Оценка эффективности организационных систем. 3

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Теоретические основы оценки эффективности организационных систем……………………………………………………………………………...6

1.1 Содержание основных  понятий……………………………………………6

1.2 Факторы эффективности  организаций……………………………………..12

1.3 Проблемы оценки эффективности  организационных систем…………….17

Глава 2. Методологические основы оценки эффективности организационных систем……………………………………………………………………………21

2.1 Методы оценки эффективности  организационных систем……………….21

2.2 Этапы оценки эффективности организационных систем…………………24

Глава 3. Оценка эффективности организационной структуры управления ООО «Газпромнефть-Хантос»………………………………………………… 32

Заключение……………………………………………………………………….38

Библиографический список………...…………………………………………...41

ВВЕДЕНИЕ

В данной работе рассматривается тема "Оценка эффективности  организационных систем ". С общественной точки зрения эффективность представляет собой степень достижения организацией своих целей при использовании  ограниченных ресурсов. Какими бы ни были основные или производные цели, структура организации и ее деятельность, организационные изменения должны оцениваться по их эффективности. Эффективность и производительность взаимосвязаны, но вместе с тем существуют и определенные отличия.

 Известно немало случаев эффективной, но непроизводительной деятельности. Если, например, издержки, связанные с загрязнением воздуха и воды, включаются в баланс доходов и расходов организации, от которой зависит это загрязнение, то цена продукции будет настолько высока, что может быть принято решение о прекращении ее потребления. Другим примером может служить монополия, которая очень эффективна в достижении цели максимизации прибыли путем непроизводительного использования ресурсов. Таким образом, рассмотрение эффективности с точки зрения целей и ресурсов концентрируется на двух условиях: достижение цели является необходимым условием производительной деятельности организации, и производительное использование ресурсов является необходимым, но недостаточным условием для эффективности. Эти два момента отражают материальную заинтересованность общества в результатах деятельности организации.

 Цель работы - исследование оценки эффективности  организационных систем и их  развития.

 Объект исследования - эффективность организационных изменений.

 Предмет  исследования - анализ организационной  эффективности, оценка эффективности  организации, тенденции ее развития.

 Очевидно, что  оценка эффективности организации  имеет огромное значения для  ее успешного развития. Таким  образом, актуальность темы работы не вызывает сомнений. Руководители несут ответственность за результаты деятельности организации. Эта ответственность и связанные с ней полномочия вытекают из материальной заинтересованности тех общественных групп, которые предоставляют для организации ресурсы. Например, собственники имущества предоставляют ресурсы предпринимательским организациям, а налогоплательщики - правительственным организациям. Конечно, эти две группы могут иметь заинтересованность в одной и той же организации или же делить эту заинтересованность с другими группами. Консорциум спутниковой связи, например, является примером организации, которая находится на обеспечении как владельцев акций, так и налогоплательщиков; государственный университет находится на обеспечении налогоплательщиков и студентов, оплачивающих обучение. Таким образом, руководители организаций тесно связаны с обществом и в конечном счете ответственны перед теми его группами, которые вкладывают ресурсы в организацию.

 Было бы  упрощением утверждать, что эффективность организационной структуры каким-то образом связана со способом, которым общество достигает своих целей посредством использования ограниченных ресурсов. Главное состоит в том, чтобы выявить, как руководители могут узнать, когда и при каких обстоятельствах их организации действуют эффективно. Действительный процесс оценки эффективности организации значительно сложнее, чем представляется на первый взгляд. Очевидно, что руководители должны управлять организацией таким образом, чтобы максимизировать цели при производительном использовании ресурсов. Но проблема состоит в том, как этого добиться.

 В ходе  выполнения работы решаются следующие  задачи:

- определить  эффективность организационных  систем;

- рассмотреть  оценка организационной эффективности и ее критерии;

- проанализировать  тенденции развития современных  организаций.

 Рассмотрим  подробнее оценку эффективности  организационных систем, их изменение  и развитие.

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

1.1 Содержание  основных понятий

организационная структура эффективность

Организация –  социальный механизм для реализации целей (организационных, групповых, индивидуальных). Это гармония, или соответствие, частей между собой и целым. Любая система развивается на основе борьбы противоположностей.

