Организация деловых совещаний. Задачи и виды деловых совещаний. Принципы проведения совещаний

Российская  международная академия туризма

Восточно-Сибирский  институт туризма – филиал РМАТ 
 
 
 
 

Факультет: Менеджмент международного туризма 

Кафедра: Спортивного туризма  и физического  воспитания 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

По дисциплине: Основы менеджмента 

На тему: Организация деловых совещаний.

Задачи  и виды деловых совещаний.

Принципы  проведения совещаний 
 
 
 
 
 
 

      ВЫПОЛНИЛА:

Студентка Яринская А. А.

Курс 2 группа 21-1-01. 

ПРОВЕРИЛА:

Костина О.П. 
 
 
 
 
 
 

Красноярск 2011

     СОДЕРЖАНИЕ

   ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..……

1. ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ
1. Понятие совещаний
2. Типы совещаний
3. Классификация совещаний
4. Основные задачи организации делового совещания

2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ

3. ДВА СТИЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ
4. РЕКОМЕНДАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       ВВЕДЕНИЕ

     Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской  практике широко распространены деловые  совещания, которые представляют собой  способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

     Деловые встречи и совещания имеют  важное значение. Они доказывают, без  скольких менеджеров ваша компания может обойтись. Совещания необходимы и то, как вы себя ведёте на важных совещаниях, достаточно говорит о вашем стиле и личности, а также о том, что касается вашего должностного поведения. Иными словами, честны ли вы, откровенны и достойны ли доверия? Проявляете ли вы ясность мышления и уравновешенность при принятии решений? Отсутствие этих составляющих во время совещания производит на людей скверное впечатление. Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

     Недостаточно  хорошо подготовленные и плохо проведенные  совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как  “пожирают” дорогостоящее время, отрывая  людей от основной работы.

     В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

     Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

     Определяя время начала совещания, следует  принять во внимание ритм работы. Чтобы  не заставлять людей в течение  дня без конца переключаться  с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.

     Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

     Начинать  совещание нужно вовремя и  сразу согласовывать с его  участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

     Эти и другие вопросы общей организации  деловых совещаний и заседаний  рассмотрим подробнее.

     Цель  данной работы - рассмотрение особенностей проведения деловых совещаний и переговоров. 
 
 

  

I. ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ 

1.ПОНЯТИЕ СОВЕЩАНИЙ 
 

     Собрания, конференции и выставки - не столь  уж новые понятия.  Может они, и  назывались по-другому, но с древних  времен люди принимали участие в  такого ряда мероприятиях, проводившихся по случаю общественных, спортивных или религиозных событий. По мере того, как города становились центрами провинций и государств, масштаб и частота проведения этих мероприятий увеличивалась. Стали формироваться группы людей, организующих подобные мероприятия, которые постепенно становились все более регулярными.

     Совещание - это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией  и принятия коллективного решения  по актуальным для данного коллектива проблемам, по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся: коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чьей компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать. Рассмотрим способы  проведения совещаний.

     Экспозиции (торгово-промышленные ярмарки, презентации, выставки) - это мероприятия, назначение которых состоит в том, чтобы свести вместе поставщиков товаров, оборудования и услуг в ситуации, в которой им удобно демонстрировать все это участникам данного мероприятия. Экспоненты (те, кто выставлен) обычно платят производителям за право выставить их продукцию. Они пытаются воздействовать на участников мероприятия, установить контакты, повысить сбыт и т.д.

     Конференции (съезды) - широкомасштабные совещания, обычно экспозициями.

     Тематические  курсы - мероприятия образовательной направленности, во время которого участники изучают какой-либо вопрос часто на практическом уровне, обсуждая его сначала в небольших группах, а затем все вместе.

     Дискуссия - обсуждение проблем, касающихся каждого  участника. Обычно после дискуссии  выявляются две противоположные точки зрения. Их формируют два эксперта, ведущие между собой спор, а остальные присутствующие высказывают свою точку зрения, поддерживая ту или иную сторону.

     Семинар - занятие в диалоговом режиме, позволяющее  участникам поделиться мнениями по какому-либо вопросу. Обычно в семинаре принимает участие до тридцати человек, а  руководит обсуждением опытный эксперт.

     Симпозиум - мероприятие, во время которого эксперты высказывают свое суждение по какой-либо проблеме, а затем их мнения обобщаются для последующего изучения.

     Рабочая группа (секция) - небольшая группа участников, руководимая экспертом. В процессе совместной работы участники приобретают  практические навыки и знания по какому-то частному вопросу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ТИПЫ СОВЕЩАНИЙ 
 

     Можно различать типы совещаний в зависимости  от управленческих функций. Рассмотрим следующие типы совещаний.

