Планирование и осуществление закупок товаров торговым предприятием у поставщиков. на базе супермаркета « Магнит»

Министерство образования и науки Челябинской области

Междисциплинарная курсовая работа

по профессиональному модулю ПМ 01

« Организация и управление торгово-сбытовой деятельности»

Тема: Планирование и осуществление закупок товаров торговым предприятием у поставщиков.

на базе супермаркета « Магнит»

Выполнила: студентка группы 20К

Рецензент: Оценка:

Златоуст, 2014 

Оглавление

Тема: Планирование и осуществление закупок товаров торговым предприятием у поставщиков.

Введение.

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле. С неё, по существу, начинается коммерческая работа.

В настоящее время существует большая конкуренция в сфере продаж, многие оказываются не конкурентоспособными и уходят с большого рынка.

По своей экономической природе закупки представляют собой товарооборот, осуществляемый субъектами торговой деятельности с целью последующей перепродажи закупленных товаров.

Правильно организованные закупки дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для снабжения населения или розничной торговой сети, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, обеспечивают эффективную работу торгового предприятия

Актуальность выбранной темы обусловлена современным состоянием организации закупочной деятельности в торговле, потерпевшей коренные изменения в условиях рыночной экономики. Данные изменения состоят в том, что на смену фондовому распределению товаров при административно-командной экономике, система централизованного прикрепления покупателей к поставщикам, твердых государственных цен, неравенства хозяйствующих субъектов, жесткой регламентации поставок товаров, отсутствия самостоятельности, инициативы, предприимчивости коммерческих работников пришла эпоха свободных рыночных отношений, она характеризуется:

-       свободой выбора партнера, контрагента по закупке товаров;

-       множественностью источников закупки (поставщиков);

-       равноправием партнеров;

-       возросшей ролью договоров, контрактов на поставку товаров;

-       саморегулированием процессов поставки товаров;

-       свободой ценообразования;

-       конкуренцией поставщиков и покупателей;

-       экономической ответственностью сторон;

-      инициативой, самостоятельностью и предприимчивостью коммерсанта по закупке товаров.

Целью курсовой работы является изучение закупочной деятельности на примере торгового предприятия «Магнит» занимающегося закупкой хранением и реализацией продовольственных и не продовольственных товаров.

Основные задачи этой работы:

1. Исследование товарных рынков.
2. Описание оперативного планирования закупок.
3. Изучение источников, организация закупок товаров.
4. Форма договорных отношений и порядок их оформления.
5. Контролирование и учет поступлений товаров от поставщиков.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОК.

1. Сущность и значение закупочной работы  

  Формирование товарных запасов необходимы для деятельности торгового предприятия, осуществляется при помощи такой функции коммерческих служб как закуп товаров. Если при административно командной системе управления каждое торговое предприятие имело собственные фонды, четкое прикрепление поставщиков к конкретному торговому предприятию, то в условиях рынка каждый предприниматель самостоятельно решает куда направить, и в каком объеме свои средства, какой сегмент потребителя охватить. Какие товары реализовывать, с кем налаживать хозяйственные связи и т.д.

 Одной из важнейших коммерческих  функций является закупочная  работа. Правильно организованная, она не только способствует  удовлетворению потребительского  спроса, но и позволяет уменьшить  вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта  товаров.

Для решения этих задач работа по закупкам товаров должна включать в себя следующие операции:

• изучение и прогнозирование покупательского спроса;
• определение потребности в товарах;
• выявление источников поступления товаров и выбор поставщиков;
• установление хозяйственных связей с поставщиками;
• контроль над исполнением договоров.

Принятие коммерческих решений по закупкам товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса.

Объем и структура спроса населения развиваются под воздействием следующих факторов: социально-экономических (уровень денежных доходов населения, уровень розничных цен и т. д.); демографических (численность и состав населения, размер и состав семей и т. д.); природно-климатических; исторических; национальных и др. Поэтому изучение спроса требует комплексного подхода, позволяющего получить полную информацию о необходимых потребителю товарах и ценах, которые они готовы за них заплатить. Такая информация не только способствует изучению спроса, но и помогает выявлять тенденции его изменения и развития.

