Переписка между организациями
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
«Государственный
Университет Управления»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Документоведение»
на тему:
«Переписка между организациями»
Выполнила:
студентка 2 курса
дневного отделения
Проверила:
к.э.н., доцент
Л.А. Доронина
Москва 2010
Содержание
Введение…………………………………………………………
Глава 1. Понятие и виды деловых писем.
- Понятие и виды информационно-справочного документа………..5
- Деловое письмо и его функции……………………………………...6
- Общая структура делового письма……………………………..…...7
- Классификация деловых писем………………………………….......8
- Стилистика делового стиля письма………………………………...10
- Требования к оформлению служебных писем…………………….12
Глава 2. Оформление
деловой корреспонденции в англоязычных
странах.
2.1
Структура формуляра и состав реквизитов
делового письма…….16
2.2 Требования к оформлению
2.3 Требования к оформлению
Заключение……………………………………………………
Список литературы…………………………………
Введение
Переписка – обобщённая название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др.
Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью.
Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии.
В своей работе я рассмотрела деловую переписку между организациями. Работа состоит из двух глав. В первой главе я расскажу о деловом письме, его видах, структуре, классификации и стилистике. Во второй главе речь пойдет о оформлении деловой корреспонденции в англоязычных странах.
Несмотря на наличие современных форм связи, объём переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако поле деятельности управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддаётся сравнительно чёткой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма.
ГЛАВА 1. Понятие и виды деловых писем.
1.1 Понятие информационно-справочного документа.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.
Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.
Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
-документы оформляются
на специальных бланках –
-текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;
-события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной–двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.
1.2 Деловое письмо и его функции.
Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа.
Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.
Что касается языка,
то тексты писем составляются на русском
или национальных языках в соответствии
с действующим
К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.
В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.
1.3 Общая структура делового письма.
Простое письмо – это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо – многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура – три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.
В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую.
Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости – и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев – отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание. Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос.
Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4 или А5.
1.4
Классификация деловых
писем.
Различают письма циркулярные, информационные,
гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы,
письма-подтверждения, договорные письма,
письма-напоминания, письма-извещения,
письма-приглашения, коммерческие письма
и ряд других. Дадим краткую характеристику
некоторым.
Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая
организация, которая сообщает подчиненным
предприятиям определенные сведения или
установки, касающиеся деловых вопросов
или задач и носящие распорядительный
характер.
Гарантийные письма направляются с целью
подтверждения данных ранее обещаний
или оговоренных условий. Гарантироваться
могут качество работ, сроки выполнения
заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых
помещений и т. д.
Сопроводительные письма составляют при
отправке адресату каких-либо документов
или материальных ценностей. Такие письма
могут содержать дополнительную информацию
по прилагаемым документам. Сопроводительное
письмо является также средством контроля
за движением документов и материальных
ценностей.
Письма-подтверждения высылаются для
подтверждения получения документов или
материальных ценностей. Иногда в них
приводят краткое изложение документов
и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение
может заканчиваться дополнительной просьбой
или справочной информацией.
Договорные письма. Их можно считать разновидностью
сопроводительных писем, так как они подтверждают
факт отправки договоров или контрактов.
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу,
предельно кратко и уважительно подчеркивают
заинтересованность организации в ее
скорейшем выполнении, заранее выражая
благодарность за усилия по ее исполнению.
Письма-напоминания направляются в тех
случаях, когда не удается с помощью телефонных
переговоров или личного контакта получить
необходимый результат. В письмах содержится
не только напоминание о выполнении взятых
обязательств, но и говорится о возможных
мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
Письма-извещения. Письма, в которых что-либо
сообщается или утверждается.
Информационные письма. Это разновидность
письма-извещения, своевременно информирующего
заинтересованное должностное лицо или
организацию о свершившемся факте. Для
такого письма достаточно подписи референта
или секретаря. При большой значимости
излагаемых в нем фактов письмо подписывает
руководитель организации.
Письма-приглашения. Письма могут адресоваться
индивидуальному или коллективному адресату.
При большом количестве адресатов целесообразно
использовав изготовленные типографским
способом трафареты, в которых заполняются
от руки фамилия, имя, отчество приглашенного,
время и день события, на которое приглашается
адресат.
