Планирования и организации деятельности в сфере малого и среднего бизнеса
24
Введение
Современный период функционирования промышленных предприятий в Российской Федерации — период изменения внешней среды хозяйствования, заключающийся в ужесточении конкурентной борьбы. Современный темп изменения и увеличения знаний является настолько большим, что планирование представляется единственным способом формального прогнозирования будущих проблем и возможностей. Оно обеспечивает высшему руководству средство создания плана на длительный срок. Планирование дает также основу для принятия решения. Знание того, чего организация хочет достичь, помогает уточнить наиболее подходящие пути действий. Формальное планирование способствует снижению риска при принятии решения. Принимая обоснованные и систематизированные плановые решения, руководство снижает риск принятия неправильного решения из-за ошибочной или недостоверной информации о возможностях предприятия или о внешней ситуации. Планирование, поскольку оно служит для формулирования установленных целей, помогает создать единство общей цели внутри организации. Сегодня в промышленности стратегическое планирование становится скорее правилом, чем исключением.
Данная тема актуальна, так как сегодня в России прочно утвердилось общественное мнение об объективной необходимости многопланового и действенного вмешательства государства в процессе развития экономики. Современное предприятие является сверхсложной системой, которой приходится управлять в нестабильных условиях перехода к рынку. Сверхсложная природа предприятия требует предварительного анализа как его самого, так и внешней среды и выработки детальной последовательности действий по постановке целей и их реализации, т.е. сверхсложная природа предприятия, побуждает формировать план. Одновременно динамичная и нестабильная внешняя среда делает неработающими жесткие и детерминированные планы.
Объектом исследования является ООО «Система».
Предмет исследования оставляет организация деятельности и планирования в организации.
Основной целью работы является изучение планирования и организации деятельности в сфере малого и среднего бизнеса.
Для достижения поставленной цели разрабатываются следующие задачи:
- изучить сущность и содержание основных понятий по данной проблеме;
- рассмотреть теоретические основы планирования и организации деятельности предприятия в сфере малого и среднего бизнеса;
- проанализировать процесс планирования и организацию деятельности на примере ООО «Система»;
- дать характеристику организации;
- выявить основные проблемы и особенности процесса планирования ООО «Система»;
- дать рекомендации по совершенствованию процесса планирования ООО «Система».
Наиболее существенные исследования в сфере планирования представлены в работах ученых И. Лукинова, В. Пономаренко, В. Бабича, В. Герасимчука, О. Пушкаря, Д. Божка, Д. Богини, А. Яковлева, О. Тридида и др. Они рассматривают вопрос планирования управления предприятиями с учетом особенностей украинской экономики. Из зарубежных специалистов в теорию и методологию стратегического планирования весомый взнос внесли И. Ансофф, Дж. Акофф, Г. Бранденбург, Дж. Стейнер, Дж. Гелбрейт, У. Кинг но др. Проблемам устойчивого развития предприятия уделяли внимание такие ученые, как В.А. Лосев, А.С. Воронов, Г.С.Вечканов, С.Н. Глазьев, И.П. Богомолова, Т.Л. Безрукова, А.И Хорев, Е.А. Уткин, В.М. Баутин, А.Н. Полозова, В.А. Медведев, И. Кобб-Дуглас, С.А. Леонтьев, В.А. Гончарук, О. В.Раевнева. Значительный вклад в разработку вопросов, связанных с планированием на предприятии внесли выдающиеся экономисты, профессора, доценты, в частности, профессор И.М. Бабук Э.А. Афитов другие.
1 Теоретические основы планирования и организации деятельности предприятия в сфере малого и среднего бизнеса
1.1 Планирование как функция управления предприятием. Виды планирования
Планирование является важнейшей составной частью управления предприятием, и без него не возможна успешная работа предприятия. Планирование как часть работы менеджера имеет много общего с планированием в личной жизни, но применяется оно не к рутинным ежедневным делам, а к важным решениям, определяющим дальнейшее развитие фирмы.
Согласно концепции немецкого профессора Д. Хана планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений. Оно позволяют предвидеть перспективу развития предприятия на будущее, более рационально использовать все ресурсы предприятия, избежать риска банкротства, более целеустремленно и эффективно проводить научно-техническую политику на предприятии, своевременно обновлять и модернизировать выпускаемую продукцию и повышать ее качество в соответствии с конъюнктурой рынка, повышать эффективность производства и улучшать финансовое состояние предприятия.
Планирование - это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно распределения ресурсов, координации деятельности между отдельными подразделениями, координации с внешней средой (рынком), создания эффективной внутренней структуры, контроля за деятельностью, развития организации в будущем. Оно обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию [1, c. 25].
Для реализации процесса планирования необходимо иметь налаженную организационную систему. Исходя из миссии и основных принципов фирмы, отвечающих на вопрос: «Зачем?», формулируются стратегические цели, указывающие, что делать в целом. Затем они конкретизируются до задач, а те - до конкретных заданий. Далее подсчитываются необходимые ресурсы - материальные, финансовые, кадровые, временные - и при необходимости пересматриваются задания, задачи и цели. В результате получают реально осуществимый план, так как работа организации направлена на достижение планового показателя, и от того, как построена и скоординирована эта работа, зависит результат.
Основными целями планирования деятельности являются:
повышение контролируемой доли рынка;
предвидение требований потребителя;
выпуск продукции более высокого качества;
обеспечение согласованных сроков поставок;
установление уровня цен с учетом условий конкуренции;
поддержание репутации фирмы у потребителей.
В процессе планирования можно выделить процесс целеполагания (определение системы целей), процесс сочетания (координации) целей и средств их достижения, процесс развития или единство существующей системы работы организации с ее будущим развитием. Цели планирования на предприятии должны быть конкретными и измеримыми, ориентированы во времени (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочными), достижимыми и взаимоподдерживающими (непротиворечивыми).
