Оценка эффективности использования информационных технологий. 2

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Концепция оценки эффективности  менеджмента

1.1. Общее представление

1.2. Факторы оценки эффективности  менеджмента

1.3. Критерии и показатели эффективности  управления

2. Экономическая оценка эффективности

2.1. Показатели экономической эффективности

2.2. Повышение эффективности управления

2.3. Социальная оценка эффективности

3. Оценка эффективности деятельности  менеджера и персонала

3.1. Формы оценки деятельности  менеджера.

3.2. Оценка вклада менеджера в  эффективность управления

3.3. Оценка труда персонала

4. Оценка эффективности использования  информационных технологий

4.1. Факторы, действие которых  обеспечивает повышение эффективности

4.2. Показатели эффективности информационных  технологий

Заключение

Литература

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность  менеджера заключается в руководстве  людьми (то есть в управлении), направленном на достижение поставленных целей. Если управленческая деятельность решает поставленные задачи, обеспечивает реализацию целей, причем на основе оптимального использования имеющихся ресурсов, то она считается эффективной. Иными словами, эффективность показывает, в какой мере управляющий орган реализует цели, и в этом смысле проблема эффективности управления является составной частью экономики управления, частью эффективности производства. В связи с этим оценка эффективности менеджмента будет являться основополагающей при стратегическом и оперативном планировании организации.

Эффективность менеджмента - сложная, многогранная категория. Она отражает характерные особенности экономических, социальных и иных явлений. Анализ категории эффективности, факторов ее определяющих позволяет сделать вывод, что адекватными содержанию и формам проявления эффективности являются группы показателей экономической эффективности, которые могут выступать в качестве измерителя, критерия эффективности организации.Анализ категории эффективности, факторов ее определяющих позволяет сделать вывод, что адекватными содержанию и формам проявления эффективности являются группы показателей экономической эффективности, которые могут выступать в качестве измерителя, критерия эффективности организации. В качестве критерия эффективности производства и управления используются частные показатели использования отдельных видов ресурсов: материальных ресурсов, основных производственных фондов,капитальных вложений, производительности труда, характеризующей экономическую деятельность персонала, и обобщающие показатели, характеризующие конечные результаты. Улучшение показателей эффективности деятельности организации возможно в результате разработки и реализации путей роста экономической эффективности управления.

Эффективность управленческой деятельности применительно к субъекту управления характеризуется не только количественными показателями (экономический эффект), но и качественными (социальная эффективность), характеризующимися только результирующими составляющими основных показателей: завоевание общественного доверия, управляемость системы, удовлетворенность трудом и др.

Однако в современных  условиях бизнеса на российских предприятиях недостаточное внимание уделяется  проблемам оценки труда и его  эффективности, и в частности  оценки эффективности деятельности менеджера и персонала. Оценка менеджера производится множеством форм по двум основным направлениям: оценка эффективности труда и оценка качества, которые определяют вклад менеджера в эффективность управления. Для установления соответствия результатов деятельности личности требованиям организации осуществляетсяоценка трудовой деятельности персонала.

Важнейшим условием эффективности  управления сегодня является использование новейших информационных технологий. При построении системы управления следует учитывать ряд факторов, определяющих эффективное ее использование и, следовательно, влияющих на общую эффективность менеджмента. Оценить эффект внедрения информационных технологий можно по основным показателям общественнойэффективности: чистый дисконтный доход, индекс доходности, внутренняя норма доходности, срок окупаемости.1. Концепция оценки эффективности менеджмента

1.1. Общее представление

Осуществление и совершенствование  управления организацией вызывают необходимость  определения результативности данной деятельности. В связи с этим законно  встает вопрос, что такое эффективность  менеджмента или управления, каковы виды и принципы эффективности.

Какую бы деятельность ни осуществлял  человек, он всегда стремится выполнять  рационально и эффективно. Рационализм  предполагает поиск наиболее удобных  и производительных методов выполнения работы, эффективность - наилучший результат, сопоставимый с затратами усилий или ресурсов на достижение этого  результата.

