Планирование внутреннего обучения в фирме

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА

Федеральное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ФЛОТА

имени адмирала С.О.Макарова

Кафедра Менеджмента на транспорте

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Управление проектами»

Вариант 19

на тему:

«Планирование внутреннего обучения в фирме»

СОЗДАНИЕ ПРОЕКТА И ЕГО РЕАЛИЗАЦИЯ В СРЕДЕ MICROSOFT PROJECT

                          Направление:

38.03.02                                                                                         Менеджмент

(код ОКСО)                                            (наименование)

Санкт-Петербург

2017

СОДЕРЖАНИЕ

Исходные данные для проектирования……………………………………….3

1. Создание плана проекта…………………………………………………..6

1.1   Ввод работ и их продолжительности........................................................6

1.2.  Создание графика работ…………………………………………………..6

1.3.  Суммарная задача проекта.........................................................................8

1.4.  Создание базы данных по ресурсам и составление списка людей и оборудования......................................................................................................8

1.5. Создание назначений……………………………………………………...9

1.6. Определение стоимости ресурсов……………………………………….11

2. Отслеживание хода выполнения плана проекта…………………………13
1. Применение методики PERT для анализа проекта……………............13
2. Отслеживание и контроль выполнения задач проекта по срокам, ресурсам, затратам и трудозатратам…………………………………………15

Литература…………………………………………………………………….18

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ ДЛЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Создание образовательного проекта

«Планирование внутреннего обучения в фирме» в среде MS Project

Постановка задачи:  Администрацией ПАО «Новороссийский морской торговый порт» с целью повышения профессионального уровня менеджеров принято решение о разработке и реализации проекта внутреннего обучения в соответствии с основными этапами:

1. Создание группы внутренней подготовки в области продаж.
2. Оценка потребностей
3. Планирование проведения обучения и его содержания.
4. Заключительный этап планирования обучения

 Датой  начала проекта является 1 сентября 2016 года. Состав и длительность задач (работ) представлены в таблице 1. В таблице 2 указан список ресурсов,  назначения и необходимое количество для выполнения той или иной задачи. В терминологии MS Project работа называется задачей. Необходимо составить план работ, оценить их общий объем и представить полученный результат с помощью MS Project. Кроме того, требуется предоставить статистические данные на дату 09 ноября 2016 года и сводку по проекту.

Таблица 1

Состав и длительность задач

Продолжение таблицы 1

Таблица 2

Список ресурсов, их стоимость, назначения и необходимое количество

1. Создание плана проекта.
1. Ввод работ и их продолжительности.

Определение состава проектных работ начинается с определения этапов (или фаз) проекта.

Необходимо выбрать ссылку Ввод задач проекта на панели «Консультанта», ввести список задач проекта из таблицы 1, выделенных жирным курсивом. Длительность задач не вводится.

Далее, нажимаем на ссылку Организация этапов задач. Введем завершающие задачи для каждой фазы.

Рис.1. Организация этапов задач

2. Создание графика работ

Связь между двумя задачами определяет, каким образом время начала или завершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. Задача, влияющая на другую, называется Предшественник, а задача, зависящая от другой, называется Последователь. Чтобы в процессе ввода задач можно было быстро указать предшественника задачи, используется колонка Предшественники, по умолчанию включенная в таблицу Ввод. На панели «Консультанта» Задачи необходимо щелкнуть на ссылку Планирование задач. На панели Планирование задач «Консультанта» есть кнопки для создания и разрыва связей. Щелкнув в таблице проекта задачу Создание группы внутренней подготовки в области продаж, нажимаем клавишу Ctrl, удерживая ее в таком положении, щелкнем на задаче Оценка потребностей. Теперь обе задачи выделены. Далее щелкнем  на кнопку Создать связь окончание – начало.

Аналогично установим связь окончание – начало между задачами Оценка потребностей и Создание группы внутренней подготовки в области продаж и т.д.

Рис.2. Создание графика работ

Теперь установим связи между задачами в фазах проекта, которые выполняются последовательно друг за другом.

Рис.3. Создание графика работ

3. Суммарная задача проекта

Когда состав работ определен, план представляет собой четыре фазы, объединяющие все задачи проекта. Отобразим суммарную задачу проекта.

Для этого в главном меню выбрать Сервис - Параметры, в открывшемся окне Параметры выберем закладку Вид, далее установим флажок Показывать суммарную задачу проекта

Рис.4. Суммарная задача проекта

4. Создание базы данных по ресурсам и составление списка людей и оборудования

Распределим ресурсы по работам. Для этого создадим таблицу ресурсов, необходимых для выполнения проекта, укажем стоимость оборудования и оплату труда специалистов.

