Планирование и управление товарно-материальными запасами

Тема 4. Планирование и управление товарно-материальными  запасами

 

 

1. Политика управления запасами

В качестве одного из важнейших направлений  деятельности менеджера компании выступает  управление запасами. Это является следствием того, что достижение максимальной рентабельности собственного капитала возможно в основном двумя способами: повышением эффективности (рентабельности) производственной деятельности и повышением оборачиваемости активов.

Действительно, капитал, замороженный в виде запасов, не только не приносит «процентов»  на вложенный капитал, но и требует  затрат по хранению. Поэтому современные компании стараются минимизировать уровень запасов.

С другой стороны, нехватка запасов также приводит к потерям как материальным - затраты на срочную покупку и доставку, так и не выражающихся непосредственно в денежном виде - потеря доверия клиентов.

Таким образом, необходимо построение такой  системы управления запасами, которая бы минимизировала издержки по владению запасами. При этом в отношении определенной категории запасов предприятием вырабатывается соответствующая политика управления.

Политика управления запасами - это часть общей политики управления оборотными активами предприятия, заключающейся в оптимизации общего размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей, минимизации затрат по их обслуживанию и обеспечении эффективного контроля за их движением.

Разработка  политики управления запасами охватывает ряд последовательно выполняемых этапов работ, основными из которых являются:

1. Анализ запасов  товарно-материальных ценностей  в предшествующем периоде - выявление уровня обеспеченности производства и реализации продукции соответствующими запасами товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде и оценка эффективности их использования:

1.1. Показатели общей суммы запасов товарно-материальных ценностей — темпы ее динамики, удельный вес в объеме оборотных активов и т.п.

1.2. Структура запасов в разрезе их видов и основных групп, выявляются сезонные колебания их размеров.

1.3. Эффективность использования различных видов и групп запасов и их объема в целом, которая характеризуется показателями их оборачиваемости.

1.4. Объем и структура текущих затрат по обслуживанию запасов в разрезе отдельных видов этих затрат.

Классификация затрат по компонентам:

1. Затраты, связанные с владением  материалами:

1.1. Коммерческие затраты:

1.1.1. Проценты:

1.1.2. Страхование;

1.2. Затраты на хранение:

1.2.1. Содержание складов;

1.2.2. Операции по перемещению запасов.

1.3. Затраты, связанные с риском  потерь вследствие:

1.3.1. Устаревания;

1.3.2. Порчи;

1.3.3. Замены одного вида материала  на складе другим;

1.3.4. Замедления темпов потребления  данного продукта.

1.4. Возможности получения прибыли  путем альтернативного вложения средств:

1.4.1. Увеличение производственной мощности;

1.4.2. Снижение стоимости продукции;

1.4.3. Капиталовложения в другие предприятия;

1.4.4. Выплата дивидендов.

2. Затраты, связанные с размером  партий:

2.1. Выдача и закрытие заказов;

2.2. Ведение соответствующих переговоров;

2.3. Подготовка производства:

2.3.1. Наладка оборудования;

2.3.2. Испытание первого образца изделия;

2.3.3. Брак, полученный при наладке  оборудования;

2.3.4. Потери времени на период освоения  операций.

2.4. Потери мощности при изменении видов работ.

2.5. Затраты на перемещение партий, оперативное планирование и расходы,  связанные с ускорением оборота оборотных средств.

2.6. Риск исчерпания запасов.

3. Затраты, связанные с дефицитом  запасов:

3.1. Ускорение доставки поступающих материалов:

3.1.1. Расходы на связь;

3.1.2. Расходы на разъезды;

3.1.3. Оплата агента;

3.1.4. Дополнительные расходы,  связанные с малыми размерами  партий.

3.2. Ускорение движения запасов на  предприятии:

3.2.1. Затраты на изменение графика  очередности заказов;

3.2.2. Дополнительные затраты, связанные  с дроблением партий.

