Планирование в управлении таможенным делом

Введение

Эффективная деятельность любой  системы, включающей человеческий фактор в виде отдельных исполнителей или групп людей, возможна лишь при наличии определенного организующего начала, направляющего и регулирующего активность этого компонента системы, управляющего им. 

Системы управления в таможенных органах имеют своей главной  целью достижение единодействия  всех сотрудников таможенных органов. Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.

Практика показывает, что  управление без специальных управленческих знаний иногда приводит в таможенных органах к существенным просчетам в оперативно-служебной деятельности, наносит определенный вред в деле обеспечения экономической безопасности Российской Федерации и защиты ее экономических интересов.

Для того чтобы оптимально организовать выполнение задач и  функций, возложенных на таможенные органы Российской Федерации, необходимо знание основных теоретических положений, раскрывающих сущность и содержание управления.

С помощью планирования определяются цели и направления движения системы, разрабатываются методы, с помощью которых реализуются существующие проблемы, определяется темп развития системы. Субъект управления намечает план будущих действий исполнителей, обосновывает пути, способы, средства и сроки достижения поставленных в плане задач.

Задачи выработки цели, моделирования будущей деятельности по достижению цели, ее программирования реализуются выполнением таких управленческих работ как: определение цели управления; выявление проблемы, мешающей достижению цели; выработка и принятие управленческих решений на достижение поставленной цели; разработка организационного плана реализации принятого решения; согласование разработанного плана; утверждение его старшим начальником.

Организационное планирование осуществляется на всех уровнях управления: стратегическом (ФТС России); оперативном (РТУ); тактическом (таможни, таможенные посты).

Планирование деятельности таможенной службы является одной из важнейших тем, необходимых для  развития международной торговли. Актуальность темы данной работы состоит в том, что грамотное и эффективное  планирование направлений деятельности таможенных органов к значительному  увеличению внешнеторгового оборота  и улучшению международной инвестиционной репутации страны.

Объект – изучить планирование в управлении таможенным делом.

Предмет – рассмотреть  планирование в управлении таможенным делом на примере таможенных органов  Российской Федерации.

Целью работы является выявление  особенностей планирования труда таможенного дела. Исходя из цели, выделим следующие задачи: 
- выявить особенности планирования в таможенном деле;

- рассмотреть анализ планирования  деятельности таможенных органов; 
- выявить сущность методики планирования;

- рассмотреть организацию  контроля за исполнением планов;

- предложить мероприятия  по совершенствованию планирования в таможенном деле.

Глава 1. Теоретические  аспекты планирования в управлении таможенным делом

1. Понятие планирования в таможенном деле

Планирование – это одна из составных  частей управления, заключающаяся в  разработке и практическом осуществлении  планов, определяющих будущее состояние  экономической системы, путей, способов и средств его достижения. Выделяется планирование отдельных сфер деятельности, видов ресурсов, например, производственное планирование, финансовое планирование, социальное планирование. Планирование в директивной форме присуще  централизованно управляемой экономике, где ведущую роль играют государственные  планы. В экономике рыночного  типа более распространено бюджетное  планирование, планирование на уровне компаний, фирм, а также государственное  планирование, которое носит преимущественно  индикативный, ориентирующий характер. В планировании используются как  экономико-математические, балансовые методы, так и экспертные оценки. Планирование включает принятие плановых решений уполномоченными на то органами, лицами¹.

Стратегическое планирование - это одна из функций управления, которая представляет собой процесс  выбора целей организации и путей  их достижения. Стратегическое планирование обеспечивает основу для всех управленческих решений, функции организации, мотивации  и контроля, ориентировано на выработку  стратегических планов. Процесс стратегического  планирования обеспечивает основу для  управления организацией.

В настоящее время стратегическое планирование заняло своё место в  ряду функций управления предприятием. Во многом оно приобрело новое  содержание, обогатилось за счет синтеза  с гуманизированным подходом. Сегодня, наряду с формальными, количественными  методами, стратегическое планирование использует творческий интуитивный  подход. Не являясь универсальным  способом достижения успеха в бизнесе, оно в то же время создает основу для успешной деятельности организации.

Стратегическое планирование состоит из ряда взаимосвязанных  этапов. Сначала проводится исследование внешней и внутренней среды организации, потом определяются основные ориентиры  фирмы, на следующей ступени, в рамках стратегического анализа, фирма  сравнивает результаты первого и  второе этапов, определяет возможные  варианты стратегий, затем выбирает один из вариантов и формулирует  собственную стратегию, на последнем  этапе фирма подготавливает окончательный  стратегический план, исходя из ранее  проведенных разработок, предложений  нижестоящих уровней².

