Оценка эффективности организационных систем предприятия

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ПСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра менеджмента

Курсовая работа по теории организации

на тему:

«Оценка эффективности организационных систем предприятия»

Выполнила студентка

3 курса ГиМУ

Группы 0193-03

Астапцева А.А.

Псков

2013

Содержание

Введение

Глава1. Теоретические основы эффективности организационных систем предприятия

1.1 Понятие организационной системы  и подходы к определению эффективности  системы

1.2 Факторы эффективности организационных  систем предприятия

Глава2. Практические основы оценки эффективности организационных систем предприятия

2.1 Методы оценки эффективности  организационных систем

2.2 Этапы оценки эффективности  организационных систем

2.3 Показатели эффективности

Глава3. Оценка эффективности организационной структуры управления ООО «Газпромнефть»

Введение

Каждый человек в течение жизни, так или иначе, связан с организациями. В рамках организации повсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей, также как и нет людей, не приходившимся  иметь дело с организацией.

Организация - сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы, ограничения, дисциплина, творчество, нормативные требования, системы, подсистемы и др. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они могут перестраиваться на новые цели, а могут погибнуть. Не понимая сущности организации и закономерностей их развития, нельзя ими ни управлять, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать новые технологии.

Каждый управленец мечтает о том, чтобы его предприятие работало эффективно. Для этого необходим большой потенциал и стремление к развитию. Нужно уметь оценивать те или иные ситуации и грамотно их решать. Поэтому неслучайно современный менеджмент выделяет «оценку экономической эффективности» в отдельный раздел.

Актуальность данной темы обусловлена необходимостью развития умения и навыков, разработке, внедрении и оценки эффективности организационных структур управления предприятием и организацией.

В наше время все чаще появляются молодые предприятия, организации, становится жестче законодательство. Постоянно растет жесткая конкурентная борьба. Затрудняется разработка и реализация стратегических планов организаций, которые, в свою очередь, требуют повышения ее гибкости, способности оперативно реагировать на постоянные меняющиеся условия деятельности, обусловленная построением и функционированием структуры управления предприятием.

В условиях перехода к рыночной экономике и ее становления изменяется трактовка и иерархия критериев эффективности, их содержания и характеристики. Поскольку основой рыночной экономики и предпринимательства является прибыль, доход, то в качестве первичного критерия экономической эффективности выступает максимизация прибыли на единицу затрат и ресурсов при высоком качестве продукции, работ и услуг, обеспечения их конкурентоспособности. Сохраняется в новых условиях и общенациональный критерий эффективности: максимизация национального дохода, валового национального продукта на единицу затрат и ресурсов при повышающемся уровне благосостояния жизни народа.

Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем.

Одним из основополагающих принципов рыночной экономики является отбор наиболее эффективных организационных систем. Другими словами, деятельность любой системы должна быть эффективной.

Целью данной работы является исследование оценки эффективности организационных систем на предприятии.

Предметом данной работы является эффективность организационные системы.

Объектом курсовой работы является рассмотрение эффективности организационных систем ООО «Газпромнефть».

Для достижения поставленной цели решаются следующие задачи:

- изучение понятий, факторов и оценки эффективности деятельности организации и предприятия.

- рассматривается оценка эффективности организационных систем.

-рассматриваются методы оценки  эффективности организационных  систем.

- изучение оценки эффективности  организационной структуры управления  ООО «Газпромнефть».

Глава1. Теоретические основы эффективности организационных систем предприятия

1.1 Понятие организационной  системы и подходы к определению  эффективности системы

Организационная система - это определенная совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующую некую целостность. Хотя организации распадаются на отдельные части или составные элементы, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы и подсистемы, но и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.

Основные свойства системы:

- стремление сохранить свою  структуру (основано на объективном  законе организации - законе самосохранения);

- потребность в управлении (существует  набор потребностей у человека, у животного, у общества, у стада  животных, у большого социума);

- наличие сложной зависимости  от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементами, и может не иметь свойств этих элементов);

Каждая система имеет входное воздействие, технологию ее обработки, конечные результаты и обратную связь.[8]

Можно выделить несколько основных подходов к определению эффективности деятельности организаций:

1) Понимание эффективности как  степени достижения цели организации. В этом случае важно признание  динамичности целей и различия  между официальными и оперативными  целями организации. Такой подход  оказывается эффективным, если организационные  цели конкретны, измеримы и охватывают  широкий спектр деятельности  организации.