Существуют различные способы изучения и прогнозирования спроса, применяемые в торговле. Например, анализ показателей товарооборота, товарных запасов и товарооборачиваемости, а также реализованного и нереализованного спроса оптовых покупателей. Полезными могут оказаться данные опросов покупателей о приобретаемых ими товарах, пожелания и замечания по их качеству и ассортименту. Такие опросы по заказу оптовых организаций могут проводиться, например, в магазинах. Там же возможна организация выставок новых товаров.

Полученные различными способами и систематизированные данные являются основой для определения потребности в товарах. При этом не только рассчитывается объем подлежащих закупке товаров, но и уточняется их ассортимент.

Следующим элементом работы по закупке товаров является выявление источников их поступления и выбор поставщиков.

При проведении закупочной работы покупатели должны исходить из возможности максимального использования товарных ресурсов, в котором они осуществляют свою деятельность. Для этого коммерческим службам необходимо владеть информацией о местных промышленных и

сельскохозяйственных предприятиях (поставщиках-изготовителях) и производимых ими товарах (ассортименте, качестве, упаковке, ценах).

При выборе поставщиков-изготовителей важную роль играет не только то, какие товары они производят и продают в настоящее время, но и их возможности по усовершенствованию, а также выпуску новых товаров.

Чтобы закупать товары, которые не производят местные предприятия, коммерческим работникам необходимо постоянно анализировать рекламные объявления, в том числе и поставщиков-посредников, с предложениями оптовой продажи товаров. Поиску поставщиков товаров способствует также посещение выставок новых товаров, оптовых ярмарок, оптовых рынков и товарных бирж.

К важнейшим элементам закупочной работы относится установление хозяйственных связей с поставщиками товаров. Под хозяйственными связями понимают складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров экономические, организационные, коммерческие, финансовые, правовые и другие отношения.

Регулирование таких отношений осуществляется с помощью правовых норм гражданского законодательства. Так как взаимоотношения между покупателями и поставщиками возникают в процессе купли-продажи, то они строятся на базе договора купли-продажи или отдельного его вида — договора поставки.

2. Исследование товарных рынков.

Знание рынка и рыночных процессов изначально было заботой предпринимателей. Оно позволяет им обоснованно принимать решения, готовится к борьбе с конкурентами, снижать степень неизбежного риска, планировать на перспективу. Разработка и внедрение в практику системы изучения рынка обходится недешево, не говоря уже о том, что требует значительных интеллектуальных усилий. Специфика современной жизни требует от субъектов экономических отношений проведения глубокого анализа протекающих на рынке процессов, дабы обеспечить эффективное использование наличных ресурсов и качественное удовлетворение потребительских требований.

Качественный и комплексный анализ товарного рынка включает в себя:

выявление и оценку характерных тенденций на рынке;

анализ ситуации на рынке и изменение на нем за определенный период времени;

расчет емкости рынка (существующий и возможный), как в финансовом, так и в натуральном виде;

прогнозирование возможного объема продаж продукции на рынке;

изучение присутствующих действующих лиц на рынке, расчет их части на рынке и глубины их проникновения на определенный сегмент рынка;

выявление основных пристрастий потребителей в отношении специфических особенностей товара, а также уровень известности в глазах покупателей тех или иных торговых марок;

аудит различных видов продвижения и сбыта продукции, а также наличие и особенности формальных и неформальных связей между основными игроками на рынке.

Основная задача исследований конкурентов заключается в том, чтобы получить необходимые данные для обеспечения конкурентного преимущества на рынке, а также найти пути сотрудничества и кооперации с возможными конкурентами. Выявляются сильные и слабые стороны конкурентов, изучается занимаемая ими доля рынка, реакция потребителей на маркетинговые средства конкурентов (совершенствование товара, изменение цен, товарные марки, проведение рекламных кампаний, развитие сервиса), изучаются материальный, финансовый, трудовой потенциал конкурентов, организация управления деятельностью. Результатом таких исследований становиться выбор путей и средств достижения наиболее выгодного положения на рынке относительно конкурентов (лидерство, следование за лидером, избежание конкуренции), определение активных и пассивных стратегий обеспечения ценового преимущества или преимущества за счет качества предлагаемых товаров. Исследования рынка позволяют получить самые полные и ценные с точки зрения потребителя сведения о потребительских параметрах изделия (дизайн, надежность, цену, эргономику, сервис, функциональность), а также данные для формирования наиболее удачных аргументов рекламной кампании, выбора подходящих торговых посредников.

