Оценка результатов организации выставочной торговли

СОДЕРЖАНИЕ

Введение...................................................................................................................2

1. Организационная форма  управления работой выставки.................................4

1.1 Цели и задачи проведения  выставок................................................................4

1.2 Классификация  выставок.......................................................................,..........6

 1.3 Организационная структура управления выставкой.....................................8

1.4 Нормативно-правовая  база выставочной деятельности…...........................10

2. Механизм проведения  выставки......................................................................12

2.1 Основные этапы  проведения выставки …....................................................12

2.2 Работа со СМИ и  интернетом.........................................................................14

2.3 Подготовка выставки.......................................................................................16

3. Оценка результатов  организации выставочной торговли..............................19

Заключение...........................................................................................................23

Список использованной литературы...............................................................25

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики покупатели узнают о новых товарах из трех источников:

- От торговых представителей;

- Из рекламы;

- Побывав на выставке.

В течение пятнадцати лет в России идет становление и развитие выставочной  индустрии.

В настоящее время наблюдается  усиление активизации выставочной  деятельности, которая продолжает укреплять  свои позиции как динамично развивающийся  сегмент российской экономики и  инструмент, эффективно содействующий  становлению и развитию отношений  торгово-экономического, научно-технического и инвестиционного сотрудничества отечественных производителей товаров  и услуг с зарубежными фирмами  и организациями.

Выставки в условиях сегодняшней  России представляет собой один из самых цивилизованных и перспективных  методов продвижения продукции  и новых технологий, формирования международных и межрегиональных  связей, направленных на достижение конечной цели - обеспечение финансовой устойчивости предприятий.

На сегодня можно утверждать, что в стране завершился период стихийного формирования выставочного рынка. Выставочный  рынок Российской Федерации имеет  свою законодательную базу и организационные  единицы, которые говорят о нем  как об институте рыночного хозяйства.

Каждая выставка является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, она дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать в выходе на эти  рынки с помощью наиболее эффективных  способов. Каждая выставка - важная и, что  ценно, емкая в информационном плане  для любой организации, которая  принимает в ней участие в  роли экспонента или посетителя. Выставки - неотъемлемый атрибут любой компании, ставящей своей целью развитие, расширение и укрепление своих позиций на рынке. Так, результаты опросов на выставках  свидетельствуют о том, что не менее 70% экспонентов своей задачей  считают сохранение и укрепление имиджа компании. Наиболее часто встречающийся  ответ: «нам надо участвовать, чтобы  все видели: мы есть, мы живы». Таким  образом, участие в выставках  является для каждого предприятия  важнейшим инструментом коммуникации, интегрирующим весь комплекс PR-технологий.

Объект исследования –  организационная структура управления выставкой.

Предмет исследования –  организационная форма управления работой выставки.

Цель данной контрольной  работы состоит в рассмотрении организации выставок.

Для достижения поставленной цели в контрольной работы решаются следующие частные задачи:

1.Изучить целей и задач проведения выставок;

2.Рассмотреть механизм проведения выставки;

3. Проанализировать  подготовку выставки.

1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ФОРМА  УПРАВЛЕНИЯ РАБОТОЙ ВЫСТАВКИ

1.1 ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОВЕДЕНИЯ  ВЫСТАВОК

Несомненно, основная цель проведения выставки - это продажа и закупка  товаров, заключение прямых договоров  или контактов между продавцами и покупателями. Так же на выставках  усиливается воздействие торговых организаций на производство товаров  в отношении их ассортимента и  качества, ускоряется процесс заключения договоров, так как поставщики и  покупатели находятся в непосредственном контакте.

Главная цель, которую преследует покупатель, придя на выставку это  индивидуальный подбор на основе многообразного ассортимента продукции разных производителей товара.[4]

А цели, которые преследует продавец, могут быть следующими:

1. Продать больше товаров.

2. Внедрить на рынке новую  продукцию.

3. Найти дистрибьюторов или рынки  сбыта на новой территории.

4. Найти новых торговых агентов  за рубежом.

5. Закрепиться на новом рынке.

6. Изменить положения своей фирмы  на рынке.

7. Выяснить какую реакцию на  потребителя оказывает новая  продукция, выпуск которой вы  хотите наладить.