2) Понимание эффективности как  способности организаций использовать  среду для приобретения редких  ресурсов. Одним из основных аспектов  данной концепции является взаимосвязанность  между организацией и внешней  средой предприятия как форма  обмена определенными продуктами. В отличие от требования «максимизации», выдвигаемого в других подходах, данная методология предполагает  «оптимизировать» использование  среды.

3) Понимание эффективности как  способности организаций достигать  максимальные результаты при  фиксированных затратах или способности  минимизировать затраты при достижении  требуемых результатов.

4) Понимание эффективности как  способности к достижению целей  на основе хороших («здоровых») внутренних  характеристик. По мнению сторонников  этого подхода, эффективная организационная  структура усиливает удовлетворенность, чувство гарантированности и  контроль персонала над деятельностью  организации. Основной недостаток  данной концепции - чрезмерное внимание  к средствам достижения целей  в ущерб оценке результатов.

5) Понимание эффективности как  степени удовлетворенности клиентов  и заказчиков. Данный подход применим  к ситуации, когда мощные группы  лиц, вне организации способны  оказывать существенное влияние на ее функционирование.[12]

Эффективность как степень достижения поставленных целей (иногда используется термин «результативность»). Например, эффективность автоматизированной информационной системы понимается как степень достижения целей, поставленных при ее создании. Хочется отметить, что этот подход можно применять выборочно и ограниченно для оценки эффективности управления предприятием по ряду причин. Во-первых, цели предприятия как сложной социотехнической системы далеко не всегда сформулированы в явном виде (например, в виде стратегических целей), что делает невозможным оценку степени их достижения. Во-вторых, если цели сформулированы, то их обычно много и они характеризуют желаемое состояние предприятия с многих сторон (рыночные, финансовые, организационные, инновационные цели), что делает процедуру «свертывания» оценок степени их достижения к единой оценке «эффективности управления» сложной и неоднозначной.

В-третьих, формирование целей деятельности предприятия с учетом интересов заинтересованных групп и условий внешней среды есть одна из функций управления предприятием. От качества и «правильности» их постановки во многом зависит эффективность деятельности предприятия, то есть предприятие может вполне успешно добиться поставленных руководством целей и погибнуть в конкурентной борьбе.

Эффективность как соотношение «результатов деятельности» к «затратам» (или «выходов» ко «входам» в терминах теории систем). В рамках данного подхода существуют понятия «производительность» и «экономическая эффективность». В общем виде показатель экономической эффективности функционирования предприятия Е определяется как отношение полученного результата F к затратам, необходимым для достижения этого результата, R.

E=F/R (1.1.1)

Данный подход наиболее широко распространен при оценке эффективности деятельности предприятий, существует огромное количество показателей этой группы (финансовые коэффициенты, такие как оборачиваемость основных производственных средств и оборачиваемость оборотных производственных ресурсов, различного вида «отдачи»: фондоотдача, отдача от вложений в фонд оплаты труда и прочие). Этот подход дает возможность проводить сравнения среди хозяйствующих субъектов, функционирующих в сходных условиях (например, в рамках одной отрасли), и давать оценки «более эффективно» или «менее эффективно».

Оценка эффективности как отношения затрат и результатов очень сильно зависит от рассматриваемого временного интервала: предприятие, вкладывающее в развитие значительные средства, может работать в начальном периоде экономически неэффективно, однако достигать поставленных целей давать экономический эффект в будущем.