Исследование цены направлено на определение такого уровня и соотношения цен, который позволял бы получать наибольшую прибыль при наименьших затратах (минимизация затрат и максимизация выгоды). В качестве объектов исследования выступают затраты на разработку, производство и сбыт товаров (калькуляция издержек), степень влияния конкуренции, поведение и реакция потребителей на цены товара (эластичность спроса). В результате проведенных исследований выбираются наиболее эффективные соотношения "затраты - цены" (внутренние условия, издержки производства) и "цена - прибыль" (внешние условия);

цель исследования товародвижения и продаж - определить наиболее эффективные пути, способы и средства быстрейшего доведения товара до потребителя и его реализации. Главными объектами изучения становятся торговые каналы, посредники, продавцы, формы и методы продажи, издержки обращения. Исследования включают также анализ функций и особенностей деятельности различных типов предприятий оптовой и розничной торговли, выявление их сильных и слабых сторон, характера сложившихся взаимоотношений с производителями. Такие сведения позволяют определить возможности увеличения товарооборота предприятия, оптимизировать товарные запасы, разработать критерии выбора эффективных каналов товародвижения и приемы продажи товаров конечным потребителям;

исследование системы стимулирования сбыта и рекламы - также одно из важных направлений маркетинговых исследований, цель которых - как, когда и с помощью каких средств лучше стимулировать сбыт товаров, повысить авторитет товаропроизводителя на рынке, успешно осуществлять рекламные мероприятия.

3. Оперативное планирование закупок.

Планирование представляет собой процесс формирования планов развития торгового предприятия на основе анализа результатов его деятельности за предшествующие периоды и стратегии работы на будущий период.

В современном производстве широко распространены различные системы оперативного планирования, определяемые как внутрифирменными факторами, так и внешними рыночными условиями. Под системой оперативного планирования производства в экономической литературе принято понимать совокупность различных методик технологий плановой работы, характеризующихся степенью централизации, объектом регулирования, составом календарно-плановых показателей, порядком учета и движения продукции и оформления учетной документацией. Обязательным условием эффективного функционирования системы оперативного планирования производством является наличие обоснованной нормативной

базы, куда входят, в частности: календарно-плановые нормативы, нормы материалоемкости, нормы использования производственных мощностей, нормы материальной обеспеченности производства. Выбор той или иной системы оперативного планирования в условиях рынка определяется главным образом объемом спроса на продукцию и услуги, затратами и результатами планирования, масштабом и типом производства.

Мероприятия по планированию закупок:

1) прогнозирование спроса на  конечную продукцию;

2) корректировка спроса по последним  поступившим заказам;

3) календарное планирование транспортных  перевозок;

4) планирование потоков и движения  продукции;

5) оперативное планирование производства;

6) календарное планирование закупок;

7) составление плана закупок.

Управленческие мероприятия, связанные с планированием закупок:

1) управленческая обработка заказов  клиентов (сортировка, составление  списка);

2) контроль над качеством предоставляемых  услуг;

3) контроль над рейсами с отгруженным товаром;

4) учет и проведение инвентаризации  запасов готовой продукции, сырья  и материалов, полуфабрикатов, комплектующих;

5) оформление заказов региональных  складов центральным складам;

6) обработка и анализ заказов  производственных подразделений;

7) управленческий  контроль  над  качеством предоставляемых услуг;

8) управленческая обработка заказов  поставщикам.

Для того , чтобы планировать закупки надо определиться не только в продажах и закупках и ассортименте в группах. Основным отсчётом должно быть состояние склада, т.е. его содержание. Существует оптимальное количество товара на складе когда расходы по содержанию склада и расходы на доставку товара равны между собой (в теории), что обеспечит минимальные издержки.

В задачи оперативного планирования входит и определение оптимального способа закупки товаров. Можно выделить следующие способы:

Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки) Его преимущество простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки - большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярная закупка мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляет ему партиями в течение определенного периода. Преимущества данного метода таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Его недостатки: вероятность заказа избыточного количества товаров; необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе.

Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок.

Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

Количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно;

Поставщики перед выполнением заказа связываются с покупателями;

Оплачивается только поставленное количество товара;

По истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Изучение и поиск источников, организация закупок товаров.

