Планирование проекта с помощью "Microsoft Project"
Содержание
Введение
С
развитием информационных технологий
и телекоммуникаций наша жизнь становится
все более мобильной и
Управление проектом — это применение знаний, навыков, инструментов и методов для планирования и реализации действий, направленных на достижение поставленной цели в рамках проектных требований.
В мире накоплен огромный опыт применения управления проектами. В частности, эта методология применяется во всех крупных компаниях мира. Программные средства управления проектами установлены во всем мире на миллионах компьютерах – только пакет Microsoft Project установлен более чем на двух миллионах компьютеров. Ассоциация управления проектами Project Management Institute (Институт Управления Проектами) объединяет около 40 тысяч членов и имеет отделения на всех континентах кроме Антарктиды. Недавно было образовано его Московское отделение. Теперь и в нашей стране все больше организаций применяет технологию управления проектами и интерес к этой технологии непрерывно возрастает. Методы, принятые в новой дисциплине, применяются в энергетике, нефтегазовой, металлургической и строительной отраслях. Практика использования системы управления проектами создала реальную потребность в значительном числе специалистов нового профиля — проект-менеджеров высокой квалификации.
Для широкого применения на практике методологии управления проектами необходимо наличие:
-
доступных и эффективных
- подготовленных специалистов в области управления проектами;
- мероприятий по созданию среды восприятия инноваций;
- рынка управления проектами.
При планировании проекта нужно составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.
Целью курсового проекта является формирование навыков практической работы по автоматизации расчетов, связанных с планированием проектов и контролем их исполнения с помощью программы Microsoft Project. Данная цель может быть достигнута при условии успешного освоения работы с основными видами прикладного программного обеспечения, использующегося для управления проектами и в частности программного продукта Microsoft Project.
Для осуществления данной цели необходимо решить следующие задачи:
- ознакомиться с применяемыми средствами автоматизации для управления проектами
- произвести моделирование проекта создания офиса с помощью Microsoft Project
- проконтролировать выполнение плана проекта с помощью Microsoft Project
Глава 1. Обзор применяемых средств автоматизации для управления проектами
- Выбор программного обеспечения.
Возрастающая конкуренция на рынке программных продуктов, а также бурное развитие новых технологий дают возможности компаниям-заказчикам предъявлять все более высокие требования к качеству программных продуктов, а также требования к сокращению бюджетов и сроков на разработку. Для достижения поставленных задач в условиях ограниченности ресурсов компании разработчики программных продуктов вызвали к жизни новую область методологии управления проектами - управление проектами в сфере разработке ПО. По данной тематике написано немало книг и учебных пособий, но к сожалению большинство из них ориентированы на западные компании и не учитывают реалий российской действительности. Молодым коллективам разработки, зачастую достаточно сложно выбрать инструментарий для управления командой разработки, и еще более сложной задачей является эффективное внедрение выбранных средств в практическую работу. Поэтому возникает необходимость провести короткий экскурс в доступные на российском рынке инструментальные средства, определиться с их функциональностью и особенностями применения для снижения негативных факторов влияющих на время и качество выполнения проекта.
Методология оценки и анализа программного обеспечения предполагает сопоставление его функциональных возможностей с функциями, выполняемыми управляющим проектом и его командой. При оценке рассматривается следующие критерии:
» общая информация о ПО;
» системная архитектура и пользовательский интерфейс: архитектура системы, простота освоения и использования, оценка руководства пользователя и системы помощи;
» функциональность;
» ограничения: существующие пределы по элементам, поддерживаемым системой, таким как количеству работ, ресурсов в одном проекте и т. д.;
» маркетинговая информация: ценовая политика, техническая поддержка, обучение, пользовательская база, информация о фирме производители. Критерии, по которым производится выбор ПО, можно разделить на три группы:
» операционные критерии, относящиеся к функциональным возможностям ПО, таким как расчет расписания, затрат и отслеживание выполнения работ;
»
критерии, по которым оценивается
возможность функционирования ПО в
рамках любой информационно-
» критерии, связанные с затратами на ПО (жизненный цикл ПО), а именно: покупка, инсталляция, оплата технической поддержки, обслуживание на протяжении всего времени функционирования.
Современные инструментальные средства позволяют:
-
повысить управляемость
-
использовать актуальную
-
применять единый эффективный
подход и средства управления
проектами с четким раз¬
-
накапливать историческую
- повысить эффективность использования ресурсов компании, в том числе - упростить процедуру «вхождения в работу» нового руководителя проекта;
- усилить контроль качества, сроков и бюджета проектов.
Важнейшей
задачей любого программного проекта
как на этапе внедрения и опытной
эксплуатации, так и в процес¬се разработки
является фиксация и систематизация возникающих
ошибок, и контроль за их устранением.