В данном случае закономерен  вопрос, насколько ваша организация  экономична (цена которую пришлось заплатить за полученный результат) или выгодна, одним словом во сколько  раз результат больше затрат?

Однако часто главным  бывает не то, во сколько раз результат  больше затрат, а является ли он более  ценным. Так как на сегодняшний  день в условиях рыночной экономики  во главу угла встают вопросы конкурентоспособности, то вы как руководитель должны заботиться о производительности, возрастания  роли управления и общественной значимости. В связи с этим, вам нужно  научиться оценивать уровень  управления, возможности организации  и перед вами всегда будет стоять задача выбора наиболее выгодного варианта управления.

Соотношение результатов  и затрат это и есть содержание эффективности как управленческой категории.

В общем виде эффективность  управленческой деятельности (Э) выражают следующей формулой:

где Р - результат функционирования системы управления (результирующая составляющая);

3 - затраты на управленческую деятельность или объ-ем использованных ресурсов (затратная составляющая).

Под эффективностью менеджмента мы будем понимать, сложную многогранную категорию, которая отражает характерные особенности экономических, социальных, организационных и иных явлений.

Эффективность управления, как социально-экономическая категория, - это результативность данной деятельности, степень рационального использования  материальных, финансовых и трудовых ресурсов. Функциональная роль эффективности  управления - отражать уровень и  динамику его развития, качественную и количественную стороны данного процесса.

Эффективность можно различать  как потенциальную и реальную. Потенциальная эффективность оценивается  предварительно, реальная определяется полученными на практике результатами.

Эффективность управления бывает тактической и стратегической. Тактическая  эффективность отражает получение  эффекта в ближайшем времени, стратегическая в будущем.

В достижении высокой эффективности  менеджмента большую роль играют характеристики системы, механизма  и процесса (технологии) менеджмента. Однако, эффективность менеджмента  всегда изменчива и определяется не только внутренними факторами, но и внешними - состоянием экономики, конкуренцией, социально политической обстановки и др. При этом внешняя и внутренняя эффективность менеджмента должны быть сбалансированы.

Современная наука выделяет три группы основных принципов, определяющих эффективность менеджмента.

Принципы приоритетов  в менеджменте. Главными из них являются:

· приоритеты человеческого  фактора - мотивированная деятельность, профессионализм;

· принципы критических факторов - учет фактора времени, развитие информационных технологий, корпоративность, как форма эффективного сотрудничества и партнерства;

· основные принципы ориентирования - управленческая деятельность включает в себя разработку цели, миссии и стратегии менеджмента, обеспечение качества, создание условий творчества (система «думай сам») и др.

В чем же состоит проблематика оценки эффективности менеджмента?

В первую очередь это связано  с тем, что результат может  быть как прямым (непосредственным), так и косвенным (отдаленным). Во-вторых, результат может принести социально-экономический, социально-психологический и социально-организационный эффект. В-третьих, мы можем получить исключительно экономический, производственный эффект. Социальный и экономический эффект находятся в постоянном противоречии. Рост социального эффекта может вызывать снижение экономического эффекта и наоборот.

1.2. Факторы оценки  эффективности менеджмента

Для обеспечения эффективности  менеджмента необходимо учитывать  все влияния на ее же факторы. Но это можно сделать только тогда, когда эти факторы систематизированы  и выделены основные и определяющие.

Что же такое фактор, по каким  признакам их можно классифицировать?

Фактор - момент, существенное обстоятельство в каком-то процессе, явлении. Эффективность управления формируется под воздействием ряда факторов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

1) по продолжительности  влияния;

2) по характеру влияния;

3) по степени формализации;

4) в зависимости от масштаба  влияния;

5) по содержанию;

6) по форме влияния;

Рассмотрим более подробно основные факторы, оказывающие влияние  на эффективность менеджмента.

По продолжительности  влияния выделяют факторы, влияние  которых сказывается на протяжении длительного времени (технический  уровень производства, стиль управления и др.) и которые действуют непродолжительное  время (прогулы, простои, нарушения  трудовой дисциплины и т.п.).

