Организация системы закупочной деятельности розничного торгового предприятия. 2

Организация системы закупочной деятельности розничного торгового предприятия. 

Введение

Тема курсовой работы является актуальной,т.к. закупочная деятельность является одной из основных коммерческих функций  торговых организаций.Она заключается в приобретении товаров,предназначенных для их последущей реализации.

Правильная организация закупочной деятельности не только способствует удовлетворению потребительского спроса,но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска,связанного с отсутствием сбыта товаров. 

Работа по закупкам товаров состоит из следующих операций:

1.Изучение и прогнозирование покупат ельского спроса.

2.Определение потребности в товарах.

3.Выявление источников товаров и выбор поставщиков.

4.Установлени е хозяйчтвенных связей споставщиками.

5.Контроль над исполнением договоров. 

Изучение и прогнозирование покупательского спроса является необходимым условием эффективного использование маркетинга для успешной коммерческой работы по закупочным товарам. 
 
 

1 Понятие и содержание закупочной деятельности предприятия. 

1.1 Понятие закупочной деятельности предприятия.Основные этапы.

  Этапы процесса закупок на предприятии: 

1. Определение масштаба проекта (определение объема производства и продаж, оценка величины затрат). Добываются, анализируются и оцениваются данные о поставщике (параметры бюджета, предложения, подготовленные спецификации, невыполненные заказы, справочные списки потребителей). 

2.  Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции. В графике предусматривается время: 

на подготовку спецификаций;

на запросы продавцу;

на оценку и анализ, отбор, переговоры и заключение обязательств;

на утверждение проектной документации поставщика;

на изготовление и отгрузку к месту получения.

3.  Разработка предварительного графика закупки на основании известной требуемой даты поставки. Для этого устанавливается дата начала и завершения той или иной работы по формированию плана закупок, определяются важнейшие этапы этой работы. Затем следует организовать получение информации от поставщика по каждому виду продукции. 

4.  Размещение объявлений о подаче предложений. 

5.  Оценка предложения. 

6.  Окончательные переговоры. 

7. Составление документации. 

8.  Поставка и контроль качества. 

9.  Обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств. 

      Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция. 

            Показатели,   характеризующие  деятельность  службы  закупок предприятия: 

-совокупный торговый оборот;

-общий объем закупок;

-закупочные цены на продукцию;

-средние цены на закупаемую продукцию;

-размеры отдельных (единичных) закупок;

-затраты на оформление и передачу заказов на поставку;

-количество запросов на оферты (приглашения выдвигать условия поставок);

-количество договоров на поставку;

-количество сотрудников службы закупок;

-количество поставщиков;

-условия платежа;

-условия поставки;

-аккуратность поставок;

-количество поставок за определенный период времени;

-срок поставок;

-надежность поставок.

Операции, осуществляемые в рамках функции закупок: 

-анализ рынка;

-изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. -Позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время;

получение и оценка предложения поставщика;

выбор поставщика;

согласование стоимости обслуживания и заключение договора;

проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя;

проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем;

размещение заказа;

делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;

установление единой политики в отношениях с поставщиками;

выработка методов учета продукции;

сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции;

ускорение оплаты продукции;

экономия ресурсов предприятия, например, путем консолидации заказов и установления стандартов запаса;

поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств;

отбор, классификация и анализ данных, необходим! тх лля поиска альтернативного вида продукции;

прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции;

анализ ценности и возможностей поставщика;

разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок.

Факторы, влияющие на статус службы закупок на предприятии: 

объем закупаемой продукции и сопутствующего обслуживания. Значительная доля закупок в общих расходах предприятия подчеркивает важность функции закупок для логистической системы предприятия;

особенности приобретаемой продукции. Приобретение комплексных компонентов или необходимость широкого применения подрядных отношений представляют собой трудную задачу для сотрудников службы закупок;

ситуация на рынке продукции, жизненно важной для функционирования предприятия. Если на рынке доминируют продавцы, то значимость службы закупок повышается. Планирование закупок сырья -- планирование общего количества основных и значимых видов сырья, необходимых для производства конечной продукции в конкретные периоды времени (обычно по неделям).

1.2 Этапы работы с потенциальными поставщиками.

Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы следующие методы:

конкурсные торги

изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.

посещение выставок и ярмарок

письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и переговоры поставщиков с потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) -- распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Они проводятся в случае закупок сырья, материалов, комплектующих на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны поставщику, так как он получает представление об условиях работы с потребителем, а также выгодны потребителю, так как он совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

реклама

разработка тендерной документации, которая инструктирует участников тендера о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров и услуг, устанавливает критерии для оценки предложений и определяет условия будущего контракта

публикация тендерной документации

приемка и вскрытие тендерных предложений

оценка тендерных предложений, которая ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Например, члены тендерного комитета рассматривают только те предложения, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации, а также не вступают в переговорах с участниками торгов.