8. Укрепить связи с общественностью.

Также здесь можно выделить цели, преследуемые государством для развития выставочного механизма:

- повышение эффективности выставочной деятельности как одного из рычагов развития рынков;

- развитие внешнеэкономических связей организаций и регионов Российской Федерации, содействие повышению эффективности экспорта отечественной продукции;

- удовлетворение растущего спроса российских организаций на услуги выставочно-ярмарочной сферы;

- развитие внутреннего рынка Российской Федерации, наполнение его качественными конкурентоспособными товарами.

К задачам проведения выставок можно  отнести:

- обеспечение равных условий конкуренции для всех участников выставочной деятельности;

- содействие координации деятельности федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Федерации, торгово-промышленных палат, предпринимательских и выставочных союзов, общественных организаций и структур выставочного бизнеса в области организации и проведения, приоритетных выставочных мероприятий;

- разработка основных форм государственной поддержки и стимулирования участия российских организаций в выставочных мероприятиях, проводимых в России и за рубежом - как одно из направлений содействия российскому экспорту;

- определение основных направлений формирования нормативной правовой базы выставочной деятельности;

- разработка основных направлений развития материально-технической базы выставочной деятельности;

- содействие повышению экономической эффективности выставочно-ярмарочной деятельности и увеличение на этой основе поступлений финансовых средств в федеральный и местные бюджеты Российской Федерации;

- содействие соблюдению в практике выставочной деятельности принципов и положений, обусловленных в правовой базе международной выставочной деятельности, а также обязательств, вытекающих из соответствующих соглашений Российской Федерации с зарубежными странами;

- организация системы подготовки выставочных кадров и стимулирование развития научных исследований в сфере выставочной деятельности.

1.2 КЛАССИФИКАЦИЯ ВЫСТАВОК

Из мирового опыта следует, что  выставки принято классифицировать по пяти основным признакам:

1. по географическому составу  экспонентов (в зависимости от  того, какие страны / регионы они представляют) разделяют на:

- всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры) - в частности, к таким выставкам относятся всемирные универсальные выставки «ЭКСПО»;

- международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам);

- с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников);

- национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);

- межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);

- местные (региональные) - с участием фирм только из того города / региона, где проводится выставка.

2. по тематическому (отраслевому)  признаку бывают:[2]

- универсальные;

- специализированные (многоотраслевые и отраслевые).

3. по значимости мероприятия  для экономики города / региона / страны:

- выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);

- выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);

- выставки регионального значения (имеющие значение только для одного региона);

- выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

4. по территориальному признаку (на территории какой страны  проводится выставочное мероприятие)  делят на:

- выставки, проводимые внутри страны;

- выставки, проводимые на территории других стран.

5. по времени функционирования (в зависимости от продолжительности  работы) бывают:

6. постоянно действующие (0,5-1 год  и более);

7. временные (0,5-5 месяцев);

8. краткосрочные (от 1-5 дней до 0,5 месяца).

1.3 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА  УПРАВЛЕНИЯ ВЫСТАВКОЙ

Организаторами выставочно-ярмарочных мероприятий могут выступать:

- федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Федерации;

- выставочные организации;

- торгово-промышленные палаты (ТПП) - ТПП Российской Федерации и региональные ТПП;

- ассоциации (межрегиональные ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации, а также отраслевые);

- прочие организации различных форм собственности, для которых организация выставочных мероприятий не является основной деятельностью.

Основной метод организации  реализации товара на выставке - по представленным образцам. Образцы доставляются на выставку предприятиями-поставщиками за свой счет. Руководство выставкой  осуществляет выставочный комитет, в состав которого включены ответственные  представители органов государственной  власти и управления торговлей, промышленных предприятий - изготовителей товаров, коммерческих структур - покупателей  и других предпринимателей. Решения  выставочного комитета по вопросам, входящим в его компетенцию, являются обязательными  для экспонентов выставки.[12]

Основные функции выставочного комитета:

- Определяет время и место проведения выставки;

- Создаёт рабочие органы выставки (дирекцию, арбитраж, бюро по учету договоров и другие органы необходимые для выполнения перед выставкой её задач);

- Определяет графики встреч поставщиков и покупателей;

- Утверждает смету доходов и расходов выставки, размер средств на её прохождение и источники их получения;

- Определяет порядок, режим работы выставки;

- Разрешает споры, возникающие при заключении, изменении и расторжении договоров, в том числе при согласовании, изменении и уточнении спецификаций к договорам, либо поручает решение таких споров арбитражу выставочного комитета и в этих случаях утверждает решения арбитража после истечения срока на обжалование и рассматривает жалобы на его решения;

- Решает другие вопросы, связанные с организацией и проведением выставки.