По характеру влияния  различают факторы интенсивные  и экстенсивные. Первые обеспечивают повышение эффективности менеджмента  за счет мобилизации внутренних ресурсов, совершенствование организации  труда управленческих работников и  улучшение его условий, подготовка кадров управления. Вторые предусматривают  привлечение дополнительных ресурсов - увеличение численности управленческого  персонала, расширение технического оснащения  труда управленцев на качественно  неизменной основе и т.д.

По степени формализации выделяют количественно измеримые  и количественно неизмеримые  факторы.

В зависимости от масштаба влияния факторы можно под-разделить  на: народно-хозяйственные, отраслевые, на уровне ор-ганизаций, на уровне подразделений.

По содержанию различают  факторы:

· научно-технические (уровень  механизации и автоматизации  труда),

· организационные (рациональная структура аппарата управления, расстановка  кадров, документооборот, трудовая дисциплина),

· эко-номические (система  материального поощрения и материальной ответственности),

· социально-психологические (мотивация труда, межличностные  отношения),

· технические,

· физиоло-гические (санитарно-гигиенические  условия труда) и др.

По форме влияния различают  факторы прямые (квалификация персонала, состояние оборудования) и кос-венные (психологический климат, групповая  динамика). Первые непосредственно  влияют на эффективность управленческого  труда, вторые - опосредованно.

Каждый из перечисленных  факторов может воздействовать на систему  управления сам по себе, в отдельности, а также в совокупности с другими. При совместном положительном воздействии  они обеспечивают существенный рост результативности менеджмента (за счет синергического эффекта), при отрицательном - снижают ее. Роль менеджеров состоит  в том, чтобы планомерно воздействовать на указанные факторы. Рост эффективности  должен стать объектом постоянной управленческой деятель-ности на всех уровнях организации.

1.3. Критерии и  показатели эффективности управления

В оценке управления наибольшую сложность представляет понимание  его результата. Можно оценить  ресурсы, легко измерить время, трудно оценить результат.

Есть конечный результат  в котором управление проявляется  лишь опосредовано, и можно назвать  непосредственный результат, который  присущ любому виду деятельности человека.

Непосредственный результат  управления может характеризовать  комплекс критериев и показателей  эффективности.

Что же такое критерий и  показатель эффективности управления?

Критерий эффективности - признак, на основании которого производится оценка, определение или классификация  чего либо; мерило суждения, оценки.

Критерий эффективности - признак, на основании которого производится оценка, определение или классификация  чего либо; мерило суждения, оценки.

Критерий эффективности  управления определяется не только оптимальностью функционирования объекта управления, но и качеством труда персонала, социальной эффективностью (которые  мы рассмотрим при изучении последующих  вопросов).

Рассмотрим вначале критерии эффективности, относящиеся к объекту  управления. Современная наука выделяет общие, локальные и качественные критерии эффективности управления.

Общий критерий - экономические  результаты деятельности управляемой  подсистемы в целом, т.е. осуществление  предприятием (или организацией) своей  миссии при наименьших затратах.

Группа более частных  локальных критериев:

· затраты живого труда  на производство продукции или оказание услуг;

· затраты материальных ресурсов;

· затраты финансовых ресурсов;

· показатели использования  основных производственных фондов;

· ускорение оборачиваемости  оборотных средств;

· сокращение срока окупаемости  капиталовложений.

Группа качественных критериев:

· увеличение доли продукции  высшей категории качества;

· обеспечение экологической  чистоты;

· выпуск продукции, необходимой  обществу;

· улучшение условий труда  и быта работников;

· ресурсоэнергосбережение  и др.

Критерием эффективности  управления, кроме того, при определенных условиях может быть максимум выпуска  продукции или максимум услуг.

Все эти критерии должны быть отражены в определенной системе  показателей экономической эффективности, которые мы рассмотрим во втором вопросе.

Показатель эффективности - количественная характеристика работы предприятия, косвенно характеризует  эффективность управления.

