Объяснительная записка

                          Введение

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) - это  направление деятельности, которое  занимается составлением оформлением  документов, их обработкой и хранением.

Делопроизводство определяется Государственным стандартом как  «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с документами», т.е. весь процесс  от момента создания документа до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально  в устной речи (предположительно в XVII веке) и означает сам процесс решения (производства)- «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, которые закрепляли достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искаженно при передачи или не так понято), уже в XVI веке употребляется слово «дело» как «собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. (год создания г. Архангельска).

Любая управленческая деятельность связана с закреплением информации в документах, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Фактически все работники сферы управления занимаются оформлением документов. Составление и оформление службы документов регламентировано нормативными актами.

Каждому работающему с  документами, прежде всего, нужно знать и иметь под рукой для справки новый Российский государственный стандарт-ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и изменение № 1 к стандарту, принятое постановлением Госстандарта России от 21.01.2000

№9-ст. и введенное в  действие с 20.04.2001.

         Стандарт распространяется на  организационно-распорядительные документы,  относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной  документации (УСОРД). Это постановления,  распоряжения, приказы решения протоколы,  акты, письма и другие документы,  включенные в Общероссийский  классификатор управленческой

Документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые деятельности:

• Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включают субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, орган местного самоуправления;
• Предприятий, организации и их объединений независимо от формы  собственности и организационно-правовой формы

 

 

 

                           Объяснительная записка

Объяснительная записка- документ, поясняющий содержание отдельных  положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.) или объясняющий  причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо поручения. Объяснительные записки делятся на две группы первые сопровождают основной документ ( план, отчет) и поясняют содержание его отдельных положений. 

Пример объяснительной записки 

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА                Президенту института

                                                          Акад., д-ру эком. Наук. Проф.

                                                          А.Н.  Ежову 

 

 

О срыве соревнований

По настольному теннису

Согласно плану работы института по физическому воспитанию на период с 01.04.2000 по 10.04.2000. был запланирован турнир по настольному теннису. В нем должны были участвовать 12 команд.

Однако в турнире приняли  участие всего 7 команд. Не подали заявки следующие учебные группы: 13Ю, 12КП, 21Б, 12И, 21Ф.

 

 

Ст. преподаватель 

Физвоспитания                            личная подпись                       С.А. Самодов           

 

Государственная система документации обеспечения  управления

 

ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления) представляет комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию управленческого труда работы с документами в организациях (предприятиях, учреждениях). Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, разработанной в 1993 году, измененной и утвержденной приказом Госархива от 27. 11. 2000. №68.

            

 

         Государственные стандарты на документацию

Стандартизация- это процесс  установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон модель, принимаемые за исходные для  сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт устанавливает комплекс норм, правил и требований к объекту  стандартизации и утверждается компетентным органом.

Важнейшие стандарты и  перечни:

1.ГОСТ Р 51141-98 на термины  и определения в области делопроизводства  и архивного дела.

2.ГОСТ Р 1.5-92 П 4.5. на  требования к таблицам 

3.ИСО 216 1975/76 на формат бумаги

4.ГОСТ 179 14-72 на оформление  обложки дела 

5.ГОСТ Р 6.30-97 на оформление  документов 

6.перечень типовых документальных  материалов с указанием сроков  хранения.

            Общероссийские классификаторы

1.классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

2.Классификатор стандартов  (ОКС)

3.Классификатор управленческой  документации (ОКУД)

Инструкция по делопроизводству организации

             Инструкция по делопроизводству  является основным документом, устанавливающим  единый порядок составления оформления  и работы с документами в  организации наряду с положением  о службе делопроизводства и  должностными инструкциями она  устанавливает единую систему  документационного обеспечения  управления и обязательна для  всех организаций предприятий  учреждений и фирм.

Инструкция состоит из следующих разделов:

• Общие положения;
• Подготовка и оформление документов
• Порядок печатания и размножения документов;
• Прием, первичная обработка, регистрация и направление документов исполнителям;
• Контроль исполнения документов;
• Информационно-справочная работа;
• Составление номенклатур дел, формирование дел и текущее хранение документов в делопроизводстве;
• Экспертиза ценности документов, подготовка дел для сдачи в архив и передача дел в архив.