Решения выставочного комитета оформляются  протоколами, подписываемыми председателем  выставочного комитета или его заместителем.

Дирекция выставки:

- Осуществляет руководство группой по учету договоров, ведет организаторскую, рекламную и коммерческую деятельность, связанную с подготовкой и проведением выставки (аренда помещений, их оборудование и оформление, подготовка необходимой документации, размещение участников, реклама товаров, определение регламента работы и т.д.);

- Обеспечивает приём и хранение представленных на выставку образцов товаров, оказывает техническое содействие участникам выставки в заключении договоров, ведет необходимую отчетность.

Группа по учету договоров:

- Ведет необходимую учетную документацию и регистрирует договоры, заключенные на выставке;

- Анализирует ход заключения договоров и согласования спецификаций, готовит по поручению выставочного комитета или дирекции выставки соответствующие аналитические справки, записи, предложения.

Арбитраж выставочного комитета:

- Обеспечивает правовое обслуживание ярмарки;

- Консультирует участников выставки по правовым вопросам;

- Рассматривает возникающие на выставке преддоговорные споры.

1.4 НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ  БАЗА ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В настоящее время различные  аспекты указанной деятельности в России регулируются как законодательными актами общего характера, так и нормативно-правовыми  актами Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов  Российской Федерации. Общее количество таких действующих актов - 231. В  их числе: Гражданский кодекс Российской Федерации (заключение договоров), Налоговый  кодекс Российской Федерации (порядок  налогообложения), Таможенный кодекс Российской Федерации (перемещение товаров, предназначенных  для выставок, через таможенную границу  Российской Федерации). Также можно  выделить федеральные законы: «Об  экспортном контроле» от 18.07.1999 г. №183-ФЗ; «О рекламе» от 18.07.1995 г. №108-ФЗ; «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» от 14.06.1995 г. №88-ФЗ; Законы РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23.09.1992 г. №3520-1; «О торгово-промышленных палатах в Российской Федерации» от 07.07.1993 г. №5340-1 и т.д. К международным договорам, регулирующим выставочно-ярмарочную деятельность относятся: Парижская конвенция 1928 года о международных выставках; Соглашение с государствами-участниками СНГ «О развитии выставочно-ярмарочной деятельности в Содружестве Независимых Государств» от 26.05.1995 г.; Таможенная конвенция о карнете А.Т.А. для временного ввоза товаров (Брюссель, 06.12.1990 г.); Конвенция о временном ввозе (Стамбул, 26.06.1990 г.); двусторонние соглашения Российской Федерации о торгово-экономическом, научно-техническом и культурном сотрудничестве с иностранными государствами, содержащие отдельные положения, касающиеся выставочно-ярмарочной деятельности.[6]

Ряд федеральных органов исполнительной власти (Минпромнауки России, Минздрав России, Минприроды России, Минатом  России, Госстрой России, Госкомспорт  России, Росавиакосмос и др.) формируют  ведомственную нормативно-правовую основу проведения выставок соответствующих  отраслей.

Отдельно Указами Президента России, Распоряжениями Правительства Российской Федерации, решениями Минобороны России регламентируется порядок подготовки и проведения выставок продукции  военного назначения. Действуют также  соглашения о сотрудничестве между  ТПП России и иностранными палатами, а также партнерскими организациями  за рубежом, в тексте которых содержатся статьи о сотрудничестве в области  выставочно-ярмарочной деятельности.

В соответствии с рекомендациями Правления  ТПП России от 19 декабря 2002 г. региональные ТПП активизировали процесс формирования нормативно-правовых основ регулирования выставочно-ярмарочной деятельности на региональном уровне.