Эффективность как степень соответствия эталону. Данную оценку эффективности можно узнать из журнала Топ-Менеджер, журнал для руководителей. Этот подход сейчас, пожалуй, самый модный подход. Он известен в том числе под названием «бенчмаркинг». При использовании этого подхода мы сравниваем состояние нашего предприятия с некоторым эталоном. Сопоставление показателей эффективности дает возможность понять уязвимые и рациональные стороны деятельности компании в сравнении с конкурентами и мировыми лидерами в аналогичной области. Это позволяет найти незаполненные рыночные ниши, выйти на вероятных партнеров по производственно-технической кооперации и выяснить преимущества слияния компаний. Эффективность как степень удовлетворенности процессом его участников. При этом удовлетворенность зависит от степени реализации интересов участников в процессе.[11]

По мнению авторов, системный подход - наиболее плодотворный. В этом случае эффективность деятельности организации рассматривается через систему общественных ценностей, отвечающих потребностям общественного развития и трактуется как способность системы к выполнению функций целеполагания, целеобеспечения, достижения цели, экономичности (достижения определенного соотношения между результатами и затратами), факторной обусловленности (учет внешних и внутренних факторов условий функционирования предприятия). Данное определение достаточно широко и охватывает как внутренние, так и внешние аспекты эффективности.

Сопоставление предложенных подходов с пониманием сущности эффективности свидетельствует о многозначности этого понятия. Общим для всех определений является представление об эффективности как о способности системы к достижению целей, в качестве которых выступают удовлетворение интересов заказчиков, оптимальное использование внешней среды, повышение экономичности, результативности системы и др.

В силу относительной самостоятельности организаций формулируемые ими цели имеют двойственную природу.

Поскольку любая организация является элементом более крупной организационной системы и действует в предписанных ей рамках, часть организационных целей формируется сверху. Их можно рассматривать как внешние цели-ограничения или факторы-условия (например, изготовление изделий в соответствии с графиком поставок или организация выпуска продукции в количестве, указанном в заявке потребителя и др.). Внешние цели характеризуют те свойства предприятия и среды, которые существенно влияют на ее деятельность и должны быть учтены при оценке эффективности.

Помимо внешних целей организация имеет и собственные внутренние, или автономные цели. Внутренние цели, в отличие от внешних, связаны с выполнением основных функций организаций. В зависимости от роли в процессе принятия организационных решений внутренние цели могут быть классифицированы на цели-направления, которые должны быть достигнуты в качестве результата, и условия, определяемые как внутренние цели-ограничения. В качестве целей-направлений могут быть названы рациональная организационная структура предприятия, совершенная система оперативного планирования и управления, синхронное выполнение процессов и работ и др. К числу целей-ограничений относятся ограничения по ресурсам, затратам на реорганизацию процессов производства и др.

Реализация целей составляет основное содержание эффективности организаций. Если цели данного периода не достигнуты, то деятельность организации не может быть признана эффективной. Вместе с тем сам факт получения результата не дает возможности определить эффективно или неэффективно достижение цели, если не установлено соотношение затрат и результатов данной деятельности. Требование экономичности деятельности организации предполагает установление определенного соответствия между полученными результатами и затратами на их достижение.

Если использовать изложенные положения в качестве исходных при определении сущности эффективности, то можно сделать вывод, что деятельность организации может быть признана эффективной при выполнении следующих условий:

- цели в каждый данный момент  времени рассматриваются в качестве  временных, подвижных, производных  от требований, предъявляемых со  стороны, как общества, так и самой  организации;

- содержание целей отвечает  сущностным характеристикам организации  и отражает внешние и внутренние  условия функционирования предприятия;

- поставленные цели успешно  достигнуты: достижение целей оправдано  затрачиваемыми на это средствами, требуемое соотношение затрат  и результатов деятельности выполнено;

- для достижения целей использованы  принятые, одобренные обществом  средства; необходимость этого условия  определяется социально-экономической  природой системы организации; его  выполнение позволяет избежать  дополнительных затрат, связанных  с социальной реабилитацией проводимых  работ.

Исходя из этих положений можно сформулировать следующее определение.

Эффективность деятельности организации - это ее свойство, связанное со способностью организации формулировать свои цели с учетом внешних и внутренних условий функционирования и достигать поставленных результатов путем использования социально одобренных средств, при установленном соотношении затрат и результатов. [12]

1.2 Факторы эффективности  организационных систем предприятия

Можно выделить три группы взаимообусловленных факторов эффективности:

- общесистемные факторы, определяющие  предпосылки эффективного функционирования  организации, к числу которых  относятся степень реализации  принципов деятельности организации, организационная культура, обоснованность  системы отбора и оценки организационных  решений, наличие организационного  механизма, осуществляющего координацию  и обеспечивающего взаимосвязь  частичных процессов;

- внешние факторы ограничения  деятельности организации производства, обусловленные закономерностью  коммуникативности систем, основным из которых является требования внешней среды, ограничения инвестиционных ресурсов;

- факторы управления развитием  организации - наличие программы  развития организации производства, обеспеченность организационными  ресурсами.

