Персональный компьютер - основной инструмент совершенствования делопроизводства

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………..……....….............. 3                   

Персональный компьютер  - основной инструмент совершенствования  делопроизводства ………………………………………………………….….....…5

1.1. Основные понятия информационных технологий и их развитие.................. 5

1.2.  Технические средства……………………………..………..………….............7

1.3. Документооборот на базе электронной почты……………………...............10

1.4. Преимущество электронного документооборотом….…...............................11

1.5. Автоматизированный документооборот на предприятиях….......................13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….…………..14

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….16

3

Введение

Введение новых технологии в делопроизводстве, связано с  общим процессом развитием информационных процессов и их введение во многие слои жизни общества.

В современном учреждении основными технологическими инструмен-тами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охваты-вает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

Раньше большинство  документов составляли и оформляли  рукописным способом. На сегодняшний день в практике делопроизводства все равно остается целый ряд документов, которые оформляют только рукописным способом, – автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Только рукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т.п. Для этих документов использование технических средств значительно ограничено.

Документы, которые могут  обрабатываться техническими и информацион-ными средствами и технологиями, классифицируются с точки зрения технического обеспечения.

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой. В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной  и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы: средства для составления документов; копировальная и множительная оргтехника; средства хранения, поиска и транспортирования документов; техника управленческой связи.

4

Основными возможностями информационных технологий                          в делопроизводстве являются:

- Помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

- Передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

- Регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

- Контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

- Перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется     в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ      и некотором дополнительном редактировании текста);

- Защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

5

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ  КОМПЬЮТЕР  - ОСНОВНОЙ ИНСТРУМЕНТ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. ОСНОВНЫЕ  ПОНЯТИЯ 

ИНФОРМАЦИОННЫХ  ТЕХНОЛОГИЙ

Само понятие "технология" используется в производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Управленческая деятельность в любой организации так же основана       на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличии технологии преобразования исходных данных в результатную информацию, т.е. информационная технология – это система методов        и способов сбора. Передачи, накопления, обработки, хранения, представления   и использования информации на основе применения технических средств.

Информационные технологии в соответствии с различием информационных процессов можно классифицировать на технологии:

- сбора информации;

- передачи информации;

- обработки информации;

- хранения информации;

- представления информации;

- использования информации

Каждый конкретный информационный процесс может быть реализован отдельной технологией с использованием своей технологической базы, системы

6

управления техническими средствами и организационно-методического обеспечения.

Управленческая деятельность основана на реализации практически  всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого является средства компьютерной техники. В связи с этим очень часто под современными или новыми информационными технологиями понимают компьютерные технологии.

С появлением персональных компьютеров, стремительным наращиванием их быстродействия, объёмов памяти, программного обеспечения происходит принципиальная модернизация идеи автоматизации управления.

В составе комплекса  технических средств обеспечения  информационных технологий выделяют средства компьютерной техники и средства организационной техники.

Современные офисные  средства компьютерной техники могут быть разделены на персональные компьютеры и корпоративные компьютеры.

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональный компьютер IBM PS и совместимые с ним, а также персональные компьютеры «Macintosh» фирмы "Apple".

Корпоративные компьютеры – это многопользовательские системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью

 7

и значительными  информационными ресурсами, к которому подсоединяются большое количество рабочих мест с минимальной оснащённостью: видеотерминал,

клавиатура, устройство позиционирования типа "мышь" и, возможно, устройство печати

Современная область  использования корпоративных компьютеров  – реализация информационных технологий обеспечение управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных систем, обслуживающих большое количество пользователей в рамках одной функции: биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов для оказания транспортных услуг населению и т.п.

В настоящее время  преобладает тенденция объединения  различных вычислительных систем в вычислительные сети различного масштаба, что позволяет интегрировать информационно-вычислительные ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий.

Принципиальные отличия  компьютерных информационных технологий от ранее существовавших состоит не только в автоматизации процессов, изменения формы или местоположения информации, но в изменении её содержания.

1.2. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА

К техническим средствам, которыми чаще всего пользуется служащий ДОУ, относятся: персональный компьютер, телефон, телефакс, факс-модем, машина для уничтожения бумаг, копировальный аппарат и сканер. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

8

Компьютер

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря, заменив собой пишущую машину и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. 

Компьютер помогает выполнять широкий круг задач:

- составление и редактирование документов;

- регистрация и контроль исполнения документов;

- хранение и поиск документов, другой полезной информации;

- прием и передача документов по каналам связи;

- архивное хранение документов;

- организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.

Телефон

Современный телефон  не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы служащего ДОУ.

9

Факс-модем

Используется для осуществления  передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте).

Факсимильный  аппарат

Факсимильный аппарат – это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, используя обычные телефонные каналы.