Можно сказать, что действующая  нормативно-правовая база создает определенные условия для развития выставочно-ярмарочной деятельности, однако остаются не урегулированными ряд вопросов в сфере налогообложения, таможенного оформления, трудового  права и других сферах. В этой связи требуется внести изменения  и дополнения в ряд действующих  нормативно-правовых актов, а также  обеспечивать правоприменительную  практику, не противоречащую законодательству и международным договорам РФ.

2. МЕХАНИЗМ ПРОВЕДЕНИЯ  ВЫСТАВКИ

2.1 ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ  ВЫСТАВКИ

При организации выставочной торговли принято выделять три основных этапа  её проведения:

1) Предварительный этап. Включает  принятие решения о проведении  выставки или ярмарки. Именно  на этом этапе происходит создание  выставочного комитета и формирование  рабочей группы, которые разрабатывают  положения о проведении выставки, и рассылаю письма потенциальным  участникам с полной информацией  об условиях участия в выставке. Рабочая группа также разрабатывает  рекламные материалы об организации  и проведении выставки - объявления  в печати, пригласительные билеты, рекламные буклеты и т.д. Издаётся  рекламная брошюра с подробной  информацией об условиях участия  в выставке (стоимость участия  с экспонатами и без них,  цена аренды павильонов, стоимость  размещения рекламных материалов  и т.д.) за определенный срок  до открытия участники выставки  вносят регистрационный взнос  и оформляют заявку на участие,  в которой сообщают информацию  о себе и своих реквизитах, требованиях по размещению экспозиции  и другие необходимые сведения. Основным источником доходов  от проведении выставки является  плата за участие, аренду площади  под экспозицию, аренда транспорта, аренда складских помещений, осуществление  погрузочно-разгрузочных работ и  транспортно-экспедиционных работ,  проведение технических и информационно  коммерческих консультаций и  оказание дополнительных услуг.[8]

2) Организационный этап. Заключается  в подготовке рекламного каталога, включающего характеристику поставщиков,  их товаров, услуг и другую  рекламную информацию. Данный этап  также включает оперативную работу  по размещению участников, организации  их досуга, проведению аукционных  торгов, презентаций и других  мероприятий.

3) Заключительный этап. Предполагает  подведение итогов выставки с  выделением и положительных, и  отрицательных моментов в её  работе. Обобщенные результаты анализа  конъюнктуры торговли товарами  ассортимента выставки, предложения  по производству товаров и  т.д. представляются заинтересованным  организациям и органам управления  торговлей для принятия мер  к более полному удовлетворению  потребительского спроса. В рамках  осуществления этой деятельности  обычно проводятся такие мероприятия,  как:

- изготовление различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность,

- бесплатная раздача мелких сувениров,

- раздача образцов товаров,

- организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации),

- передача музыкальных программ,

- демонстрация видеофильмов, слайдов,

- проведение пресс-конференций.

2.2 РАБОТА СО СМИ И  ИНТЕРНЕТОМ

Проводится активно на протяжении всего периода подготовки и проведения мероприятия. Главным образом направлена на сообщение о проведении выставки и привлечении новых участников. Включает в себя:

- серию статей в СМИ о выставках и ходе их подготовки;

- объявления по радио и сюжеты на телевидении о предстоящем мероприятии;

- приглашение представителей СМИ на выставку, рассылка информации о мероприятии, приглашений и пресс-релизов;

- пресс-конференция для СМИ перед проведением и по окончании ярмарки;

- участие СМИ на круглых столах и других мероприятиях.

Также специально для СМИ разрабатывают  информационный пакет который включает в себя пресс-релиз, информацию о  товарах и об участниках выставки. Перед открытием и после закрытия выставки проводятся пресс-конференции.

На дворе 21 век и Интернет не для кого уже не новость. Выставочный  бизнес динамичен и Интернет стал неотъемлемой частью его. В этом смысле Интернет - самый удобный для потенциальных  посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно  поместить такую полезную информацию, как план выставок, координаты и  имена ответственных лиц за каждую выставку, планы экспозиций; условия  участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы  семинаров, конференций, пресс-конференций  для каждой выставки.