Организация –  целое, которое не сводится к простой  арифметической сумме сопоставляющих его элементов. Это целое, которое  всегда больше или меньше суммы своих  частей (все зависит от эффективности  связей).

Организационная система – это определенная совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующую некую  целостность. Хотя организации распадаются  на отдельные части или составные  элементы, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы и подсистемы, но и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.

Основные свойства системы:

- стремление  сохранить свою структуру (основано  на объективном законе организации  – законе самосохранения);

- потребность  в управлении (существует набор  потребностей у человека, у животного,  у общества, у стада животных, у большого социума);

- наличие сложной  зависимости от свойств входящих  в нее элементов и подсистем  (система может обладать свойствами, не присущими ее элементами, и  может не иметь свойств этих  элементов);

Каждая система  имеет входное воздействие, технологию ее обработки, конечные результаты и обратную связь.[1, c.145]

Можно выделить несколько основных подходов к определению  эффективности деятельности организаций:

1) Понимание  эффективности как степени достижения  цели организации. В этом случае  важно признание динамичности целей и различия между официальными и оперативными целями организации. Такой подход оказывается эффективным, если организационные цели конкретны, измеримы и охватывают широкий спектр деятельности организации.

2) Понимание  эффективности как способности организаций использовать среду для приобретения редких ресурсов. Одним из основных аспектов данной концепции является взаимосвязанность между организацией и внешней средой предприятия как форма обмена определенными продуктами. В отличие от требования «максимизации», выдвигаемого в других подходах, данная методология предполагает «оптимизировать» использование среды.

3) Понимание эффективности как способности организаций достигать максимальные результаты при фиксированных затратах или способности минимизировать затраты при достижении требуемых результатов.

4) Понимание  эффективности как способности  к достижению целей на основе  хороших («здоровых») внутренних  характеристик. По мнению сторонников  этого подхода, эффективная организационная  структура усиливает удовлетворенность, чувство гарантированности и контроль персонала над деятельностью организации. Основной недостаток данной концепции – чрезмерное внимание к средствам достижения целей в ущерб оценке результатов.

5) Понимание эффективности как степени удовлетворенности клиентов и заказчиков. Данный подход применим к ситуации, когда мощные группы лиц, вне организации способны оказывать существенное влияние на ее функционирование.[2, c.81]

Эффективность как степень достижения поставленных целей (иногда используется термин «результативность»). Например, эффективность автоматизированной информационной системы понимается как степень достижения целей, поставленных при ее создании (ГОСТ 34.003-90). Хочется отметить, что этот подход можно применять выборочно и ограниченно для оценки эффективности управления предприятием по ряду причин. Во-первых, цели предприятия как сложной социотехнической системы далеко не всегда сформулированы в явном виде (например, в виде стратегических целей), что делает невозможным оценку степени их достижения. Во-вторых, если цели сформулированы, то их обычно много и они характеризуют желаемое состояние предприятия с многих сторон (рыночные, финансовые, организационные, инновационные цели), что делает процедуру «свертывания» оценок степени их достижения к единой оценке «эффективности управления» сложной и неоднозначной.

В-третьих, формирование целей деятельности предприятия  с учетом интересов заинтересованных групп и условий внешней среды  есть одна из функций управления предприятием. От качества и «правильности» их постановки во многом зависит эффективность деятельности предприятия, то есть предприятие может вполне успешно добиться поставленных руководством целей и погибнуть в конкурентной борьбе.

Эффективность как соотношение «результатов деятельности» к «затратам» (или «выходов» ко «входам» в терминах теории систем). В рамках данного подхода существуют понятия «производительность» и «экономическая эффективность». В общем виде показатель экономической эффективности функционирования предприятия Е определяется как отношение полученного результата F к затратам, необходимым для достижения этого результата, R.

E=F/R (1.1.1)

Данный подход наиболее широко распространен при  оценке эффективности деятельности предприятий, существует огромное количество показателей этой группы (финансовые коэффициенты, такие как оборачиваемость основных производственных средств и оборачиваемость оборотных производственных ресурсов, различного вида «отдачи»: фондоотдача, отдача от вложений в фонд оплаты труда и прочие). Этот подход дает возможность проводить сравнения среди хозяйствующих субъектов, функционирующих в сходных условиях (например, в рамках одной отрасли), и давать оценки «более эффективно» или «менее эффективно».