Данную задачу помогают решить специализированные
системы, тесно интегрированные во все
процессы создания и эксплуатации программных
продуктов. Главный компонент такой системы
- база данных, содержащая сведения об
обнаруженных дефектах.
1.2 Программное обеспечение для управления проектами.
Рассмотрим основные варианты программного обеспечения, наиболее развитые на российском рынке.
Microsoft Project, (производитель — Microsoft Corporation).
Microsoft Project является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой планирования проектов.
Microsoft Project имеет следующие преимущества:
- создавать этапы, задания и ключевые события в разработке проекта, а также управлять ими гораздо проще;
- в MS Project есть возможности привязки ресурсов и финансовых затрат к проектам;
- цели, временные рамки проекта и информация о ресурсах обновляется автоматически, при внесении изменений в другие компоненты проекта;
- специальные инструменты для управления изменениями, которые вносятся в проект по ходу работы над ним;
- множество отчетов, созданных специально для проектов разных типов;
- наглядное представление того, к чему могут привести задержки на том или ином этапе работы;
- возможность подсчета влияния, которое может оказывать на проект недоступность ресурсов;
В целом, Microsoft Project можно рекомендовать в качестве инструмента планирования и контроля небольших проектов пользователям-непрофессионалам в управлении проектами и новичкам.
Microsoft Project (MS Project) позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации. Он дает возможность выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов. Пакет поддерживает все необходимые типы связей между задачами: FS (Finish-Start), SS (Start-Start), FF (Finish-Finish).
Microsoft Office Project состоит из следующих продуктов:
Microsoft Office Project Standard – настольное приложение для индивидуального планирования и управления проектами. Использует дружественный интерфейс Microsoft Office, что обеспечивает ускорение освоения программы менеджерами проектов.
Microsoft Office Project Professional – настольное приложение, исполняющее роль клиента в связке с сервером Microsoft Project Server. Содержит всю функциональность Microsoft Project Standard и в связке с Microsoft Project Server обеспечивает пользователей средствами корпоративного управления проектами. Помимо традиционных средств планирования, менеджерам проектов предоставляются централизованные настройки, единый пул ресурсов и возможность автоматически согласовывать свои планы с другими проектами. Менеджерам портфеля проектов предоставляется инструмент для эффективного управления ресурсами предприятия.
Microsoft Office Project Server – серверный продукт, основа корпоративного решения Enterprise Project Management. Включает в себя централизованную базу данных и службы, исполняющее роль сервера в связке с клиентом Microsoft Project Professional. Microsoft Project Server обеспечивает централизованные настройки для пользователей, единый пул ресурсов, Веб-интерфейс для совместной работы участников проекта, а также содержит средства OLAP-анализа и моделирования портфеля проектов.
Microsoft Office Project Web Access – веб-интерфейс Microsoft Project, позволяющий не только менеджерам, но и остальным участникам проектов получить доступ к проектной информации через Веб-браузер Internet Explorer. Является составной частью Microsoft Project Server. В сочетании с Windows SharePoint Services обеспечивает управление документами, ресурсами и рисками проектов. Для использования Microsoft Project Web Access пользователи должны обладать клиентской лицензией на доступ к Microsoft Project Server.
Поддерживая
современные информационные технологии,
пакет MS Project позволяет импортировать
данные из файлов, созданных в среде
других приложений, например MS Excel и MS Access.
Неоспоримым достоинством пакета является
наличие встроенного языка
Методика использования пакета Microsoft Project для управления инновационным проектом на этапе подготовки к реализации, целью которой является получение сетевого графика и календарного плана проекта, может быть представлена в виде последовательности следующих шагов:
- создание календаря проекта (т.е. учет нерабочих и праздничных дней);
- составление списка задач, которые надо выполнить для успешной реализации проекта;
- определение связей между задачами;
- выявление задач, длительность реализации которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта, и возможно, изменение порядка выполнения задач проекта;
- формирование списка доступных для реализации проекта ресурсов;
-
распределение ресурсов (назначение ресурсов
конкретным задачам проекта).
TimeLine 6.5, производитель— TimeLine Solutions Corporation.
Программный продукт TimeLine 6.5 предоставляет следующие возможности: » реализация концепции многопроектного планирования, что позволяет назначать зависимости между работами проектов; » хранение информации по проектам в единой базе данных;
» достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, включающие их перераспределение и выравнивание между проектами, описание календарей ресурсов.
Spider Project, производитель — Spider Technologies Group.
Spider
Project является российской
Это мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов. В пакете реализована возможность использования при составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов (пулы ресурсов). Использование ресурсных пулов избавляет менеджера от необходимости жестко назначать исполнителей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов и из каких ресурсов это количество выбирать.
