Компьютерные информационные технологии в бухучёте

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ЮЖНЫЙ  ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Экономический колледж  
 

    Старук  О.П.

    студентка группы  АСУ-4

Компьютерные  информационные технологии в бухучёте

Курсовая  работа

                                            Научный руководитель:

                                            Лесной  А.С                

Ростов  – на – Дону 2011

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Теоретические  аспекты компьютеризации бухгалтерского  учета………….5

1.1.Сущность  и принципы ведения бухгалтерского учета…………………....5

1.2.Программные  продукты ИС бухгалтерского учета…………………….….8

1.3.Классы  программных продуктов ИС бухгалтерского  учета…………….14

2.Практические  аспекты компьютеризации бухгалтерского  учета………....20

2.1.Технологический  процесс и перспективы его развития………………….20

2.2.Технология  компьютерной обработки учетных  задач на малом предприятии……………………………………………………………………………….24

2.3.Сетевая  технология обработки бухгалтерских  задач…………………….29

Заключение…………………………………………………………………..…..34

Список  использованной литературы……………………………………….….36

      Введение

     Проблемы  повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

     Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность. 
Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

     Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

     Целью данной курсовой работы является рассмотрение теоретических и практических основ компьютерных информационных систем в бухгалтерском учете.

     Для выполнения поставленной цели необходимы задачи:

     -определить  принципы ведения бухгалтерского учета;

     -изучить  программные продукты информационной  системы  бухгалтерского учета;

     -выявить  технологию компьютерной обработки  учетных задач на малом предприятии;

     -проанализировать  сетевую технологию обработки  бухгалтерских задач.

      
 
1.Теоретические  аспекты компьютеризации  бухгалтерского учета

     1.1.Сущность  и принципы ведения бухгалтерского учета

     Бухгалтерский учет является центральным компонентом  системы управления любым объектом. В общем объеме экономической информации данные бухгалтерского учета организации составляют более 50%. Бухгалтерскую информацию используют различные категории персонала предприятия для принятия управленческих решений: менеджеры, экономисты, финансисты, организаторы производства и т.п. Бухгалтерская информация в виде отчетов — бухгалтерский баланс, приложения к бухгалтерскому анализу — необходима также внешним пользователям — сторонним организациям и предприятиям, налоговым органам, органам власти, инвесторам и т.п. От бухгалтерской информации зависят многие управленческие решения, и информационная система бухгалтерского учета оказывает наиболее существенное влияние на эффективность автоматизации управления.

     Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, наблюдения, измерения, регистрации, обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении  путем сплошного, непрерывного и документального учета.

     Данное  определение раскрывает:

     • сферу учета — экономическая  деятельность хозяйствующего субъекта, бухгалтерский учет ограничен рамками внутренних хозяйственных процессов;

     • объекты учета — имущество, собственный  капитал, обязательства, задолженности со стороны других организаций, хозяйственные операции;

     • самостоятельное значение бухгалтерского учета по отношению  статистическому и оперативному;

     • основные этапы учетного процесса —  наблюдение, измерение, регистрация, хранение, обработка, передача данных;

     • формат представления информации —  денежный, натурально-вещественный;

     • методы учета — сплошной (учитываются  все хозяйственные операции), непрерывный (учет ведется с момента регистрации организации и до ее реорганизации или ликвидации в соответствии с законодательством Российской Федерации), документальный (на основе документов).

     Спецификой  бухгалтерского учета является его  обязательность для всех юридических лиц на территории страны (для обществ и граждан, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, обязательно ведение учета доходов и расходов и составление отчетности — налоговой декларации).        Основными задачами бухгалтерского учета являются:

     1)  создание информационной системы бухгалтерского учета для формирования полной, достоверной, своевременной и актуальной информации о различных сторонах хозяйственной деятельности организации, необходимой для подготовки управленческих решений, а также выдача регламентированных форм отчетности для внешних пользователей;

     2) контроль над законностью и  целесообразностью осуществления  хозяйственных операций — внутренний аудит;

     3)  выявление резервов повышения эффективности деятельности организации.

     Информационная  система бухгалтерского учета должна удовлетворять следующим требованиям:                            

     • правильная методическая основа построения планируемых (прогнозных) и учетных показателей;

     • охват учетом всех хозяйственных  процессов и операций;

     • достоверность, полнота, точность учетных  данных, оперативность выполнения учетных  операций;

     • эффективность организации бухгалтерского учета.

