Планирование и организация участия в предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии

Титульник

РЕФЕРАТ

Объем работы: 44 страницы, 5 таблицы, 4 рисунков, 1 приложений, 17 литературных источников.

Тема: Планирование и организация участия в предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии.

Объект курсовой работы: ООО «Линда-стиль».

Ключевые слова: выставки, конкуренция, мероприятия, эффективность, предприятие.

Цель курсовой работы: освещение аспектов выставочно-ярмарочной деятельности, а также изучение планирования и организации участия предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии.

Задачи: раскрыть понятие выставочной деятельности, рассмотреть процесс их проведения, особенности исследования и основные методы.

Теоретическая и практическая значимость исследования заключается в возможности использования результатов исследования в качестве базы дальнейших теоретических и прикладных изысканий с целью прогнозирования направлений и динамики развития рынка выставок Республики Беларусь.

 ________________

СОДЕРЖАНИЕ

                                                                                                                    Стр.

ВВЕДЕНИЕ

Выставки и ярмарки – это не просто форум или рынок. Они являются незаменимыми помощниками каждого предпринимателя. Значение выставок и ярмарок для экспонента определяется, прежде всего, возможностью:

― непосредственной коммуникации с потенциальными потребителями и покупателями, поставщиками и субподрядчиками, которые заинтересованы в получении информации и налаживании связей;

― «дать знать о себе»;

― обменяться информацией со специалистами;

― почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов и изучить их политику;

― проанализировать отклики посетителей о качестве, ценах товаров/услуг его фирмы и товаров/услуг его основных конкурентов;

― провести широкомасштабные рекламные мероприятия по продвижению товаров/услуг экспонента с использованием самых разнообразных средств;

― и многие другие.

Но выставка или ярмарка несут выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и урегулировать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом, покупатель имеет возможность познакомиться с товаром «в живую», с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Это особенно важно при покупке машин и оборудования. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.

Однако предприятию следует помнить, что участие в торговых ярмарках и выставках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую. Ведь на ярмарке или выставке наиболее опасны для Вас ваши собственные ошибки и менее – конкуренты. Поэтому прежде, чем принять решение об участии в выставке или ярмарке, его следует тщательно обдумать. Если же предприятие твердо уверено в необходимости участия в выставке или ярмарке и четко сформулировало основные цели и задачи своего участия, то ему необходимо также разработать во всех деталях его выставочную или ярмарочную деятельность, касаемо численного состава персонала экспозиции и его соответствующей подготовки, аренды выставочной площади и ее нахождения, планирования самого стенда и размещения на нем выставляемой продукции, рекламных мероприятий и т.д.

Целью данной работы является освещение аспектов выставочно-ярмарочной деятельности, а также изучение планирования и организации участия предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии.

Задачами данной курсовой работы является освещение аспектов выставочно-ярмарочной деятельности:

• определение понятия «выставки» в современных условиях;
• определение «выставки» и её основных составляющих;
• роль выставки в экономическом росте кампании;
• подготовка и участие в выставке;
• оценка эффективности участия в выставке.

После освещения основных понятий связанных с теоретическими аспектами, связанными с темой курсовой работы на их основе должна быть создана усовершенствованная модель выставочной деятельности. Аргументом для исследования именно данной темы стали следующие положения:

• её актуальность;
• социальная важность;
• большое поле для развития существующих партнерских отношений и установление новых;

Предметом для курсовой работы стала организация и совершенствование выставочной деятельности, как одна из самых эффективных возможностей воплотить в жизнь идеи, направленные на улучшение деятельности компании.

Объект исследования – ООО «Линда-Стиль».

1. ПОНЯТИЕ, КЛАССИФИКАЦИЯ  И ЗНАЧЕНИЕ ЯРМАРОК И ВЫСТАВОК

Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями несмотря на то, что границы между понятиями торговой ярмарки и выставки часто не различимы и на практике имеют тенденцию к ограничению до минимума, было бы целесообразным провести смысловое противопоставление торговых ярмарок и выставок .

Ярмарка – кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в целях привлечения значительного числа фирм (экспонентов) одной или нескольких отраслей, представляющих образцы своих товаров (экспонатов) для их демонстрации, ознакомления и заключить торговые сделки.

Выставка – кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого значительное число фирм (экспонентов) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют новые товары, идеи или услуги одной или нескольких отраслей для информирования потенциальных потребителей о своей фирме и её продукции в целях содействия продажам [2, с. 17].

Ярмарки зародились как мероприятие рыночного характера, основной целью которого являлся сбыт. В отличии от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность [3, с.11].