Для успешного выполнения коммерческих операций по закупкам товаров предприятия должны систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки и поставщиков товаров. Коммерческие работники должны хорошо знать свой экономический район и его природные богатства, промышленность, сельское хозяйство, производственные возможности и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях.

Важная роль в коммерческой работе отводится изысканию дополнительных ресурсов из местного сырья, продукции кооперативной промышленности, подсобных, фермерских хозяйств, продукции индивидуальной трудовой деятельности. Коммерческий аппарат должен выявлять возможности развития новых видов производства и восстановления старых забытых промыслов, особенно художественных, вести учет и повседневно регистрировать производителей товаров, еще не связанных договорными отношениями с предприятием, готовить предложения по вопросам увеличения производства нужных товаров, расширения ассортимента, улучшения качества.

Коммерческим работникам следует посещать производственные предприятия (поставщиков-изготовителей) с целью ознакомления с производственными возможностями предприятия, объемом и качеством выпускаемой продукции, а также участвовать в совещаниях с работниками промышленности, в работе оптовых ярмарок, выставок - просмотров новых образцов изделий.

Коммерческим работникам необходимо постоянно следить за рекламными объявлениями в средствах массовой информации, специализированных изданиях, за биржевыми сведениями, проспектами, каталогами. Формирование товарных ресурсов является предметом постоянной работы торгового аппарата предприятия. В рыночных условиях формы и методы этой работы претерпели существенные изменения. Главные изменения заключаются в том, что на смену методам централизованного распределения товарных ресурсов пришла рыночная практика свободной купли-продажи товаров по ценам спроса и предложения. Поэтому коммерческая инициатива торговых работников по вовлечению в товарооборот максимальных товарных ресурсов с целью получения необходимой прибыли должна сочетаться с заботой о конечных покупателях, учетом их платежеспособности, недопущением неоправданного роста цен, предоставлением населению возможности приобрести товары по доступным ценам.

К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления, т.е. тех или иных отраслей народного хозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров, их можно классифицировать на несколько групп по различным признакам (функциональным, территориальным, формам собственности, ведомственной принадлежности и др.). В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщиков-изготовителей и поставщиков - оптовых предприятий.

Поставщики-изготовители - производственные предприятия, фирмы, частные предприниматели и т.д., выпускающие товары потребительского назначения различного ассортимента для удовлетворения спроса потребителей.

Поставщики - оптовые предприятия закупают товары у поставщиков-изготовителей, а также у оптовых посредников и реализуют их оптовым покупателям (розничным торговым предприятиям, агентам, брокерам, розничным торговцам и т.д.).

Поставщиками оптовыми предприятиями могут быть оптовые предприятия общенационального (федерального) и регионального уровней различного товарного ассортимента (специализации), составляющие основу оптовой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры) а также организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржи, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады и т.п.).

Оптовые посредники в условиях рыночной экономики приобретают самостоятельное значение в сфере закупочной (оптовой) деятельности.

По территориальному признаку поставщики товаров могут быть местными (внутриобластными), внеобластными, республиканскими и внереспубликанскими. Оптовые предприятия чаще всего закупают товары у внеобластных и внереспубликанских поставщиков, учитывая, что не во всех областях и республиках развито производство тех или иных товаров и их приходится завозить. Местные поставщики-изготовители зачастую поставляют товары непосредственно розничным торговым предприятиям, минуя оптовые базы.

По принадлежности к той или иной хозяйственной системе различают внутрисистемных (относящихся к той же системе, в которую входят и оптовые покупатели) и внесистемных (все остальные) поставщиков.

По форме собственности поставщики могут быть частными, государственными, муниципальными, кооперативными и иных форм собственности.

Изучая источники закупок товаров, коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные карточки, причем их целесообразно группировать по местным, межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточках указываются данные о производственной мощности предприятия, количестве и ассортименте выпускаемой продукции, возможности производства других товаров, условиях поставки товаров и другие сведения, интересующие оптовые базы. Коммерческая деятельность в торговле основана на закупочной работе: предприниматели на собственные денежные средства закупают товар, который затем преобразуют в денежные средства с некоторым приращением (прибылью).

Коммерческая работа в торговле начинается с закупки товаров в целях последующей их продажи.

Основная задача закупочной работы - выгодное приобретение товара в целях удовлетворения потребительского спроса. Закупочная работа является одной из наиболее ответственных функций торговых предприятий. Правильно организованные оптовые закупки позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

В коммерческой деятельности в ходе закупки организация определяет необходимость приобретения товаров и услуг, выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и поставщиков.