 

Документ как  носитель Информации. Классификация  документов

Документ-это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для  ее передачи во времени и пространстве.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от вида деятельности организации и форм собственности.

Наиболее многочисленными  документами являются организационно-распорядительные, которые применяются при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной  власти и управления, предприятий, организаций, учреждений и фирм.

 

 

 

      Организационно-распорядительные  документы

 

 

Организационные

Распорядительные

справочноинформационные

 

 

 

Устав                                  Приказ                           Письмо

Положение                         Распоряжение                Протокол

Учредительный договор   Указание                        Акт

Должностная инструкция Решение                         Договор

Штатная инструкция         Постановление              Телефонограмма

Штатное расписанье          Инструкция                   Справка

Правила вн. Распорядка   Указ                                Записка и др.

 

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

                        Признаки классификации документов

• По способу фиксации (письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические);
• По содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчетные, конструкторские, снабженческие, по личному составу и т.д.);
• По наименованию (приказы, письма, заявления и др.);
• По видам (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные);
• По степени сложности (простые, сложные);
• По составлению (внутренние, внешние);
• По происхождению (служебные, официально-личные);
• По степени гласности (обычные, секретные, для служебного пользования);
• По юридической силе (подлинные и подложные);
• По стадиям создания (подлинники, оригинал, копия);
• По срокам хранения (постоянного хранения, временного хранения до 10 лет, временного хранения свыше 10 лет);
• По роду деятельности (стандартов, отчетно-статистические, строительства, торговли и т.д.).

 

 

Требования государственных  стандартов к оформлению документов. Состав реквизитов документов. Требования к оформлению реквизитов документов

  Гост Р 6.30-97 введенный с 01.07.1998 г. с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. № 9 ст., устанавливает требования к оформлению документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые  называется реквизитом (дата, текст  и др.)

Гостом предусмотрено 29 реквизитов, в конкретном документе их гораздо  меньше

01- Государственный герб  РФ;

02- Герб субъекта РФ;

03- Эмблема организации  или торговая марка 

04- Код организации по  общероссийскому классификатору  предприятий  и организаций  (ОКПО)

05- Код форма документа  по общероссийскому классификатору  

06- наименование организации;

07- наименование вида документа;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- регистрационный номер документа;

11- ccылка на регистрационный номер и дату документа;

12- место составления или  издание документа 

13- гриф организации доступа  к документу 

14- адресат 

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения

21- подпись 

22- гриф согласования документа 

23- визы согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии документа;

26- отметка об исполнителе;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- идентификатор электронной копии документа

В основу унификации документов положена схема построения форм документов, которую называют формуляром- образец.

                  

 

Код организации проставляется  по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код по ОКПО имеют все  зарегистрированные предприятия этот код проставляется на бланках  для писем ниже реквизита «справочные  данные», а также на унифицированных  форматах документов вмести с кодом  формы документа

 

Код формы документа  по ОКУД

Код формы документа проставляются  по общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарта России 1995.

ОКУД введен в 1993 году взамен общесоюзного классификатора управленческой документации. Он предназначен для  решения различных задач управленческой хозяйством страны. Коды ОКУД являются идентификаторами форм документов, и подлежит обязательному проставлению в бланках унифицированных документов при их типографском издании. В ОКУД представлены следующие УСД: организационно-распорядительной документации; банковской документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; отчетно-статистической, учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; документации по труду; документации пенсионного фонда РФ; внешнеторговой документации. По сравнению с бывшим союзном классификатором в данном классификаторе представлены новые УСД: банковская; документация по труду; документация Пенсионного фонда РФ; Учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий и организаций. Вмести с этим в общероссийском классификаторе резко сокращено количество форм документов, входящих в унифицированную систему отчетно-статистической  документации, не включены в состав ОКУД такие унифицированные системы, как расчетно-денежной документации, документации по материально-техническому снабжению и сбыт, по торговле, проектной документации по капитальному строительству, единой системы конструкторской и единой системы технологической документации, первичной учетной документации (хотя в настоящие время издан новый альбом унифицированных форм документов данной УСД).