Коммерческие письма составляются от
имени юридического лица при заключении
и выполнении коммерческой сделки. По
своему назначению они подразделяются
на три вида: запрос и ответ на него; оферта
(предложение) и ответ на нее; рекламация
(претензия) и ответ на нее.
В запросе покупатель обращается к продавцу,
импортеру, эксперту с просьбой дать подробную
информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать
коммерческое предложение. Такие запросы
входят в группу контрактных документов
и используются для подготовки и заключения
сделок.
Оферта - письменное предложение одного
лица (оферента) другому лицу (акцептанту),
выражающее желание заключить с НИМ договор.
Оферта имеет определенный, указанный
в ней срок действия.
Рекламация - коммерческий документ, представляющие
собой предъявление претензий к стороне,
нарушившей принятые на себя договорные
обязательства, и требование возмещения
убытков. Рекламации предъявляются в отношении
качества товара, объемов и сроков его
поставки, упаковки, маркировки, платежа
и других условий заключенного договора.
1.5 Стилистика делового стиля письма.
Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т.п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.)
Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с , в силу, в целях и др.), сложных союзов ( в следствии того что; ввиду того что; в силу того что и т.п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине того, что…; тот факт, что…; и др.)
Язык делового письма характеризуется употреблением слов с «универсальным» значением, таких, например, как «Слабо», «недостаточно», «мало». Вот типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление подобных слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.
В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года). Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.
Если в деловом письме автор документа – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует…, не возражает…, предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят…, от первого лица множественного числа: просим…, сообщаем…, подтверждаем…
Если автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу…, ставлю Вас в известность…, довожу до Вашего сведения…; от первого лица множественного числа: поддерживаем…, одобряем…, выражаем…; и т.д.
Еще одна специфическая особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами:
инициатива – брать на себя, выступать с, проявлять, терять, уступать;
налог – взимать, облагать, платить, снижать;
руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, укреплять и т.д.
Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых языковых оборотов:
В порядке оказания технической помощи…
В связи со сложной экономической ситуацией… и т.д.
Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий…
Обращаемся к Вам с просьбой…
Одновременно с этим письмом высылаются…
Просим Вас не задерживать ответ…
Наличие их в деловом языке – следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.
Владение деловым стилем – это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.
1.6 Требования к оформлению служебных писем.
Анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривалась людьми как средство ограничения произвола власти. Ещё в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения чётких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».
При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:
- письмо оформляется
на бланке письма формата А4
или А5 и подписывается
- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
- независимо
от содержания письмо должно
быть изложено официально-
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Служебное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращённое название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Стандарты на формуляры-образцы
устанавливают форматы и
Реквизиты –
это обязательные признаки, установленные
законом или положениями для
отдельных видов документов. Состав
и расположение реквизитов на бланках
организационно-
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объёму этого реквизита в печатных знаках.
На бланке служебного
письма может присутствовать изображение
герба (Государственного герба Российской
Федерации, герба субъекта Российской
Федерации или герба
Описание Государственного
герба Российской Федерации и
порядок его официального использования
установлены Федеральным
Герб субъекта Российской Федерации и герб муниципального образования размещают на бланках документов в соответствии с законодательством и иными правовыми актами субъектов Российской Федерации и, соответственно муниципальных образований. Как правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти, а также организации их подчинения.
Эмблему, товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Порядок разработки, регистрации и использования эмблем, товарных знаков установлен Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара» от 23 сентября 1992 года №3520-1.
Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещён герб Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования. На бланке эмблема размещается на верхнем поле документа.
Наименование организации указывается на бланках писем в полном соответствии с учредительными документами организации. Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Регистрационный номер исходящего документа – номер письма и его условное обозначение – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: №2/16-2955.
Адресат – наименование и адрес получателя письма – указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется в именительном падеже. Например: НПО «Оксид».
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и ёмким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и её расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Печать заверяет
подлинность подписи
ГЛАВА 2. Оформление деловой корреспонденции в англоязычных странах.
2.1
Структура формуляра
и состав реквизитов
делового письма.
Оформление деловой корреспонденции
в практике экономического сотрудничества
с зарубежными фирмами и международными
организациями характеризуется рядом
особенностей. Коснемся оформления наиболее
распространенного вида корреспонденции
- делового письма.