Такие показатели эффективности  как производительность труда, материалоемкость, фондоотдача основных производственных фондов, оборачиваемость оборотных  средств, окупаемость капиталовложений условно можно объединить в группу частных или локальных показателей.

Кроме того, выделяют обобщающие показатели: рентабельность и ликвидность. Они отражают результат хозяйственной  деятельности и управления в целом  но не в полной мере характеризуют  эффективность и качество управления трудовыми процессами, производственными  фондами, материальными ресурсами.

Показателями, характеризующими работу аппарата управления являются стратегическая эффективность управления и своевременность принятия и  осуществления управленческих решений.

При оценке эффективности  управления необходимо комплексное  применение всей системы обобщающих и частных показателей. Эффективность  управленческой деятельности применительно  к субъекту управления может характеризоваться  количественными (экономический эффект) и качественными показателями (социальная эффективность), которые мы рассмотрим во втором и третьем вопросе соответственно.

2. Экономическая оценка эффективности

2.1. Показатели  экономической эффективности

На уровне отдельных предприятий  в различных отраслях экономики  используются разнообразные группы показателей экономической эффективности. Однако на каждом предприятии оценивается  экономическая эффективность использования  материальных ресурсов, основных производственных фондов и оборотных средств, капитальных  вложений, деятельности персонала, а  так же рассчитывается обобщающий показатель, характеризующий экономическую  эффективность предприятия в  целом.

Показатель эффективности  использования материальных ресурсов (Э_м) характеризует материалоемкость продукции:

,

где: МЗ - материальные затраты; ВП - стоимость выпущенной продукции.

Снижение материалоемкости продукции - одно из главных направлений  повышения эффективности в промышленности и строительстве, так как затраты  на материалы составляют более половины затрат на производство продукции этих отраслей. Как правило, это достигается  внедрением новых ресурсосберегающих технологий, заменой дорогостоящих  материалов более дешевыми.

Показатель эффективности  использования основных производственных фондов (Э_ф) определяется обычно показателем их фондоотдачи.

,

где: ОФ - стоимость  основных производственных фондов; ВП - стоимость выпущенной продукции.

К основным производственным фондам относятся: средства труда (производственные здания и сооружения, машины, станки, оборудование, транспортные средства и тому подобные) которые участвуют  в производстве. Важнейшими направлениями  повышения эффективности использования  основных фондов являются: повышение  коэффициента сменности работы предприятия, сокращение потерь рабочего времени  оборудования и др.

Показателем эффективности  капитальных вложений (Э_п) является срок окупаемости капитальных вложений.

,

где: К - объем капитальных  вложений; ?П - прирост прибыли, вызванный  этими капитальными вложениями за год.

Как известно, оптимальный  срок окупаемости капитальных вложений не должен превышать двух лет.

Показателем, характеризующим  эффективность деятельности персонала (Э_т), является производительность труда. На уровне предприятия она может быть определена как отношение.

,

где: ЧР - среднегодовая  численность работников, занятых  на предприятии.

Кроме того, производительность труда определяется выработкой продукции  в единицу времени.

Повышение производительности труда зависит от ряда факторов: технического уровня производства, квалификации работников, качества и наличия в  необходимом количестве материалов и т.д.

Материалоемкость, фондоотдача, окупаемость капиталовложений - это  показатели характеризующие экономическую  эффективность использования отдельных  ресурсов. Между тем, на каждом предприятии  необходимо определить обобщающий показатель, позволяющий оценить эффективность работы предприятия в целом. В условиях рынка таким показателем служит рентабельность, как отношение полученной прибыли к издержкам:

,

где: П - расчетная  прибыль, т.е. прибыль оставшаяся в  распоряжении предприятия; С - издержки, связанные с созданием и пополнением  основных и оборотных средств.

Рентабельность качественно  характеризует работу предприятия  и отражает сопоставление прибыли  со всеми затратами. В различных  отраслях на уровне отдельных предприятий  могут иметь место специфические  особенности.