подтверждение квалификации участников торгов

предложение и присуждение контракта

В процессе письменных переговоров между поставщиком и потребителем официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика может быть организовано двумя способами. Первый - когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты), включающие в себя следующие реквизиты:

наименование товара

количество и качество товара

условия и срок поставки,

условия платежа

характеристику тары и упаковки

порядок приемки - сдачи

Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить условия. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение оферты. При обращении потенциального покупателя к своим постоянным контрагентам вместо запроса высылается заказ.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

Второй этап выбора поставщика - анализ потенциальных поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании основных критериев:

стоимость приобретения продукции или услуги

качество обслуживания -- соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки

удаленность поставщика от потребителя

сроки выполнения текущих и экстренных заказов

наличие у поставщика резервных мощностей

организация управления качеством у поставщика

психологический климат в трудовом коллективе поставщика

риск забастовок у поставщика

финансовое положение поставщика, его кредитоспособность

Основными критериями выбора поставщика являются стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания. Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и неимеющую денежного выражения стоимость, к которой можно отнести изменение имиджа организации, перспективы роста и развития производства и т.п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Надежность оценивается через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников, например:

собственное расследование

местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители официальных органов

банки и финансовые институты

конкуренты потенциального поставщика

торговые ассоциации, например Торгово-промышленная палата

информационные агентства

государственные источники (регистрационные палаты, налоговая, лицензионная служба)

Западные фирмы для сбора информации, как правило, прибегают к услугам специализированных агентств, которые готовят справки о поставщиках, в том числе и с использованием неформальных каналов. Отечественные предприятия в основном полагаются на собственную информацию. В любом случае, при несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери. Поэтому при сборе информации для снижении риска необходимо пользоваться несколькими источниками информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой информации, а также использовать хотя бы один независимый источник информации (т.е. незаинтересованный в возможных последствиях использования предоставленной им информации).

Третий этап выбора поставщика - оценка результатов работы с поставщиком.

На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика. При расчете рейтинга поставщика учитывается важность того или иного критерия (удельный вес критерия) в зависимости от значимости товаров, сырья и комплектующих с точки зрении производственного или торгового процесса. Отсутствие некоторых комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле - к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика данной категории предметов труда будет надежность поставки.

Итоговое значение рейтинга определяется путем суммирования произведений значимости критерия на его оценку дл данного поставщика. Рассчитывая рейтинг для разных поставщиков и, сравнивая полученные значения, определяют наилучшего партнера.

1.3 Формирование и управление ассортиментом в торговом предприятии. 

Множество товаров, представленных на рынке и классифицированных по признаку производственного происхождения или потребительского назначения называют ассортиментом. Ассортимент отражает принципиальные различия между товарами и представляет собой логическое распределение любого множества, образованного по наиболее общим признакам, на отдельные категории или звенья разного уровня.

Ассортимент товаров - совокупность их видов и разновидностей, объединенных по одному или нескольким признакам (например, по сырьевому или потребительскому назначению).

В основу классификации товаров по сырьевому назначению положен признак однородности сырья, из которого изготовлены продукты. Так, например, по сырьевому признаку можно классифицировать такие товарные группы, как:

1) хлебобулочные изделия;

2) кондитерские изделия;

3) молоко и молочные продукты;

4) рыба и рыбные продукты;

5) хлопчатобумажные ткани;

6) шерстяные ткани и т.д.

По признаку потребительского назначения можно классифицировать такие изделия, как, например, строительные материалы, детские товары и т.д. Ассортимент строительных материалов комплектуется из товаров, вырабатываемых многими отраслями промышленности (лесной, цементной, стекольной, химической, металлообрабатывающей и др.). То же самое можно сказать и о детских товарах (легкой, обувной, пластмасс, стекольной и т. д.).

В товароведении чаще всего классификация товаров строится по товарно-сырьевому признаку. Например:

1) товарная отрасль (швейные изделия, зерномучные, овощи, плоды, грибы, вкусовые товары, кондитерские товары, мясные, рыбные товары и т.д.);

2) товарная группа (мужская одежда, хлеб и хлебобулочные изделия, детская одежда и др.);

3) товарная подгруппа (сухарные изделия, пряники, печенье и т.д.);

4) отдельные разновидности товаров (сухое кофе, растворимое кофе, пряники мягкие, сухари с изюмом и т.д.).

В коммерческой работе товары народного потребления подразделяют на производственный и торговый ассортимент.

