Планирование персонала. 3

   ВВЕДЕНИЕ

Планирование персонала является условием развития кадровой политики, опирается на эту политику, а также на стратегию развития организации.

Эта важная функция службы персонала осуществляется в три этапа:

1. прогноз потребности в кадрах через сбор информации о качественной и количественной потребности с учетом фактора времени;
2. планирование наличия кадров, т.е. выявление фактического наличия кадров с учетом их качественных, количественных характеристик;
3. планирование несоответствия  фактических и плановых показателей наличия кадров через выявление недостатка или избытка кадров во времени и в соответствии с этим разработка мероприятий по обеспечению кадрами, высвобождению кадров, повышению квалификации кадров.

Планирование персонала призвано решать следующие задачи:

- обеспечить организацию  персоналом, необходимым для достижения  организационных целей;

- урегулировать  взаимное соответствие задач  и выполняющих их людей;

- гарантировать  определенный уровень квалификации  этих людей, соответствующий как  их личным возможностям и пожеланиям, так и производственной необходимости;

- обеспечить активное  мотивированное участие этих  людей в комплексной деятельности  предприятия.

Решение указанных задач осуществляется путем планирования персонала, которое предусматривает определение этапов этого процесса, выявление областей применения методов планирования персонала.

1. ПЛАНИРОВАНИЕ     ПОТРЕБНОСТИ В ПРОИЗВОДСТВЕННОМ ПЕРСОНАЛЕ

Планирование персонала – это системные, взаимосвязанные действия, которые основываются на принципах:

- аттестации, оценки  работы персонала: чем точнее  сформулированы необходимые для  предприятия результаты, тем точнее  можно оценить сотрудников;

- соревновательности; чем больше организация стремится  у успеху, тем больше она будет  поощрять открытое соревнование между кандидатами на должности;

- непрерывного  обучения, развития и совершенствования  кадров человеческих ресурсов  организации;

- преемственности  кадров.

Планирование персонала предполагает определение потребности в персонале в краткосрочной и долгосрочной перспективах. В последнем случае речь идет о стратегическом  планировании.

Планирование должно исходить из оптимального состава рабочей силы и создания условий для успешной реализации личностного потенциала сотрудников, использования их навыков, опыты, квалификации. Поэтому важно при планировании учитывать возможности  организации в области мотивации производительности труда (достигается при помощи системы материального и морального поощрения), развития у сотрудников совершенных производственных навыков при помощи образования  и самообучения, а также создания оптимальных условий для совместной работы при помощи продуманного структурирования групп совместно работающих сотрудников.

Планирование потребности в кадрах происходит на основе информации о количественных, качественных и временных составляющих спроса.

Таблица 1.  Факторы планирования персонала

Потребность в кадрах, выявленная в результате планирования, определяет задачи управления персоналом – либо удовлетворение спроса (при недостатке), либо высвобождение (при избытке).

Удовлетворение спроса проходит фазы подбора кадров, выбора и занятий должностей, т.е. расстановки или задействования.

При подборе кадров осуществляется вербовка на вакантные должности, которая равнозначна условной продаже рабочих мест (исходя из идеи маркетинга персонала); отбираются претенденты из числа подобранных кандидатов посредством сокращения выбора. Взаимосвязь факторов планирования кадрового потенциала представлена на рис 1.

Рис. 1. Планирование кадрового потенциала

Функция планирования кадров становится все более важной в обеспечении стратегии организации. Часто намеченные программы экономического роста организации не обеспечиваются соответствующими управленческими кадрами.

1.1 Качественная потребность в   персонале

Планирование потребности в персонале – одно из важнейших направлений маркетинга персонала, позволяющее установить на заданный период времени качественный и количественный состав персонала.

Оба эти вида потребности в практике планирования численности рассчитывают в единстве и взаимосвязи.

Качественная потребность, то есть потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований к персоналу, рассчитывается исходя из:

• профессионально-квалификационного деления работ, зафиксированных в производственно-технологической документации на рабочий процесс;
• требований к должностям и рабочим местам, закреплённым в должностных инструкциях или описаниях рабочих мест;
• штатного расписания организации и её подразделений, где фиксируется состав должностей;
• документации, регламентирующей различные  организационно-управленческие процессы с выделением требований по профессионально-квалификационному составу исполнителей.

Расчет качественной потребности по профессиям, специальностям и т.п. сопровождается одновременным расчетом количества персонала по каждому критерию качественной потребности. Общая потребность в персонале находится суммированием количественной потребности  по отдельным качественным критериям.