Приведенные показатели экономической эффективности менеджмента  являются статическими.

Достоверность показателей  эффективности возрастает, если при  анализе форм эффективности менеджмента  учитывается ее динамический аспект.

В связи с этим показатели эффективности менеджмента целесооб-разно  рассматривать в динамике посредством  регистрации и сравнения изменений  за два или более периода.

Динамический показатель эффективности менеджмента можно представить следующим образом:

,

где: П_п,П_б - конечные показатели (прибыль) предприятия, соответственно, в данном и базисном годах; Р_уп, Р_уб - расходы на управление, соответственно, в данном и базисных годах.

Коэффициент Э_мд показывает, на сколько рублей за рас-сматриваемый период изменяется конечный показатель (прибыль) при изменении управленческих расходов на 1 руб. Он от-ражает динамику, темпы роста эффективности менеджмента.

Динамику экономической  эффективности менеджмента ха-рактеризует  также сравнение этих показателей  за два или более периода, дающее показатель относительного изменения  эффек-тивности менеджмента, выраженный в процентах:

,

где: Э₁ и Э₂ - экономическая эффективность управления предприятием, соответственно, в базисном и данном годах.

Приведенные динамические показатели целесообразно рас-считывать также  при осуществлении коренных изменений  систе-мы управления организацией, при  сравнении различных вариан-тов  совершенствования системы управления. Оценка реальной взаимосвязи конкретных показателей эф-фективности менеджмента  и перечисленных характеристик  сис-темы управления позволяет диагностировать  систему управле-ния, вскрывать ее потенциальные возможности, определять пути совершенствования.

2.2. Повышение эффективности  управления

Каковы основные мероприятия  повышения экономической эффективности  управления?

Улучшение показателей эффективности  деятельности организации возможно в результате разработки и реализации организационно-технических мероприятий  комплексно отражающих пути роста экономической  эффективности управления.

Предлагается следующая  классификация мероприятий, связанных  с ростом результата и снижением  затрат ресурсов: технические, организационные, социально-экономические.

Технические мероприятия  направлены на совершенствование технологий, оборудования, режимов переработки  сырья, качества применяемых ресурсов.

Организационные мероприятия  направлены на совершенствование организации  учета, производства и труда, сокращения цикла производства, ремонта и  экономии ресурсов.

Социально-экономические  мероприятия направлены на улучшение  условий труда и отдыха, применение мер стимулирования и ответственности, мотивации роста качества и производительности труда, развития корпоративного духа во имя целей организации.

2.3. Социальная  оценка эффективности

Как же можно характеризовать  социальную эффективность?

Оценка социальной эффективности  отражает социальный результат управленческой деятельности и характеризует степень  использования потенциальных возможностей коллектива для осуществления миссии фирмы, ее общественную значимость.

Показатели социальной эффективности  управления характеризуются только результирующими составляющими, основные из них:

· повышение научно-технического уровня управления;

· уровень интеграции процессов  управления;

· повышение квалификации менеджеров;

· повышение уровня обоснованности принимаемых решений;

· формирование организационной  культуры;

· управляемость системы;

· удовлетворенность трудом;

· завоевание общественного  доверия;

· усиление социальной ответственности  организации;

· экологические последствия.

3. Оценка эффективности  деятельности менеджера и персонала

В современных условиях бизнеса  на российских предприятиях недостаточное  внимание уделяется проблемам труда  и оценке его эффективности, и  в частности эффективности работы менеджеров и персонала.

Для оценки эффективности  работы менеджера, необходимо определить, с помощью каких форм и по каким  направлениям оценивается деятельность менеджера и персонала.

3.1. Формы оценки деятельности менеджера

Каким показателем можно  оценить вклад менеджера в  деятельность организации?

В зависимости от постановки цели при определении результата деятельности менеджера выбираются соответствующие формы ее оценки (к.46). В настоящее время наиболее широкое применение получили следующие  формы оценки деятельности менеджера: анкетирование, психологический аудит, собеседование, графологический анализ, изучение кадровых документов, оценочные  испытания.