     Бухгалтерский учет связан практически со всеми  функциональными подсистемами. При формировании планов деятельности организации используются учетные данные прошлых периодов для анализа и подготовки новых плановых заданий, процесс планирования предполагает разработку показателей, которые предусмотрены в бухгалтерском учете. Бухгалтерский учет тесно связан с функцией контроля — «утреннего аудита, в результате проведения которого можно выявить отклонения от плановых показателей, установленных лимитов и нормативов расхода ресурсов, других регламентов ведения хозяйственной деятельности. Именно благодаря аудиту в совокупности с высококачественным бухгалтерским учетом обеспечивается контроль сохранности имущества, выполнение норм хозяйственного и трудового права. На основе бухгалтерской информации выполняется глубокий экономический анализ, который является основой для корректировки управленческих решений, реализуется функция регулирования хозяйственной деятельности.

     Основными принципами ведения бухгалтерского учета являются:

     1) принятие учетной политики, действие которой ограничено как минимум одним календарным годом;

     2)  использование двойной записи для бухгалтерских проводок, обеспечивающей отражение хозяйственной операции по дебетовому и кредитовому счетам;

     3) для хозяйственных операций введение  стоимостной оценки в валюте Российской Федерации;

     4) осторожность, существенность и  доброкачественность учетной информации;

     5) отражение в бухгалтерском учете  только собственного имущество, обязательств и хозяйственных операций с использованием метода исторической оценки (на дату совершения операции);

     6)  обязательность периодической инвентаризации имущества и финансовых обязательств с отражением результатов в учете;

     7) документальный учет хозяйственных  операций в момент их возникновения, наличие документов-оснований;

     8) отражение хозяйственных операций  в отчетности тех периодов, к  которым они относятся;

     9) тождественность данных аналитического  учета оборотам и остаткам для счетов синтетического учета на 1-е число каждого месяца. 

     1.2.Программные  продукты ИС бухгалтерского учета

     Разработка  и создание ИС бухгалтерского учета  является первоочередной задачей автоматизации управления любого предприятия. Характеристики объекта управления, особенности формы организации бухгалтерского учета и учетной политики, масштаб предприятия и другие факторы оказывают решающее влияние на разработку ИС, с одной стороны, и выбор и поддержку информационных технологий бухгалтерского учета, с другой.

     Перед разработчиками ИС бухгалтерского учета  возникают следующие проблемы:

     • выбор методологии разработки ИС бухгалтерского учета: 

     вариант 1 — адаптация типового программного комплекса к условиям конкретного применения; 

     вариант 2 — разработка «заказной» ИС («с нуля»);

     • выбор программного продукта (вариант 1) или выбор программных средств и технологий проектирования И С бухгалтерского учета (вариант 2);

     • обоснование конфигурации ИС бухгалтерского учета (состава автоматизированных функций и рабочих мест бухгалтеров);

     • обоснование информационно-технологической  архитектуры ИС бухгалтерского учета;

     • уровень интеграции ИС бухгалтерского учета с другими функциональными подсистемами — независимая ИС бухгалтерского учета, подсистема в составе интегрированной ИС предприятия, компонент корпоративной ИС;

     • ограничения на стоимость ИС и  время ее создания. Информационные системы бухгалтерского учета и используемые программные продукты автоматизации бухгалтерского учета постоянно совершенствовались из-за появления новых машин, развития информационных технологий, изменений законодательной базы бухгалтерского учета.

     Рынок бухгалтерских программ для персональных компьютеров начал формироваться в конце 1980-х гг., но не прекращает пополняться новыми программными продуктами (замена версий, конфигураций, расширение доступных информационных технологий и т.п.) и сейчас.

     Это наиболее представительный класс прикладного  программного обеспечения функционального  назначения, которым охвачено несколько тысяч фирм, осуществляющих:

     1) разработку и распространение  (продажу) новых программных продуктов для И С бухгалтерского учета;

     2) адаптацию (настройку) типовых  бухгалтерских программ для бухгалтерского учета Российской Федерации;

     3) собственно создание ИС бухгалтерского  учета (внедрение);

     4) консалтинговые услуги по проектированию  компьютерных систем бухгалтерского учета (КСБУ), выбору программных средств, поддержке «горячей линии»;

     5) создание учебно-методической литературы, обучающих и демонстрационных программ.

     При выборе программ для создания ИС бухгалтерского учета выполняется их анализ и сравнение по ряду параметров, влияющих на Реализацию компьютерного варианта модели бухгалтерского учета и определяющих информационно-технологическую основу построения  ИС. Примерный перечень параметров этих групп приведен ниже.