Качественная потребность в специалистах и руководителях может быть определена путём последовательной разработки следующих организационных документов:

• системы целей как основы организационной структуры управления;
• общей организационной структуры, а также организационных структур подразделений;
• штатного расписания;
• должностных инструкций (описаний рабочих мест) специалистов и руководителей. Этот вид документа может использоваться как основа расчета трудоёмкости выполнения должностных функций.

При определении потребности в персонале необходимо учитывать личностные качества кандидата для каждой определённой должности. Так как те индивидуальные черты характера, которые будут просто необходимы для руководителя, могут оказаться совершенно ненужными в должности штатного работника.

Таким образом, можно сформулировать основные качества, которые учитываются при планировании потребности в персонале. Эти факторы подразделяются на первичные и вторичные.

К первичным факторам относят интеллектуальные особенности, эмоционально-волевые особенности, коммуникативные свойства и особенности межличностного взаимодействия. К вторичным факторам относятся тревожность, экстраверсия-интроверсия, чувствительность и конформность.

Экстраверсия – установка, заключающаяся в том, чтобы наполнить врождённые архетипы внешней информацией (ориентация на объект). Интроверсия – ориентация на внутренний мир, на собственные переживания. В каждом человеке существует и интроверт, и экстраверт. Однако степень их выраженности может быть совершенно различной.

Направленность – это система устойчивых предпочтений и мотивов (интересов, идеалов, установок) личности, задающая главные тенденции поведения личности. Человек с ярко выраженной направленностью обладает трудолюбием и целеустремлённостью.

Характер – совокупность морально-нравственных и волевых свойств человека. К моральным относятся чуткость или черствость в отношении к людям, ответственность по отношению к общественным обязанностям, скромность. Волевые качества включают решительность, настойчивость, мужество и самообладание, которые обеспечивают определённый стиль поведения и способ решения практических задач. На основании выраженности моральных и волевых свойств человека выделяют следующие  разновидности характера: морально-волевой, аморально-волевой, морально-абулический (абулия – отсутствие воли), аморально-абулический. Самоконтроль – это совокупность свойств саморегуляции, связанная с осознанием личностью самой себя.

Нейротизм – свойства личности, связанные с высокой раздражительностью и возбудимостью. Психотизм – свойства личности, отражающие безразличие, равнодушие к другим людям, неприятие социальных нормативов.

Темперамент. Существует четыре характеристики типов темперамента. Холерик – эмоционально неустойчивый экстраверт. Раздражительный, беспокойный, агрессивный, возбудимый, изменчивый, импульсивный, оптимистичный, активный. Меланхолик – эмоционально неустойчивый интроверт. Изменчив по настроению, ригидный, трезвый, пессимистичный, неконтактный, спокойный. Сангвиник – эмоционально стабильный экстраверт. Беззаботный, живой, легок на подъем, разговорчивый, общительный. Флегматик – эмоционально стабильный интроверт. Безмятежный, уравновешенный, надежный, самоуправляемый, мирный, задумчивый, заботливый, пассивный.

1.2 Методы выявления  личностных качеств

Существует множество методов оценки кандидатов: тестирование, интервью, отборочная беседа.

Собеседование по своей сущности представляет общение двух людей, где один оценивает другого. Предполагается, что специалист по управлению персоналом, проводящий собеседование владеет базовыми основами психологической науки и способен применить их на практике.

В то же время остановимся на концептуальных основах психологии, в область исследования которой включен анализ личности и характера человека, применимых при проведении собеседования. Например, замкнутому и погруженному в себя человеку проблематично участвовать в собеседовании, но это не является выводом о его профессиональной некомпетентности. Так, наиболее способны и склонны к самоанализу, сдержанности, избегают суеты. В противовес им экстраверты ориентированы на внешнюю сторону деятельности, открыты, эмоциональны, испытывают большую потребность в общении. Здесь речь идёт о преимущественной принадлежности к тому или иному типу, т.к. сугубо интровертов или экстравертов не существует.

Также в область изучения психологии входит анализ невербальной составляющей человеческого общения. Зачастую, невербальные знаки оказывают значительное влияние на сложившееся мнение о человеке в отличие от речи. Исследования относительно степени влияния говорят о том, что на невербальные средства коммуникации приходится 60% воздействия, а речь занимает 10%.

Анализ невербальной коммуникации позволяет оценить степень соответствия реальности и информации, выдаваемой говорящим. В рамках собеседования можно рекомендовать внимательно оценивать не только речь кандидата, но и его невербальные знаки. Тем самым необходимо сопоставлять информацию, полученную по различным каналам, а на её основании принимать решения о том насколько кандидат соответствует предполагаемой должности.