3.3. Ускорение поставки отгружаемых  материалов:

3.3.1. Расходы на связь;

3.3.2. Расходы на перевозку товаров  отдельными партиями;

3.3.3. Премии за быструю транспортировку.

3.4. Коммерческие убытки и расходы  - потеря прибылей и рост доли  накладных расходов, связанный с сокращением объема продаж из-за отсутствия требуемых товаров:

3.4.1. Конкуренты получают возможность  установить связи с ее заказчиками;

3.4.2. Заказчики побуждаются к размещению  заказов у других поставщиков;

3.4.3. Необходимость затрат времени на восстановление связей с клиентами.

4. Затраты на управление запасами:

4.1. Затраты на обучение:

4.1.1. Технического персонала;

4.1.2. Управленческого аппарата;

4.2. Затраты на содержание:

4.2.1. Технических служащих;

4.2.2. Конторских служащих.

2. Определение целей формирования запасов:

а) обеспечение текущей производственной деятельности (текущие запасы сырья и материалов);

б) обеспечение текущей сбытовой деятельности (текущие запасы готовой продукции);

в) накопление сезонных запасов, обеспечивающих хозяйственный процесс в предстоящем периоде (сезонные запасы сырья, материалов и готовой продукции) и т.п.

В процессе формирования политики управления запасами они соответствующим образом классифицируются для обеспечения последующей дифференциации методов управления ими.

3. Оптимизация размера основных групп текущих запасов:

3.1. Разделение всей совокупности  запасов товарно-материальных ценностей на два основных вида — производственные запасы (запасы сырья, материалов и полуфабрикатов) и запасы готовой продукции.

3.2. В разрезе каждого из видов  выделение запасов текущего хранения — постоянно обновляемая часть запасов, формируемых на регулярной основе и равномерно потребляемых в процессе производства продукции или ее реализации покупателям. Для оптимизации размера текущих запасов товарно-материальных ценностей используется ряд моделей, среди которых наибольшее распространение получила модель Уилсона «Модель экономически обоснованного размера заказа» (Economic ordering quantity — EOQ model). Она может быть использована для оптимизации размера как производственных запасов, так и запасов готовой продукции.

4. Оптимизация общей суммы запасов товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов – расчет оптимальной суммы запасов каждого вида (в целом и по основным группам учитываемой их номенклатуры) осуществляется по формуле:

З_iПЛ = (Т_iТХ * С₀)+ З_iСХ + З_iЦН    (1.1)

где З_iПЛ — оптимальная сумма запасов i-го вида на конец рассматриваемого периода; Т_iТХ — норматив запасов текущего хранения в днях оборота; С₀ — однодневный объем производства (для запасов сырья и материалов) или реализации (для запасов готовой продукции) в предстоящем периоде; З_iСХ — планируемая сумма запасов сезонного хранения; З_iЦН — планируемая сумма запасов целевого назначения других видов.

5. Построение эффективных систем контроля за движением запасов на предприятии -  с целью своевременное размещение заказов на пополнение запасов и вовлечения в хозяйственный оборот излишне сформированных их видов.

Среди систем контроля за движением запасов в странах с развитой экономикой наиболее широкое применение получила «Система ABC».

Суть  этой контролирующей системы состоит  в разделении всей совокупности запасов товарно-материальных ценностей на три категории исходя из их стоимости (стоимость единицы запасов умножают на потребность в натуральных единицах), объема и частоты расходования, отрицательных последствий их нехватки для хода операционной деятельности и финансовых результатов и т. п.

При ранжировании используют правило любителей пива – «20% людей выпивают 80% пива» или «на небольшое количество позиций запасов приходится значительная денежная ценность». При этом выделяют три основные категории товарно-материальных запасов (см. рис. 1.1).