     1. Методология ИС бухгалтерского  учета:

     1) методическое обеспечение реализации и учета правил нормативного регулирования системы бухгалтерского учета в Российской федерации в ИС;

     2) настройка учетной политики предприятия:

     • выбор признаков счетов;

     • формирование рабочего плана счетов;

     • выбор формы бухгалтерского учета;

     • выбор методов расчета износа по основным средствам и амортизации нематериальных активов;

     • выбор методов учета производственных запасов — по фактической себестоимости, по учетным ценам; методы списания затрат на производство;

     • выбор методов оценки потребленных производственных запасов, готовой продукции, незавершенного производства; и т.п.;

     3) настройка справочников аналитического  учета;

     4) настройка типовых операций и  шаблонов бухгалтерских проводок;

     5) настройка типовых форм первичных  учетных документов;

     6) настройка стандартных отчетов  (внешних и внутренних);

     7) реализация требований международных  стандартов бухгалтерского учета; и др.

     2. Информационные технологии:

     1) аппаратная и программная платформа  ИС бухгалтерского учета;

     2)  информационно-технологическая архитектура программного комплекса;

     3) модульная архитектура программного  комплекса;

     4) возможность автономного использования  программных модулей;

     5)  конфигуратор функциональной структуры ИС бухгалтерского учета;

     6) структура базы данных, характеристика СУБДТ

     7) защита функций ИС и базы  данных;  

     8) средства администрирования БД;

     9) инструментальные средства разработки  пользовательского интерфейса, развития функциональности ИС;

     10) информационное взаимодействие  с другими ИС масштаба предприятия, внешними ИС (технологии и форматы обмена данными);

     11) технология проектирования, внедрения  и сопровождения ИС;

     12) требования к квалификации персонала  ИС.

     В компьютерной ИС обеспечивается реализация стандартных информационных технологий бухгалтерского учета.

     1.  Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок. Настройка корреспонденции бухгалтерских проводок на рабочий план счетов.

     2. Увязка дополнительных реквизитов  проводки со справочниками аналитических счетов.

     3.  формирование стандартных текстов комментариев для бухгалтерских проводок.

     4  Представление информации первичных учетных документов в электронном виде с использованием экранных форм ввода и редактирования.

     5. Поддержка валютного учета (шаблон  проводки содержит реквизиты кода вида валюты, валютного курса, на основании которых выполняется расчет валютной суммы проводки).

     6. формирование реестров первичных  учетных данных различных

классов:

     • «Проводки» — является основным учетным  регистром, содержит бухгалтерские проводки, корреспонденцию счетов, сумму проводки;

     • «Операции» — содержит сведения о  хозяйственных операциях, зарегистрированных в учете (операции соответствует типовая операция, благодаря которой автоматически формируются бухгалтерские проводки в реестре «Проводки»; таким образом, обеспечен групповой ввод и редактирование проводок операции). Установлен запрет непосредственного редактирования бухгалтерских проводок, кроме как через редактирование самой операции. Это гарантирует минимальные затраты и правильность корректировки учетных данных. Типовые операции обычно группируются по участкам бухгалтерского учета, связаны с определенными функциональными АРМ бухгалтера;

     • «Документы» — содержит оформленные  в соответствии с типовыми формами сведения первичных документов (каждая типовая форма документа предполагает связь с типовой операцией, поэтому при регистрации документов автоматически формируется запись в реестрах «Операции» и «Проводки»). Данный вариант ввода учетных данных является наиболее предпочтительным, поскольку документальное оформление хозяйственной операции и отработка проводок в учет осуществляются практически одновременно, но можно также разделить их во времени: сначала подготовить документ, а затем отработать его в учет. Редактирование бухгалтерских проводок или операций непосредственно, минуя редактирование подготовленного первичного Документа, запрещено; редактирование выполняется не «красным сторно», а путем оформления документа на изменение.

     7. Программный контроль достоверности и полноты ввода первичных учетных данных, в том числе проверка корреспонденции счетов с помощью «корректных бухгалтерских проводок».

     8. Санкционированный доступ к базе  данных при вводе и редактировании учетных данных.

     9. Агрегирование и фильтрация бухгалтерских проводок, операций  и Документов в целях их выборки, анализа, редактирования, копирования и т.п.

     10. Автоматическое заполнение стандартных  форм внешней отчетности (баланс, приложения к балансу, налоговые  карточки, декларации о доходах, справки в Пенсионный фонд Российской Федерации формы статистической отчетности и др.).

     11. Импорт и экспорт данных базы  данных, отдельных форм документов, в том числе отчетных.

     12. Доступ к офисным программным  продуктам (текстовый редактор, электронная таблица, браузер, электронная почта, органайзер _и т.п.).