1. Перейдем  на панель «Консультанта» Выбор ресурсов

2.Щелкним  на первой ссылке панели Ресурсы Выбор людей и оборудования для проекта

3. Выберем  Добавить ресурсы из каталога организации.

Ниже появится ссылка Каталог, щелкнем по ней

4. В  появившемся окне Выбор: Пользователи или Группы в поле Введите имена выбираемых объектов введем букву «а» 

5. Нажмем  кнопку Проверить имена

6. В  открывшемся окне Найдено несколько имен выбираем необходимое

7. Нажимаем ОК

В Листе ресурсов появился выбранный ресурс. Аналогично введем всех работников организации, необходимых для выполнения данного проекта и материальные ресурсы, используя данные таблиц 1 и 2.

Для добавления материальных ресурсов используем план действия, расположенных в «Консультанте».

Рис.5. Создание базы данных по ресурсам

5. Создание назначений

На панели «Консультанта» Ресурсы щелкнем ссылку Назначение людей и оборудования задачам.

Панель Назначение ресурсов предлагает последовательно выбирать каждую задачу, которой нужно назначить ресурсы, и щелчком ссылки Назначить ресурсы вызвать окно Назначение ресурсов, содержащее список исполнителей. Для назначения нескольких ресурсов щелкаем их, удерживая клавишу Ctrl.

В столбце Название задачи установим курсор на задаче Определение целей. В панели «Консультанта» Назначение ресурсов щелкнем ссылку Назначить ресурсы.

В появившемся окне Назначение ресурсов появился список всех имеющихся ресурсов. Назначим на выполнение данной задачи следующие:  трудовые – Иванов (см. табл. 1). В окне Назначение ресурсов найдем Иванова щелкнем на него курсором и найдем и жмем кнопку Назначить.

Таким же образом назначаем на оставшиеся задачи ресурсы.

Рис.6. Создание назначений

Теперь введем необходимое количество оборудования.

1. Дважды  щелкнем на задаче Создание группы внутренней подготовки в области продаж

2. В  открывшемся окне Сведения о задаче перейдем на вкладку Ресурсы

3. Здесь  уже имеются сведения о назначаемых  ресурсах. Трудовые ресурсы в  поле Единицы оставляем 100%.

4. Нажимаем ОК

Аналогично введем количество необходимого оборудования для остальных задач, используя данные таблицы.

Рис.7. Ввод необходимого оборудования

6. Определение стоимости ресурсов.

Переведем  MS Project в режим просмотра списка ресурсов (команда Вид/Лист ресурсов). Введем в лист ресурсов почасовые ставки для трудовых ресурсов. Щелкнем дважды на фамилии работника (Тенищев М.В.) Откроется диалоговое окно Сведения о ресурсе. Перейдем в данном окне во вкладку Затрат. В поле Стандартная ставка закладки А введем почасовую ставку данного рабочего.

Рис.8. Определение стоимости ресурсов

Аналогично введем данные о почасовых ставках остальных работников, используя данные таблицы и стоимость материальных ресурсов.

Определим стоимость всего проекта. Для этого:

1. Выберем команду меню Проект

2. Сведения о проекте. На экране  появится диалог Сведения о проекте

3. Нажмем кнопку Статистика. На экране появится диалог Статистика проекта.

Рис.9. Определение стоимости проекта

2. Отслеживание хода выполнения инновационного плана проекта»

2.1.Применение методики  PERT для анализа проекта

PERT (Program (Project) Evaluation and Review Technique) - это техника оценки и анализа программ (проектов), которая используется при управлении проектами. PERT — это способ анализа задач, необходимых для выполнения проекта. В особенности, анализа времени, которое требуется для выполнения каждой отдельной задачи, а также определение минимального необходимого времени для выполнения всего проекта.

PERT была разработана, главным образом, для упрощения планирования на бумаге и составления графиков больших и сложных проектов. PERT предназначена для масштабных, единовременных, сложных проектов. Техника подразумевала наличие неопределённости, давая возможность разработать рабочий график проекта без точного знания деталей и необходимого времени для всех его составляющих.

Самой популярной частью PERT является Метод критического пути, опирающийся на построение сетевого графика (сетевой диаграммы PERT).

