Модели коммуникаций и факторы, влияющие на них

Содержание.

Введение………………………………………………………………………......31. Глава 1. Теоретические основы изучения коммуникаций в организациях……………………………………………………………………..41.1. Общее понятие и элементы коммуникаций в организациях…………...….4

1.2. Модели и типы коммуникаций  и факторы, влияющие на них………....................................................................................................……….8Глава 2. Анализ коммуникаций  на ОАО «Алексеевский мясокомбинат»…………………………………………………………….……142.1. Организационно – экономическая  характеристика ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат» ………………………………………………………...….14

2.2. Исследование  моделей и типов коммуникаций  организации………...….17

Глава 3. Усовершенствование коммуникаций на ОАО «Алексеевский мясокомбинат»………………………………………………………………….203.1. Пути  совершенствования коммуникаций на ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат»……………………………………………...……………..203.2. Оценка эффективности предложенных путей совершенствования коммуникаций…………………………...…………….…………………...…….24

Заключение………………………………………………………………...……26Список литературы…………………………………...……………………..…28

Введение

Темой данной курсовой работы являются модели коммуникаций и факторы, влияющие на них. Актуальность этой темы подтверждается многочисленными  исследованиями и социальными опросами, в ходе которых выявляется, зачастую недовольство работников вышестоящим начальством или коллегами. Для ликвидации этого неприятного момента необходимо внедрять или исправлять существующую модель коммуникаций в организации. Также нужно следить за факторами, которые влияют на модели коммуникаций и своевременно направлять их действие в нужное русло.

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники  аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между  руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей [5, 185].

Целью данной курсовой работы является рассмотрение теоретических и практических вопросов, связанных с моделями коммуникаций и факторами на них влияющими. Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотрение теоретических вопросов, связанных с коммуникацией.
2. Рассмотрение задач и функций коммуникаций на предприятии.
3. Анализ и выявление существующих недостатков в модели коммуникаций на примере ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат.
4. Предложить наиболее вероятные и оптимальные пути для устранения возможных недостатков в существующей модели коммуникаций.

Глава 1. Теоретические основы изучения коммуникаций в организациях

1. Общее понятие и элементы коммуникаций в организациях

Слово «коммуникация» имеет латинский корень «communico»,  который в переводе означает «совместный, общий, взаимный, предполагающий обмен знаниями и ценностями». В узком смысле слова, когда говорят о коммуникации, имеет в виду обмен между людьми информацией разного рода [20, 75].

На сегодняшний  день, во многих психологических, социологических  и философских работах коммуникация рассматривается как важнейший  фактор совместной деятельности людей, предполагающий активность его участников. Набор сведений, которыми люди обмениваются между собой, можно рассматривать как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информацией [10, 56].

Коммуникации  в организации — это обмен  информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для  принятия эффективных решений и  доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться  неправильными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы [14, 35].

Коммуникация является естественной и неотъемлемой частью процесса управления в организации. Поскольку общение подразумевает  обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение  понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе [1, 56].

Принято различать  четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и так далее [17, 196].

Для большинства  людей их работа является первичным  источником социального взаимодействия. Коммуникативность, осуществляющаяся в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности [11, 210]. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

Также важным свойством коммуникаций является их направление. Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее [12, 179].

1. Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или фирме к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом, чем больше уровней проходит информация, тем больше вероятность того, что она будет искажена. Наиболее ярким примером является общение начальника со своими подчиненными.
2. Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого уровня к более высокому. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации [4, 97]. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.
3. Горизонтальное направление. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, так как позволяет экономить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других — происходит спонтанно [19, 210].

Вне зависимости  от типа и направления коммуникации существуют общие элементы коммуникаций. Каждый элемент это неотъемлемая часть любого процесса коммуникации. Вот основные из них:

1. Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.
2. Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.
3. Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.
4. Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.
5. Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.
6. Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях [2, 139].
7. Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся – отвлечения, неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации, различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы), статусное различие между руководителями, и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними, получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.
2. Модели и типы коммуникаций и факторы, влияющие на них

Коммуникация  в организациях - это сложный и  динамичный процесс. Он может рассматриваться  как действие, как взаимодействие и как собственно процесс [11, 152]. В зависимости от этого и различаются модели коммуникации.