Таким образом, целью ярмарки является предоставление ее участникам – экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки – показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники. Необходимо отметить, что установившийся на многих торговых ярмарках/выставках обычай допускать посещение некоммерческой публики в конкретные дни и часы, ни в коем случае не свидетельствует об изменении их характера. В табл.1.1. рассматриваются основные причины участия в выставках.

Таблица 1.1

Причины участия в выставке

По составу участников, месту проведения и экономическому значению различают выставки и ярмарки:

― региональные;

― межрегиональные;

― национальные;

― международные;

Региональные ярмарки и выставки имеют сферу действия в радиусе 100 км, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются главным образом для демонстрации возможностей малых по величине предприятий.

Межрегиональные имеют одинаковую структуру с региональными, однако располагают большим радиусом действия и обычно адресуются более крупным предприятиям. Национальные ярмарки и выставки, уходящие своими корнями в конец 18-го века и появившиеся вначале во Франции, являются витриной местной промышленности. Они проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта и обычно имеют межотраслевой характер. Предпосылкой проведения международных ярмарок/выставок, организуемых как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них экспонентов и посетителей из различных стран. В них обычно без ограничения могут участвовать фирмы любой страны. Международный или, лучше сказать, многонациональный характер они приобретают лишь в том случае, если в них участвуют, по крайней мере, 10-15% зарубежных экспонентов [4, с.16].

Среди международных выставок следует выделить всемирные выставки, целью которых является показ достижений стран – участниц и крупных международных организаций в области науки, техники, культуры. Они не преследуют непосредственно коммерческих целей. На всемирных выставках бывает представлено, как правило, большинство стран мира. Характерным для развития международных выставок и ярмарок является рост их специализации, причем это в большей степени относится к выставкам, чем к ярмаркам. Усиление специализации объясняется огромным увеличением номенклатуры изделий, выпускаемых различными отраслями промышленности, до таких размеров, что даже демонстрация только образцов всех товаров в одном месте на одной площади становится затруднительной. Поэтому все чаще организуются международные выставки и ярмарки, представляющие лишь одну или несколько родственных отраслей производства. Кроме того, специализированные выставки ориентированы на четко очерченную группу специалистов, здесь выделена целевая аудитория и, естественно, это выгодно фирмам-экспонентам. Характерным является значительное увеличение доли машин и оборудования среди экспонатов выставок, что связано с ростом торговли этими товарами и с их спецификой. Оборудование, приборы и машины лучше всего показывать в действии, поскольку это помогает выявить их производительность, технологические свойства и особенности конструкции. Это широко практикуется на выставках и поэтому привлекает широкий круг потребителей. Наибольшее число специализированных ярмарок приходится на отрасли, производящие товары широкого потребления, в том числе одежду, обувь, ткань. По срокам и способу проведения выставки и ярмарки можно подразделить на следующие виды:

― краткосрочные выставки (соло-выставки)

Проводятся в течение не более трех недель. Они могут носить либо общий характер, т.е. представлять достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными.

― передвижные выставки.

Они организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных транспортных средств. Получает все большее распространение организация плавучих выставок, в частности, Японией, Швецией, Англией. Такие выставки устраиваются на борту крупного судна, которое посещает портовые города нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров. Довольно широко стали использоваться передвижные выставки образцов товаров в автофургонах, салонах самолетов.

― постоянные выставки

Эти выставки организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам.

― большую роль стали играть постоянно действующие торговые центры, создаваемые развитыми странами за границей.

Они осуществляют широкую деятельность по организации специализированных выставок в странах их местонахождения. Они предоставляют фирмам-экспонентам бесплатно выставочную площадь, осуществляют за свой счет проектирование и оформление выставок и отдельных стендов, монтаж и демонтаж экспонатов, оплачивают работу местных оформительских и других фирм, предоставляют участникам выставок информацию о положении на рынке товаров[5].

По частоте проведения выставки и ярмарки могут быть:

1. периодические (проводящиеся каждые 2 -3 года и т. д.);
2. ежегодные;
3. сезонные;

Выставочный и ярмарочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет – самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как план выставок, координаты и имена ответственных лиц за каждую выставку или ярмарку, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций, пресс-конференций для каждой выставки [6, с. 339].

Однако в то же время в современных дискуссиях о будущем ярмарки или выставки порой рисуются перспективы, с которыми не всегда можно согласиться. Например, «физическое присутствие в качестве посетителя ярмарки стало не обязательным». Этот вывод основан на широком использовании телекоммуникаций, т.е. происходит замена классической ярмарки «телеярмаркой». С технической точки зрения это осуществимо. Но в этом случае пропадает сама атмосфера. А именно она в значительной степени способствует успеху развития компании и продаж на ярмарках[11, с. 627].

2.ОРГАНИЗАЦИИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ  ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ВЫСТАВОК И ЯРМАРОК

Регулированием деятельности выставок и ярмарок занимаются как учреждения стран, на территории которых они проводятся, так и международные организации. К международным организациям, регулирующим деятельность международных выставок и ярмарок, относятся:

1. Международное бюро выставок создано в 1931 г. для наблюдения за выполнением Парижской конвенции 1928 г. «О международных выставках» [6]. В задачи Конвенции входит регламентация порядка организации официальных всемирных выставок, классификация выставок, определение прав и обязанностей стран, организующих выставки и участвующих в них, порядок присуждения наград экспонентам товаров. Конвенция определяет сроки организации выставок с учетом их категории. Страна, организующая выставку, должна зарегистрировать ее в Международном бюро выставок не позднее, чем за шесть месяцев до рассылки приглашений. Конвенция предусматривает ряд льгот для участников выставки: бесплатное предоставление площади под экспонаты; временно беспошлинный ввоз экспонатов с обязательством их обратного вывоза; беспошлинный ввоз каталогов и других рекламных изданий, строительных материалов для возведения павильонов и стендов, образцов для бесплатной раздачи и дегустации. Если этому не препятствуют законы страны, экспонент имеет право продать свои экспонаты по окончании выставки. Важное значение имеет также запрещение повышения таможенных пошлин страной, в которой проводится выставка, за шесть месяцев до ее открытия и во время функционирования [6].
2. Союз международных ярмарок создан в 1925 г. в целях организации и поддержания постоянного сотрудничества международных ярмарок, защиты их прав, расширения круга их деятельности и, таким образом, содействия развитию товарообмена между государствами. Союз является частным объединением. Члены Союза делятся на членов-учредителей, действительных и чрезвычайных членов.

Членами – учредителями считаются те ярмарки, по инициативе которых основан Союз. В действительные члены Союза принимаются ярмарки, юридически признанные в качестве международных правительством своей страны, созданные авторитетными организациями, существующие минимум пять лет, имеющие собственное ярмарочное оборудование, привлекающие в качестве участников промышленные и торговые фирмы, минуя посредников. Действительными членами могут быть ярмарки, в странах нахождения которых, не имеется международных ярмарок, уже являющихся членами Союза. В качестве чрезвычайных членов принимаются ярмарки, организованные в странах, в которых существует одна или несколько международных ярмарок – членов Союза. Союз международных ярмарок разрабатывает проект мероприятий, способствующих развитию ярмарок, создает арбитражные комиссии для решения споров между своими членами, содействует рекламе международных ярмарок, выпускает ежемесячный журнал. В своей деятельности Союз добился некоторых результатов: распространения на территории международных ярмарок положения о таможенных складах, упрощения таможенных формальностей, выделения участникам ярмарок импортных контингентов, патентной охраны выставленных на ярмарках изобретений, установления льготных транспортных тарифов на перевозку ярмарочных грузов, выдачи бесплатных виз посетителям ярмарок и др.

3. Рыночная группа по международным ярмаркам. Комиссии по развитию внешней торговли при Европейской Экономической Комиссии ООН создана в 1955 г. В ее состав входят представители 20 стран, а также Союз международных ярмарок и Международная торговая палата. Группа разработала ряд рекомендаций правительствам стран – членов ООН относительно административных льгот, которые предоставляются международным ярмаркам и выставкам образцов. Эти рекомендации определяют порядок выдачи виз участникам выставок и ярмарок (бесплатно, в кратчайшие сроки – не позднее 15 дней), порядок ввоза на выставки и ярмарки рекламного и строительного материалов, необходимых для оформления стендов (беспошлинно), образцов для проб и экспонатов (временно беспошлинно), порядок получения экспонентами иностранной валюты, предоставления им товарных контингентов и пр.

Помимо перечисленных международных организаций существуют также временные объединения международных отраслевых выставок и ярмарок по отдельным группам товаров: автомобилям, мотоциклам, металлорежущим станкам, полиграфическому оборудованию, текстилю. Эти международные организации содействуют проведению международных выставок и ярмарок и стремятся унифицировать и распространить льготы для их участников, посетителей, а также грузов на все универсальные и отраслевые выставки и ярмарки международного значения.