1. Нажмем кнопку на панели инструментов Анализ по методу PERT. В окне программы появится таблица для анализа по методу PERT. В столбце Длительность отображаются длительности задач, которые были введены при создании плана проекта. Колонка Оптимистическая длительность предназначена для ввода оптимистических длительность работ, столбец Ожидаемая длительность – для ожидаемых длительностей задач, колонка Пессимистическая длительность – для пессимистических длительностей работ.

Щелкнем мышью на работе Создание группы внутренней подготовки в области продаж в столбце Название задачи.

2. Нажмем кнопку на панели инструментов Анализ по методу PERT. На экране появится диалог Ввод PERТ для ввода вспомогательных длительностей выбранной задачи.
3. В поле ввода Оптимистическая группы элементов управления Длительности введем оптимистическую длительность выбранной задачи «1 день».
4. В поле ввода Ожидаемая группы Длительность наберем на клавиатуре ожидаемую длительность работы «4 дня».
5. В поле ввода Пессимистическая группы Длительности введем пессимистическую длительность выбранной задачи «5 дней».
6. Нажмем кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Ввод PERT. В таблице для анализа по методу PERT появятся набранные длительности работы Определение целей.
7. Введем оптимистические, ожидаемые и пессимистические длительности остальных задач проекта.
8. Нажмем кнопку на панели инструментов Анализ по методу PERT. На экране появится диалог Весовые коэффициенты метода PERT.
9. Нажмем кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Весовые коэффициенты метода PERT.
10. Нажмем кнопку на панели инструментов Анализ по методу PERT для расчета длительности задач. На экране появится диалог Анализ по методу PERT с предупреждением о том, что значения поля Длительность будут изменены

►Нажмем Да, чтобы закрыть диалог.

В столбце Длительность появятся новые значения длительности задач, рассчитанные по методу PERT.

Рис.10.Применение методики PERT для анализа проекта

2. Отслеживание и контроль выполнения задач проекта по срокам, ресурсам, затратам и трудозатратам.

Настроим  параметры отслеживания.

1. Выберем  команду меню Сервис

2. Параметры. Открылся диалог Параметры.

3. Выберем  вкладку Расчет

4. Установим  переключатель автоматический в группе управления Параметры расчета для Microsoft Office Project, чтобы план автоматически пересчитывался после ввода фактических данных.

5. Установим  флажок Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи, чтобы программа обновляла фактические данные о ресурсах, когда вводится процент завершения работы.

6.Убедимся, что установлен флажок Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Office Project, чтобы программа MS Project автоматически рассчитывала фактические затраты на работы.

7. Нажмем  кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Параметры. Параметры отслеживания будут настроены.

После настройки параметров отслеживания приступим  к вводу фактических данных о выполнении проекта.

Фактические данные вводятся по ходу выполнения работ проекта.

Установим отметки о выполнении задач на дату 09 ноября 2016 года. Щелкнем мышью на задаче Создание группы внутренней подготовки в области продаж в таблице, чтоб выделить работу. Выберем команду меню Сервис. Отслеживание. Обновить проект. На экране появится диалог Обновление проекта.

Установим дату 09.11.16. Нажмем кнопку ОК. Диалог Обновление проекта закрыт, слева от выполненных задач на указанную дату появится отметка , а на диаграмме Гантта внутри горизонтальной полоски – черная полоса, отображающая процент завершения – 100%

Рис.11. Отслеживание и контроль выполнения задач проекта

Также на диаграмме Ганта внутри полоски, обозначающей задачу Проектирование общего бюджета появилась черная полоса, но не полная, что указывает на контрольную дату (14.11.2016 года): задача начала выполняться, но до конца не завершена. Чтобы узнать процент выполнения данной задачи, дважды щелкнем в таблице на задаче Разработка товара. В появившемся на экране диалоге Сведения о задаче перейдем на закладку Общие. В поле Процент завершения указан процент выполнения данной задачи 19 %.

Рис.12. Сведения о задаче

Также MS Project самостоятельно рассчитал суммарный процент выполнения  задач:

Суммарный процент выполнения

Литература

1. Алексеева Е.К. Управление проектами: Создание проекта и его реализация в среде Microsoft Project:  учебно-методическое пособие по выполнению курсовой работы. – СПб, СПГУВК, 2012. – 68 с.
2. Куперштейн В.И. Microsoft Project 2007 в управлении проектами. – СПб.: БХВ-Петербург, 2007. – 480с.
3. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г., Полковников А.В. Управление проектами. - М.: Омега-Л, 2010. - 960с

     3.  Сайт http://www.pmexpert.ru/library/