Стратегия представляет собой  детальный всесторонний комплексный  план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление  миссии организации и достижение ее целей.

Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических  стратегий, предназначенных для  того, чтобы помочь организации достичь  своих целей.

2. Особенности планирования в управлении

таможенным делом

С помощью планирования определяются цели и направления движения системы, разрабатываются методы, с помощью которых реализуются существующие проблемы, определяется темп развития системы. Субъект управления намечает план будущих действий исполнителей, обосновывает пути, способы, средства и сроки достижения поставленных в плане задач.

Задачи выработки цели, моделирования будущей деятельности по достижению цели, ее программирования реализуются выполнением таких управленческих работ как: определение цели управления; выявление проблемы, мешающей достижению цели; выработка и принятие управленческих решений на достижение поставленной цели; разработка организационного плана реализации принятого решения; согласование разработанного плана; утверждение его старшим начальником.

Организационное планирование осуществляется на всех уровнях управления: стратегическом (ФТС России); оперативном (региональное таможенное управление); тактическом (таможни, таможенные посты).

Кроме того оно соответствует  установившимся календарным циклам функционирования таможенной системы  — долгосрочное (от 5 и более лет), среднесрочное (от 1 года до 5 лет) и текущее (до одного года).

Сам по себе готовый и  утвержденный план еще не свидетельствует о том, что он будет выполнен. Для этого нужны соответствующие условия —их создает другая функция управления — организация³.

Под организацией понимается основная функция управления, посредством реализации которой и создаются условия для выполнения разработанных в процессе планирования планов. В процессе реализации данной функции субъектом управления создаются условия, необходимые для успешного проведения в жизнь принятых решений, в том числе утвержденных планов.

Функция управления "организация" в таможенных органах реализуется  посредством выполнения таких управленческих работ (операций) как постановка задач  по выполнению решений и разработанных планов; организация взаимодействия; подготовка исполнителей, включающая их обучение, а также проведение других мероприятий по всестороннему обеспечению выполнения планов. 

 Под регулированием  следует понимать основную функцию управления, посредством которой возрастает эффективность деятельности подчиненных или устраняются отклонения от параметров, заданных при планировании.

Реализация функции управления "регулирование" включает исполнение таких управленческих работ (операций) как анализ результатов контроля; принятие решения на регулирование; доведение решений в виде задач до исполнителей; организация регулирования; проведение регулирования; проверка действенности регулирования.

Сущность функции учета  состоит в накоплении, систематизации и первичной обработке информации о текущем состоянии управляемой системы, направлении и темпах ее движения, о достигнутых результатах и переменных проблемах. Для того чтобы определить правильно ли выполняются планы, каковы условия и результаты их выполнения, существует контроль⁴.

Контроль — это основная функция управления, посредством реализации которой осуществляется наблюдение за процессом функционирования единой системы таможенных органов, сбор данных о ходе, условиях, состоянии и результатах деятельности подчиненных в тот или иной момент времени. Контроль за реализацией принятых решений направлен на выявление соответствия таможенной деятельности поставленным задачам, своевременное внесение в зависимости от изменений обстановки необходимых коррективов в ранее принятые решения и утвержденные планы

Главной задачей контроля является выявление отклонений от параметров, заданных при планировании, и вскрытие причин, их порождающих, а также положительных моментов, дальнейшее развитие которых может послужить существенному повышению эффективности всей деятельности таможенного органа.

Конкретные задачи и методы контроля производны от оперативно-служебной обстановки. Контроль ведется в двух направлениях: с одной стороны, начальник таможенного органа контролирует работу своих заместителей и непосредственно подчиненных начальников отделов, таможенных постов и других структурных подразделений, а с другой — совместно с ними по единому плану проверяет деятельность структурных подразделений.

Для реализации функции "контроль" требуется выполнить такие управленческие работы как определение объектов, сроков, методов контроля; определение исполнителей контроля и их подготовка; подготовка объекта контроля; осуществление контроля; обработка данных контроля и их реализация. Контроль необходим не только при рассмотрении результатов исполнения управленческих решений, но и для анализа и оценки управления в целом.

Все эти функции управления находятся в неразрывной связи  друг с другом и представляют собой единое целое. Таким образом, управление в таможенных органах — это комплексная, конкретная, практическая деятельность по сознательной организации всей оперативно-служебной деятельности, на всех ее этапах и стадиях, в пространстве и времени.