1. Коммуникация как действие. Ее модель представлена на рис. 1. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает ил и интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. Модель, представленная на рис. 1, первоначально применялась к электронной коммуникации, однако использовалась также для описания коммуникации между людьми. Коммуникация рассматривалась как односторонний процесс. В этой модели нет места для обратной связи.

Рисунок 1 Модель коммуникации как действия.

2. Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели - коммуникации как взаимодействия (рис. 2). Данная модель неоднократно критиковалась за неточность. Более поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми.

Рисунок 2 Модель коммуникации как взаимодействия.

3. Коммуникация как процесс. Современные модели коммуникации являются более полными, поскольку отражают коммуникацию как процесс. Наиболее важное отличие состоит в том, что процесс коммуникации больше не рассматривается как линейный или циркулярный. Сутью модели коммуникации как процесса является то, что участник одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источника, и получателя информации. Развитие этой модели отражает трансформацию представлений о коммуникации: от линейной модели до модели процесса с акцентом на внутренние и внешние факторы [6, 212].

В зависимости  от модели  и свойств элементов  коммуникации различают следующие  типы коммуникаций:

1. Внутриличностная коммуникация.
2. Межличностная коммуникация
3. Личностная коммуникация
4. Коммуникация в малой группе
5. Общественная коммуникация

Рассмотрим  эти типы подробнее. Внутриличностная коммуникация является коммуникацией, возникающей внутри самого индивида, это своеобразный внутренний диалог, который взаимодействует с внешними факторами [13, 145].

Межличностная и личностная коммуникация. Эти два  типа можно объединить в один, так  как в них много общих черт и отличаются они лишь типом обрабатываемой информации. При межличностной коммуникации основной объем информации приходится на получение и передачу заданий и прочая информация, связанная в основном с рабочим процессом. На долю личностной коммуникации приходится общение на отвлеченные темы.

Коммуникация  в малой группе отличается небольшим  количеством участвующих в ней  индивидов, обычно их число не превышает 10-12 человек. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же, в связи с этим возникает большая вероятность недопонимания в группе.

Общественная  коммуникация. При этом типе коммуникации выступающий обращается к большой аудитории. Общественная коммуникация возникает когда группа слишком большая и эффективность работы каждого отдельного члена группы падает. Возможности обратной связи при этом ограничены [9, 197].

Также помимо моделей и типов коммуникаций существует множество факторов влияющих на них. Можно выделить следующие основные факторы, которые непосредственным образом влияют на процесс коммуникации в организации:

1. Должностное положение. Коммуникации в формальной организации связаны с положением работника. Можно утверждать, что коммуникации в целом и инициатива коммуникаций в частности имеют в основном вертикальную направленность, т. е. идут сверху вниз. Вместе с тем существуют три измерения потоков коммуникаций, которые надо учитывать: потоки информации сверху вниз, снизу вверх и горизонтальные. В большинстве организаций эти три потока существуют одновременно или в различные периоды времени [15, 165].

Самый простой способ изучения коммуникаций состоит в рассмотрении приказов, инструкций и распоряжений, идущих от высших руководителей до низовых и относящихся к информации и отчетам, направляемым от низовых руководителей к высшим. Этот упрощенный взгляд на коммуникации в организациях не учитывает коммуникаций между работниками на одном уровне и между подчиненными и руководителями.

Наряду с использованием официальных  каналов коммуникаций работники  организации удовлетворяют свою потребность в советах и поддержке  путем взаимного консультирования. Консультация между лицами на одном уровне нередко имеет важные последствия для организации; постоянное обращение друг к другу за советом увеличивает уверенность в собственных решениях. Как показывает опыт, полная зависимость от руководителей в получении информации и консультировании является ограничением и в большинстве случаев его можно избежать. По-видимому, каждый руководитель должен быть заинтересован в циркулировании потоков информации во всех трех направлениях – вверх, вниз и по горизонтали. Коммуникации (разумеется, в разном объеме) по каждому из трех направлений осуществляются одновременно [8, 143].

Восприятие работниками любой  коммуникации определяется многими  организационными и личностными  факторами. Изменение в представлениях работника может быть вызвано  изменением получаемой информации или рабочего окружения. На восприятие также влияет прошлый опыт. В действующей организации приказы высшего руководителя фильтруются, а затем воспринимаются. Процесс фильтрации представлен на рис. 3.