Еще одной особенностью пакета является возможность использования нормативно- справочной информации — о производительностях ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимостях работ и ресурсов. Spider Project позволяет создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные документы и базы данных, вводить формулы расчета. Количество учитываемых в проектах показателей не ограничено.
Превосходя многие западные пакеты по мощности и гибкости отдельных функций, Spider Project, в целом, уступает в области программной реализации (использование стандартов обмена данными, пользовательский интерфейс и т. д.).
Программные продукты фирмы WST Corporation
OpenPlan — система управления проектами в рамках предприятия, представляющая собой профессиональный инструмент для многопроектного планирования и контроля. Предусматривает полный набор параметров для описания различных характеристик работ по проекту. Структуризация данных проекта обеспечивается использованием: » структуры разбиения работ (WBS); » структуры кодирования работ; » иерархическая структура ресурсов (RBS); » организационная структура предприятия (OBS).
Система OpenPlan включает три основных программных продукта: OpenPlan Professional, OpenPlan Desktop и OpenPlan Enterprise, каждый из которых предназначен для решения задач определенных участников проекта: проект — менеджера, команды проекта, ответственных за выполнение работ, субподрядчиков и т. д.
OpenPlan Professional является рабочим инструментом менеджеров, управляющих
крупными проектами, и:
» предоставляет мощные средства для ресурсного планирования в многопроектном режиме, включая поддержку иерархических ресурсов и ресурсных календарей. Имеется возможность планирования и контроля альтернативных и расходуемых ресурсов. Реализована методика освоенного объема;
» позволяет назначение зависимостей всех типов с временными задержками как в рамках одного проекта, так и между различными проектами; » предоставляет гибкий инструмент построения табличных и графических отчетов.
OpenPlan Desktop является упрощенным вариантом OpenPlan Professional и используется как инструмент для работы с небольшими проектами или частью крупного проекта. Интеграция с OpenPlan Professional позволяет:
» использовать заготовленные в OpenPlan Professional шаблоны проектов с определенными в них кодами СРР, ССО, кодами работ, словарями ресурсов и т. п.;
» обеспечивать распределенную работу с проектами. Оба программных продукта, OpenPlan Desktop и OpenPlan Professional: » позволяют учитывать риски;
» обеспечивают ограничение доступа к информации проектов;
» работают в архитектуре клиент/сервер на базе реляционных СУБД Oracle, Sybase и MSSQL Server; » обеспечивают хранение данных в различных форматах;
» публикуют данные проекты на внешний (Интернет) и внутренний (Интранет) web-сайты.
OpenPlan Enterprise включает в себя основные характеристики OpenPlan Professional и интегрирован с ERP (система управления ресурсами предприятия) — приложениями. Это позволяет распределять данные проектов между другими информационными системами предприятия.
Программные продукты фирмы Primavera Systems, Inc.
Все продукты этой фирмы разрабатываются в соответствии с идеологией Концентрического Управления Проектами (Concentric Project Management — СРМ), в основе которой лежит структурированный, интегрированный и масштабируемый подход к координации людей, команд и проектов. По сравнению с традиционной методологией управления проектами, в СРМ реализовано несколько важных преимуществ: » визуализация данных позволяет отслеживать каждый проект, даже если реализуются одновременно несколько проектов, так как его результаты становятся прозрачными для компании. При этом возрастает роль расписаний по проекту, все менеджеры компании, включая самых главных, видят реальное состояние дел; » координация инициирует диалог внутри компании. Если кто-либо отклоняется от стратегического курса компании, это немедленно выявляется и принимаются эффективные меры;
» усиление роли каждого исполнителя достигается за счет того, что люди знают, что их работа является частью выполнения общей большой задачи; » конкурентные преимущества реализуются за счет специальных СРМ — средств анализа чувствительности и поддержки принятия решений, которые помогают выбрать наиболее конкурентоспособный проект, обеспечивающий наибольшую прибыль на инвестированный капитал.
Primavera Project Planner (РЗ) 2.0—3.0 — программный продукт, предназначенный для календарно-сетевого планирования и управления с учетом потребностей в материальных, трудовых и финансовых ресурсах. Выполняет функцию центрального хранилища проектов, содержащего все данные расписания, где руководители и планировщики проекта создают единые структуры проекта.
SureTrak Project Manager (ST) 3.0 — аналогичный РЗ 2.0—3.0 инструмент, предназначенный для управления небольшими проектами, либо частями крупных проектов.
Может быть использован проектировщиками и подрядчиками как инструмент планирования и контроля работ, заказчиками в качестве средства отслеживания хода проекта. SureTrak позволяет учесть все сложности, возникающие на этапе реализации проектов, включая недопоставки сырья или оборудования, задержки платежей, спрогнозировать величину денежных потоков и т. д.
