Планирование и использование рабочего времени руководителя

ОГЛАВЛЕНИЕ   
 

Введение                                                                                                                 

1 ПЛАНИРОВАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РУКОВОДИТЕЛЯ  

1.  Рабочее время и его структура                                                                             

1.2 Планирование рабочего времени руководителя

1.3 Организация рабочего дня руководителя 

2 ХАРАКТЕРИСТИКА ХОЗЯЙСТВА                                                                

2.1 Юридический статус                                                                                      

2.2 Земельные ресурсы                                                                                         

2.3 Материально – техническая база                                                                   

2.4 Специализация хозяйства                                                                               

2.5 Трудовые ресурсы 

 3 ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ                                                                                     

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИЛИОГРАФИЧЕСКИЙ  СПИСОК 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Управление появилось вместе  с людьми. Там где хотя бы  два человека объединялись в  стремлении достичь  какой-либо  общей цели, возникала задача координации их совместных действий, решение которой кто-то из них должен был брать на себя. В этих условиях он становился руководителем, управляющим, а другой - его подчиненным, исполнителем.

    На всех этапах становления  общества проблема управления стояла довольно острой и многие люди пытались решить ее, но их труды носили разрозненный характер и не составляли обобщенной теории.

    И только во второй половине  прошлого века после победы  промышленной революции на Западе  ситуация резко изменилась. Рыночные отношения овладели всеми сферами жизни общества. Как грибы после дождя росли крупные фирмы. Требовавшие большого числа руководителей высшего и среднего уровней, способных принимать грамотные рациональные решения, умевших работать с большими массами людей, которые были бы свободны в своих поступках. Поэтому  от  управляющих  требовался  высокий профессионализм, компетентность, умение соизмерять свою деятельность с существующими законами. В результате появляется группа людей, специально занимающихся управленческой деятельностью. Этим руководителям уже не нужно держать своих подчиненных в повиновении властной рукой. Главной задачей становится кропотливая организация, и каждодневное управление производством в целях обеспечения наибольшей прибыли  собственникам фирмы. Эти люди стали называться менеджерами.

    В настоящее время существует  некоторый минимум различных  характеристик для современного  менеджера. Что это за характеристики, и каким должен быть современный  менеджер, и пойдет речь в этой  работе. 
 
 
 

2. Рабочее время  и его структура

   Труд - это любые умственные и физические усилия, прилагаемые людьми в процессе хозяйственной деятельности. Время, в учение которого человек трудится, называется рабочим днём, или рабочим  временем.

   Продолжительность рабочего времени величина изменчивая, но и она имеет определенные границы. Его максимальная продолжительность определяемся двумя факторами: во-первых, человек не может работать двадцать четыре часа в сутки, поскольку ему необходимо время для сна, отдых, принятия пищи, то есть на восстановление способности трудиться. Во-вторых, граница рабочего времени определяется требованиями морального и социального характера, ведь человеку необходимо не только физическое восстановление сил, но и удовлетворение каких-то духовных потребностей.

   В зависимости от назначения рабочее  время делится на время работы и время перерывов. Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа. Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

   Рабочее время руководителя затрачивается  на выполнение определённых задач управления, входящих в его должностные обязанности  и направленных на управление деятельностью  организации и людьми:

1. Составление  плана деятельности, куда входит  постановка задач на предстоящий  период работы и программирование  необходимых для их выполнения  мероприятий.

2. Организация  деятельности как в масштабе  всего предприятия, так и в  рамках его функциональных подразделений.

3. Планирование  ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством  и обучение.

4. Руководство  персоналом, его мотивирование, информирование  и сотрудничество с ним.

5. Принятие  решений.

6. Контроль  за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

7. Совершенствование  деятельности организации в целом.

Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в  выполнении заданий, может в зависимости  от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому  встаёт вопрос о его рациональном использовании и экономии. Поэтому  целесообразно проводить анализ затрат рабочего времени. 

1.2 Планирование рабочего времени руководителя 

      При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

      Любая цель имеет смысл только тогда, когда  установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач. Выбор цели - это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия - это практические действия.

      Выполнение  определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому  после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени  потребуется для их выполнения. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день.

      Планирование  предполагает постепенное продвижение  вперёд, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы различные  мероприятия можно было распределить по времени их реализации. В конце уходящего года следует определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев - годовой план.

      Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются события истёкшего периода и при необходимости вносятся изменения в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые следует добавить в план или перенести на следующий квартал.

      Из  квартального плана задачи переходят в месячные планы, составление которых осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в часах). В этих планах устанавливается также время для решения дополнительных задач.

      Исходя  из месячного плана, составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий период. Планирование работы на неделю может включать определение центральной задачи (на которой необходимо сконцентрировать усилия на этой неделе);

      -выявление задачи, требующей наибольших затрат времени;

      -определение обязательных задач (которые необходимо начать или подготовить к завершению на этой неделе);

      -выполнение рутинной работы (телефонные разговоры, совещания и т.д.);

      - определение задач, которые следовало бы решить на этой неделе (возможные задачи).

      Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются задачи и  дела, которые должны быть выполнены  в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой  последнюю и самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

      План  работы руководителя на день представлен  в приложении 1.

Эффективно  управлять исполнительским и  творческим временем, реально и точно  его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания о делах, совещаниях, встречах. В еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.

      Планирование  позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

      Практика  показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к  сокращению времени на решение непосредственно  управленческих проблем.

      Далее рассмотрим, как наиболее рационально организовать рабочий день с тем, чтобы максимально эффективно использовать свои возможности и временные ресурсы 

1.3 Организация рабочего дня руководителя 

      Разобрав  причины дефицита времени и инвентаризацию времени, можно поговорить и об основных организационных принципах распорядка дня. Самый главный принцип: "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот".

      Самое главное в работе - это найти  свой личный стиль, он будет самым  лучшим. А следующие правила и  принципы могут послужить импульсами для составления распорядка дня, но они не носят характера обязывающих рекомендаций.

      Все организационные принципы можно  условно разделить на три группы:

Начало  дня:

1. Начинать  день с позитивным настроением  (для каждого дня нужно находить  какое-нибудь позитивное начало, т.к. тот настрой, с которым приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для будущих успехов и неудач).

2. Хорошо  позавтракать и без спешки - на  работу (старт с точностью до  наоборот очень легко может  испортить настроение на целый  день).

3. Начинать  работу нужно в одно и то  же время (человек - пленник  привычек, а таким образом можно  приступать к работе в определенное  время дня).

4. Перепроверка  плана дня (это нужно для  того, чтобы переоценить степень  важности и срочности, поставленных  накануне целей и задач, т.к. план на день должен быть реалистичным).

5. В  начале - ключевые задачи (начинать  нужно с дел, имеющих больший  приоритет).

6. Приступать  без "раскачки" (различные социальные  контакты, типа приветствий, обсуждения  последних новостей, нужно перенести на менее напряженное время).

7. Согласовывать  план дня с секретарем (т.к.  секретарь является важнейшим  партнером менеджера, (когда речь  идет о создании оптимальных  условий для деятельности), то  с ним нужно согласовать все  сроки, приоритеты, цели, и тогда он будет эффективнее работать и оградит от всех ненужных помех).

8. Утром  заниматься сложными и важными  делами (когда возникнут текущие  дела и разного рода отвлечения, уже не получится уделить достаточно  времени на важнейшие вопросы).

Основная часть дня:

1. Хорошая  подготовка к работе (ею можно  существенно рационализировать  и сэкономить общее рабочее  время).

2. Влиять  на фиксацию сроков (установленные  ранее сроки принимаются безоговорочно;  но нужно стараться, обговаривая  сроки, которые плохо укладываются в собственные планы, приспосабливать их к своим интересам, тем самым получая альтернативные варианты).

3. Избегать  действий, вызывающих обратную реакцию  (перепроверяйте все свои акции  (согласование сроков, визиты, письма, телефонные разговоры) с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции).

4. Отклонять  дополнительно возникающие неотложные  проблемы (отвлечение на так называемые  срочные обстоятельства приводит  к забвению на более или  менее длительное время первостепенных  задач, а это влечет за собой дополнительные затраты времени и средств).

5. Избегать  незапланированных импульсивных  действий (импульсивное отклонение  от разработанного плана снижает  производительность, поскольку не  соблюдаются установленные приоритеты).

6. Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп (нужно рассматривать паузы не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха; но злоупотреблять ими тоже нельзя, может исчезнуть способность к концентрации).

7. Небольшие  однородные задачи выполнять сериями (необходимо расправляться с мелочами (телефонные звонки, "летучки", диктовка писем, чтение корреспонденции), объединяя однородные задачи в блоки).

8. Рационально  завершать начатое (отвлечение  от основной задачи стоит немало  времени, т.к. по возвращении к ней приходится вновь повторять уже проделанное; вследствие такого нарушения систематичности в работе существенно ограничиваются способности к творчеству и решению проблем).

9. Использовать  временные промежутки (не оставляйте  незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания, используйте их с наибольшей пользой).

10. Работать  антициклично (в течение более  спокойного дообеденного периода  старайтесь решать самые важные  из запланированных задач; "беспокойный"  период используйте для выполнения дел, запланированных "про запас").

11. Выкраивать  спокойный час (необходимо каждый  день резервировать одного спокойного, или закрытого, часа, в течение  которого никто не будет беспокоить - это время для себя; используйте  это время для важных, но не срочных, носящих долговременный характер, например для повышения уровня квалификации).

12. Контролировать  время и планы (наряду с отслеживанием  своего времени, необходимо перепроверять  свои планы дня с точки зрения  выполненных задач, установления новых приоритетов).

Конец дня:

1. Завершать  несделанное (завершение небольших  начатых дел, отсрочка которых  может привести к дополнительным  затратам труда, например просмотр  корреспонденции).

2. Контроль  за результатами и самоконтроль (сравнение намеченного в распорядке дня объема работы с реально выполненной).

3. План  на следующий день (нужно разработать  план на следующий день с  установлением целей, приоритетов  и т.п.).