     Чем меньше масштаб предприятия, тем  меньше интенсивность информационных потоков, относительно проще бухгалтерский учет (меньше физических объектов учета, нет необходимости в развитом аналитическом учете, расширении плана счетов и т.п.), хотя возможны и отклонения от этой закономерности. Для данного класса предприятий применяют стандартные и недорогие информационные технологии.

     Для крупных предприятий ИС бухгалтерского учета должна быть согласована с решениями в области информационных технологий в целом ИС предприятия. С другой стороны, масштаб предприятия обусловливает объективные требования к ИС бухгалтерского учета, а именно: поддержка сетевой технологии, одновременная работа с ИС большого коллектива бухгалтеров, создание крупномасштабной базы данных_; реализация развитой модели бухгалтерского учета и т.п.

     Наибольший  простор для выбора информационных технологий существует при создании ИС бухгалтерского учета для средних и некоторых крупных предприятий.

     Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета различаются по полноте учетных функций, их интеграции:

     1)  программные продукты для локальной автоматизация отдельных участков бухгалтерского учета;

     2) программные продукты для комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

     3)  программные продукты, поддерживающие ИС бухгалтерского учета во взаимосвязи с другими ИС, — комбинированные функциональные ИС (бухгалтерский учет + торговая ИС, бухгалтерский учет + ИС склада, бухгалтерский учет + системы управления продажами, бухгалтерский учет + ИС учета кадров и т.п.);

     4) полностью интегрированные И  С бухгалтерского учета со  всеми функциями управления предприятием.

     Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета, как правило, имеют модульную архитектуру, возможно автономное использование отдельных модулей (блоков, контуров управления).

     Информационная  система бухгалтерского учета реализуется  в виде АРМ бухгалтеров. Отдельный АРМ поддерживается с помощью программных модулей, может работать как изолированно, так и в интеграции с другими АРМ.

     Характерная особенность программных продуктов  для создания И С бухгалтерского учета — «степени» свободы в выборе компонентов информационных технологий (типа СУБД, архитектуры сети, инструментальных средств проектирования и т.п.). В некоторых программных комплексах методологические и информационно-технологические решения не подлежат модификации. Наиболее перспективны программные продукты ИС бухгалтерского учета, ориентированные на многоплатфор-менность, допускающие замену компонентов базового и общего программного обеспечения, модернизацию функциональных модулей. 

     1.3.Классы  программных продуктов  ИС бухгалтерского  учета

     Программные продукты ИС бухгалтерского учета делятся  на классы:

     1.журнал  хозяйственных операций;

     2.инструментальные  компьютерные системы;

     3.компьютерные  системы финансового анализа  и бизнес-планирования и т.д.

     Журнал  хозяйственных операций. На рынке программных продуктов сформировались основные классы программ для создания ИС бухгалтерского учета.

     Данный  класс программных продуктов  нацелен на подготовку комплекта форм внешней отчетности (баланс, приложения к балансу, статистические отчеты).

     Исходными данными являются бухгалтерские  проводки, формируемые путем непосредственного ввода в базу данных без обязательного оформления первичных документов. Проводки могут содержать набор аналитических счетов, иметь ссылки на документы-основания. Как правило, регистры «Операция», «Документы» не поддерживаются Программы предоставляют пользователям:

     • возможность настройки планов счетов;

     • средство создания справочников аналитического учета;

     • языки запросов высокого уровня для  фильтрации (выборки) проводок и анализа состояния бухгалтерского учета;

     • генераторы для формирования отчетов;

     • средства поддержки операций обмена данными с внешними ИС; и др. Программы данного класса наиболее соответствуют двум видам

АРМ бухгалтера:

     1) АРМ бухгалтера — оператора  ЭВМ, который обеспечивает регистрацию большого объема бухгалтерских проводок;

     2) АРМ главного бухгалтера, формирующего сводные итоги и бухгалтерскую отчетность.

     Инструментальные  компьютерные системы. Это широко распространенный класс бухгалтерских программ, с помощью которых могут создаваться  ИС бухгалтерского учета предприятий любого масштаба, использующие разнообразные информационные технологии. Отличительная особенность программ данного  класса — доминирование инструментальных средств, предназначенных для создания и модификации компонентов КСБУ.

Типовой инструментарий включает в себя:     

     • систему программирования для создания или модификации программных модулей, их отладки и документирования;

     • конструкторы (дизайнеры) различных  объектов И С (экранных форм, панелей  инструментов и меню конечного пользователя, отчетов, справочников и т.п.);

     • прототипы объектов и ИС бухгалтерского учета в целом — «типовые конфигурации» для определенного класса объектов управления;

     • модуль настройки (конфигурирования) объектов ИС бухгалтерского учета;

     • языки запросов высокого уровня (реляционные  языки QBE, SQL);