Формы оценки менеджера: анкетирование, психологический аудит, собеседование, графологический анализ, изучение кадровыхдокументов, оценочные испытания.

Исходя из форм, оценку деятельности менеджера, можно разделить на два  главных направления. Это оценка эффективности труда менеджера и оценка качеств менеджера.

Оценка эффективности  труда менеджера, в свою очередь, является комплексным процессом  и состоит из следующих этапов:

· оценка личного вклада менеджера  в деятельность организации;

· оценка эффективности использования  рабочего времени менеджера;

· оценка результатов работы менеджера;

· оценка содержания труда  менеджера.

Личностные и профессиональные качества менеджера являются теми средствами, которые применяются им каждодневно  в процессе анализа и принятия управленческих решений, контроля, за их выполнением. При проведении аттестации работников, как правило, оценка проводится по трем группам качеств:

· профессионализм и компетентность;

· деловые качества;

· личные характеристики.

Значительное место в  оценке деятельности менеджера занимает проблема определения личного вклада менеджера в итогах деятельности компании. В настоящее время существует несколько подходов к решению  данной проблемы, а именно: определять личный вклад по удельному весу заработной платы работников аппарата управления в себестоимости готовой продукции  или измерять личный вклад с помощью  показателя выработки на одного работающего  с учетом сложности труда и  качества продукции. Но в конечном итоге  предлагаемые варианты сводятся к их первоначальному назначению - вычислению затрат предприятия на содержание аппарата управления, что не отвечает поставленной задаче - определению личного вклада управленца.

3.2. Оценка вклада  менеджера в эффективность управления

Чем можно измерить персональный вклад менеджера в деятельность организации? Интересный подход к оценке личного вклада нашли в японской корпорации «Сони». Он подразумевает  измерение вклада менеджера с  помощью управленческой добавленной  стоимости.

Управленческая добавленная  стоимость - это разница между  расходами предприятия на содержание менеджеров и ценностью, которая  ими создается. Управленческая добавленная  стоимость рассчитывается с учетом добавленной бизнесом стоимости  и добавленной акционерами стоимости:

УДС = ДБС - ДАС - ОИ - УИ

где: УДС - управленческая добавленная стоимость; ДБС - добавленная бизнесом стоимость; ДАС - добавленная акционерами стоимость; ОИ - операционные издержки; УИ - управленческие издержки.

Добавленная акционерами  стоимость - это величина дохода, который  могли бы получить акционеры при  альтернативном инвестировании собственного капитала. Объем добавленной акционерами  стоимости может выражаться банковской процентной ставкой, умноженной на величину собственного капитала.

Операционные издержки - это  фонд заработной платы, амортизационные  исчисления, а так же текущие расходы.

Управленческие издержки - это расходы на содержание управленческого  персонала.

Добавленная бизнесом стоимость - это разница между величиной  общего дохода фирмы от реализации товаров и услуг и объемов  затрат и налогов. В затраты включаются: расходы на сырье и материалы, запасные части, электроэнергию, услуги, платежи по банковским кредитам.

ДБС = ОД - ЗН

где: ОД - общий доход фирмы; ЗН - затраты и налоги.

Отрицательное значение УДС говорит о неэффективной  деятельности менеджера

Для более подробного анализа  деятельности менеджера вводится показатель рентабельности управления.

Рентабельность управления - это отношение управленческой добавленной  стоимости к управленческим затратам, аналогичное понятию рентабельности инвестирования:

,

где: Р_у - рентабельность управления.

Отрицательная рентабельность управления требует оптимизации  структуры управления.

В условиях отсутствия единой методики определения личного вклада, данный подход может применяться  наиболее результативно в случае, если определяется личный вклад целого подразделения управленческих работников, группы менеджеров.

На современном этапе  в производственной и управленческой деятельности интеллектуальным дополнением  к экономике и современной  организации различной деятельности становится человеческий фактор.

3.3. Оценка труда  персонала

Что достигается в результате оценки труда персонала?