Процесс закупки включает в себя:

- приобретение потребительских  товаров;

- организацию перемещения  приобретенных товаров;

- организацию смены собственника  и места размещения;

- сбор, анализ и передачу  информации различным подразделениям  торгового предприятия (бухгалтерии, отделу сбыта, транспортному отделу).

Рационально организованные закупки дают возможность:

- сформировать конкурентоспособный  ассортимент товаров оптовых и розничных торговых предприятий для удовлетворения запросов целевых покупателей;

- осуществлять воздействие  на производство товаров в  соответствии с требованиями покупательского спроса;

- обеспечивать прибыль торговому предприятию за счет разницы между ценами закупки и продажи.

Закупка и продажа товаров, составляющие содержание коммерческих связей торговых предприятий, участвующих в поставках товаров, являются начальной стадией в организации доведения товаров из сферы производства в сферу потребления.

Для предприятий совершение закупок и продажи составляет основу их коммерческой деятельности. Розничные предприятия, участвующие в оптовой торговле, совершают преимущественно оптовые закупки, которые являются важнейшим условием их основной деятельности - продажи товаров населению.

Коммерческая работа по закупкам товаров в рыночных условиях базируется на принципах современного маркетинга. Коммерческие работники с помощью стратегий (политик) маркетинга получают информацию и на ее основе должны определить: что закупить; сколько закупить; у кого закупить; на каких условиях закупить.

Решения по первым двум вопросам должны приниматься во взаимодействии специалистов отдела закупки и отдела (службы) маркетинга, а при отсутствии в штате маркетологов - совместно с менеджерами (продавцами) отдела продаж, складскими работниками.

Принятие решения, у кого закупить и на каких условиях, является непосредственной обязанностью лица, занимающегося закупочной деятельностью.

Коммерсанты получают сведения,: в каких регионах спрос на данные изделия (емкость рынка) наиболее высокий; где закупка продукции и ее сбыт, могут принести наибольшую прибыль.

Коммерческие фирмы руководствуются результатами маркетинговых исследований и строят свою политику закупок. Они заключают долгосрочные соглашения с поставщиками тех товаров, на которые ожидается повышение спроса.

Информация маркетинговых служб позволяет коммерсантам заблаговременно подготовиться к смене поставщиков морально устаревших товаров на других, которые освоили выпуск более современных или принципиально новых товаров.

В каждом конкретном случае коммерсанты учитывают условия, в которых работает торговое предприятие, условия прогноза, информационное обеспечение и другие факторы.

Работа по оптовым закупкам товаров включает в себя комплекс взаимосвязанных коммерческих операций. Весь процесс закупочной работы состоит из предварительных, собственно закупочных и заключительных коммерческих операций.

К предварительным операциям по закупке относятся:

- изучение и прогнозирование  покупательского спроса;

- определение потребности  в товарах;

- выявление и изучение  источников закупки, выбор поставщиков;

- составление заявок и  заказов на поставку товаров;

- разработка преддоговорных  требований к поставщикам и  условиям поставки.

Собственно закупочные операции включают:

- заключение договоров  и разовых сделок на поставку  товаров;

- уточнение развернутого  ассортимента поставляемых товаров;

- приемку товаров и  их оплату поставщикам.

Заключительные операции по закупкам включают:

- оперативный учет выполнения  договоров поставки;

- оформление и предъявление  штрафных санкций за нарушение  договоров поставки;

- контроль над ходом  выполнения оптовых закупок.

Осуществление закупок товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса. Собранная информация о спросе позволяет обосновывать коммерческие решения по закупкам товаров.

4. Форма договорных отношений и порядок их оформления.

Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Форма сделок бывает устной и письменной. Отдельные сделки могут совершаться путем осуществления конклюдентных действий и молчания.

Конклюдентные действия - это поведение, посредством которого обнаруживается намерение лица вступить в сделку. Например, опуская в автомат деньги, лицо изъявляет волю на покупку товара, содержащегося в автомате.

Молчание может иметь правообразующую силу, если законом или соглашением сторон ему придается такое свойство. Только в этих случаях молчание свидетельствует о выражении воли субъекта породить или допустить юридические последствия. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от другой договаривающейся стороны.