Рисунок 3 Процесс фильтрации.

2. Стиль управления. Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальной информационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как в направлении сверху вниз, так и снизу вверх. Вместе с тем руководитель в силу своего положения прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Из-за высокой степени вероятности появления шумов при передаче послания руководитель может установить правила, в соответствии с которыми послания должны передаваться в определенном направлении и последовательности. Как показывает опыт, наиболее успешно функционируют те организации, где руководители стремятся, чтобы никто из сотрудников единолично не контролировал коммуникации, чтобы поощрялось участие всех сотрудников в потоке коммуникаций. Нельзя недооценивать также важность взаимопонимания между руководителем и подчиненными [7, 163].

Потребность в коммуникациях в  направлении снизу вверх и  в консультировании работников возрастает, когда: 1) размеры организации увеличиваются; 2) услуги и продукция усложняются; 3) в большей мере изменяются технологические условия и условия внешней среды; 4) усиливается географическая разбросанность подразделений организации.

3. Разделение труда. Разделение труда на облегчает коммуникации между работниками на предприятии. Это происходит по ряду причин: работники лучше понимают свою работу; цели подразделения являются общими; расстояние между рабочими местами при разделении труда обычно сокращается. В стабильных организациях, в которых происходят лишь небольшие технологические и кадровые перемены, можно разработать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания. В динамичной организации необходимо тщательно учитывать поток и точность коммуникаций. Здесь должна передаваться нерутинная информация (например, связанная с освоением на предприятии новой продукции с уникальными техническими характеристиками), что нередко требует изменения сети коммуникаций [19, 174].

Неформальные сети коммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд. Нередко такая форма распространения информации является весьма оперативной, а поток информации не подчиняется какому-либо определенному порядку. В то же время такая система может искажать информацию, в ней нет четкой структуры распределения отчетности и ответственности [18, 237].

Таким образом, можно сказать, что коммуникация является неотъемлемой и важнейшей частью работы организации. В современных условиях доверительные отношения становятся важной предпосылкой качественной работы всех уровней организации, важно упрощение процесса коммуникации там, где это возможно.

Глава 2. Анализ коммуникаций  ОАО «Алексеевский  мясокомбинат»

2.1. Организационно-экономическая  характеристика организации

Алексеевский  мясоптицекомбинат был  образован в 1934 году на базе маслозавода  как цех по выращиванию и убою птицы. В 1956 году цех был реконструирован и  построен холодильник, а в 1959 году построен мясожировой цех. Колбасный цех построен в 1969 году. В 70-е годы были построен столовая и материальные склады, гараж и здание стройцеха с прачкой, линии электропередач, административное здание с проходной, здание мойки и дезинфекции транспорта. В 1977 году построен новый птицеубойный цех. В   1979  году  на  месте  старого  птицеубойного  цеха     начато  строительство холодильника на 500 тн единовременного хранения мясопродуктов и реконструкция колбасного цеха – отделения  обвалки мяса, которые были закончены в 1981 г. В дальнейшее время были построены  гараж для легковых автомобилей; здание механического и электроцехов с бытовыми помещениями; пробурены скважины и установлена водонапорная башня. Электроснабжение предприятия осуществляется от районной электрической сети. В 80-е годы мясоптицекомбинат перерабатывал крупный рогатый скот, свиней, мелкий рогатый скот, птицу, производил колбасные изделия. Начиная с 1994 года,  проходила переориентация производства на выпуск готовых изделий.  В 1999 году начата реконструкция птицеубойного цеха в консервный и частично компрессорного цеха; сделана насосная станция с резервуаром и подающими и отводящими водопроводами, которая позволила решить проблему с водоснабжением и создать аварийный запас воды. В 2000, 2001, 2002 гг. - реконструкция мясожирового цеха с выделением цеха пищевых полуфабрикатов [21].

На  предприятии сложилась линейно-функциональная структура управления. Предприятие  объединяет несколько специализированных цехов, разделенных на участки, которые  являются первичными звеньями управленческой структуры. Аппарат управления построен по следующей  системе, в которой соподчиненность следующая: генеральный директор - заместители генерального директора по производству - начальник цеха - мастер. 