КАТЕГОРИЯ А	Небольшое количество позиций, имеющих наибольшую денежную  ценность
КАТЕГОРИЯ В	Среднее количество позиций, имеющих среднюю денежную  ценность
КАТЕГОРИЯ С	Большое количество позиций, имеющих небольшую денежную ценность

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.1. Особенности управления запасами при методике АВС

 

В категорию «А» включают наиболее дорогостоящие виды запасов с продолжительным циклом заказа, которые требуют постоянного мониторинга в связи с серьезностью финансовых последствий, вызываемых их недостатком. Для управления запасами из данной категории применяются наиболее сложные методики, тщательно отслеживается оборот и наличие данных запасов на складе; особое внимание уделяется работе с поставщиками данных запасов, небольшие ошибки в управлении запасами данной категории приводят к большим потерям. Частота завоза этой категории запасов определяется, как правило, на основе «Модели EОQ». Круг конкретных товарно-материальных ценностей, входящих в категорию «А», обычно ограничен и требует еженедельного контроля.

В категорию «В» включают товарно-материальные ценности, имеющие меньшую значимость в обеспечении бесперебойного операционного процесса и формировании конечных результатов финансовой деятельности. Запасы этой группы контролируются обычно один раз в месяц. Для управления товарами данной категории применяются те же методики управления, но в них используют более простые, приближенные расчеты, большие ошибки при управлении недопустимы, так как они приводят к большим потерям.

В категорию «С» включают все остальные товарно-материальные ценности с низкой стоимостью, не играющие значимой роли в формировании конечных финансовых результатов. Для управления данной категорией запасов применяются упрощенные методы, как правило, используют большой объем одного заказа, создают избыточные страховые запасы (в разумных пределах), реже отслеживается состояние запасов на складе; затраты на скрупулезное управление данным видом запасов не компенсируются экономией от эффективного управления, основная задача управления данной категорией запасов - постоянное наличие их на складе. Поэтому контроль за их движением осуществляется с периодичностью один раз в квартал.

Таким образом, основной контроль запасов  по «Системе ABC» концентрируется на наиболее важной их категории с позиций обеспечения бесперебойности операционной деятельности предприятия и формирования конечных финансовых результатов.

В процессе разработки политики управления запасами должны быть заранее предусмотрены  меры по ускорению вовлечения в оборот сверхнормативных запасов. Это обеспечивает высвобождение части финансовых ресурсов, а также снижение размера потерь товарно-материальных ценностей в процессе их хранения.

6. Реальное отражение в финансовом учете стоимости запасов товарно-материальных ценностей в условиях инфляции. В связи с изменением номинального уровня цен на товарно-материальные ценности в условиях инфляционной экономики, цены, по которым сформированы их запасы, требуют соответствующей корректировки к моменту производственного потребления или реализации этих активов. Если такая корректировка цен не будет произведена, реальная стоимость запасов этих активов будет занижаться, а соответственно будет занижаться и реальный размер инвестированного в них капитала.

В практике финансового менеджмента для отражения реальной стоимости запасов может быть использован метод ЛИФО (LIFО), который основан на использовании в учете последней цены их приобретения по принципу «последний пришел — первый ушел». В отличие от метода ФИФО (FIFO), основанном на принципе «первый пришел — первый ушел», он позволяет получить реальную оценку этих активов в условиях инфляции и эффективней управлять стоимостной формой движения запасов.

2. Модель оптимального размера заказа (модель Уилсона)

Для создания на предприятии эффективной системы управления запасами с целью минимизации совокупных издержек владения необходим широкий спектр информации.

Информация, необходимая  для эффективного управления запасами:

• Прогноз спроса (потребности) (D) - как правило, прогноз спроса по месяцам с учетом сезонных колебаний. Может быть постоянным и переменным (в единицах). Переменный спрос - это такой спрос, при котором существует вероятность отклонения реального дневного спроса от среднего дневного спроса.
• Время выполнения заказа (t_п) - время, которое проходит с момента заказа товаров у поставщика до прихода товара на склад. Время выполнения заказа так же может быть постоянным и переменным. При переменном времени выполнения заказа существует вероятность того, что товар поступит на склад позже установленного срока.

