка	Всего
ОМТС	1,24	1,86	2,49	5,59
ОЭ	4,15	6,22	0,83	11,21
ПТО	2,49	3,7	1,24	7,47
Бухгалтерия	7,47	2,49	2,49	12,4
Склад	3,7	3,7	3,11	10,51

 

 

С учетом информационного потока определяется потребное количество работников по категории учета, в соответствии со своим вариантом:

, 

где Nр – количество работников данной категории учета, чел;

l - интенсивность информации, поступающей для обработки, ед/мин.

                                                                                                                   Таблица 1.14

Интенсивность информационного потока и потребное количество работников структурных подразделений АТП

Наименование отдела, службы	Информационный поток, ед.	Интенсивность потока, ед/мин	Потребное количество работников
1	2	3	4
ОМТС	2691	5,59	10
Отдел эксплуатации	16146	11,21	10
ПТО	3588	7,47	10
Бухгалтерия	5980	12,4	10
Склад	5083	10,51	10

 

1.4. Обоснование  уровня автоматизации подразделений

     Выбор необходимого уровня автоматизации  отдела и службы зависит от  интенсивности потока информации  и соотношения входного и выходного  информационных потоков и определяется  в соответствии с табл. 1.9.

Таблица 1.15

Объем и структура информационных потоков и уровень автоматизации

Наименование отдела, службы	Интенсивность входного потока	Интенсивность выходного потока	Интенсивность обработки информации	Число ПК	Принтер
1	2	3	4	5	6
ОМТС	1,24	1,86	2,49	1	-
Отдел эксплуатации	4,15	6,22	0,83	1	1
ПТО	2,49	3,7	1,24	1	-
Бухгалтерия	7,47	2,49	2,49	1	-
Склад	3,7	3,7	3,11	1	-

Итог:  Предприятию требуется 5 персональных компьютеров и 1 принтер.

 

 

2. РАЗРАБОТКА ЭЛЕКТРОННОЙ  ФОРМЫ ДОКУМЕНТА   

      Карточка учета расхода ГСМ автомобилем – документ, необходимость ведения которого распространяется на каждое транспортное средство, механизм, машину. Основанием для отображения информации в карточке являются записи в путевых листах, после их сверки с ведомостями учета выдачи талонов или же их возврата.

       Карточку заполняет уполномоченный работник предприятия, отвечающий за учет топливно-энергетических ресурсов. В документе необходимо отобразить нормативные расходы моторного топлива, а так же расходы, произведенные по факту. По итогу работником выводится результат, исходя из имеющихся данных. В случае, если был выявлен значительный перерасход топлива или же его экономия в недопустимых размерах, следует оперативно довести это до сведения руководителя предприятия с целью принятия срочный мер, направленных на выявление причин сложившейся ситуации, а так же на их устранение.

        Карточки учета расхода ГСМ автомобилем за отчетный месяц в обязательном порядке хранятся в специально отведенной папке, соблюдая при этом номера транспортных средств, механизмов и машин. По истечению отчетного месяца карточки перекладываются в иные папки, предназначенные для хранения карточек на конкретное транспортное средство, механизм или машину. На основании карточек учета, на предприятии ведутся лицевые карточки водителей, а так же иных работников предприятия, связанных с транспортными средствами и ГСМ непосредственно.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. РЕШЕНИЕ ОДНОЙ ИЗ ЗАДАЧ ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ В АТП

 

   Задача ( Табл.1.6): Организация учета расхода автомобильного топлива.

     Решение этой задачи можно представить в виде алгоритма:

1. Перед выездом автомобиля, ответственным лицом проводятся контрольные замеры количества топлива в баке автомобиля, а также снимаются показания одометра.
2. В течение периода, определенного в приказе, в установленном законодательством порядке заполняются путевые листы.
3. Вводятся данные с путевого листа: пробег автомобиля до выезда с базы, пробег после прибытия на базу, расход топлива до выезда и после въезда;
4. Рассчитываем общий пробег автомобиля: к старому пробегу прибавляем пробег после приезда и вычитаем пробег перед выездом;
5. Рассчитываем общий нормативный расход топлива: к предыдущему прибавляем норму расхода топлива умноженную на километраж;
6. Рассчитываем общий фактический расход топлива: к предыдущему прибавляем расход топлива после прибытия на базу и вычитаем расход перед выездом;
7. Вывожу данные: номер колонны, фактический расход топлива, нормативный расход топлива, общий пробег автомобиля;
8. Ввожу условие: нормативный расход топлива должен быть больше фактического. Если нет – выводим в отдельный список, если да – берем следующий путевой лист;
9. Берем следующий путевой лист;
10. Ввожу условие: номер путевого листа должен быть меньше максимального значения количества путевых листов. Если нет, то конец .

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

       В ходе курсовой работы я проанализировала качественный и количественный состав системы документооборота на АТП;  определила информационную нагрузку каждого подразделения АТП. Самым загруженным подразделением оказался отдел эксплуатации (16146 ед. информационного потока).