Основные данные о работе

     Содержание

Введение…………………………………………………………………………………...3

1 Основы первичного учета на предприятии

1. Понятие первичных учетных документов и их значение…………………5
2. Классификация первичных учетных документов……………………………8
3. Форма первичных учетных документов………………………………….....11

2 Организация документооборота в бухгалтерском учете

      2.1 Система документооборота первичных учетных документов……………..19

      2.2Документооборот первичных документов в организациях……....................23

      2.3 Хранение первичных документов……………………………………………27

Заключение……………………………………………………………………………….32

Глоссарий………………………………………………………………………………...34

Список  использованных источников…………………………………………………...36

Список  сокращений……………………………………………………………………...38

Приложения………………………………………………………………………………39 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Формирование  рыночных отношений в стране заставило по-новому подойти к постановке учета на отдельных участках финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Ведь неэффективное его использование приводит к сокращению объемов производства или реализации, что в свою очередь уменьшает доходы предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли. Выявить и практически использовать эти резервы можно с помощью тщательного учета и аудита.

     Первичный учет представляет собой начальную  стадию системного восприятия и регистрации  отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.            Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния первичного учета на 70—80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии.

     Эффективная организация системы первичного учета становится в настоящее  время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня значительная часть российских предприятий, переживших все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.

     Ведение первичных учётных документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

     К первому уровню системы следует  отнести Гражданский кодекс РФ, Налоговый  кодекс РФ. Основным актом первого уровня является Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

     2-й  уровень: стандарты (положения)  по бухгалтерскому учету и  отчетности; На втором уровне  системы нормативных документов  единственным регулирующим органом является Минфин РФ.

     3-й  уровень: методические рекомендаций (указания), инструкции, комментарии,  письма Минфина РФ и других ведомств.

     4-й  уровень: рабочие документы по  бухгалтерскому учету самого  предприятия. Рабочие документы  самого предприятия определяют  особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются: документ по учетной политике предприятия; формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем; графики документооборота.

     Основная  цель курсовой работы состоит в изучении действующих методик документооборота первичных бухгалтерских документов.

     В соответствии с данной целью в  исследовании были поставлены следующие задачи:

     - дать определение понятию первичных  учётных документов и показать их значение при организации бухгалтерского учёта на предприятии.

     - рассмотреть классификацию первичных  учётных документов.

     - показать существующие формы  первичных учётных документов

     - охарактеризовать систему документооборота  первичных учётных документов.

     - рассмотреть документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности.

Основная  часть

1 Основы первичного учета на предприятии

1.1 Понятие первичных  учетных документов и их значение

      Юридическая энциклопедия даёт следующее  определение первичным учётным  документам. Первичные учётные документы – это оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после её завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции, на основании которых ведется бухгалтерский учёт (Рисунок 1)¹. Так как оформление этих документов является началом учётной регистрации хозяйственных операций, то они составляют основу учётной информации, обеспечивая бухгалтерский учёт сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации. К первичной учётной документации относятся накладные, счета-фактуры, договора, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, наряды, квитанции, товарные чеки и иные документы. Информация, содержащаяся в таких документах, систематизируется и накапливается в процессе ведения регистров бухгалтерского учёта. 

Рисунок 1 - Порядок составления первичных документов. 

     Перечень лиц, имеющих право подписи первичной учётной документации, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Как правило, такими лицами являются сотрудники бухгалтерии, отделов снабжения и сбыта, отделов контроллинга. Нужно отметить, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, обязательно подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

     Первичный учётный документ должен быть составлен  в момент совершения операции (если это невозможно, то непосредственно после её окончания). За своевременное и качественное оформление документа, передачу его в нужный отдел, а также достоверность содержащихся в нём данных ответственны лица, составившие и подписавшие этот документ.

     Учётная документация является одним из важнейших  элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному  и непрерывному отражению хозяйственных  операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия.

     После поступления в бухгалтерию первичные  учётные документы проверяются  на полноту и качество заполнения, а так же на законность совершенных  хозяйственных операций и логическую увязку отдельных показателей. После окончания обработки на документах ставится специальная отметка, чтобы исключить возможность повторной обработки. Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа, следовательно, все первичные учётные документы должны составляться с соблюдением установленных правил и требований².

     Значение  первичных документов на предприятии  огромно. Первичные учётные документы  – это документы, которыми должны оформляться все хозяйственные  операции, проводимые организацией; они составляют основу учётной информации, обеспечивая бухгалтерский учёт сведениями, необходимыми для достоверного отражения хозяйственной деятельности организации. Ни одна операция не может быть отражена в учёте, если на неё нет надлежащим образом составленного документа. Значение первичных документов можно разделить на несколько блоков, указанных в таблице №1³.

Таблица № 1

     Таким образом, первичный бухгалтерский  документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.

     Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного  документа. Поэтому каждый первичный  учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.

     Наиболее  распространенный материальный носитель – учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной  операции. Они могут заполняться  от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).

     Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями.

1.2 Классификация  первичных учетных документов

     Классификацию первичных учетных документов можно  представить в виде схемы (Приложение А)⁴.

     По  назначению бухгалтерские документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

     Распорядительные  документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др. (Приложение Б).

     Распорядительные  документы не подтверждают факта  осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных  записей не являются.

     Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

     Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов.  К таким документам относятся:

      -документы по учету ОС и  НМА;

     -документы  по учету сырья и материалов;

     -документы  по учету кассовых операции;

     -документы  по учету банковских операции;

     -документы  по учету НДС;

     -документы  по расчетам с подотчетными  лицами;

     -документы  по учету рабочего времени  и начислению зарплаты.

     Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый) (Приложение В).

     По  объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления  они делятся на первичные и  сводные.

     Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные,  документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

     Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.

     По  способу использования документы  подразделяются на разовые и накопительные.

     В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей.

     Накопительные документы составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций⁵.

     По  месту составления документы  подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате), оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие от других юридических и физических лиц.

     По  количеству учетных позиции документы  бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

     По  способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную, на пишущей машинке и на компьютере⁶.     

     Таким образом, в ходе осуществления хозяйственной  деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения на них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по однородным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.

1.3 Форма первичных учетных документов

     В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся  на типовые и специализированные.

     Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

     К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. 

     С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

1. Назначению.
2. Порядку формирования.
3. Способу использования.
4. Статусу в системе информационного обеспечения.
5. Месту составления.
6. Количеству учетных операций.
7. Оформлению однородных операций.
8. Способу заполнения.

     Первичные учетные документы должны содержать  все сведения, необходимые для  получения полного представления  о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

     В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное  требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

     Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное  предназначение:

     во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

     во-вторых, документ служит первичным учетным  документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

     Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

     В том случае, если форма первичных  учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

     К обязательным реквизитам относятся:

     - наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;

     - наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).

     - дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

     - указание сторон, участвующих в  совершении хозяйственной операции,

     - измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении),

     - содержание хозяйственной операции,

     - наименование должностных лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

     - личные подписи указанных лиц.

     Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

     В целях реализации приведенных законодательных  положений об унифицированных формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах"возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий⁷. В названном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ⁸.

     Во  исполнение указанного Постановления Правительства РФ Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации⁹.

     С 1 января 1999 г. организации применяют  формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых  унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а.            Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основания для совершения хозяйственной операции.

     При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных  форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа).

     Удаление  отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

     вносимые  изменения должны быть оформлены  соответствующим организационно-распорядительным документом организации;

     организацией  может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной документации в случае отсутствия формы в альбоме унифицированных форм Госкомстата России¹⁰.

     Регистрация документа проводится после его  подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.

     Наряду  с унификацией важное значение имеет  стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

     В настоящее время существуют следующие  унифицированные формы первичной  учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.

     По  учету кадров. Например:

     N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме  работника на работу";

     N Т-2 "Личная карточка работника";

     N Т-3 "Штатное расписание";

     N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе  работника на другую работу";

     N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска работнику";

     N Т-7 "График отпусков";

     N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении  действия трудового договора (контракта)  с работником";

     N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку";

     N Т-10 "Командировочное удостоверение";

     По  учету использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда. Например:

     N Т-12 "Табель учета использования  рабочего времени и расчета  заработной платы";