Предприятие возглавляет генеральный директор, который выполняет функцию общего руководства, организует работу и эффективное взаимодействие производственных единиц, участков и других структурных подразделений.         Генеральному директору подчинены: технический, финансово-экономический, коммерческий директор, директор по производству, директор по строительству, а также юрисконсульт, секретарь-референт, начальник службы безопасности.        Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется финансово-экономическому директору. В функции отдела входит: организация и общее руководство разработкой проектов планов предприятия, организация работы по формированию и ценообразованию, контроль за выполнением годовых, квартальных, суточных планов и заданий.        Бухгалтерия возглавляется главным бухгалтером. В бухгалтерии формируется информация о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, обеспечивается контроль за наличием и движением имущества, организуется учет основных фондов, сырья, материалов, топлива, готовой продукции, денежных средств.   Отдел материально-технического обеспечения подчинен непосредственно коммерческому директору. В отделе определяется потребность в сырье и материалах, оборудование, топливе, устанавливаются наиболее рациональные формы снабжения, обеспечивается завоз материальных ресурсов (таблица 2.1)

Таблица2.1.                                     Уровни управления

Итак, проанализировав организационную структуру ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат», можно выделить ее положительные моменты, ее простота и надменность, отсутствие бюрократической цепочки, так как основные специалисты подчинятся генеральному директору. Недостатками же являются детальное и полное отражение более низких уровней управления и дублирование функций и полномочий некоторых руководителей и работников.

В своей деятельности ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат»  руководствуется уставом, где отражены все сферы деятельности организации, её управление, органы контроля и прочая необходимая информация.

2.2. Исследование  моделей и типов коммуникаций  организации

В современных  условиях резко возросло внимание к такому социальному феномену, как коммуникация. Коммуникация становится объектом исследования на различных уровнях и в различных концептах: социологическом, кибернетическом, политологическом, социобиологическом, философском, психологическом, лингвистическом, культурологическом и т.д. Такое положение является вполне закономерным и объяснимым. Происходящая в современном мире глобальная трансформация индустриального общества в информационно-коммуникативное общество сопровождается не только проникновением коммуникации во все сферы жизнедеятельности общества, возникновением и развитием качественно нового типа коммуникативных структур и процессов, но и глубоким переосмыслением коммуникативной природы социальной реальности, современных изменений в социально-коммуникативной сфере, места и роли коммуникаций в развитии общества [16, 209].

Можно рассмотреть, как протекают информационные потоки на предприятии ОАО «АМПК» на примере отдела снабжения и сбыта. Информационные потоки, связанные отделом снабжения и сбыта перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций. Таким путем, работникам отдела сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в пересмотре работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Данный отдел взаимодействует не только с вышестоящими органами управления, но и с внешней средой предприятия. Здесь можно выделить покупателей продукции, как реально существующих, так и потенциальных, поставщиков сырья для ее изготовления.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается  в коммуникациях по восходящей, т.е. снизу вверх. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Отдел сообщает руководству об изменениях во взаимодействии с внешней средой, т.е. с теми же поставщиками и потребителями. Во время работы задействованы формальные коммуникации, но существуют и неформальные связи между работниками и менеджером разного уровня. Неформальные коммуникации выходят на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий по организации отдыха на природе.

Исходя из организационной структуры можно, сделать вывод о том, что коммуникации между генеральным директором и советом директоров на предприятии ОАО «Алексеевский мясоптицекомбинат» происходит обычно в форме совещаний и отчетов, которые он предоставляет практически ежемесячно. В свою очередь с отделом кадров генеральный директор взаимодействует прямо, так как он непосредственно узнает от отдела кадров любые изменения, которые происходят на предприятии. А отдел кадров получает распоряжения в устной форме, периодичность взаимодействия с отделом кадров составляет 2 раза в месяц.

Также, исходя из схемы, можно сделать вывод о том, что входящая информация движется сверху вниз, т. е. от директора до бухгалтерии. Финансовый директор передает информацию планово-экономическому отделу, также отделу снабжения и сбыта и главному бухгалтеру, а он в свою очередь бухгалтерии. Следовательно, выходящая информация распространяется снизу вверх, например, бухгалтерия предоставляет информацию главному бухгалтеру, а он в свою очередь передает ее финансовому директору. Периодичность передачи информации у каждого отдела своя, например, бухгалтерия информацию передает главному бухгалтеру ежедневно, а все остальные рассмотренные отделы каждую неделю.