Местные учреждения. Это министерства и ведомства, торговые палаты, ассоциации промышленников и торговцев, общественные организации, содействующие развитию международных связей, и городские муниципалитеты. Ими создаются постоянные рабочие органы по управлению ярмарками и временные – по управлению выставками, выставочные комитеты или управления, являющиеся юридическими лицами. Управления или комитеты через соответствующий аппарат организуют подготовку и проведение выставок и ярмарок. Правовое положение участников выставок и ярмарок и их устроителей определяется утвержденным надлежащим порядком регламентом или правилами участия в выставках и ярмарках. Правительства государств, на территории которых проводятся выставки и ярмарки, оказывают им содействие в создании материальной базы и в установлении различных льгот для экспонентов и их грузов[19].

Важной формой организационно-технической работы управлений и комитетов международных выставок и ярмарок является проведение мероприятий, способствующих обмену научно-техническим опытом между участниками, и содействие в осуществлении рекламы товаров. Эти мероприятия оказывают серьезное влияние на международную торговлю, привлекая на выставки и ярмарки специалистов, промышленников, торговцев и увеличивая суммы экспортно-импортных сделок[16].

Ярмарочная и выставочная деятельность получила довольно широкое развитие в Республике Беларусь. Ежегодно в республике проводится более ста ярмарок и выставок самой разнообразной тематики. Проведением подобных мероприятий занимается около 20 различных организаций. Наиболее Крупными из них являются выставочная компания «Минскэкспо», выставочное общество «ЭКСПОФОРУМ», закрытое акционерное общество (ЗАО) «Техника и коммуникации», государственное выставочное объединение «Республиканский выставочный центр», акционерное общество «Центр поддержки предпринимательства «Центр XXI век».

Кроме международных универсальных и специализированных ярмарок и выставок в республике проводятся выставки-продажи товаров народного потребления и специализированные оптовые ярмарки.

Ярмарочная и выставочная деятельность субъектов хозяйствования за рубежом осуществляется в виде организации национальных выставок Республики Беларусь, белорусских национальных экспозиций и коллективных белорусских экспозиций на зарубежных международных ярмарках и выставках. Основными организаторами таких коллективных экспозиций выступают Белорусская торгово-промышленная палата, ЗАО «Техника и коммуникации».

ЗАО «Техника и коммуникации» создано в 1990 г. Основными направлениями его деятельности являются организация и проведение международных выставок, конгрессов, симпозиумов, оказание услуг по строительству выставочных стендов. ЗАО «Техника и коммуникации» проводит крупнейшие в Беларуси специализированные международные выставки по медицине, телекоммуникациям, компьютерам, банковским системам, энергетике, экологии, торговому и офисному оборудованию, товарам народного потребления.

Наряду с ЗАО «Техника и коммуникации» одной из крупных организаций, занимающихся ярмарочной и выставочной деятельностью, является государственное выставочное объединение «Республиканский выставочный центр». В его состав вошла бывшая выставка достижений народного Хозяйства (ВДНХ) Республики Беларусь.

Государственное выставочное объединение «Республиканский выставочный центр» проводит крупнейшие в Республике Беларусь международные специализированные выставки по актуальным для республики направлениям: медицина, телекоммуникации, информатика, радиоэлектроника и приборостроение, автомобилестроение и др., а также универсальные ярмарки.

Большое значение для Республики Беларусь имеет Национальный выставочный центр «Белэкспо» – это современное, самофинансируемое предприятие, которое включает в себя два выставочных павильона: по ул.Я.Купалы, 27 (5135 кв.м. закрытой выставочной площади) и по пр. Победителей, 14 (3071 кв.м. соответственно) и оказывает весь комплекс выставочных услуг. В 2008 году НВЦ «Белэкспо» отметило свой 40-летний юбилей. Его история началась 27 декабря 1968 года в Минске, когда открылась Выставка достижений народного хозяйства (ВДНХ БССР) [14, с. 56].

Сегодня «Белэкспо» – крупнейшая выставочная компания Беларуси, продолжая традиции, заложенные 40 лет назад, содействует развитию экономики республики и ее интегрированию в мировое хозяйство. Основной сферой деятельности была и остается организация и проведение выставок – международных, специализированных, универсальных. НВЦ «Белэкспо» первым в стране стал проводить региональные выставки. И сегодня выставки «Брест. Содружество», «Еврорегион «Неман», которые проходят в Бресте и Гродно широко известны в Украине, России, Польше, Литве, Латвии.