     1.Совещания  по планированию. На таких совещаниях  обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности фирмы (организации), ресурсы, необходимые для реализации планов.

2. Совещания по мотивации труда. Обсуждаются проблемы производительности и качества труда коллектива, отдельных работников. Рассматриваются проблемы удовлетворенности персонала, причин низкой мотивации, возможности ее изменения, моральное и материальное стимулирование. Кроме того, предметом обсуждения на таком совещании становятся вопросы дисциплины, повышения включенности людей в дело, развития у них приверженности фирме, корпоративной культуре.
3. Совещания по внутрифирменной организации. Предметом обсуждения на таком совещании становятся: вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в структуру или направление деятельности фирмы (предприятия) из-за изменений во внешней среде; вопросы ответственности и др.
4. Совещания по контролю за деятельностью работников. Посвящены, как правило, обсуждению результатов той или иной деятельности, достижению поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности, причинам этих явлений. Обсуждаются вопросы коррекции планов и задач в соответствии со сложившимися обстоятельствами, дисциплинарной ответственности работников, способов контроля и пр.
5. Совещания, специфические для фирмы (предприятия). Обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в фирме, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.
6. Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние  подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские) проблемные.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. КЛАССИФИКАЦИЯ СОВЕЩАНИЙ 

     Деловые совещания представляют собой вид  организации труда, действующей очень короткие сроки и имеющий определенную целенаправленность. Совещания классифицируются по следующим признакам:

     По  назначению:

     - вырабатывающие и принимающие  решения;

     - разъясняющие и уточняющие задачи  по реализации ранее принятых  решений;

     - подводящие итоги и дающие  оценку принятым ранее решениям;

     - оперативные (диспетчерские).

     По  периодичности (частоте) проведения:

     - разовые;

     - регулярные;

     - периодические.

     По  количеству участников:

     -  узкий состав (до пяти человек);

     - расширенные (до двадцати человек);

     -  представительные (свыше двадцати  человек).

     По  степени стабильности состава участников совещания:

     -  с фиксированным составом;

     - с приглашаемыми по списку, составленному  для каждого совещания; 

     - комбинированные.

     По  принадлежности:

     - партийные (и других общественных организаций);

     - административные; - научные и научно-технические;  
 
 
 

4. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ 

    Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как  можно

больше  фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой  проблемы,  а также  вовлечь  присутствующих  в  процесс  решения  проблемы.  Конечно,   у ведущего  должна  быть  своя  точка  зрения  на  сложившуюся  ситуацию,   но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они  или  нет  в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения,  ведущий  совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы  или  упускают что-то  существенное,  он  может  сообщить  недостающие   факты.   Правильно поставленные вопросы –  прекрасный  инструмент  для  того,  чтобы  направить совещание в нужное русло.

     В процессе проведения делового совещания  очень важно  контролировать  его ход. Для этого руководителю следует:

    1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

      2. Постоянно поддерживать разговор.

     3. Немедленно принимать меры в  случае возникновения эмоционального

напряжения.

     4. Выслушивать мнения всех оппонентов.

     5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.

     6. При необходимости уточнять сообщения  отдельных участников: «Что

именно  вы имеете в виду?».

    7. Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать

участникам, что они уже близки к цели.

       Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору,  руководителю  следует,  сохранив  невозмутимость,  позволить  группе опровергать  утверждения  спорщика.   Излишне   словоохотливых   диспутантов необходимо тактично прерывать,  не  выслушивая  их  речи  до  конца,  –  как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь  дело  с негативистом  (т.е.  с  человеком,  который  любит   противоречить),   нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам  рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить  их  уверенность  в  своих  силах.  Если диспутант  непрестанно  задает  вопросы,  вместо  того  чтобы  выступать   с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

     Чтобы  деловое  совещание  было  плодотворным,  председательствующий  должен владеть техникой проведения дискуссий.

     Прежде  всего, надо стремиться вести групповую  дискуссию  цивилизованно.  Это предполагает   наличие   деликатности   в    отношениях    диспутантов    и, следовательно, исключает  использование  таких  средств  аргументации  своей точки зрения, как  насмешки,  прерывание  оппонентов,  резкие  выпады  в  их адрес.  Нужно  особенно  внимательно  следить,  чтобы  деловой  спор   между участниками был определенным и имел  временные  границы,  а  также  за  тем, чтобы не допускать  личных  столкновений.  Терминология  спора  должна  быть понятна всем присутствующим.