3. Сущность методики планирования

Исходными документами для  планирования деятельности таможенных органов ФТС являются: 

- Таможенный кодекс Таможенного союза; 

- Указы Президента РФ  и постановления Правительства  РФ ; 

- Закон Российской Федерации  "О службе в таможенных органах  РФ"; 

- нормативные и иные  документы вышестоящих таможенных  органов; 

- аналитические материалы,  сформированные по методике анализа  и оценки деятельности таможенных  органов РФ. 

Планирование деятельности таможенного органа включает в себя:

- оценку оперативной обстановки  в регионе деятельности, ее изменения  и динамику; 

- оценку результатов ранее  запланированных и проведенных  мероприятий; 

- определение основных  направлений и задач таможенного  органа на планируемый период; 

- определение основных  организационных, оперативных и  иных мер, необходимых для решения  основных задач, рациональное  распределение и использование  имеющихся сил и средств; 

- определение форм взаимодействия  отдельных подразделений при  выполнении планируемых мероприятий;

- установление конкретных  сроков исполнения мероприятий  и лиц, ответственных за их выполнение⁵.

Все мероприятия плана  должны соответствовать целевой  установке вводной части и  содержать практические меры, направленные на безусловное выполнение заданий  ФТС России по пополнению доходной части федерального бюджета, совершенствованию  процедур таможенного оформления и  таможенного контроля, усилению правоохранительной деятельности таможенных органов, укреплению кадрового состава подразделений  таможенных органов, наращиванию материально - технической базы и т.д. 

Основное место в плане  необходимо уделять решению проблемных и ключевых вопросов, требующих проведения комплекса мероприятий.  План должен быть реальным, равномерно распределенным по полугодиям, кварталам, предусматривать резерв времени для решения внеплановых вопросов. 

Планы таможенных органов  должны охватывать все структурные  подразделения и содержать следующие  разделы: 

- организационные мероприятия;

- мероприятия по обеспечению  действенного таможенного контроля  и исполнению доходной части Федерального бюджета;

- правоохранительная деятельность; 

- кадровая работа и  социальное обеспечение; 

- тыловое обеспечение. 

Планирование не должно носить эпизодический характер. После утверждения  плана работы и начала его реализации сбор предложений на перспективное  планирование должен продолжаться. Подготовка планов работы ФТС возлагается на организационно - инспекторский отдел, а в структурных подразделениях аппарата Управления - на руководителей подразделений. В таможнях разработка планов возлагается на организационно - инспекторские отделения, на помощников начальника таможни, а при их отсутствии - на заместителей начальников таможен по кадровой службе. Начальники и заместители начальников таможенных органов, начальники таможенных постов, начальники функциональных отделов несут личную ответственность за планирование деятельности вверенных им подразделений. 

Исходя из изложенного, разработанный  проект плана должен отвечать следующим  основным требованиям: 

1. Обоснованность и реальность  плана - это учет анализа обстановки  и конкретных задач, стоящих  перед таможенным органом, его  структурным подразделением, конкретным  сотрудником, вытекающих из особенностей  основных функций, а также требований  нормативных и иных документов  ФТС России. 

2. Преемственность или  непрерывность. План должен исходить  из результатов выполнения предыдущего  плана и иных ранее принятых  решений. 

3. Стабильность плана.  Устойчивость намечаемых мероприятий  достигается, прежде всего, правильным  определением аФТСальных задач,  включающих необходимость разработки  многочисленных планов и выполнение  уже запланированных мероприятий.  Отмена или перенос планового  мероприятия является исключительной  мерой. Корректировка плана может  осуществляться только при наличии  серьезных изменений обстановки  в регионе деятельности или  прямых предписаний вышестоящих  таможенных органов. 

4. Конкретность плана.  В плане должны содержаться  четкие и ясные формулировки  с определением точных сроков  и конкретных ответственных лиц.  Нельзя включать в план мероприятия,  которые носят "дежурный" характер и выполнение которых известно заранее, а также механически переносить требования приказов и указаний вышестоящих таможенных органов. Руководители таможенных органов и структурных подразделений несут персональную ответственность за обеспечение действенного контроля и проверку фактического исполнения предусмотренных мероприятий⁶.