В данном случае, если в ситуации речевой коммуникации, можно исказить информацию, а именно передать заведомо ложную, то при невербальной коммуникации это реализовать практически невозможно. Это связано с тем, что речь находится в поле контроля сознанием, а невербальная составляющая коммуникации в большой степени производится на неосознанном уровне. Она прямо отражает процессы, происходящие на сознательном и бессознательном уровне личности. Причем уровень контроля такого коммуникационного канала, как невербальный, зависит от степени развития личности, его профессиональных навыков и умений. Многие люди не могут контролировать его более чем на 20 %, соответственно, специалисту по управлению персоналом целесообразно предполагать, что в некоторых случаях кандидат может обладать возможностью передачи через данный канал заведомо ложной или искаженной информации. Поэтому однозначная оценка мимики, жестов и прочего не может быть признана абсолютно объективным источником информации для анализа кандидата.

Следует отметить, что кандидаты, испытывающие сомнение, не могут в процессе собеседования достаточно полно контролировать тембр и высоту своего голоса. Кроме того, их речь характеризуется неуверенностью, слабостью, заиканием, которые они пытаются маскировать с помощью длинных и запутанных фраз, лишних слов, словосочетаний.

Относительно лиц с  высокой самооценкой можно сказать, что они характеризуются сильной жестикуляцией, богатой мимикой и словарным запасом, соответствием смысла речи и невербальной коммуникации, а также прямым взглядом в глаза собеседника.

Необходимо отметить, что прямой взгляд в глаза собеседнику продолжительностью более 12 секунд вызывает дискомфортное состояние, а поэтому не стоит его использовать часто.

Кандидату, уверенному в своих действиях, свойственны свободные позиции, т.е. несомкнутые руки, свободная, несжатая походка, а также независимая осанка. В противоположность им для неуверенных в своем положении соискателей характерны преимущественно закрытые позы, например сомкнутые руки, неуверенная походка, опущенные плечи.

Необходимо отметить, что не всегда следует акцентировать внимание на невербальном канале информации. Например, если кандидат прикасается к носу, слушая специалиста, проводящего собеседование, это не является однозначным основанием для вывода о том, что он не воспринимает говорящего. Может сложиться ситуация, в которой у него элементарно возникла потребность почесать нос. Только оценка мимики, жестов, невербального канала информации в совокупности может послужить основанием для неоднозначных выводов.

Одним из центральных является вопрос достоверности информации, выдаваемой кандидатом, так как это во многом оказывает влияние на его дальнейшую трудовую деятельность. Интуитивно специалист по управлению персоналом может предполагать, что кандидат с ним неискренен, но для такого вывода необходимы определенные основания.

К признакам недостоверности или заведомого искажения передающейся информации можно отнести:

• волнение кандидата. Предпринимая попытку его снизить, он неосознанно совершает хаотичные и нецелесообразные движения. Например, поправляет волосы, потирает руки, прикасается к различным частям тела, вертит в руках различные предметы, кроме того, избегает встречаться взглядом с собеседником – одно из основных отличительных признаков лжи;
• отсутствие соответствия между жестами и речью, например кивок головы во время отрицающего ответа, и наоборот.

 Ранее нами были рассмотрены вопросы, которые целесообразно задавать кандидату, поскольку они отражают профессиональную область его личности. В то же время пропускается анализ его личности. Продуцируя (создавая) вопросы в рамках собеседования, специалист по управлению персоналом искусственно моделирует ситуацию, которая позволяет получить о кандидате наиболее полную и достоверную информацию.

  Процедура окончательного выбора является во многом субъективным процессом, поэтому требуется максимизировать степень ее объективности. В данном случае необходимо учитывать такие закономерности психики при восприятии кандидата, как :