Общероссийский классификатор  управленческой документации разработан по двухблочной структуре: блок идентификации и блок наименований. Блок идентификации построен на основе иерархического метода классификации и последовательного метода кодирования. Идентификационный код включает семь цифровых знаков и контрольное число. Код имеет следующую структуру ХХ ХХХХХ Х, где первый и второй знаки -класс унифицированных форм документов (УСД), третий и четвертый знаки подкласс (подсистема УСД), 5,6-й и 7-й знаки -регистрационный номер формы документа, 8-й знак - контрольное число.

В ОКУД установлена единая структура кода для всех систем документации (в общесоюзном ОКУД -структура кода форм унифицированной системы организационно –распорядительной документации (УСОРД) отличалась от всех других систем документации)

Для отчетно-статистической документации в структуре классификатора  в специальных графах для каждой формы указывается индекс, присвоенный  ей Госкомитетом по статистике РФ, и  периодичность представления формы.

В классификаторе коды классов  с 60-го по 79-й предназначены для  кодирования унифицированных систем документации вооруженных сил.

В состав унифицированной  системы ОРД входит документация:

• По созданию предприятия, Организации;
• по ликвидации предприятия, организации;
• по реорганизации предприятия, организации;
• по приватизации государственных и муниципальных предприятий и организаций;
• по распорядительной деятельности предприятий и организаций;
• по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятий и организаций;
• по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятий и организаций;
• по приему на работу;
• по переводу на другую работу;
• по увольнению с работы;
• по оформлению отпусков;
• по оформлению поощрений;
• по оформлению дисциплинарных взысканий.

 

 

                       Наименование  организации

Автором документа может  выступить организация, структурное  подразделение или физическое лицо, имеющее должностной бланк. Общепринятое (установленное правовым актом, в  основном уставом) сокращенное наименование организации пишется в скобках  на отдельной строке ниже полного. Например ОАО (открытое акционерное общество) или ЦНИИМОД (Центральный научно-исследовательский  институт механической обработки древесины).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительным документах.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения организации указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может  быть должностное лицо, представляющее организацию.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии –полное наименование вышестоящей  организации например:

 

                 Лига развития науки и образования России

                                      

                                       Международный

                                «Институт управления»

                                               (МИУ) 

 

Наименование  вида документа 

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положение об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным унифицированной системой организационно-распорядительной документации и ОКУД (класс 0200000) наименование вида документа (акт, справка и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем, и пишется прописными буквами , например, Акт. Для писем указание вида документа используется только в сочетании «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО».

                           

                            Адресат

В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделение, должностные или физические лица. При адресовании  документа должностному или физическому лицу инициалы указывают переде фамилией.

Максимальный набор этого  реквизита состоит из следующих  частей:

• наименование организации в именительном падеже;
• наименование структурного подразделения в именительном падеже;
• должность, инициалы и фамилия в дательном падеже;
• почтовый адрес(элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи). Например:

                                                  Администрация Архангельской

                                                           Области

 

                                                           Департамент образования 

 

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно, например:

                                                           Администрации районов

                                                           Архангельской области 

 

Должность получателя, его  инициалы и фамилия указываются  только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Например:

                                                           ООО «Сталкер»

                                                          

                                                           Начальнику отдела рекламы

                                                           Г-ну  А.В. Рогову

 

                                                           Ул. Гагарина,  д.  14а,

                                                           Г. Архангельск,  163052

   

Адресование может быть несколько иного вида, например:

                                                          

 

 

 

                                                           Директору ЗАО «Север»

                                                           Г-ну И.В.  Соснину 

                                                                       