Оценка эффективности  как отношения затрат и результатов очень сильно зависит от рассматриваемого временного интервала: предприятие, вкладывающее в развитие значительные средства, может работать в начальном периоде экономически неэффективно, однако достигать поставленных целей давать экономический эффект в будущем.

Эффективность как степень соответствия эталону. Данную оценку эффективности можно  узнать из журнала Топ-Менеджер, журнал для руководителей. Этот подход сейчас, пожалуй, самый модный подход. Он известен в том числе под названием  «бенчмаркинг». При использовании этого подхода мы сравниваем состояние нашего предприятия с некоторым эталоном. Сопоставление показателей эффективности дает возможность понять уязвимые и рациональные стороны деятельности компании в сравнении с конкурентами и мировыми лидерами в аналогичной области. Это позволяет найти незаполненные рыночные ниши, выйти на вероятных партнеров по производственно-технической кооперации и выяснить преимущества слияния компаний. Эффективность как степень удовлетворенности процессом его участников. При этом удовлетворенность зависит от степени реализации интересов участников в процессе.[3, c.104]

По мнению авторов, системный подход – наиболее плодотворный.

Эффективность деятельности организации рассматривается  в этом случае через систему общественных ценностей, отвечающих потребностям общественного развития, и трактуется как способность системы к выполнению функций целе-полагания (формулировка целей в соответствии с потребностями), целеобеспечения (использование социально одобренных целей), достижения цели, экономичности (достижения определенного соотношения между результатами и затратами), факторной обусловленности (учет внешних и внутренних факторов условий функционирования предприятия). Данное определение достаточно широко и охватывает как внутренние, так и внешние аспекты эффективности.

Сопоставление предложенных подходов с пониманием сущности эффективности свидетельствует  о многозначности этого понятия. Общим для всех определений является представление об эффективности  как о способности системы к достижению целей, в качестве которых выступают удовлетворение интересов заказчиков, оптимальное использование внешней среды, повышение экономичности, результативности системы и др.

В силу относительной  самостоятельности организаций  формулируемые ими цели имеют двойственную природу.

Поскольку любая  организация является элементом  более крупной организационной  системы и действует в предписанных ей рамках, часть организационных  целей формируется сверху. Их можно  рассматривать как внешние цели-ограничения  или факторы-условия (например, изготовление изделий в соответствии с графиком поставок или организация выпуска продукции в количестве, указанном в заявке потребителя и др.). Внешние цели характеризуют те свойства предприятия и среды, которые существенно влияют на ее деятельность и должны быть учтены при оценке эффективности.

Помимо внешних  целей организация имеет и  собственные внутренние, или автономные цели. Внутренние цели, в отличие от внешних, связаны с выполнением основных функций организаций. В зависимости от роли в процессе принятия организационных решений внутренние цели могут быть классифицированы на цели-направления, которые должны быть достигнуты в качестве результата, и условия, определяемые как внутренние цели-ограничения. В качестве целей-направлений могут быть названы рациональная организационная структура предприятия, совершенная система оперативного планирования и управления, синхронное выполнение процессов и работ и др. К числу целей-ограничений относятся ограничения по ресурсам, затратам на реорганизацию процессов производства и др.

Реализация  целей составляет основное содержание эффективности организаций. Если цели данного периода не достигнуты, то деятельность организации не может  быть признана эффективной. Вместе с  тем сам факт получения результата не дает возможности определить эффективно или неэффективно достижение цели, если не установлено соотношение затрат и результатов данной деятельности. Требование экономичности деятельности организации предполагает установление определенного соответствия между полученными результатами и затратами на их достижение.