• формулировка решения на основании только предварительно полученных данных. Принимая решения о результатах отбора, важно оценивать всю имеющуюся информацию. Зачастую бывает ситуация, когда созданное хорошее мнение о кандидате не изменяется, несмотря на другие, полученные позднее данные о нем. Например, следование смысловой формуле « Он добился хороших результатов в сфере государственной службы, значит, он сможет быть отличным торговым представителем » не может считаться объективным решением.
• формулировка решения на основании только личностного подхода. Зачастую полагаться только на свое личностное отношение нецелесообразно, так как повышается вероятность ошибочного вывода. Например, решение, основанное на формуле « Этот симпатичный молодой человек наверняка справится с работой », не может быть признанно объективным.
• формулировка решения только на основании полученной предварительно негативной информации. Зачастую, когда предварительно сложилось негативное мнение о кандидате, не учитываются поступающие в дальнейшем положительные сведения. На самом деле следует учитывать все сведения вне зависимости от сложившегося отношения к кандидату. Например, следование совестной формуле « У него нет образования, значит, он глуп, несмотря на большой опыт работы » не может быть объективным решением.
• формулировка решения исходя из стереотипности убеждений. В данном случае решение принимается на основании убеждений специалиста по управлению персоналом. Стоит признать, что  они сложились в результате определенного в жизненного и профессионального опыта, но при этом из всех правил есть исключения. Поэтому целесообразно принимать решение, оставив личные предубеждения. Например, следование формуле « Ему слишком много лет, а поэтому он не сможет быстро адаптироваться к новому коллективу» не является в полной мере объективным решением.
• формулировка решения помощью метода сравнения. Это происходит, когда специалист по управлению персоналом начинает сравнивать кандидатов, т.е. этот кандидат лучший, потому что предыдущий был хуже него.
• поиск самого себя. Каждый человек начинает симпатизировать тем, кто в определенной степени похож на него. Но специалист, проводящий отбор, не может себе этого позволить, так как его ошибка дорого может обойтись.

Рассмотренные в субъективистские характеристики являются обобщающими и унифицированными, но в то же время их необходимо учитывать при сопоставлении полученных данных.

На этапе сопоставления данных формируется определенное количество более подходящих кандидатов. Когда их количество максимально снижено, можно использовать метод проверки рекомендаций. Это позволит провести их дальнейший отбор.

Анализ личности по данному методу и результат его применения следует оформить должным образом. Это способствует систематизированию полученной информации для принятия окончательного решения, а так же позволит использовать информацию о кандидате, а дальнейшем.

Далее необходимо объявить, какой именно характер человека наиболее полно подходит к данной вакансии. При этом специалисту по управлению персоналом необходимо четко проследить основания формирования данного образа, а именно насколько они рациональны или нерациональны. Многие специалисты не учитывают влияния образа, созданного ими, на итог отбора. И хотя понимание этого образа достаточно трудно сформулировать, он должен быть построен в соответствии с логикой, рациональным мышлением, факторами и т.д.

В соответствии с созданным образом требуемого кандидата и происходит процесс отбора персонала. Естественно, что трудно предположить ситуацию, в которой можно обнаружить кандидата, абсолютно соответствующего сложившемуся образу, поэтому целесообразно заранее сформулировать допущения, например в случае отсутствия опыта – это может компенсировать профильное образование.

 Тестирование. С точки зрения содержания  производимой оценки тестирование  в отличии от анкетирования  предполагает наличие одновременно  нескольких предметов в структуре  получаемой информации. Это доказывает  обоснованность мнения, заключающегося в том, что комплексный характер, многоаспектность отражения социально-психологических характеристик кандидата позволяет их оценить с помощью текста. Поэтому в большинстве случаев совокупность тестов именуют диагностической системой оценки.

Выделим и другую особенность данного метода, а именно совокупность практически всех используемых в практике работы с кадрами торговых организаций методов тестирования, помогающих объективно оценить профессиональный уровень кандидата и его личностно-деловые характеристики, имеют психологический характер. Целью всего спектра тестирования является определение степени соответствия кандидата будущей работе и выявление качеств, необходимых для ее выполнения.

До настоящего времени психологами разработано большое количество текстов для диагностики личностных черт и способностей, в которых используются стандартизированные оценочные единицы, объясняющие причины реакции испытуемого. Однако практически все тесты не могут быть абсолютно объективными в связи с тем, что, во-первых, уровень их прогностической валидности, уровень предсказания на основе текста успешной работы, относителен. Во-вторых, наблюдается невысокая степень связи тестового материала с профессиональными практическими задачами. В-третьих, при использовании психологических тестов в большинстве случаев результат опроса кандидатом искажаются в соответствии с ожидаемыми потребностями. Поэтому в большинстве торговых организаций для обеспечения наибольшей объективности тестирования используются различные тесты при оценке одного или группы кандидатов на одну вакансию.

Традиционно используют квалификационный тест CPI, Briggs Type Indicator, краткий ориентировочный тест (КОТ), тест Люшера, MMPI. Тесты условно делят на следующие категории: личностные вопросики, IQ-тест, скорости реакции, испытание на детекторе лжи, проективные методики.