                                                                        Ул.  Воскресенская,  д. 87,

                                                                        Г. Архангельск,  163046

«Господину» печатается сокращенно: «г.» или «г-ну». Если документ направляется в государственное учреждение, а так же постоянным адресатам- почтовый адресат не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем инициалы и фамилия  получателя, например:

                                                           А.Г. Серову

                                                           Пр. Троицкий, д.182, кв. 12,

                                                           Г. Архангельск, 163051

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  «копия» перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большем  количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресата» по отношению  к самой длине строке. Например:

                                                           Председателю Садово-огородного

                                                               Товарищества  «Юрос»

 

                                                                     Л.М.  Дубовой      

 

 

                         

 

                                Заголовок к тексту

 включает в себя  краткое содержание документа,  согласуется с наименованием  вида документа, может отвечать  на вопросы: о чем? (о ком?), например: о создании аттестационной комиссии (приказ), об открытии фирмы (письмо), о поставках леса (договор), о методическом совете (положение).

Заголовок может отвечать и на вопросы: чего? (кого?), например: должностная инструкция секретаря-референта, протокол заседания правления, акт списания оборудования, правила трудового распорядка и т.п.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается  в левом верхнем углу документа  над текстом и значительно  облегчает работу с документом.

Без заголовка размещается  составлять короткие документы, выполненные  на формате А5: извещение, телеграммы.

Длина строки не должна превышать 28 знаков.

Заголовок не может быть более четырех строк, если он не помещается в эти строки, то пишется от левого до правого поля.

 

                            Текст документа 

Тексты составляют на государственном (русском) или национальных языках в  соответствии с законодательством  РФ. Тексты пишут только на русском  языке при направлении их:

• В органы государственной власти и управления РФ;
• На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектах РФ.

Тексты документов оформляются  в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

 

                               

                                Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола- дата заседания (принятия решения), для акта –дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется  арабскими цифрами в следующей  последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год -четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.

Допускается словесно –  цифровой способ оформления даты например, 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

                                  

                                 Подпись

Подпись- обязательный реквизит служебного документа. Должностные  лица подписывают документы в  пределах их компетенции. Документы, составляемые в организациях, действующих  на правах единоначалия, подписываются  одним должностным лицом. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ ( полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи ( инициалы фамилия), например:

 

Ректор Российского

Научно-исследовательского

Института документоведения

И архивного дела                               подпись               М.В. Ларин

 

Или

 

Ректор института                                подпись               М.В. Ларин

 

 степень, звание например:

 

Зав. Кафедрой иностранных

Языков и лингвистики  проф.             Подпись              Г.В. Иойлева

 

На документах, принимаемых  коллегиальными органами, ставятся две  подписи. Например, решение и протокол подписывают председатель и секретарь  коллегиального органа

 

Председатель                                      подпись               Ф.Н, Попов

Секретарь                                           подпись               В.Н. Скатов

 

Две и более подписи  ставятся на документах за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывают  руководитель учреждения и главный  бухгалтер, например:

   Ректор института, Профессор            подпись               В.Н. Булатов

   Главный бухгалтер                             подпись               В.К. Попова

 

Договоры и контракты  подписывают договаривающиеся стороны.

Документы составленные комиссией, например акты, подписывают все ее члены. В стандарте специально уточняется, что «в документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением».

В акте, например должности  членов комиссии уже указаны в  начальной части текста. При подписании сначала идет подпись председателя комиссии, а затем ее членов   по алфавиту. Например:

 

    Председатель  комиссии                     подпись               Е.М. Волова

    Члены комиссии                                 подпись               М.П. Сивков

                                                                Подпись              С.Н.  Гуров

 

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный  на бланке.

Если документ подписывают  несколько лиц, равных по должности, то их подписи распологают на одном  уровне, например:

 

Ректор Поморского государст-                  Президент международного

Венного университета                             «ИНСТИТУТА УПРАВЛЕНИЯ»

 

Подпись                В.Н. Булатов              Подпись                А.Н. Ежов

 

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена  на документе, документ может подписываться  исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «зам.» или косую черту перед наименованием должности.