Производственный ассортимент - это номенклатура товаров, выпускаемых промышленным или сельхозпредприятием.

Торговый ассортимент - номенклатура товаров, реализуемых в магазинах. В торговых предприятиях должен быть сосредоточен широкий ассортимент товаров, представляющий собой сочетание продукции, вырабатываемой различными промышленными и сельхозпредприятиями.

С этой целью происходит преобразование производственного ассортимента в торговый (подсортировка товаров). Преобразование производственного ассортимента в торговый осуществляется в основном оптовыми торговыми предприятиями прежде всего по товарам сложного ассортимента. По некоторым продовольственным товарам (особенно скоропортящимся), а также непродовольственным товарам простого ассортимента процесс преобразования производственного ассортимента в торговый может осуществляться непосредственно в розничных торговых предприятиях. Таким образом, торговый ассортимент - это перечень товаров, подобранных для реализации в розничной торговой сети.

Технический прогресс и рост потребностей людей вызывает к жизни все больше новых товаров, приводит к непрерывному расширению и обновлению их ассортимента. В торговле обращается свыше 1 млн. разновидностей товаров, ассортимент которых постоянно расширяется и обновляется. По оценкам экспертов, ассортимент непродовольственных товаров через 5 лет наполовину обновляется, по технически сложным товарам обновление происходит еще более быстро - через 7-10 лет, обновление составляет 80-100%. Например, обновление и расширение ассортимента за последние 10 лет очень заметно по видеотехнике, компьютерам и связанным с этим оборудованием. Появился рынок видеокассет, компьютерного оборудования. Произошло большое обновление ассортимента в сфере благоустройства жилища и ведения домашнего хозяйства, оборудования, связанного с электрификацией быта, механизацией и автоматизацией домашних работ (кондиционеры, специальные электрочастотные печи для приготовления пищи, автоматические стиральные машины, электромоечные машины, микрокалькуляторы и т.п.).

Все эти колоссальные изменения ассортимента, его обновление, расширение должен учитывать коммерсант в своей торговой работе, предвидеть, прогнозировать и соответствующим образом готовиться к ним - своевременно регулировать ассортимент в магазинах, торговых складах, оптовых предприятиях.

Следует также различать ассортимент товаров, торговый ассортимент и товарную номенклатуру. Товарная номенклатура - это перечень всех производимых товаров, предлагаемых фирмой-изготовителем для продажи. В отличие от ассортимента товаров товарная номенклатура не ставит целью классифицировать товары по какому-либо признаку; она ограничивается простым перечислением однородных или разнородных товаров общего или аналогичного назначения. Торговый ассортимент - это набор товаров, сформированный по определенным признакам, призванный удовлетворить спрос в некоторый момент времени и подлежащий реализации в магазинах. В рамках товарного ассортимента товары делятся на группы.

Внутри товарного ассортимента выделяют классы, группы, виды и разновидности. 

Группы товарного ассортимента:

1. По назначению товара

продовольственные и непродовольственные товары

2. По назначению

хозяйственные, спортивные товары, одежда, мебель и т.п.

3. По ограниченности сроков хранения

скоропортящиеся и нескоропортящиеся товары.

4. По признаку сложности ассортимента:

товары простого ассортимента - товары, имеющие небольшое число видов или сортов, например, хлеб, хозяйственное мыло и др.; классифицируются не более чем по трем признакам;

товары сложного ассортимента - товары, имеющие внутреннюю классификацию по большому количеству критериев, например, одежда характеризуется цветом, размеров, фасоном, видом ткани.

5. По частоте предъявления спроса:

товары частого спроса (товары, которые приобретаются на ежедневной или еженедельной основе);

товары периодического спроса (приобретаются раз в один или несколько месяцев);

товары редкого спроса (приобретаются раз в один или несколько лет).

Кроме того, имеется группа сезонных товаров, реализация которых осуществляется в определенные периоды (сезоны) года.

6. По характеру спроса:

товары твердо сформулированного спроса - товары, спрос на которые определился до посещения магазина и предъявляется на конкретный товар или его разновидность;

товары импульсного (импульсивного) спроса - товары, спрос на которые возник во время посещения магазина под влиянием различных стимулов: реклама, выкладка товаров, интерес других покупателей;

товары альтернативного спроса - товары, спрос на которые возник до поседения магазина, но окончательно формируется (выбор модели, марки и т.п.) во врем ознакомления с ассортиментом и выбора товара.

7. По значению товаров для покупателей:

основной ассортимент - ориентирован на обычные потребности потребителей и характерен для данной торговой организации (например, обувь в магазинах обуви);

сопутствующий ассортимент - набор товаров, которые выполняют вспомогательные функции и не относятся к основным для данной организации (например, предметы для ухода за обувью в обувном магазине).