Количество и сочетание всех тестовых методик варьируются в зависимости от специфики вакансии и кандидата. Их многообразие можно систематизировать на следующие наиболее используемые виды тестов:

• тест на способности – это шкала Векслера, состоящая из двух групп заданий: словесной, проверяющей словарный запас, и общей информированности, состоящая из заданий, основанных на завершении рисунка, собирании предметов и т.д.
• вопросник Баса, который диагностирует преобладающую направленность личности и специфику мотивов ее деятельности.
• методика Томаса, выявляющая стиль межличностного взаимодействия и поведение кандидата в конфликтных ситуациях.
• тест Роршаха, ориентирован на раскрытие подсознания кандидата. Он заключается в том, что на лист бумаги капают капли чернила, а затем его складывают пополам, а полученную кляксу показывают кандидату. Затем результаты анализируются, и в зависимости от того предмета, который увидел кандидат, оценивается его социально-психологическое состояние
• тесты умственной зрелости, которые позволяют измерить различные личностные параметры человека: тест Кэттела, Миннесотский тест, тесты по типу нервной деятельности и др.
• тесты-опросники, с помощью которых оцениваются интересы и характер кандидата. Так же они используются для определения склонности к тому или иному виду деятельности и применяются в целях профориентации.
• тесты на четкость, стрессоустойчивость и психологическую стабильность. Оценка производится с помощью прибора, который регистрирует изменения в дыхании, кровяном давлении, пульсе, реакции кожи и фиксирующий эти изменения на бумаге. Этот прибор детектором лжи, при использовании которого кандидату сначала задаются нейтральные вопросы, затем очень острые.

В большинстве организаций для вакансий высшего управленческого звена используется методология соционического тестирования. Это связано с тем, что методы соционики позволяют провести тестирование основных неизменных, базовых черт личности кандидата. Результатом соционического тестирования является принадлежность кандидата к тому или иному соционическому типу и четкая характеристика основных его проявлений, в том числе психологическое соответствие предлагаемой вакансии. В этом заключается основные положительные характеристики данного метода, а для проведения такого тестирования нужен хорошо подготовленный специалист-психолог.

Применение принципов построения психограмм и проведения психодиагностики личности, а так же индивидуальное психологическое консультирование являются основными процедурными перспективами практической работы менеджеров по персоналу. Следовательно, в процессе реализации данного механизма кадровым управлениям и службам предоставляется возможность использования всего спектра психологического изучения личности, который может быть дополнен методикой проведения метапрограммного интервью и программой « Автоматизированная система психологического сопровождения деятельности (АСПСД) ».

Методы измерения личности. Хотя термин «личность» употребляется в более широком смысле, в психодиагностике личностные тесты означают методики для измерения эмоциональных, мотивационных, межличностных свойств индивида, а так же характеристик «установок». Число имеющихся личностных тестов приближается к нескольким сотням. Особенно многочисленны личностные опросники и проективные методики. Первые содержат вопросы или утверждения, испытуемого просят дать либо конкретный ответ на вопрос, либо согласиться или отвергнут утверждения. В отличие от проективных методик личностные опросники легко применять и интерпретировать. Они позволяют охватывать разные аспекты личности испытуемого и его жизни.

Многомерные методы диагностики личности. Личностные опросники, измеряющие комплекс различных свойств, традиционный инструмент психологической диагностики. К числу наиболее известных и распространенных в нашей стране личностных тестов относятся «Личностный опросник» Г. Айзенка, «16- факторный опросник» Р. Кеттела и « Миннесотский многопрофильный личностный опросник» ( MMPI). Они описаны в большей части пособий по психодиагностики, существуют различные варианты этих методик. Например, было разработано несколько вариантов MMPI, представляющих собой адоптированные к русскому менталитету методики ( ММИЛ Березина Ф.Б. и других, СМИЛ Собчик Л.Н., СМОЛ Зайцева В.П.). также на его основе создан ряд новых методик ( например, «черты характера и темперамента» Марищука В.Л.).

В подобных тестах очень распространены вопросы, адресованные к самым различным уровням жизнедеятельности. Поэтому анализировать результаты необходимо с осторожностью.

Каждый профессиональный психолог в той или иной мере знаком с этими тестами. В тоже время существуют и другие, менее известные методики многомерной личностной диагностики. Кроме опросных методов также можно указать еще один тип многомерных личностных тестов. Он основан на иных методических принципах и носит название «Репертуарные решетки».

Методов оценки отдельных свойств человека. Кроме многомерных опросников для диагностики свойств личности широко используются и отдельные шкалы, измеряющие степень выраженности конкретных качеств. Грань между этими классами методик весьма условна. Некоторые методики можно отнести и к той и другой группе зависимости от того, какие критерии важны при диагностики личности. Например, тревожность, склонность к риску, импульсивность в совокупности могут исследоваться одним тестом. Либо тестом можно измерить комплекс тесно связанных качеств, таких как самооценка и уровень притязаний, и их проявление в различных сферах.