Если использовать изложенные положения в качестве исходных при определении сущности эффективности, то можно сделать  вывод, что деятельность организации  может быть признана эффективной  при выполнении следующих условий:

- цели в каждый  данный момент времени рассматриваются  в качестве временных, подвижных,  производных от требований, предъявляемых  со стороны, как общества, так  и самой организации;

- содержание  целей отвечает сущностным характеристикам организации и отражает внешние и внутренние условия функционирования предприятия;

- поставленные  цели успешно достигнуты: достижение  целей оправдано затрачиваемыми  на это средствами, требуемое  соотношение затрат и результатов  деятельности выполнено;

- для достижения  целей использованы принятые, одобренные  обществом средства; необходимость  этого условия определяется социально-экономической  природой системы организации;  его выполнение позволяет избежать  дополнительных затрат, связанных  с социальной реабилитацией проводимых работ.

Исходя из этих положений можно сформулировать следующее определение.

Эффективность деятельности организации – это  ее свойство, связанное со способностью организации формулировать свои цели с учетом внешних и внутренних условий функционирования и достигать поставленных результатов путем использования социально одобренных средств, при установленном соотношении затрат и результатов. [2, c.83]

1.2 Факторы  эффективности организаций

Можно выделить три группы взаимообусловленных  факторов эффективности:

- общесистемные  факторы, определяющие предпосылки  эффективного функционирования  организации, к числу которых  относятся степень реализации  принципов деятельности организации,  организационная культура, обоснованность  системы отбора и оценки организационных решений, наличие организационного механизма, осуществляющего координацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов;

- внешние факторы  ограничения деятельности организации  производства, обусловленные закономерностью  коммуникативности систем, основным из которых является требования внешней среды, ограничения инвестиционных ресурсов;

- факторы управления  развитием организации – наличие  программы развития организации  производства, обеспеченность организационными  ресурсами.

По значимости и силе влияния отдельных факторов в их числе можно выделить такие, которые оказывают наиболее существенное воздействие на эффективность системы организации. Эти факторы можно назвать критическими. Эффективность деятельности организации в основном определяется именно критическими факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют ее параметры.

Приведем характеристику основных критических факторов.

а) Принципы деятельности организации являются основой построения практической работы предприятия. Их реализация позволяет повысить эффективность за счет согласования и упорядочения связей, основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой.

Путем своевременного пересмотра принципов достигается  адекватное состоянию производства и вешней среды развитие организации.

Представление о принципах деятельности организации  составляет один из элементов организационной  культуры.

б) Организационная  культура является фактором, позволяющим  организации опосредованно воздействовать на эффективность принимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость между культурой организации и успехом предпринимательской деятельности. Все преуспевающие предприятия, наряду с четким представлением о стратегии своего развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками, владеют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способствуют достижению высокой эффективности организации. При возникновении проблем на предприятиях с развитой культурой организации ее сотрудники способны оперативно принимать нужные организационные решения, поскольку основополагающие ценности организации определены, понятны и воспринимаются всеми работниками.

в) Наличие организационного механизма, осуществляющего координацию  и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов. Организационный механизм характеризует субъекты производства и отношения, которые устанавливаются и поддерживаются между ними в процессе производства, а также формы проявления этих отношений, систему организационных норм и процедур. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ. Если с изменением требований окружающей среды число и характер взаимосвязей элементов меняются при условии сохранения или повышения организованности, то можно говорить о высокой эффективности функционирования организации. Привести же организационные отношения в определенный порядок и обеспечить согласованную работу отдельных звеньев в меняющихся условиях можно, лишь располагая хорошо отлаженным механизмом координации.

г) Требования внешней  среды характеризуют общественные потребности, конкретизированные в  свойствах и объемах производства продукции, сроках ее поставки, а также  ограничения, связанные с воздействием на окружающую среду и возможностями материального производства. Данные требования необходимо учитывать при формировании организационных целей и выборе путей их достижения. Если этого не происходит, организация теряет «общественную» направленность и выступает как закрытая система, реализующая свои собственные цели.

д) Ограничения  инвестиционных ресурсов как фактор эффективности деятельности организации  определяют возможность достижения конечного результата, адекватного  поставленным целям, с использованием имеющихся финансовых возможностей. В этом случае, если организационные проекты, концепции не имеют необходимо финансовой поддержки, вероятность их практической реализации и получения эффекта (а это определяющее условие эффективности) незначительны.

