Перечни типовых документов с указанием сроков хранения
Введение
Значительную роль в процессе упорядочения документов в делопроизводстве играют перечни документов.
Перечень —
Главное целевое назначение перечня документов связано с проблемой рационального комплектования НАФ, научно обоснованной организацией отбора документов на хранение.
Перечни являются справочными пособиями, в которых отражены наименования групп (категорий) документов, указаны виды документов, их содержание и сроки хранения.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни устанавливают сроки хранения документов, наиболее характерных для большинства организаций. Такие перечни включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.), независимо от места организаций в системе управления, видов деятельности и форм собственности.
Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются так называемые типовые документы, которые выполняют одинаковые для всех организаций функции, следовательно, они должны иметь и одинаковые сроки хранения.
Перечни документов являются справочным пособием для проведении экспертизы ценности.
Взаимосвязь и преемственность
делопроизводства и архивного дела
по отношению к обеспечению
Цель курсовой работы – назначение, построение и порядок применения перечней типовых документов.
1 Перечень как нормативный
документ определяющий порядок
проведения экспертизы
В процессе делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях ежегодно создается десятки миллионов документов. При этом ценность содержащейся в них информации различна. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение, и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Таким образом, значение документов определяет возможность и длительность их использования, а это, в свою очередь, обусловливает и сроки их хранения.
Работа по подготовке документов к последующему хранению и использованию, отбору их на постоянное хранение начинается в ходе текущей работы организации с документами.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
- экспертизу научной и практической ценности документов;
- оформление дел;
- обеспечение сохранности документов;
- передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности
документов - это определение научно-
Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве, в архиве организации, в архиве. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:
- при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;
- при переработке описей дел;
- при оптимизации состава фондов (групп фондов), содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая экспертиза).
Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.
Первый этап - оценка документов в делопроизводстве, проводимая с целью определения возможных сроков хранения для различных категорий дел. Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии и обязательно под методическим руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации. В архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.
Второй этап экспертизы
ценности документов осуществляется на
стадии подготовки дел для передачи
в ведомственный архив после
завершения работы с ними. При передаче
дел в архив организации
Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки для передачи на государственное хранение. Проводится работниками ведомственного архива, членами ЭК учреждения и работниками государственного архива.
Архивы организаций разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций.
Под ведомственным архивом
понимается архивное учреждение или
структурное подразделение
Архив негосударственной
организации -- это негосударственное
архивное учреждение или структурное
подразделение
Но независимо от того,
является ли архив ведомственным
или принадлежит
Экспертиза ценности
документов проводится на основе принципов
историзма, комплексности и
Принцип историзма - требует подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т.е. с учетом особенностей времени и места создания документа.
Принцип всесторонности и комплексности изучения документов - документы должны изучаться и оцениваться в комплексе, где одни документы дополняют другие.
Подвергая документы экспертизе, в организации руководствуются определенными критериями для установления их ценности.
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами и методическими документами, утвержденными республиканским органом управления по архивам и делопроизводству. Наибольшее значение в этой работе имеют Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5, а также перечни типовых документов с указанием сроков хранении.
Состав документов, сроки их хранения определяются типовыми и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков хранения.
Перечни являются нормативными документами, в которых в виде определенных статей записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организации, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.
Перечни типовых документов утверждаются республиканским органом управления по архивам и делопроизводству и являются обязательными нормативными документами для организаций на всей территории Республики Беларусь.
Под типовыми категориями документов понимаются такие документы, которые образуются в большинстве организаций (планы, отчеты, протоколы, инструкции и др.) по соответствующим направлениям деятельности: руководство, финансирование, учет, отчетность и др. Перечни типовых документов устанавливают единые сроки хранения, обязательные дли всех организаций.
При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы - непосредственный просмотр и изучение каждого отдельного документа, содержащегося в деле. Определение значения документов по заголовкам на обложках дел не допускается. Если при формировании в одном деле отложились документы различной ценности, то срок хранения этого дела устанавливается по документам наибольшего срока хранения. Часто в организации в одном деле формируются приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении и приказы по отпускам, командировкам, взысканиям. Срок хранения первой категории приказов - 75 лет, второй - 3 года "после проведения налоговой проверки". Но срок хранения дела устанавливается в 75 лет, то есть по документам, имеющим наибольший нормативный срок хранения.
При просмотре дел при проведении экспертизы ценности документов изымаются дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.
Особо следует обратить внимание на экспертизу ценности дел, где, кроме указания срока хранения, дополнительно делается отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), например, "10 лет ЭПК". Эта отметка означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно.
Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру после истечения срока хранения. Из документов, отобранных на постоянное хранение, формируется затем отдельное дело, которое включается в опись дел постоянного хранения.
В зависимости от значения документов в Перечнях устанавливаются постоянные и временные сроки хранения. В свою очередь, документы временного срока хранения подразделяются на временные свыше 10 лет хранения и временные до 10 лет хранения. Дела постоянного хранения включаются в описи дел. На дела со сроками хранения свыше 10 лет, например, по личному составу, срок хранения которых 75 лет (приказы о приеме, переводе, увольнении, личные дела уволенных работников, личные карточки работников, лицевые счета на выдачу заработной платы), составляются отдельные описи дел.
После проведения экспертизы дел временного хранения до 10 лет, срок хранения которых истек, составляется акт о выделении их к уничтожению. При этом следует помнить, что исчисление сроков хранения большинства документов производится с 1 января нового делопроизводственного (календарного) года после окончания документов делопроизводством. Так, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2005 г., начинается с 1 января 2006 г. Например, дело имеет срок хранения 3 года и было заведено в делопроизводстве в 2005 г. Срок хранения этого дела - 2006, 2007, 2008 гг. И только после 1 января 2009 г. это дело может быть отобрано к уничтожению. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "после проверки налоговыми органами" .
Особое внимание также следует обращать на экспертизу ценности документов, содержание которых поглощается составленными на их основании сводными документами. Это, прежде всего, документы планово-отчетного характера, статистические документы, документы бухгалтерского учета и отчетности. К ним относятся справки, сведения за относительно короткие сроки, основное содержание которых поглощается сводными документами за более длительный отрезок времени.
При наличии годовых
отчетов, как правило, уничтожаются
аналогичные квартальные и
При экспертизе необходимо решить и другой вопрос, в каких структурных подразделениях организации нужно оставить дублетные документы на хранение, а в каких их можно уничтожить? Например, такой вид документа, как договор по определенному вопросу, может храниться и в бухгалтерии, и в юридической службе, и в производственном отделе организации. При установлении срока хранения этого вида документа эксперты решают, где он будет храниться постоянно, а где, например, три года.
Этот порядок хранения должен найти свое отражение, прежде всего, в номенклатуре дел. На постоянное хранение в результате экспертизы отбираются подлинники документов, а копии при наличии подлинников, уничтожаются. При отсутствии по тем или иным причинам подлинников документов на хранение оставляют копии, как документы, воспроизводящие эти утраченные подлинники.
Отбор дел за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся после составлениях годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за тот же хронологический период времени. Описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. Члены экспертной комиссии организации (в ее состав обязательно включается заведующий архивом) должны знать задачи, функции, круг вопросов, подлежащих компетенции, как всей организации, так и отдельных структурных подразделений, масштаб их деятельности, связи с другими организациями.
Эксперты также должны
владеть информацией о
Все эти сведения помогут определить при экспертизе характер документации, откладывающейся в разных структурных подразделениях организации, ее ценность. Это поможет установить, в каких структурных подразделениях формируются дела, освещающие основные вопросы ее деятельности, в каких - дела второстепенного значения.
Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии и обязательно под методическим руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации. В архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.
При проведении экспертизы
ценности научно-технической
Основными критериями, определяющими ценность документов, являются:
- принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
- степень отражения уровня науки и техники, производства в определенный период развития общества. Государственному хранению подлежит научно-техническая документация на разработки и исследования, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, в Республике Беларусь, в отрасли и т. д.;
- значимость проблемы, проекта, модели, конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом;
- экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;
- социальная эффективность исследования или разработки.
Заседания экспертной комиссии организации протоколируются. Экспертная комиссия организации работает в непосредственном контакте с экспертно-проверочной комиссией БелНИЦЭД.
На заседаниях экспертной комиссии рассматриваются графики передачи электронных документов на государственное хранение, перечни электронных документов, описи и сопроводительные документы (удостоверяющий лист, информационно-поисковая характеристика, ведомость машинного носителя с записью) на электронные документы, передаваемые на государственное хранение.
Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
Организация работы по экспертизе ценности документов и контроль результатов возлагается на экспертные комиссии организаций, а также на экспертные комиссии учреждений Государственной архивной службы.
2 Назначение, виды перечней
типовых документальных
В деятельности организаций образуются документы, которые имеют различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем. Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.
Перечень является основным нормативным документом, регламентирующий сроки хранения документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям.
Используется при подготовке схем классификации документов, номенклатур дел, разработке ведомственных перечней документов, проведении экспертизы ценности документов, формировании и описании дел, комплектовании архивов, переработке описей дел архивных фондов.