В наши дни пользуются большой популярностью  в Интернете видеотрансляции. Неудивительно - они дают уникальную возможность  видеть на экране компьютера удаленные  события, причем «вживую», именно так, как они происходят. Понятно, почему видеотрансляции получили столь  широкое распространение. Если говорить о выставочной деятельности, то практика показала: технологии видеотрансляций  особенно широко применяются на проходящих в рамках деловой программы конференциях, презентациях, съездах профессиональных союзов и ассоциаций, «круглых столах», а также, конечно, разного рода развлекательных  шоу и концертах.

Есть еще одна форма представления  видео в Интернете - видеоконференции. Подобная технология позволяет работать фактически в режиме телемоста («многоточечная видеоконференция»). Проведение этих мероприятий  дороже и сложнее с организационной  точки зрения, поэтому на месте  будущей видеозаписи надо провести определенную предварительную подготовку, поскольку требования к проведению видеоконференций гораздо выше аналогичных  требований при организации видеотрансляций. Важно учесть, что зачастую предполагаемые места проведения, даже при наличии  Интернета, могут не соответствовать  нужным требованиям. Что касается просмотра  через Интернет, трансляция может  осуществляться в нескольких форматах. Обычно в предварительном анонсе на сайте организатора указывается  время и формат проведения прямой трансляции.[16]

Как мной было сказано выше, существуют крупномасштабные (например, всемирные, межрегиональные, национальные) выставки. И оформление заявки на участие в  них возможно только с помощью  Интернета.

2.3 ПОДГОТОВКА ВЫСТАВКИ

Программа выставки составляется таким  образом, чтобы каждый участник и  посетитель получил полное представление  обо всех мероприятиях в рамках выставки. В ней подробно расписывается  работа пресс-центра, перечисляются  все выступающие и время их выступления, организации, которые  представили свои видеоматериалы и  порядок их демонстрации. Информация об организациях участниках может быть оформлена в печатном варианте и  распространяться среди участников ярмарки, а также всех желающих.

Подготовку выставки осуществляет рабочая группа совместно с организатором  выставки. При подготовке выставки рабочая группа выполняет следующий  объем работ:

1. разрабатывает рекомендации по  проведению выставки (цели, задачи, ожидаемые результаты), программу;

2. разрабатывает план мероприятий  по проведению выставки и осуществляет  контроль его выполнения;

3. разрабатывает план проведения  пресс-конференции, семинаров, тренингов,  круглых столов, мастер-классов с  указанием конкретных тем и  исполнителей;

4. разрабатывает пакет документов (формы заявки на участие в  ярмарке, договоры с участниками  ярмарки и другие);

5. создает веб-сайт;

6. разрабатывает буклет;

7. выпускает каталог участников  ярмарки;

8. привлекает к участию в ярмарке  новые организации;

9. обеспечивает координирование  работы различных организаций  и лиц по подготовке к ярмарке;

10. проводит необходимую подготовительную  работу по организации пресс-конференций  и работы пресс-центра;

11. обеспечивает связь со СМИ,  широкое информирование общественности  о предстоящем мероприятии, рекламу.

При подготовке выставки организатор:

1. обеспечивает условия для успешного  проведения выставки;

2. формирует состав делегации;

3. составляет план мероприятий  и осуществляет контроль его  выполнения;

4. составляет сценарий презентации  своих идей, товаров, семинаров,  тренингов и др.

5. оказывает техническое содействие  в подготовке выставки и координировании  усилий различных структур;

6. привлекает к участию в выставке  заинтересованные лица и организации;

7. содействует широкому информированию  общественности о предстоящем  мероприятии;

8. направляет материалы для помещения  в каталог участников выставки;

9. руководит работой пресс-центра;

10. обеспечивает освещение работы  выставки СМИ.

Для экспонента главным при подготовке к выставке является оформление стенда. Стенд представляет собой единый комплекс площади (в кв. км), которую  организатор выставки предоставляет  в аренду заинтересованному участнику, а также элементов оформления, с помощью которых последний  достигает осуществления своего участия в этом мероприятии.

В связи с этим стенд должен:

- выделять предприятие,

- привлекать, не будучи вызывающим,

- пробуждать интерес.

Размеры стенда зависят от многих факторов, основными из которых являются:

1. Количество и вид экспонатов.

2. Ожидаемое количество потребителей.