«Степень  неопределенности» прогноза спроса и времени выполнения заказа определяют через среднее квадратичное отклонение (s), которое рассчитывают исходя из статистических данных работы компании и оценки изменения данных показателей в будущем.

• Стоимость хранения 1 денежной единицы запасов (С_h1) – годовые затраты, связанные с хранением 1 денежной единицы запасов за отчетный период (в %, долях от стоимости).
• Стоимость хранения запасов (C_h) – годовые затраты, связанные с хранением единицы запасов за отчетный период (в ден. ед.).

      (2.1)

где Р – стоимость единицы товара (цена товара), ден. ед.

• Стоимость выполнения заказа (C₀₁) – затраты, связанные с выполнением одного заказа на покупку товаров (в ден. ед.).
• Убытки из-за недостатка запасов (С_d) – годовые затраты, которые несет компания вследствие отсутствия единицы запасов на складе в нужное время. Эти затраты могут быть связаны как с простоем оборудования, так и с потерями вследствие снижения объема продаж, (в ден. ед.).

Можно сказать, что общая сумма стоимости  запасов состоит из трех компонентов:

• затраты, связанные с владением (хранением) запасами;

• затраты  по заказу (размещению заказов) запасов;

• затраты, связанные с нехваткой (дефицитом) запасов.

Естественно, в данном случае управляющего интересует только переменная составляющая таких затрат. Практически любая система управления запасами стремится минимизировать эти затраты.

Исходя  из данной классификации, общее уравнение  суммы совокупных годовых затрат на управление запасами имеет следующий вид:

ТС = С_O +C_H +C_D    (2.2)

где С_O - стоимость заказа партии; C_H - стоимость хранения; C_D - стоимость нехватки запасов.

Основные условия  модели Уилсона (модели оптимального размера заказа, модели EOQ):

• Q - объем одного заказа, нат. ед.;
• закупки производятся равномерно;
• товарно-материальные запасы расходуются равномерно в течение периода потребления заказа Т (см. рис. 2.1).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.1. Динамика изменения остатка товаров на складе

 

Следовательно, средний объем запасов на складе:

     (2.3)

 

• Годовая стоимость хранения запасов

Для расчета стоимости хранения всего объема запасов необходимо затраты по хранению одной единицы запасов C_h за период (год) умножить на количество запасов в течение каждого дня периода, которое равно среднему уровню запасов, или единиц.

Годовые затраты на хранение запасов имеют  следующий вид:

,     (2.4)

 

• Годовая стоимость выполнения заказов

Если  спрос на продукцию известен и  зафиксирован на уровне D единиц в год, то при объеме одного заказа (партии) в Q единиц, количество заказов составит:

     (2.5)

Продолжительность цикла заказа (время между перезаказами):

      (2.6)

Годовая стоимость выполнения заказа (С₀) определяется по формуле:

      (2.7)

где D - потребность за период (ед.); Q - объем  заказа (ед.); C_0l - стоимость выполнения одного заказа (руб.).

 

• Годовая стоимость нехватки запасов

Годовая стоимость нехватки запасов определяется так же, как и годовая стоимость хранения, т.е. средний уровень дефицита запасов умножается на годовую стоимость нехватки единицы запасов:

,     (2.8)

где d – максимальное количество единиц дефицита (нехватки) запасов за период (год).

 

Таким образом, сумму совокупных годовых  затрат на управление запасами можно найти по следующей формуле:

ТС = + + ,    (2.9)

 

Необходимо определить размер заказа, при котором затраты, связанные с оборотом запасов сырья и материалов, будут минимальны.

Предположения (ограничения) для модели:

• Ежедневная потребность в запасах постоянна  и определена:

D_CP = D / 365(360)    (2.10)

• Цены на запасы не изменяются значительно – Р = Const;

• Время  поставки равно нулю – t_n = 0 дней;

• Отсутствие запасов на складе не допустимо – d = 0;

• Весь объем заказа поставляется одновременно;

• Заказы на разные виды запасов осуществляются независимо друг от друга.