Webster for Primavera используется совместно с РЗ 2.0—3.0 и позволяет участникам проекта просматривать список своих заданий и обновлять информацию об их выполнении из любой точки земного шара, используя для этого обычный web-броузер. Он обеспечивает доступ к данным проекта через внутрикорпоративную сеть Intranet или глобальную сеть Internet в режиме реального времени.
Monte Carlo for Primavera применяется для анализа рисков проекта, ведущихся в РЗ 2.0— 3.0, и позволяет определять сроки работ и затраты на их выполнение с заданной вероятностью.
RA дает возможность доступа к базе данных проектов, ведущихся в РЗ 2.0—3.0, что позволяет проводить интеграцию последнего с другими приложениями. RA обеспечивает программистов процедурами расчета показателей работ проектов.
Новая линия программных продуктов Primavera Project Planner for the Enterprise (РЗе) поддерживает работу в архитектуре клиент-сервер, работает на базе таких реляционных СУБД, как Oracle и Microsoft SQL Server, за счет чего упрощается интеграция системы управления в существующую корпоративную информационную систему предприятия. По сравнению с РЗ 2.0—3.0 расширились возможности описания данных работ, структуризации проекта: появилась поддержка организационной структуры предприятия и структуры ресурсов.
Представление проектов в РЗе обогащено различными дополнительными деталями, такими, как замечания относительно различных этапов выполнения работ и назначения ресурсов, ссылки на соответствующие документы. Поддерживается функция описания и оценки рисков, связанных с проектом.
С
помощью РЗе руководители и команда
проекта получают всю ту необходимую
информацию, которая позволит сформировать
наиболее полную картину всех реализующихся
на предприятии проектов.
Продукты Artemis Views
Продукты Artemis Views состоят из набора модулей для автоматизации различных функций управления проектами: Project View, Resource View, TrackView, CostView. Все модули совместимый формат данных, работают в архитектуре клиент/сервер, поддерживают ODBC стандарт и легко интегрируются с популярными СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase. Каждый модуль может работать как независимо, так и в комбинации с другими. Цена на это традиционно недешевое ПО рассчитывается исходя из заказываемой конфигурации. ProjectView позволяет:
» реализовать мультипроектную, многопользовательскую систему планирования и контроля проектов в организации; » обеспечить механизм ограничения доступа при распределенной работе нескольких пользователей с проектом; » формировать разнообразные отчеты за счет встроенных средств или с использованием специализированного ПО (например, Quest).
ResourceView — специализированная система для планирования и контроля использования ресурсов. Поддерживаются средства выравнивания о оптимизации загрузки ресурсов.
TrackView — средство для контроля и анализа выполнения работ, включая отслеживание временных, ресурсных и затратных показателей. Позволяет предоставлять информацию с различной степенью детализации: от подробных отчетов для ответственных до отчетов, содержащих укрупненные показатели для проект — менеджера и руководства организации.
CostView обеспечивает централизованное хранение информации по всем затратам и доходам работ в проектах. Позволяет проводить расчет экономическую эффективности проекта, денежных потоков и прогнозировать затраты до его завершения.
Программное обеспечение для составления сметной документации
На российском рынке представлено большое количество ПО для составления сметной документации, к которому относится: ABC, «Ресурсная смета», «АВеРС» («WinABePC»), «Сметчик-строитель», «Барс+», АО («А-ноль»), «Багира», «Эксперт-Смета», «Оса», «РИК» (ресурсно-индексное калькулирование), «Инвестор» и др.
Используются два основных метода расчета строительных смет: ресурсный и базисно- индексный. В зависимости от принятого метода можно настраивать алгоритм расчета сметы, список и формулы расчета накруток, дифференцированных коэффициентов и т. д. Многие системы имеют возможность создавать собственные расценочные базы и использовать их наряду с поставляемыми базами.
Интерфейсы программного обеспечения порой существенно отличаются друг от друга — существуют как ДОС, так и Windows — версии.
Многие системы, помимо составления смет, позволяют выполнять работу с процентовками, проверять формы М-29, вести накопительные ведомости и договора, составлять акты выполненных работ.
В
разных сметных программах существуют
различные возможности
Глава 2. Моделирование проекта создания офиса с помощью Microsoft Project
Проект предусматривает создание офиса на базе бывшей многокомнатной квартиры, расположенной на первом этаже жилого дома. Для этого следует произвести перепланировку, сделать ремонт, укомплектовать помещение офисной мебелью, компьютерами и оргтехникой, закупить и установить необходимое программное обеспечение.
Работы по проекту планируется начать с 1 января 2010 года. Основной режим работы — стандартная 8-часовая пятидневная рабочая неделя (суббота и воскресенье — выходные). Созданные календари должны учитывать государственные праздники (1 января, 7 января, 23 февраля, 8 марта).
