Первичный учёт в организации

Введение

      Актуальность  выбранной темы обусловлена тем, что значение первичных документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

      В связи с этим назрела необходимость  рассмотрения данной темы.

      Цель  работы состоит в том, чтобы комплексно и всесторонне исследовать первичные документы – основу финансовой отчётности.

      Исходя  из намеченной цели, поставлены следующие  основные задачи:

      1. Рассмотреть теоретические основы первичного учёта в организации:

      1) изучить понятие и значение первичных документов бухгалтерского учёта;

      2) описать классификацию первичных учётных документов;

      3) исследовать приемку, проверку и бухгалтерскую обработку первичных документов.

      2. Проанализировать первичные документы как основу финансовой отчётности:

      1) изучить понятие и классификацию финансовой отчётности;

      2) провести анализ назначения бухгалтерской отчетности;

      3) охарактеризовать оформление бухгалтерской отчётности в РФ.

      Предметом исследования является изучение первичных документов, как основы финансовой отчетности.

      Теоретической и методологической основой исследования являются фундаментальные положения  экономической науки, специальная  литература по проблемам бухгалтерского учёта, монографии, научные статьи в периодических изданиях по исследуемой проблеме и т.д.

      Работа базируется на таких методах познания: абстрактно-логистический, диалектический, аналитический, экономико-статистический, традиционные методы группировки, сравнения и обобщения.

      Структура работы состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

      1. Теоретические основы первичного учёта в организации

1.1. Понятие и значение первичных документов бухгалтерского учёта 

      Начальной стадией регистрации хозяйственных  операций в организации является первичный учет. Объектами первичного учета являются все те операции, которые тем или иным образом оказывают воздействие на изменение средств организации и источники их формирования – расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями, приобретение и заготовление материалов и др. В соответствии с общими принципами бухгалтерского учета каждая хозяйственная операция должна быть зафиксирована непосредственно в момент ее совершения, а если это невозможно осуществить, то непосредственно после ее окончания. Фиксация существа хозяйственной операции осуществляется посредством составления документа. Документ – письменное свидетельство, доказательство какого-либо действия. Первичный документ – бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, подтверждающий факт ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий факт ее совершения [20, С.131].

      Процесс создания документов, достоверность  и своевременность их передачи для  отражения в бухгалтерском учете  организации должны проводиться  в соответствии с утвержденным графиком документооборота. В Российской Федерации применяются типовые межведомственные формы первичной учетной документации.

      Типовые бланки учетных документов содержат реквизиты, представляющие собой показатели для заполнения данными конкретной свершившейся хозяйственной операции. В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н (в ред. приказов Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н, от 24.03.2000 N 31н, от 18.09.2006 N 116н) первичные документы, в том числе на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты [7, С.3]:

1. Наименование документа (формы), код формы.
2. Дату составления.
3. Содержание хозяйственной операции.
4. Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении).
5. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

      В зависимости от характера операции, требования нормативных актов и  технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

      Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей  длительное время (чернилами, шариковой  ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) – также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

      В составе документов различают [9, С.52]:

1. первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);
2. учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т. д.);
3. отчетность (баланс и приложения к нему).

      Все записи в бухгалтерском учете  ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся  в учетные регистры, там они  систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

      Первичная документация дает начало движению учетной  информации, обеспечивает бухгалтерский  учет сведениями, необходимыми для  сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

      Первичные документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое  значение [14, С.64].

      Практическое  значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).

      Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т.д.

      Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии.

      Документы имеют важное значение и для анализа  производственно-хозяйственной и  финансовой деятельности с целью  выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.

      Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.

      Экономическое значение документов состоит в том, что они позволяют укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т.д. [14, С.66].

      Таким образом, первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.

      Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного  документа. Поэтому каждый первичный  учетный документ должен составляться с соблюдением установленных  правил и требований.

      Наиболее распространенный материальный носитель – учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).

      Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями [8, С.32]. 

1.2. Классификация первичных учётных документов 

      Разнообразие  хозяйственных операций требует  составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной  операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

      Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в следующей таблице [13, С.35]:

Таблица 1

Классификация документов

      По  назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

      Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа.

      К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске.

      Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

      Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

      Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

      Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д.

      К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские  справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

      Комбинированными  называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

      Сочетание в одном документе признаков  нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает  количество документов и затраты  на их приобретение.      Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

      По  способу / порядку составления различают первичные и сводные документы.

      Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

      Сводными  называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами.      Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов.

      Сводные документы позволяют уменьшить  количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся  разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

      Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных  документов и получения укрупненных  показателей и, во-вторых, для группировки  данных первичных документов с целью  получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

      По  способу отражения хозяйственных  операций документы делятся на разовые и накопительные.

      Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов – сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходных ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

      Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

      По  месту составления документы делят на внутренние и внешние.

      Внутренние  документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

      Внешние документы составляют вне данного предприятия и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

      Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать  только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

      По  качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

      По  степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.).

      Составление документов является трудоемким процессом. Использование персональных компьютеров  в бухгалтерском учете дает возможность  заполнять документы полностью  на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации [13, С.42]. 
 
 
 
 

1.3. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка первичных документов  

      Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к  записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически [9, С.72].

      При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

      В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  при осуществлении отдельных  хозяйственных операций, первичные  учетные документы по ним могут  быть приняты к исполнению с письменного  распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

      Проверка  по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

      После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

      После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается  в определении счетов, на которые  следует записать по дебету и кредиту  оформленные в документах хозяйственные  операции.

      Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

      Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных  форм первичной учетной документации.

      Унификация  форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

      Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

      Правительство РФ Постановлением от 8.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также обязало Госкомстат и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации. Указанный порядок был утвержден Постановлением Госкомстата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 г. № 57а/ 27-н. В соответствии с этим порядком с 1 января 2003 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласованию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти.

      Введение  унифицированных форм первичной  учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной  политики производится с начала финансового  года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.