Оптимальный размер заказа (ОРЗ или EOQ) – это такой объем одной покупки запасов (одного заказа, партии), при котором суммарные годовые затраты на хранение и выполнение заказов минимальны (рис. 2.2).

Из рис. 2.2 видно, что  суммарные годовые затраты минимальны тогда, когда затраты на хранение равны затратам на выполнение заказов:

,      (2.11)

Из уравнения (2.11) определяем оптимальный размер заказа и совокупные расходы на заказ:

ОРЗ (EOQ) = =   (2.12)

 

 

Рис. 2.2. Определение оптимальной партии заказа

 

Минимальные годовые совокупные затраты на размещение заказов и хранение запасов при оптимальном объеме заказа равны:

ТС_min =    (2.13)

С учетом стоимости запасов минимальная  годовая сумма на управление запасами составит:

ТС_min =   (2.14)

где V = D * P – годовая сумма запасов по цене приобретения, ден. ед.

 

Из  формул (2.12) и (2.13) можно сделать ряд выводов:

•При  уменьшении стоимости выполнения заказа (C₀₁) оптимальный размер заказа Q_ОПТ уменьшается, а частота выполнения заказов N_ОПТ увеличивается.

•При  увеличении стоимости хранения (C_h) оптимальный размер заказа Q_ОПТ уменьшается, следовательно, необходимо снизить средний объем запасов на складе.

•Увеличение потребности в запасах (D) приводит к увеличению оптимального размера заказа Q_ОПТ.

 

Модель  оптимального размера заказа может  быть применена при ряде частных  случаев, обладающих особенностями  условий применения данной модели. Рассмотрим эти частные случаи.

 

 

 

 

3. Частные случаи модели  Уилсона

3.1. Время поставки не равно нулю

При ненулевом времени поставки (t_n > 0) возникает проблема - когда размещать заказ для того, чтобы избежать отсутствия запасов на складе.

Если  для получения заказанной партии продукции необходимо время поставки составляет t_n дней, а Т - цикл потребления запасов, то заказ следует размещать в момент времени (Т - t_n). С другой стороны, для удовлетворения спроса за время поставки необходим запас продукции в размере:

      (3.1)

В этом случае заказанная партия будет получена в момент, когда запасы исчерпаются (рис. 3.1).

ТОЧКА ПЕРЕЗАКАЗА - уровень запасов на складе, при котором заказывается новая партия товара - равна потребности за время поставки, т.е. равна q_З.

 

 

 

Рис. 3.1. Динамика запасов без учета страхового запаса

 

Пример: Информация об условиях управления запасами представлена в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Данные об условиях управления запасами

Годовая потребность (D)	10 000 шт.
Стоимость выполнения одного заказа (C01)	50 000 руб.
Стоимость покупки единицы запасов (Р)	50 000 руб.
Стоимость хранения 1 руб. запасов за год (Ch1)	0,5 (50%)
Время поставки (tn)	3 дня

 

Рассчитаем оптимальный размер заказа, используя формулу (2.12):

Количество  заказов в год составит:   .

 

Цикл  потребления запасов составит: 

 

Точка перезаказа составит:   

На  рис. 3.2 представлен график поставок запасов с приведенными выше условиями.

Рис. 3.2. График поставок запасов

 

Минимальные совокупные годовые затраты на управление запасами составят (см. рис. 2.2):

Рассмотрим  динамику роста суммарных затрат по приобретению и хранению запасов в зависимости от размера заказа (рис. 3.3).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.3. Зависимость суммарных затрат от размера заказа

3.2. Принятие решения при скидке

Поставщик сырья предлагает скидку (с%) на закупаемый товар с условием, что объем одного заказа будет больше какой-то величины – Q_С. Всегда ли выгодно принимать предложение поставщика о скидке с таким условием? Для решения данной задачи необходимо найти такой размер заказа, при котором суммарные затраты, с учетом закупочной стоимости, будут минимальны, причем размер этого заказа не обязательно должен быть равен оптимальному размеру заказа.