По значимости и силе влияния отдельных факторов в их числе можно выделить такие, которые оказывают наиболее существенное воздействие на эффективность системы организации. Эти факторы можно назвать критическими. Эффективность деятельности организации в основном определяется именно критическими факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют ее параметры.

Приведем характеристику основных критических факторов.

а) Принципы деятельности организации являются основой построения практической работы предприятия. Их реализация позволяет повысить эффективность за счет согласования и упорядочения связей, основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой.

б) Организационная культура является фактором, позволяющим организации опосредованно воздействовать на эффективность принимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость между культурой организации и успехом предпринимательской деятельности. Все преуспевающие предприятия, наряду с четким представлением о стратегии своего развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками, владеют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способствуют достижению высокой эффективности организации. При возникновении проблем на предприятиях с развитой культурой организации ее сотрудники способны оперативно принимать нужные организационные решения, поскольку основополагающие ценности организации определены, понятны и воспринимаются всеми работниками.

в) Наличие организационного механизма, осуществляющего координацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов. Организационный механизм характеризует субъекты производства и отношения, которые устанавливаются и поддерживаются между ними в процессе производства, а также формы проявления этих отношений, систему организационных норм и процедур. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ. Если с изменением требований окружающей среды число и характер взаимосвязей элементов меняются при условии сохранения или повышения организованности, то можно говорить о высокой эффективности функционирования организации. Привести же организационные отношения в определенный порядок и обеспечить согласованную работу отдельных звеньев в меняющихся условиях можно, лишь располагая хорошо отлаженным механизмом координации.

г) Требования внешней среды характеризуют общественные потребности, конкретизированные в свойствах и объемах производства продукции, сроках ее поставки, а также ограничения, связанные с воздействием на окружающую среду и возможностями материального производства. Данные требования необходимо учитывать при формировании организационных целей и выборе путей их достижения. Если этого не происходит, организация теряет «общественную» направленность и выступает как закрытая система, реализующая свои собственные цели.

д) Ограничения инвестиционных ресурсов как фактор эффективности деятельности организации определяют возможность достижения конечного результата, адекватного поставленным целям, с использованием имеющихся финансовых возможностей. В этом случае, если организационные проекты, концепции не имеют необходимо финансовой поддержки, вероятность их практической реализации и получения эффекта (а это определяющее условие эффективности) незначительны.

е) Обеспеченность организационными ресурсами. Ресурсы организации дают представление о средствах организационной деятельности. В состав этих средств входят работники, а также используемые в практической деятельности информация, технические средства, инвестиции. Та часть организационных ресурсов, которая задействуется в процессе организации, образует совокупные затраты или расходы на организационную деятельность. Высокая эффективность функционирования организации возможна при наличии необходимых ресурсов и снижения затрат на получение требуемых результатов.

ж) Программа развития организации выполняет функции планирования, контроля и регулирования ее деятельности. От того, насколько совершенны методы планирования и управления процессом развития организации, обоснованы направления организационной деятельности и четко сформулированы цели развития, во многом зависит решение проблемы повышения организационной эффективности. [12]

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования.

Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учётом двух направлений оценки её функционирования:

- по степени соответствия достигаемых  результатов установленным целям  производственно-хозяйственной организации;

- по степени соответствия процесса  функционирования системы объективным  требованиям к его содержанию  организации и результатам.

А также еще один набор факторов эффективности организационных систем, выделенных Д.Скотт Синком в 1989 г можно увидеть на рис. 1.2.1.

Рис.1.2.1. - Факторы эффективности функционирования организационной системы предприятия.

Действенность - степень достижения фирмой поставленных перед ней целей. Для оценки обычно используются следующие показатели:

- Своевременность;

- Количество;

- Качество.

Для измерения действенности сравнивают то, что намеревались сделать с тем, что фактически достигли (ресурсы обычно не учитываются, так как они не фигурируют в качестве цели).