Сканер

Сканер – устройство, предназначенное для ввода графических изображений в компьютер, называют сканером. Принцип действия этих устройств состоит в том, что луч света, отраженный от поверхности материала (или прошедший сквозь прозрачный материал), фиксируется специальными элементами, называемыми приборами с зарядовой, связью (ПЗС). Обычно элементы ПЗС конструктивно оформляют в виде линейки, располагаемой по ширине сканируемого изображения. Перемещение линейки относительно листа бумаги выполняется механическим протягиванием линейки при неподвижной установке листа или протягиванием листа при неподвижной установке линейки.

10

1.3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ  ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В

ДОКУМЕНТООБОРОТЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки или направления в дело.

Электронный документооборот  представляет собой единый механизм    по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Документ, представленный в электронном виде, или электронный  документ – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью     и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

 На предприятиях  с небольшим штатом сотрудников  нет необходимости внедрять развитую  систему управления электронными  документами. В качестве среды  распространения документов в  этом случае, как правило, используется общеизвестная программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа используется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

Обычно при таком подходе отсутствуют единые автоматизированные справочники для всего предприятия, и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. Единственное, что обычно используется в данном случае, это одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников. Электронная почта

11

обеспечивает связь  контактов между собой. Регистрация  документов производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной, так как становится трудно провести контроль исполнения приказания. Осложняется и контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае используются специализированные автоматизированные системы документооборота.

1.4. ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБОРОТА

Большинство предприятий  признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:

·  многокритериальный поиск документов;

·  контроль исполнения документов;

·  регистрация документов;

·  ввод резолюций к  документам;

·  распределенная обработка  документов в сети;

·  распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;

·  ведение нескольких картотек документов.

12

·  распределение находящихся  на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении,          на контроле и другие;

·  формирование стандартных  отчетов;

·  обмен документами  по электронной почте;

·  помещение документов в дело;

·  отслеживание перемещений  бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;

·  ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;

·  редактирование шаблонов выходных печатных форм.

Введение электронного документооборота позволяет снизить  количество служб, занятых работой  с документами (курьеров, канцелярских работников     и т. п.).  

В условиях электронного документооборота требуется гораздо  меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

13

1.5. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

 НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

В небольшой фирме  возможна организация работы путем  обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована вертикальная

схема управления; в этом случае файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например,  в каталоге  «Документационное обеспечение управления»  есть папка «документооборот», в ней папка, далее — еще папка. Иерархия прозрачна, соответственно каждый пользователь знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы — все просто и понятно.

Однако все это перестает  работать при увеличении масштаба предприятия, когда плохо организованное делопроизводство приводит к потере управляемости. На крупном предприятии часто появляется матричная структура управления бизнесом, при которой образуется множество рабочих групп, которые порой пересекаются.

При матричной схеме управления делопроизводитель может работать в целом ряде проектов. Если взять один проект — это автоматизация ФСБ, а другой — автоматизация банка «Русский стандарт» — понятно, что степень доступа будет разной. Здесь уже нельзя использовать исключительно файловую систему, способную построить лишь вертикально-ориентированную среду, а требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ, быстрее находить необходимые документы.

Еще один аспект — это  маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота позволяет оптимизировать весь процесс управления,

14

Обмен документами с  внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время  наличие успешно действующей  системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность     и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. 
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможные появления ошибок подготовки отчётной документации. 
          Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации,  а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. Мы ознакомились с понятием системы электронного документооборота, определили характерные особенности хранения информации в современных организациях и узнали о разделении информации    на структурированную и неструктурированную. Мы узнали, что существуют системы для работы только со структурированной информацией, а также более развитые системы, которые направлены на работу с неструктурированной ин

15

формацией. Не возникает сомнений, что в современных условиях информационного общества, перед каждой организацией остро становиться вопрос           об обеспечении единого информационного пространства для работы с документами. С позиции пользователя, хорошая система электронного документооборота должна быть:

- многофункциональной;

- удобной;

- легкой в освоении:

- стабильной;

- надежной;

- быстрой.

Очевидно, что эффективность  работы организации в целом в  значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом. Таким образом, мы можем сделать вывод, что для того, чтобы развиваться, каждая организация в тот или иной момент будет переводить свой документооборот в электронный вид. Вместе с тем, получая все большие возможности для развития и улучшения деятельности. В эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией.

16

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Интел-Синтез, 2006.

2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. —М.:Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.

3. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник / Н.Н. Куняев, А.С. Дёмушкин, Т.В. Кондрашова, А.Г. Фабричнов; под общ. ред. Н.Н. Куняева – М.: Логос, 2011. – 452 с. (Новая университетская библиотека)

4. Курноскина О.Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.-М.: Альфа-Пресс, 2005.

5. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря М.: Омега-Л, 2010.

6. Усманова Н.Р. Документооборот предприятия. - М.: ПРИОР, 2005.