е) Обеспеченность организационными ресурсами. Ресурсы  организации дают представление  о средствах организационной  деятельности. В состав этих средств  входят работники, а также используемые в практической деятельности информация, технические средства, инвестиции. Та часть организационных ресурсов, которая задействуется в процессе организации, образует совокупные затраты или расходы на организационную деятельность. Высокая эффективность функционирования организации возможна при наличии необходимых ресурсов и снижения затрат на получение требуемых результатов.

ж) Программа  развития организации выполняет  функции планирования, контроля и  регулирования ее деятельности. От того, насколько совершенны методы планирования и управления процессом  развития организации, обоснованы направления организационной деятельности и четко сформулированы цели развития, во многом зависит решение проблемы повышения организационной эффективности. [2, c.84]

Оценка эффективности  является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Комплексный набор  критериев эффективности системы управления формируется с учётом двух направлений оценки её функционирования:

- по степени  соответствия достигаемых результатов  установленным целям производственно-хозяйственной  организации;

- по степени  соответствия процесса функционирования  системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

Анализ научных  разработок показывает, что авторы постоянно пытались найти критерий оценки эффективности.[4, с.176]

В 1954 г. Питер  Друккер охарактеризовал 7 ключевых факторов успеха, которые для достижения эффективности фирма должна отслеживать. Это - удовлетворение спроса со стороны потребителя, социальная ответственность, результативность работников, эффективность руководства, внутренняя производительность, настроение персонала, подготовка руководителей, операционная смета, нововведения.

В 1986 г. Питерс и  Уотермен в книге "В поисках  эффективного управления" выявили 8 факторов, которые характеризуют  образцовые фирмы США: верность своему делу (изучение особенностей продукции), ориентация на действие, лицом к потребителю, связь с жизнью, ценностное руководство (традицию близости к производству), простота формы, скромный штат управления, производительность каждого человека (отношение к человеку как к источнику качества и производительности), свобода и жесткость одновременно (в организационной структуре сочетают централизованную и децентрализованную жесткость в отношении важных вещей, лояльность в остальном), самостоятельность и предприимчивость.[5, c.22]

1.3 Проблемы  оценки эффективности организационных систем

Различают содержательную интеграцию плановых задач и субъектов, отвечающих за решение планирования, отчетности и информационного обеспечения  в рамках организационной структуры, и интеграцию во времени. При этом возникают проблемы с оценкой эффективности развития организации:

- из-за обычной  сложности общеорганизационной  ситуации, связанной с переменами;

- из-за недостаточных  возможностей количественной оценки  фактических и намеченных параметров, характеризующих качественное состояние  организации (например, в области организационной культуры и структурных мероприятий);

- из-за недостаточной  ясности причинно-следственных связей  между успехом организации и  принимаемыми мерами, что вызвано,  в частности, большим временным  разрывом между ними;

- из-за отсутствия  во многих случаях «образцовых  моделей», к которым должна стремиться  организация.

Выбор метода обследования определяется его целями, а также  особенностью объекта изучения и  этапа диагностического процесса. Для  этого следует использовать набор критериев, отражающих как существующую практику, так и вновь возникающие объективные процессы. Важнейшие среди них:

а) общая эффективность  работы организации, т.е. мера достижения целей, ради которых она создана. Система целей здесь охватывает экономические и социальные, научно-технические установки. Она может быть представлена в виде «дерева целей», в котором цели разного уровня связываются в классификационные группы таким образом, чтобы осуществление установок нижнего уровня приводило к реализации определенной цели более высокого уровня;

б) выполнение программы  экономического и социального развития;

в) финансовая обеспеченность работы организации. Это важнейший  обобщающий экономический критерий эффективности деятельности. Его  показателем является превышение выручки над расходами, включая затраты на установленные отчисления государству и региону, развитие деятельности организации и социальное развитие коллектива;

г) соответствие технологического уровня организации  и продажи работ (услуг) объективным требованиям развития рынка;

д) достижение мирового уровня по качеству и себестоимости  предоставляемых работ (услуг);

е) решение главных  социальных проблем коллектива организации. Важнейшими показателями здесь являются степень удовлетворения социально-бытовых потребностей коллектива и возможность профессионального развития;