При общей тенденции к унификации форм,
использованию устойчивых речевых конструкций,
стандартной терминологии и стремлению
к широкому применению средств механизации
и компьютеризации в делопроизводстве
различий в оформлении делового письма
немало. Прежде всего это касается формуляра
документа и состава реквизитов.
Можно выделить
следующий типовой состав зон:
1. Заголовок письма (Issuer Field).
2. Ссылка на данные получателя и отправителя
(Reference Line).
3. Дата (Date).
4. Адресат (Address).
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).
6. Обращение (Salution).
7. Общее содержание письма (Subject Line).
8. Текст письма (Body of the Letter).
9. Завершающая формула вежливости (Complimentary
Close).
10. Подпись (Signature).
11. Приложения (Enclosure).
12. Указание на рассылку копий (СС Notation).
Краткие сведения о размещении и оформлении
реквизитов по зонам изложены ниже. В случае
отсутствия указаний по оформлению отдельных
элементов реквизитов рекомендуется ориентироваться
на требования, оговоренные ГОСТ Р 6.30-97,
и приведенные примеры.
2.2
Требования к оформлению
реквизитов.
Реквизит 1.
Заголовок письма.
Включает эмблему фирмы, ее наименование,
почтовый и телеграфный адрес с указанием
индекса, номера телефона, телекса и телефакса.
В заголовке может содержаться указание
о роде деятельности фирмы, характеристика
ее как корпорации или компании с ограниченной
ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.),
например:
Mitchell Diesel, Ltd.;
International Office Equipment, Inc.
Помимо предоставления фактической информации
о фирме, заголовок определенным образом
характеризует ее с другой стороны: необычная
форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы
(а иногда и ее девиз), применение цветной
краски, использование особой бумаги -
все это создает своеобразный образ фирмы.
Читая письмо, вы, безусловно, прежде всего
интересуетесь его содержанием, однако
невольно обращаете внимание и на оформление
заголовка, которому мысленно даете оценку,
иногда перенося ее и на деятельность
самой фирмы. Удачное расположение компонентов
заголовка, его оригинальная эмблема способствуют
созданию благоприятного впечатления
о фирме у тех, кому направлено письмо.
В целях экономии времени при печатании
реквизита поощряется открытая пунктуация,
что означает почти полное отсутствие
знаков препинания.
Реквизит 2.
Ссылка на данные
получателя и отправителя. Приводятся
инициалы составителя и оформителя
письма, буквенный или цифровой код фирмы,
отдела, подготовившего письмо, индекс
дела, например:
Your reference
(или: Your ref.) - Ваша ссылка
HND/RP HND/RP
Our reference
(или: Our ref.) - Наша ссылка
LA/DK/187 LA/DK/187
Реквизит 3.
Дата. Встречаются
две разновидности оформления дат -
британская и американская. Британский
способ подобен словесно-цифровому способу,
принятому в российском делопроизводстве
и применяемому в финансовой документации
с некоторыми вариациями:
15 Feb. 200...
15 February, 200...
15th February, 200...
Способ обозначения даты, принятый в США,
иной и строится по схеме:
February 15th, 200... February 15, 200...
Перед числительным, обозначающим год,
обычно ставится запятая. В последние
годы все более заметной становится тенденция
к минимальному употреблению знаков препинания
в деловой корреспонденции, поэтому можно
встретить и такое написание даты: 4 August
2000. Не рекомендуется употреблять в датах
цифры вместо названий месяцев, поскольку
цифровое обозначение даты может быть
истолковано по-разному в различных странах.
Так, дата 2/5/2000 будет воспринята представителем
американской фирмы как 5 февраля 2000 года,
а представителем британской фирмы - как
2 мая 2000 года. Это связано с особенностями
прочтения дат в разных странах:
США
2 / 5 / 2000
месяц день год
Великобритания
2 / 5 / 2000
день месяц год
Допускается сокращение названий некоторых
месяцев, имеющих много знаков в написании.
Замена цифровым обозначением названий
месяцев в англоязычных странах не принята.
Знаки препинания в обозначении дат допускается
не указывать.
Международной организацией по стандартизации
(ISO) в связи с компьютеризацией делопроизводства
рекомендуется универсальное цифровое
обозначение дат. Элементы обозначения
приводятся в следующей последовательности:
год, месяц, день. Например:
2000-12-31 или даже - 20001231.
Реквизит 4.