4. Домой  с хорошим настроением (нужно  радоваться предстоящему заслуженному  отдыху после трудового дня и не переносить проблемы на работе в семью).

5. Каждый  день должен иметь свою кульминацию  (в смысле позитивного образа  жизни важно осознать, какое качество  и какую ценность имеет каждый  день для жизни руководителя; нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем).

 Таким образом, применяя на практике организационные принципы начала, середины и конца дня, руководитель сможет составить свой собственный распорядок дня и руководствоваться им в своей повседневной деятельности.

Значительную  часть рабочего времени руководитель проводит в своём кабинете, где  он принимает посетителей, ведёт  телефонные переговоры, просматривает  деловые бумаги и принимает самые  важные решения по тем или иным управленческим вопросам. Поэтому правильная организация рабочего места руководителя экономит его физическую и умственную энергию, способствует повышению эффективности его труда. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 ХАРАКТЕРИСТИКА ХОЗЯЙСТВА 

2.1 Юридический статус 

Полное  официальное наименование предприятия – СПК им. Нуриманова

Банковские  реквизиты: ИНН 0269021470

Организационно - правовая форма: Производственный кооператив

Председатель: Куптараев Юрий Николаевич

образование высшее - БСХИ

Главный бухгалтер: Зиннатуллина Гузель Назифовна

                                              образование высшее - БГАУ

      Вид деятельности: производство и реализация сельскохозяйственной продукции.

       Хозяйство специализируется на производстве скотоводческо-зерновой  продукции. В структуре производства и реализации преобладает зерно, молоко и мясо. 

2.2 Земельные ресурсы 

        Земельные ресурсы являются важнейшей предпосылкой и естественной основой создания материальных благ. Земля в сельскохозяйственном производстве выступает в качестве главного средства производства. Она является основой производственной деятельности и важнейшим условием существования человеческого общества.

       По состоянию на 1 января 2010 года в СПК им. Нуриманова общая земельная площадь составляет 7472 гектар, из них сельскохозяйственные угодья – 6959 гектар.

       В составе сельскохозяйственных угодий наиболее продуктивной и ценной является пашня, которая представляет собой основной объект приложения труда и средств в производстве продукции сельского хозяйства. Помимо нее важную роль играют и кормовые угодия – сенокосы и пастбища. Но при современном неокультуренном состоянии они менее продуктивны. В таблице 1 приведен состав земельного фонда СПК им. Нуриманова.     

Таблица 1     Состав и изменение  земельного фонда СПК им. Нуриманова 

       По данным таблицы можно сделать вывод, что в последний год площадь пашни уменьшилась на 7,5%. Произошло это за счет увеличения площади сенокосов и пастбищ, соответственно на 10,6% и 15,1%.

Наличие земли достаточно для рентабельного  ведения хозяйства, нужно эти  земельные ресурсы более эффективно использовать. Эффективность использования земли в СПК им. Нуриманова наглядно показана в таблице 2. 
 
 
 

Таблица 2 Эффективность использования земли

       Из таблицы 2 видно, что урожайность зерновых и зернобобовых за последние три года идет по возрастающей (увеличилась на 11,2%), поэтому и выход продукции растениеводства на гектар пашни увеличивается (увеличилась на 210,1%). По данным отрасли животноводства также видно, что земля с каждым годом используется эффективнее чем в предыдущем году – выход мяса скота увеличился на 94,6%. Стоимость чистой прибыли на 1га сельхозугодий также увеличилась почти в 4 раза, но это без учета инфляции. Это происходит благодаря правильному и эффективному управлению предприятием, благодаря вовремя проведенным агротехническим мероприятиям.

2.3 Материально – техническая база 

     СПК им. Нуриманова обеспечена транспортными средствами, сельскохозяйственной техникой практически в полном объеме, только во время уборки зерновых используются комбайны из МТС. В хозяйстве имеется 44 трактора (на начало 2010 года их было 40), 9 сеялки, 11 комбайнов (из них 7 зерноуборочных), 8 доильных установок, 4 транспортеров для уборки навоза , 20 грузоперевозящих автомобилей. Если посмотреть в динамике обеспеченность хозяйства техникой, то заметно, что количество работающей техники в последние годы увеличивается. Это связано с приобретением сельхозтехники в лизинг в 2009 году.

      Энергоресурсами СПК им. Нуриманова обеспечена. Всего энергетических мощностей в хозяйстве – 15867 л.с. Всю полученную электроэнергию (616 тыс.кВт*ч) используют в полном объеме. Применение энергии и электричества показано в таблице 3.

Таблица 3 Показатели   обеспеченности   и   использования энергетических ресурсов

       По данным таблицы 3 вывод, что по электровооруженности и энерговооруженности рабочей силы проявляется стабильная тенденция увеличения – соответственно на 32,9% и на 49,5% за три последние года. Это связано, как я считаю, с сокращением численности рабочих при постоянных энергетических мощностях и электроэнергии. Энергооснащенность увеличилась на 9,7%. По электрооснащенности  за последние три года проявляется тенденция снижения на 7,0%. Связано это с повышением цен за электроэнергию.