     При подготовке к дискуссии  следует  составить  хотя  бы  самый  общий  план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно  впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

    Принятие решения складывается из пяти этапов:

     а) установление контактов

     б) определение проблемы

     в) определение целей

     г) изложение мыслей 

     д) готовность к действию. 
 

II. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ 

     Прежде  всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь  с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться  для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания.

     Во-вторых, руководитель должен определить вид  совещания, которое он планирует  проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание.

     Информационное  или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух. Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования.

     Проблемные  совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение  на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.

     Следующим шагом в проведении совещания  является выбор времени.

Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной  датой и часом, являются более  продуктивными. При этом рекомендуется  планировать совещания на первую половину рабочего дня.

     Внеплановые совещания рекомендуется проводить  как можно реже. Они отрывают сотрудников  от основной работы, резко снижают  культуру служебных отношений, часто  ведут к нарушению плановых сроков.

     Независимо  от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.

    Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления  руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию.   Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.

    От  оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной  опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм. Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала.

    Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям. Так, например, "промышленная индустрия" - слово "индустрия" и заключает в себе понятие промышленной; "форсировать строительство ускоренными темпами" - "форсировать" и означает "вести ускоренными темпами". Необходимо также помнить, что безличные конструкции часто прикрывают нежелание выступающего брать на себя ответственность, самостоятельно думать ("представляется целесообразным" - "я считаю целесообразным", "думается, что... " - "я думаю, что…"), а употребление словесных "красивостей", преувеличение говорит о стремлении к перестраховке и показушничеству ("высказывать критику" - "высказывать пожелания", "что-то сделать" - "достигнуть целей, рубежей, горизонтов").

    Большое значение при проведении делового совещания  играет тон разговора. Психологические  исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям. Психолог П. Вацлавек определил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Этот феномен принято называть "моделью айсберга". Если все параметры, влияющие на решение проблемы, принять за "большую льдину" - 100%, то "часть над водой" (10-20%) - занимает предметная область, а "в воде" (80-90%) - область взаимоотношений. Во избежание действия данного феномена, а также просто для его снижения одним из правил в учебных материалах Образовательного института компании "Фольксваген" является ориентация на цель переговоров, беседы, совещания, а не на проблему, на распознавание и выработку общих интересов, терпение и искренность.

    Проанализировав не эффективно проведенные деловые  беседы, совещания, заседания, переговоры, психологи, в качестве основных причин, мешающих продуктивному общению, выделяют следующие:

а) использование  обидных, некорректных слов, различных  колкостей;

б) попытки  интерпретировать слова другого  человека (например: "Ты молчишь, потому что тебе нечего сказать");

в) использование  различного рода метафор (например: "Ты краснеешь, как помидор", а в  ответ: "А ты ни с чем лучше  не мог меня сравнить");

г) использование  слов "всегда", "никогда";

д) приписывание другому невысказанных им мыслей (например: "Ты думаешь... ");

е) использование  прямых указаний.

     Систематизировав  весь материал, необходимый для проведения совещания, проанализировав все  нюансы эффективности своего выступления, руководитель должен определить стиль  предстоящего мероприятия.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

III. ДВА СТИЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ 

     Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический  или авторитарный.

     Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой.

При этом неизбежны компромиссы. При авторитарном стиле руководства некоторые  участники стремятся “протащить”  свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания  руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.

     Авторитарное  ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.

     Психологи утверждают, что оба стиля поведения  – дипломатический и авторитарный – могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания  следует отнести к нежелательным  исключениям, особенно если с его  участниками придется работать и дальше. Поэтому есть смысл подробно рассмотреть лишь дипломатический стиль ведения делового совещания как наиболее предпочтительный в условиях, когда административно-командная система осталась в прошлом.

     Выделяют  следующие стили поведения руководителя на совещании:

1. Диктаторский - когда руководитель ведет совещание  и фактически единственный пользуется  правом голоса. Примером такого  совещания может быть ознакомление  с приказом, новым направлением  в работе.

2. Автократический  - руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает их ответы. Регулярное использование данного стиля способствует выработке устойчивой неприязни к руководителю.

3. Псевдодискуссионный  - сначала руководитель или кто-либо  по его поручению делает сообщение, потом проводятся прения, в которых участвуют несколько работников по выбору руководителя.

4. Дискуссионный  характеризуется свободным обменом  мнениями и выработкой общего  решения. 

5. При  свободном стиле проведения совещания  руководитель четко не формулирует повестку дня и решения не принимаются.

     Хотелось  бы отметить, что систематическое  использование какого-либо одного стиля  проведения совещания негативно  влияет на межличностные взаимоотношения  сотрудников, статус руководителя и  эффективность работы.