Если  цена единицы продукции постоянна, то на уровень оптимального заказа она влияния не оказывает. Другое дело, если на большие партии продукции поставщик устанавливает скидку.

Алгоритм  решения:

Шаг 1. Рассчитать оптимальный размер заказа при наличии скидки Q_ОПТ(с).

Шаг 2. Сравнить Q_ОПТ(с) и Q_С. Если Q_ОПТ(с) ³ Q_С, тогда предложение поставщика выгодно и Q_ОПТ(с) - самый выгодный размер заказа.

Если Q_ОПТ(с)  < Q_С, то переходим к шагу 3.

Шаг 3. Вычислить совокупные затраты для Q_ОПТ, включающие стоимость приобретения запасов, без учета скидки по формуле 2.14:

где Р – стоимость покупки единицы  запасов.

Вычислить суммарные затраты для минимального возможного размера заказа с учетом скидки:

  (3.2)

Если  ТС₁ < TC₂, тогда предложение по скидке невыгодно и заказ необходимо размещать в размере Q_ОПТ.

Если ТС₁ > TC₂, тогда предложение по скидке выгодно и оптимальный размер заказа будет равен Q_С.

Данный алгоритм можно легко логически расширить  для случая, когда поставщик предлагает несколько вариантов скидок с различными граничными условиями. Важно помнить, что наиболее выгодный размер заказа будет равен или одному из оптимальных размеров заказов или одному из граничных условий.

Пример: Поставщик предлагает скидку с = 5% к существующей цене, при условии, что минимальный размер заказа будет равен Q_С = 1 500 шт. Выгодно ли это предложение, если D = 10 000 шт.; С₀₁ = 50 000 руб.; 
C_h1 = 0,5; P = 50 000 руб.?

Решение:

Шаг 1. Рассчитаем Q_ОПТ для скидки:

 

Шаг 2. Q_С = 1 500 шт. больше чем Q_ОПТ(с) = 205 шт., переходим к шагу 3.

 

Шаг 3. Суммарные затраты для варианта без скидки:

 

Суммарные затраты  для варианта со скидкой при размере  заказа Q_С:

 

ТС₁ > ТС₂, следовательно предложение по скидке выгодно.

3.3. Принятие решения при увеличении цены

Поступила информация, что цена на закупаемые комплектующие завтра возрастет. Сегодня при закупке этих комплектующих стоит задача: каков должен быть эффективный размер сегодняшнего заказа Q_ЭФ для того, чтобы найти оптимальное соотношение между возросшими затратами на хранение и экономией в связи с повышением цены (рис. 3.4)?

 

Рис. 3.4. Определение оптимального размера заказа при увеличении цены

 

Алгоритм  решения:

1. Затраты  на хранение каждой дополнительной  единицы в заказе будут увеличиваться, так как возрастает время, которое она пролежит на складе (при неизменной потребности в запасах).

2. Период  времени, который дополнительная  единица будет находиться на складе, равен:

     (3.3)

где Q_ЭФ – дополнительный размер заказа; D - потребность в запасах.

3. Затраты  на хранение дополнительной единицы C_{Н ДОП} определяются по формуле:

     (3.4)

где С_h – годовые затраты на хранение единицы запасов по старой цене.

4. Размер заказа необходимо увеличивать до тех пор, пока затраты на хранение C_{Н ДОП} для дополнительной единицы не превысят увеличение цены.

Уравнение (3.5) характеризует предел, до которого выгодно увеличивать размер заказа:

C_{Н ДОП} £ P₂ – P₁     (3.5)

где P₁ – цена единицы запаса до повышения; P₂ – цена единицы запаса после повышения.

Для (Q_ЭФ + 1)-ой единицы заказа затраты на хранение превысят экономию, связанную с покупкой единицы по старой, более низкой цене.

5. Определяем дополнительный размер заказа:

,    (3.6)

6. Общий  размер ближайшей партии заказа: