Планирование закупок
Федеральное агентство по образованию
Байкальский
государственный университет
Курсовая работа
по дисциплине «Транспортное обеспечение коммерческой деятельности»
на
тему:
«Планирование
закупок»
Студентки
3 курса
факультета ФССО
группы УЭУТ/3-09
Солоненко Ж.В.
Преподаватель
–
Малецкая М.Б.
Иркутск
2010
Содержание
1. Введение…………………………………………………………
2. Определение потребности в материалах или объёма закупаемых товаров …6
3. Методы
закупок……………………………………………………………
4. Документальное оформление заказа на поставку товаров…………………...14
5. Закупки и организация собственного производства………………………….16
6. Оформление получения товаров……………………………………………….17
7. Заключение……………………………………………………
8. Список
литературы……………………………………………………
- Введение
Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия.
Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:
- анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;
- определение метода закупок;
- согласованность цены и заключение договора;
— установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок;
— организация размещения товаров на складе. Качественное планирование и информационное обслуживание логистики снабжения решает также задачу уравновешивания противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизации складских запасов.
Планирование закупок определяет потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок предприятия.
Цели планирования закупок продукции:
- снижение уровня сверхнормативного запаса продукции;
- поддержание требуемого уровня обслуживания потребителей;
- координация графика доставки и плана по производству.
Параметры и факторы, учитываемые при разработке плана закупок продукции:
- минимальная партия заказа, отпускаемого поставщиком;
- скидки при изменении объема поставляемой продукции;
- ограничения по времени (срок годности) и объему хранения сырья, упаковки и готовой продукции в складских помещениях производственного предприятия;
- местонахождение поставщика. Если поставщик зарубежный, нецелесообразно осуществлять частые поставки небольших партий сырья или упаковки, так как при этом значительно возрастает уровень логистических затрат. В то же время с местным поставщиком можно оговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать минимальный уровень запаса сырья, материалов или упаковки;
- надежность поставщика. В случае если поставщик надежный, производственное предприятие получает возможность организовать доставку точно в срок;
- ассортимент и номенклатура материалов и сырья, закупаемых у одного поставщика. Всю продукцию, закупаемую у одного поставщика, целесообразно поставлять одновременно во избежание роста расходов на транспортировку. Особенно это актуально для зарубежных поставщиков;
- сроки поставки сырья и материалов с момента заказа (чем больше срок поставки, тем больший запас данного материала должен быть на предприятии).
- Определение потребности в материалах или объёма закупаемых товаров
В логистике используются следующие методы определения потребности в материалах:
1) детерминированный - используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам
2) стохастический - используется, когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность
3) эвристический - потребность определяется на основе опыта работников.
Определение
потребности в материале
- Определение потребности в материале - определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.
- Подготовка заявки на материал - заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале .
- Оформление заявки на материал - в заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.
- Согласование заявки на материал - исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал, согласует её содержание с руководителем функционального отдела.
Планирование потребности в материалах представляет собой систему планирования закупки материалов, как правило, связанного спроса. В процессе планирования закупок необходимо определить:
- какие материалы требуются;
- количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;
- время, когда они понадобятся;
- возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
- требуемые площади ваших складских помещений;
- издержки на закупки;
- возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.
Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом.
Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц сырья, что за неделю составило 1000:52=19 единиц. Это количество может быть использовано в будущем.
Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах). Принцип ее прост: исходная точка — это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.
Брутто-потребность
переводится затем в нетто-
- наличный запас;
- плюс уже заказанные материалы и уже запланированное собственное производство;
- минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.
На основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта. Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребностей в конечном продукте.
Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:
Прогноз на новый = Прогноз на предшествующий + ах
период период
Прогнозные значения в отдельные периоды корректируется с помощью, так называемого, фактора «а», значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше значение «а», тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.
Все рассмотренные методы определения количества, времени и периодичности закупок имеют свои достоинства и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг или определении потребностей в материалах. Выбор зависит от:
- профиля фирмы;
- возможностей заказчика;
- типа изделий;
- наличия и вида складов;
- системы контроля за состоянием запасов.
3. Методы закупок
1. Закупка товара одной партией (оптовые закупки). Предполагается, что такой метод осуществляется поставкой товаров одной большой партией. Преимущества: простота оформления документов, гарантии поставки всей партии, повышенные торговые скидки, небольшой документооборот, связанный с заказом
Недостатки: большая потребность в запасах и складских помещениях, медленная оборачиваемость капитала — эффект замораживания финансовых средств, негибкость ценового фактора, большие потери от порчи материала при хранении.
2. Закупка товаров мелкими партиями (в этом случае заказ поставляется несколькими размельченными партиями).
Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала (по сравнению с предыдущим методом), товары оплачиваются по мере поступления на склад, производится сокращение необходимых складских помещений, уменьшение арендной платы, расходов на содержание помещений и дополнительного складского персонала, сокращение затрат на документирование поставки, т.к. оформляется заказ на всю поставку.
Недостатки: вероятность заказа избыточного количества, необходимость оплаты всего количества товаров в заказе.
3.Закупка товаров по котировочным ведомостям. Такой метод закупок используется при закупке недорогого быстро используемого товара. Чтобы проследить потребность, регулярно составляются котировочные ведомости (ежедневно, ежемесячно) и включают сведения о полном перечне товаров, требуемом и имеющемся количестве товаров
Преимущества: ускоренная оборачиваемость капитала, низкие затраты на хранение и складирование, низкие издержки от порчи товаров при хранении, отсутствие дополнительного обслуживающего персонала, своевременность поставок.
Недостатки: зависимость от поставщика, постоянный учет товаров — большие трудозатраты, большой документооборот на заказы.
4. Закупка товаров по мере необходимости. При этом методе поставщик поставляет заказ мелкими партиями. В заказе количество товара определяется не точно, а приблизительно, поставка каждой мелкой партии осуществляется при согласовании с заказчиком, оплачивается не то количество, которое было оговорено в договоре о поставке, а то, которое было действительно получено при согласовании, по истечении срока договора заказчик не должен принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть доставлены.
Преимущества: отсутствие жестких обязательств по покупке определенного количества товаров, возможность корректировки договора о заказе; ускоренный оборот капитала; минимальный документооборот, связанный с осуществлением связи с поставщиком, необходимость минимального количества складских помещений.
5. Закупка товара с немедленной сдачей. Этот метод применяется только для тех товаров, которые редко используются и требуются в производстве. В этом случае заказ получается сразу и вывозится со складов поставщиков на склады заказчика.
Недостаток: увеличение издержек, связанных с оформлением необходимой документации для заказа, измельчение заказа, необходимость налаживания связей со многими поставщиками.
4. Документальное оформление заказа на поставку товаров
Заказ на поставку товаров (заявка) - это предложение потребителя поставщику поставить продукцию с указанием ассортимента, количества, качества, срока поставки или выполнить работу, оказать услугу одной организации другой, где в деталях указываются характеристики товаров, которые организация хочет закупить, и условия закупки. Он включает следующие реквизиты:
- Название документа. В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами «Заказ» или «заказ на поставку».
- Порядковый номер. Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа. Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.
- Дата заказа.
- Наименование и адрес поставщика и получателя товара
- Ответственность за заказ. В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.
- Наименование товара, количество поставляемых товаров, цена, сроки поставки.
- Адрес поставки. В случаях, когда адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, названного в бланке заказа.
- Расчетный счет. Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, 4 экземпляра заказа. Для облегчения работы они окрашены в разные цвета.
Экземпляр 1 (белый) - отправляется поставщику.
Экземпляр 2 (розовый) - отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета.
Экземпляр 3 (голубой) - оправляется в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, обозначенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.
Экземпляр 4 (зеленый) - отправляется для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками.
После
того как отдел материально-
- Закупки и организация собственного производства
При
планировании закупок после определения
потребности и расчета
Для принятия такого решения необходимо сопоставить затраты на закупку и на собственное производство.
В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика. Необходимо также учесть затраты на заказ; транспортировку, страховку и упаковку; складирование; обработку (переработку, сортировку и т. п.); персонал, связанный с закупками.
Затраты на производство состоят из стоимости сырья, энергии, рабочей силы, хранения и накладных расходов.
Сравнив, затраты на собственное производство по каждому материалу (детали, изделию) с затратами на закупку, можно принять решение.
Решение в пользу производства на месте может быть принято и без помощи расчетов, например, если есть уверенность в том, что предприятие способно использовать свои основные фонды и персонал более эффективно, организовав производство некоторых деталей, необходимых для изготовления конечной продукции, сократив, кроме того, расходы на сырье, рабочую силу, энергию и складские помещения.
- Оформление получения товаров
Оформление получения товаров связано с договором поставки на основании которого оформляются заказы на поставку. Договор поставки, также как и заказ на поставку, оформляется в 2-х экземплярах, 1-ый экз. – для поставщика, 2-ой экз.- для покупателя.
Кроме заказа на поставку товаров важными документами являются:
- сопроводительное письмо, в котором указывается, какие товары и для какой фирмы предназначены.
- сертификаты
- документы транспортных организаций:
а) При отправке товаров железнодорожным видом транспорта оформляются следующие документы:
1. Договор на перевозку
2. Ж/д накладная - составляется грузоотправителем на каждую отправку груза. В ней указываются: станция отправления и назначения, грузоотправитель и грузополучатель, род и масса груза, провозная плата и др. реквизиты
3. Дорожная ведомость - содержит все показатели накладной. На оборотной стороне ведомости предусмотрена отметка о пунктах перехода груза с одной дороги на другую, используется для учета погрузки и перевозок грузов по моменту прибытия, а также для учета продукции транспорта.
4. Корешок дорожной ведомости используется для учета погрузки и перевозок грузов по моменту отправления, остается на станции отправления,
5. Квитанция о приёме груза выдается отправителю с целью удостоверения факта приема от него грузов для перевозки и получения с него провозных платежей.
б) При отправке товаров автомобильным видом транспорта оформляются следующие документы:
1. Договор на перевозку
2. Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом; составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов, необходимых для расчетов за работу автотранспорта, а также для списания и оприходования товарно-материальных ценностей.
3. Путевой
лист грузового автомобиля - основной
первичный документ учета работы грузового
автомобиля и водителя; выдается водителю
ежедневно при выходе грузового автомобиля
на линию.
в) При отправке товаров морским видом
транспорта оформляются следующие документы:
1. Договор на перевозку
2. Коносамент (накладная) – выдается перевозчиком отправителю после приёма груза к перевозке, служит доказательством приёма груза и удостоверяет факт заключения договора
г) При отправке товаров речным видом транспорта оформляются следующие документы:
1. Навигационный договор с пароходством
2. Накладная по виду груза
д) При отправке товаров воздушным видом транспорта оформляются следующие документы:
1. Договор на перевозку
2. Грузовая накладная - документ, удостоверяющий заключение договора воздушной перевозки между грузоотправителем и перевозчиком. Составляется на 4 бланках: накладная отправителя, грузовая накладная (состоит из собственно накладной и отрывного талона грузовой накладной, после выдачи доставленного груза грузополучателю сдается в бухгалтерию авиапредприятия); корешок грузовой накладной (остается в аэропорту отправления и сдается в бухгалтерию авиапредприятия); квитанция о приеме груза (подтверждает прием перевозчиком груза на условиях, перечисленных в накладной отправителя).
При получении груза оформляют акт-приёмки, при обнаружении брака, недостачи товаров составляется претензия по возврату денежных сумм.
- Заключение
Планирование закупок играет важную роль в деятельности любого предприятия. В соответствии с этим можно выделить:
Во – первых: необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, поставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых для работы компании.
Во–вторых: сведение инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции.
В-третьих: поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня.
В-четвёртых: соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.
Достижение
этих целей в области управления
закупками (закупочной логистики) требует
выполнения различных стандартных
операций способствующих рационализации
системы закупок.
- Список литературы
- “Логистика”
– учебное пособие под
редакцией Аникина Б.А. М.:Инфра – М 2002 г. - Залманова М.Е. “Закупочно – распределительная логистика”: учебное пособие / СПИ. – Саратов, 1992 г.
- Гаджинский А.М. “Логистика”: учебное пособие. – М.: Маркетинг 1999 г.
- Беседина В.Н., Демченко А.А. Основы логистики в торговле: учеб. пособие.– М.: Экономика, 2005.
- Циммерман Р. “Заготовительная логистика в организации прямых хозяйственных связей предприятий”: диссертация. – СПБ 1992г.
- logisticsinfo.ru