Перечень включает документы, образующие
при документировании однотипных управленческих
функций, выполняемых министерствами,
ведомствами и другими
В настоящее время в Республике Беларусь применяются два типовых перечня:
1) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования. финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 24.04.2004 № 4 (Перечень 2001);
2) Перечень типовых
документов органов
С принятием Перечня 2006 утратили свою силу положения Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988.
Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются так называемые типовые документы, которые выполняют одинаковые для всех организаций функции, следовательно, они должны иметь и одинаковые сроки хранения.
Однако типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей, поэтому на базе типовых перечней министерствами и иными центральными органами управления разрабатываются ведомственные перечни.
При определении сроков хранения документов организаций, прежде всего, пользуются ведомственными перечнями, а при его отсутствии - типовыми перечнями.
Перечни типовых документов построены по функциональному принципу и включают ряд разделов и глав.
Раздел I «Организация систем управления» содержит информацию об основных типовых документах (с указанием сроков их хранения) по управленческой деятельности, отражающих процесс принятия руководящих решений, контроля за их исполнением, планирования и отчетности. Если документы одного вида указаны как в разделе I, так и в каком-либо из других разделов (П-V1), необходимо руководствоваться сроками хранения, указанными в разделах II-VI.
В разделе II «Ценообразование» описана документация по ценообразованию.
Раздел III «Финансы» посвящен вопросам финансирования, кредитования, организации наличного денежного обращения, кассовой работы, проведения операций с ценными бумагами, драгоценными металлами, бухгалтерского учета и отчетности, налогообложения, контрольно-ревизионной работы, аудита и инвестиционной деятельности.
В разделе IV «Страхование» представлена информация о страховании.
В разделе V «Управление государственной собственностью и приватизация государственной собственности» рассмотрены вопросы регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и собственности, государственной поддержки предпринимательства, управления имуществом, приватизации, аренды и залога недвижимости, проведения аукционов и конкурсов по продаже недвижимости.
В разделе VI «Внешнеэкономическая деятельность» представлена информация об организационной и протокольно-кадровой работе, проведения переговоров, заключения и выполнения внешнеэкономических договоров, о деятельности иностранных предприятий, об участии в работе международных внешнеэкономических организаций и внешнеторговой деятельности.
Информация, содержащаяся в перечнях, систематизирована внутри разделов в соответствии со значимостью видов документов и вопросов, призванных найти в них отражение. Подобная организация перечней позволяет более эффективно и оперативно осуществлять поиск необходимых видов документов и сроков и хранения.
В перечни типовых документов включены следующие графы:
1 - «Номер статьи»
2 - «Вид и название документа»
3, 4 - «Срок хранения документов»
5 - «Примечание»
Статьей перечня является порядковый номер каждого вида документа, включенного в перечень в соответствии с графой 1. Так, если по Перечню-2001 Положения о структурных подразделениях учреждений, организаций, предприятий имеют порядковый номер 10, то этот номер и является номером статьи по перечню, на которую делают ссылку при определении срока хранения этого вида документа («Положения о структурных подразделениях предприятия» - 3 года, ст. 10). Статьям в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения присвоена единая сквозная нумерация.
Перечень-2001 несколько отличается от Перечня-1988 не только изменением сроков хранения некоторых документов в сторону увеличения, но и порядком систематизации статей и видов документов. В частности, вместо буквенного обозначения пунктов статей, имеющих сложный состав, введено цифровое. Ранее по Перечню-1988 сроки хранения приказов определялись по ст. 19, которая разделялась на пункты, обозначавшиеся буквами:
- по основной деятельности;
- о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих;
- о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках рабочих и служащих;
- по административно-хозяйственным вопросам.
В Перечне-2001 буквенная нумерация устранена и статьи делятся на подпункты, обозначаемые цифрами. Например, сроки хранения тех же приказов определяются по ст. 16, которая делится на подпункты:
16.1 по основной деятельности;
16.2 по административно-
16.3 о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных командировок;
16.4 о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках.
Таким же образом должны указываться и номера статей в соответствующих графах номенклатур дел и описей дел, составляемых в организации.
Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения
В графе 2 содержатся статьи, в которых представлены указания на виды и названия документов, данные в обобщенной форме. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу с одинаковым сроком хранения используется термин «документы», а в скобках раскрываются все или основные виды документов, включенных в статью
В графах 3-4 Перечней 2001 и 2006 указаны сроки хранения документов:
в графе 3 — в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками формирования государственных архивов.
К ним относятся:
- органы государственной власти и управления, государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых поступают на хранение в государственные архивы;
- негосударственные организации и предприятия.