НВЦ «Белэкспо» является одним из ведущих организаторов Национальных выставок Республики Беларусь. Только за последнее время национальные экспозиции были представлены в Узбекистане, Молдове, России (Москва, Краснодар, Ярославль, Екатеринбург, Казань). В среднем в год НВЦ «Белэкспо» проводит более 40 выставочных мероприятия. Среди них такие широко известные проекты как «СтройЭкспо», «Отдых», «Турбизнес», «Белтекслегпром», «Продэкспо», «Мебель», «Кульбытхозтовары», выставка вооружений и военной техники «Milex», выставка перспективных технологий и систем «PTS», единственная в Беларуси выставка подобной тематики «Свадебный салон». Осенние оптовые выставки-ярмарки, такие как «Мебель», «Продэкспо», «Культбытхозтовары», «Белтекслегпром» являются одними из крупнейших и самых представительных оптовых торгов республики. На них формируются рыночные ресурсы, что весьма актуально для производителей отечественных товаров и предприятий торговли республики. В процессе работы участники ярмарки имеют возможность сформировать заявки и заказы на производство и поставку товаров, уточнить потребность по основным товарным группам, провести соответствующую работу по расширению ассортимента предлагаемых к продаже товаров, выработать правила договорных отношений.

Почти все выставки НВЦ «Белэкспо» сопровождаются масштабными деловыми программами. Это семинары, круглые столы, конференции, в центре внимания которых актуальные вопросы экономики и современного производства. НВЦ «Белэкспо» был первым, кто в рамках выставки «АвтотехЭкспо 06» провел конференцию «Интернет для автомобильной промышленности». Впервые за историю развития белорусского сегмента Интернета было уделено особое внимание использованию возможностей Сети для развития конкретного промышленного сектора экономики. Большой популярностью у специалистов пользуется Международная научная конференция по вопросам новых оборонных технологий, систем вооружения и военной техники, которая проводится в рамках выставки Milex. Известны за пределами Беларуси и конференции, посвященные телекоммуникционным технологиям, организованные во время работы выставки PTS.

НВЦ «Белэкспо» социально активная компания. На протяжении многих лет центр принимает участие в подготовке республиканского фестиваля-ярмарки «Дожинки». Каждый год 1 июня в День защиты детей компания проводит широкомасштабный праздник с выставкой детского творчества и концертами. НВЦ «Белэкспо» тесно сотрудничает с другими выставочными предприятиями страны. На площадях центра проходят все наиболее значимые выставочные мероприятия республики.

В ярмарках и выставках широкое участие принимают белорусские фирмы. Однако не все фирмы могут участвовать в подобных мероприятиях из-за отсутствия необходимых финансовых ресурсов. Поэтому дальнейшее развитие ярмарочной и выставочной деятельности в республике тесным образом связано с государственной поддержкой предприятий, особенно малых и средних [6, с. 30].

3.ОРГАНИЗАЦИЯ УЧАСТИЯ  В ВЫСТАВКАХ И ЯРМАРКАХ

Ушла в прошлое эпоха, когда выставочная деятельность была мобилизована на обеспечение непосредственного сбыта товаров. Сегодня участие в торговых ярмарках и выставках имеет глобальные цели и стоит на службе всех составляющих комплекса маркетинга. Стенд перестал быть краткосрочной «торговой точкой» и превратился в платформу преследования глобальных предпринимательских целей и, в первую очередь, совершенствования фирменного имиджа экспонента.

Решение предприятия о продвижении своих коммерческих интересов посредством участия в торговых ярмарках или выставках, зависит, прежде всего, от двух следующих факторов:

1. От тенденции к участию в ярмарках/выставках, наблюдающейся в отрасли, к которой это предприятие принадлежит.
2. От масштабов, в которых основные конкуренты предприятия используют ярмарки и выставки в качестве средства продвижения своей продукции на рынке.

Существующая тенденция такова: крупные предприятия предпочитают строго отраслевые ярмарки/выставки, используют большие стенды и участвуют в этих мероприятиях систематически, в противоположность им малые и средние предприятия участвуют в ярмарках/выставках нерегулярно и ограничиваются обычно мероприятиями местного масштаба. В то же время современный уровень развития ярмарок предоставляет малым и средним предприятиям широкие перспективы. Речь идет не только о все увеличивающемся количестве региональных ярмарок или выставок, но и об отраслевых ярмарках.

Это явление не новое. Например, всемирно известный ныне автомобильный салон в Женеве, действующий с 1904 года, представляет типичную отраслевую ярмарку. Предприятие может принимать участие в торговых ярмарках, выставках и прочих подобных мероприятиях внутри страны и за рубежом в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия (например, павильон страны). От способа участия в ярмарке или выставке зависят методы его организации, бюджет расходов, а часто и конечный результат [10].