Экономичность - показатель, характеризующий результативность организационной системы в отношении затрат. Определятся отношением ресурсов, подлежащих потреблению к ресурсам фактически потребленным, т.е. отношение нормативных и фактических ресурсов, используемых на

управление в фирме.

Практически, задача определения меры экономичности сводиться к наиболее полному поэтапному учету затрат на управление. Так должны быть учтены капитальные единовременные и эксплуатационные (текущие) затраты, неизбежные накладные расходы. Одновременно следует учесть затраты на разработку системы управления, включая экспериментальные расходы на ее внедрение и эксплуатацию, на возможную коррекцию и последующий демонтаж. Только такой всеохватывающий учет позволит оценить действительную экономичность системы управления.

Качество - степень соответствия фирмы требованиям необходимым для производства товара, подлежащего использованию.

Оценка качества связана с понятием качественных признаков или конкретных свойств, которые закладываются при конструировании, создании изделия и подтверждаются при испытаниях и эксплуатации.

Качественными признаками продукта/услуги являются следующие условия:

1. Произведен ли и доставлен  продукт так как требовалось?

2. Удовлетворен ли покупатель  продуктом?

3. Будет ли продукт выполнять  то, для чего он предназначен?

Производительность - это соотношение количества продукции фирмы и количества затрат на выпуск соответствующей продукции.

Качество трудовой жизни - реакция людей на условия труда и психологический климат в фирме.

Оцениваются такие характеристики фирмы, которые способны повлиять на производительность труда, "текучесть" кадров, простои и т.д. Организационное управление ставит перед собой задачу обеспечить "удовлетворенность" работников, создать чувство безопасности, уверенности.[9]

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.

Анализ научных разработок показывает, что авторы постоянно пытались найти критерий оценки эффективности.[2]

В 1954 г. Питер Друккер охарактеризовал 7 ключевых факторов: удовлетворение спроса со стороны потребителя, социальная ответственность, результативность работников, эффективность руководства, внутренняя производительность, настроение персонала, подготовка руководителей, операционная смета, нововведения.

В 1986 г. Питерс и Уотермен в книге "В поисках эффективного управления" выявили 8 факторов: верность своему делу (изучение особенностей продукции), ориентация на действие, лицом к потребителю, связь с жизнью, ценностное руководство (традицию близости к производству), простота формы, скромный штат управления, производительность каждого человека (отношение к человеку как к источнику качества и производительности), свобода и жесткость одновременно (в организационной структуре сочетают централизованную и децентрализованную жесткость в отношении важных вещей, лояльность в остальном), самостоятельность и предприимчивость.[9]

Глава2. Практические основы оценки эффективности организационных систем предприятия

2.1 Методы оценки эффективности организационных систем

Для управления эффективностью организации необходима разработка единых принципов и подходов к управлению, измерению и оценке развития и работы организации в условиях постоянных изменений с учетом современных складывающихся представлений об успешной организации.

Рассматривая организацию как открытую систему, следует выделить два направления оценки ее эффективности: оценка эффективности всех ее подсистем и оценка эффективности развития организации во внешней среде.

Назовем принципиальные для анализа положения организации моменты:

а) Выявление сильных и слабых сторон организации (внутренние факторы) и их сравнение с возможностями и опасностями рынка (внешние факторы) позволяет оценить реальные предпосылки ее приспособления к внутренней структуре, определить потенциал адаптационного управления и направления его реализации. Компоненты адаптационного потенциала (организационные, кадровые, технологические и информационные ресурсы) определяются основными составляющими подсистемами организации (персонал, экономика и финансы, маркетинг, инновации) и одновременно являются объектами управления и оценки.

б) При оценке и измерении эффективности организации необходимо учитывать взаимосвязь и взаимовлияние параметров работы входящих в организацию подсистем.

в) Общее состояние организации предопределяется не только параметрами ее подсистем, но и динамикой факторов внешней среды, прямо или косвенно воздействующих на нее. Чтобы описать будущее состояние внешней среды, определяют отдельные параметры и проецируют в будущее их потенциальную динамику. При этом выделяют соответствие изменений внутренней среды организации (параметров всех ее подсистем) изменениям микросреды (поставщиков, посредников, конкурентов, потребителей) и макросреды (политической, демографической, научно-технической, культурной и природной среды) по их направленности на цели развития организации.