Глава 2. Анализ планирования в управлении таможенным делом (на примере  региональных таможенных органов)

2.1.  Планирование  в деятельности региональных 

таможенных органов

Работа Регионального таможенного  управления строится в соответствии с планом работы на календарный год. Проект плана разрабатывается на основе предложений, поступающих от таможен и структурных подразделений аппарата управления, с учетом сложившейся обстановки во внешнеэкономической деятельности региона, результатов анализа и прогнозирования работы таможенных органов РТУ, на основе разработанных методик.

Предложения таможен, подразделений  аппарата управления, согласованные  с курирующими заместителями  начальника управления, до 1 декабря  предшествующего года представляются в Организационно инспекторский отдел (ОргИО) РТУ для обобщения, анализа и внесения в проект плана работы РТУ.

После письменного согласования заместителями начальника управления доработанный с учетом внесенных  поправок и замечаний проект плана, не позднее 20 декабря предшествующего года, представляется на утверждение начальнику управления⁷.

Общий контроль за выполнением  плана работы РТУ возлагается  на ОргИО РТУ, который информирует  начальника управления о ходе выполнения пунктов плана с представлением своих предложений по итогам работы за квартал, полугодие и в целом  за истекший год. Коррективы в годовой план вносятся по итогам квартала начальниками таможен и руководителями подразделений аппаратов управления в виде мотивированных письменных предложений, которые направляются для рассмотрения и оценки с точки зрения целесообразности и обоснованности в ОргИО РТУ. После изучения ОргИО направляет материалы на утверждение начальнику РТУ.

Порядок организации планирования и подготовки проведения заседаний  коллегии РТУ.

Заседания коллегии проводятся в соответствии с планом работы коллегии РТУ на полугодие. Предложения по проведению заседаний коллегии вносятся членами коллегии, руководителями структурных подразделений аппарата управления и других таможенных органов и учреждений региона.

Предложения структурных  подразделений аппарата управления, согласованные с заместителем начальника управления по подчиненности, таможенных органов и учреждений региона  для внесения в проект плана работы коллегии РТУ на I полугодие представляются в ОргИО РТУ до 1 декабря предшествующего  года, на II полугодие - до 1 июня текущего года, с указанием служб - соисполнителей подготовки вопросов и сроков их. На основе поступивших предложений ОргИО РТУ составляет полугодовой план работы коллегии с указанием даты и места проведения планируемых к обсуждению вопросов (не более 3 вопросов на одно заседание), исполнителей и ответственных лиц⁸.

Повестку дня и дату проведения очередного заседания коллегии ответственный секретарь доводит  до сведения членов коллегии и приглашенных лиц за 5 дней до проведения заседания  коллегии.

Предложения о включении  в повестку дня очередного заседания  коллегии неотложных дополнительных вопросов, снятии запланированных вопросов или  о переносе дня заседания коллегии передаются начальнику ОргИО РТУ  не позднее чем за 5 дней до объявления повестки дня заседания коллегии.

По решению начальника управления (председателя коллегии) в  график проведения заседаний коллегий и в поставленные на обсуждение вопросы  могут быть внесены дополнения и  изменения. Такое решение принимается  начальником управления (председателем  коллегии) как по собственной инициативе, так и на основе представленного  ему обоснованного рапорта от начальника таможни или структурного подразделения аппарата управления, согласованного с курирующим заместителем начальника управления.

На основе годового плана  работы РТУ структурные подразделения  аппарата управления (с учетом направлений  деятельности) и таможни региона  составляют собственные планы работы на год. Мероприятия годового плана работы структурного подразделения аппарата управления дополняются и конкретизируются в квартальном плане работы отдела с учетом сложившейся обстановки, текущего состояния дел. Копия экземпляра квартального плана до 25 числа последнего месяца предшествующего квартала представляется в ОргИО для координации действий подразделений аппарата управления и разработки ежемесячных планов основных мероприятий РТУ⁹.

Структурные подразделения  таможен планируют свою работу поквартально, исходя из плана работы таможни на год. В случае планирования в деятельности структурного подразделения совместных мероприятий с другими подразделениями виза согласования начальника отдела - соисполнителя мероприятия является обязательной.

2.2.  Организация  контроля за исполнением планов

Главной целью контроля является обеспечение безусловной и своевременной  реализации запланированных мероприятий. Контроль должен носить систематический  и упреждающий характер. 

Начальники таможен региона  через своих заместителей, а руководители структурных подразделений аппарата Управления лично организуют полную, точную и своевременную реализацию планов.

Для этого соответствующие  руководители определяют исполнителей, формулируют им задания, устанавливают  сроки исполнения, проводят оперативные  совещания; создают необходимые  условия исполнителям и обеспечивают контроль за ходом выполнения плановых мероприятий, определяют время и  порядок информирования об исполнении планов.

Непосредственное осуществление  общего контроля за выполнением мероприятий  годового плана работы ФТС и ежемесячных  планов основных мероприятий ФТС, а  также своевременное внесение соответствующим  образом оформленных необходимых  изменений осуществляется ФТС¹⁰. 

Главными целями контроля выполнения планов являются: 

- обеспечение выполнения  задач и мероприятий плана  по всем показателям всеми  подразделениями таможенных органов  региона; 

- выявление неиспользованных  резервов совершенствования служебной  деятельности и организации труда  личного состава подразделений; 

- недопущение диспропорций  в развитии отдельных подразделений,  расстановке сил и средств; 

- устранение ошибок, допущенных  при выполнении плана; 

- совершенствование планирования  и управленческой деятельности. 

Проверка выполнения планов начинается с определения своевременности  и правильности доведения заданий  до конкретных исполнителей. От этого, в первую очередь, зависит успех  выполнения всех запланированных мероприятий. Выполнение плана проверяется путем  изучения отчетных материалов, а также  путем непосредственного ознакомления с работой на местах. При проведении проверки необходимо обращать основное внимание на решение основных задач  планируемого периода. Еще одно важное направление, на которое необходимо обращать внимание, - это изучение, обобщение и распространение передового опыта работы, имеющиеся достижения в служебной деятельности таможенных органов и подразделений, отдельных руководителей и сотрудников. 

Краткие анализы выполнения планов работы таможен и функциональных блоков ФТС за отчетный период в  срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом, направляются в  ФТС для исполнения контрольных  функций, решения проблемных вопросов, требующих решения на региональном уровне, а также для обобщения  и анализа деятельности ФТС. В  указанные краткие анализы выполнения планов в обязательном порядке должны включаться: 

- нереализованные пункты  плана и причины их невыполнения; 

- эффективность проведенных  мероприятий для достижения задач,  стоящих перед таможенным органом; 

- проблемные вопросы таможен,  таможенных постов и функциональных  отделов, которые требуют решения руководства;

- передовой опыт подразделений  и инициативный подход сотрудников  в ходе повседневной деятельности  и другие. 

Анализы выполнения планов работы Управления за отчетный период проводятся в ФТС и направляются в Контрольно - аналитическое управление ФТС России для исполнения контрольных  функций, рассмотрения проблемных вопросов, требующих решения на федеральном  уровне, а также для обобщения  и анализа деятельности ФТС. 

2.3.  Анализ планирования деятельности таможенных органов и мероприятия по совершенствованию планирования в

управлении таможенным делом

Анализ планирования деятельности таможенных органов региона показывает, что руководители различных уровней  недостаточно уделяют внимания этому  участку служебной деятельности. Планы работы часто носят неконкретный и формальный характер, не способствуют развитию инициативы по совершенствованию  таможенного дела на каждом участке, не направлены на достижение конечного  результата. Зачастую отсутствует механизм контроля и анализа эффективности  выполненных мероприятий со стороны  руководства таможенных органов. 

Слабым звеном является управленческая деятельность руководителей различного уровня - анализ профессиональной работы подчиненных функциональных подразделений, постановка конкретных задач исполнителям, раскрытие механизма их реализации, определение сроков исполнения и  контроля за реализацией поставленных задач.

По-прежнему недооценивается  роль поблочного планирования и анализа  деятельности. С целью устранения имеющихся недостатков и совершенствования системы планирования деятельности таможенных органов ФТС необходимо провести ряд мероприятий:

Планирование является необходимым  элементом организации управленческой деятельности таможенных органов¹¹. 

Правильная организация  этой работы позволит обеспечить своевременное  принятие управленческих решений, качественную подготовку документов, повседневный контроль за подчиненными сотрудниками и нижестоящими таможенными органами, а также подведение итогов. 

Планирование придает  повседневной работе целенаправленный и конкретный характер, позволяет  сосредотачивать основные усилия на решении наиболее ФТС - х проблем, стоящих перед таможенными органами региона, способствует своевременному решению поставленных задач.  
 
Под планированием понимается деятельность по определению целей и задач на предстоящий период работы, способов их достижения, последовательности их решения и сроков выполнения. Основу системы планирования составляют перспективные, организационные и разовые планы.