Для достижения поставленных целей используются задачи планирования. Задачи планирования определяются каждой фирмой самостоятельно в зависимости от деятельности, которой она занимается. В целом задачи планирования любого предприятия сводятся к следующему:
планирование роста прибыли;
планирование издержек предприятия, и, как следствие, их уменьшение;
увеличение доли рынка, увеличение доли продаж;
улучшение социальной политики фирмы.
И так, основной задачей планирования является получение максимальной прибыли как результата деятельности и осуществления его важнейших функций: планирование маркетинга, производительности, инноваций и другого [2, c. 63].
Организация планирования зависит от величины предприятия. Характерные черты эффективного планирования это целесообразность и адекватность, реалистичность, полнота, формализованность, сопоставимость показателей, систематичность, цикличность, определенность, конкретность и профессионализм.
Весь процесс планирования в организации разделяется на два уровня: стратегический и оперативный. Стратегическое планирование - это определение целей и процедур организации в долгосрочной перспективе, а оперативное планирование - это система управления организацией на текущий период времени. Эти два вида планирования соединяют организацию в целом с каждым конкретным подразделением и являются залогом успешной координации действий. Если брать организацию в целом, то планирование осуществляется в следующем порядке. Первоначально разрабатывается миссия организации. Исходя из миссии, разрабатываются стратегические ориентиры или направления деятельности (эти ориентиры часто называют качественными целями). Производится оценка и анализ внешней и внутренней среды организации. Определяются стратегические альтернативы. После установления цели и выбора альтернативных путей ее достижения (стратегии) основными компонентами формального планирования является тактика. Тактические планы разрабатываются на основе выбранной стратегии, они рассчитаны на более короткий период времени (текущий момент).
Следует различать планирование и планы. План - это детализированная совокупность решений, которые подлежат реализации, перечень конкретных мероприятий и их исполнителей. План является результатом процесса планирования. Планы и планирование имеют различные вариации, и их можно рассматривать с разных точек зрения.
По широте охвата:
- корпоративное планирование (для всей компании в целом);
- планирование по видам деятельности (планирование производства ковров);
- планирование на уровне конкретного подразделения (планирование работы цеха).
По функции:
- производственное;
- финансовое;
- кадровое;
- маркетинговое.
По подфункции (например, для маркетинга):
- планирование ассортимента;
- планирование рекламы;
- планирование продаж.
По временному периоду:
- долгосрочное планирование - 5 лет и более;
- среднесрочное планирование - от 2 до 5 лет;
- краткосрочное планирование - до года.
По степени детализации планов:
- стратегическое планирование;
- оперативное или тактическое планирование.
По обязательности выполнения:
- директивные планы для непосредственного обязательного исполнения;
- индикативные планы, которые являются ориентирными и зависят от индикаторов экономической, политической и т. д. деятельности.
План как итог планирования для исполнителей является директивным документом и должен включать как обязательные, так и рекомендательные показатели, причем с увеличением сроков планирования число индикативных (рекомендательных) показателей растет. Это связано с тем, что при долгосрочном планировании результат не может быть определен абсолютно точно, так как он зависит от изменения условий хозяйствования и имеет вероятностный характер. Планироваться могут конкретные мероприятия, товары, услуги и работы, а также структуры, технологии и процедуры. Например, планирование расширения организации, планирование более совершенного техпроцесса или планирование вывода товара на рынок.
Различают три основные формы организации планирования:
- «сверху вниз»;
- «снизу вверх»;
- «цели вниз - планы вверх».
Планирование «сверху вниз» основывается на том, что руководство создает планы, которые надлежит выполнять их подчиненным. Такая форма планирования может дать положительный результат только при наличии жесткой, авторитарной системы принуждения.
Планирование «снизу вверх» основано на том, что планы создаются подчиненными и утверждаются руководством. Это более прогрессивная форма планирования, но в условиях углубляющейся специализации и разделения труда сложно создать единую систему взаимосвязанных целей.
Планирование «цели вниз - планы вверх» соединяет достоинства и устраняет недостатки двух предыдущих вариантов. Руководящие органы разрабатывают и формулируют цели для своих подчиненных и стимулируют разработку планов в подразделениях. Такая форма дает возможность создать единую систему взаимосвязанных планов, так как общие целевые установки являются обязательными для всей организации [3, c. 56].
Планирование базируется на данных прошлых периодов деятельности, но целью планирования является деятельность предприятия в перспективе и контроль за этим процессом. Поэтому надежность планирования зависит от точности и правильности информации, которую получают менеджеры. Качество планирования в большей степени зависит от интеллектуального уровня компетенции менеджеров и точности прогнозов относительно дальнейшего развития ситуации.
Таким образом, планирование является важнейшими составными частями управления предприятием, и без него не возможна успешная работа предприятия. Согласно концепции немецкого профессора Д. Хана планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений. Основной задачей планирования является получение максимальной прибыли как результата деятельности и осуществления его важнейших функций: планирование маркетинга, производительности, инноваций и другого, а для реализации процесса планирования необходимо иметь налаженную организационную систему.
1.2 Бизнес-план как особая форма планирования на предприятии
Сегодня, когда малые и средние предприятия динамично развиваются, для повышения эффективности их бизнеса и сохранения конкурентоспособности им необходимы современные подходы к управлению. Одним из наиболее эффективных инструментов управления бизнесом является бизнес-планирование, которое занимает все более существенную долю в современном менеджменте.
Применение методов бизнес-планирования, охватывающие практически весь спектр менеджмента, упорядочивает и систематизирует процесс принятия решений. В самой технологии бизнес-планирования заложен механизм поиска оптимального управленческого решения, исходя из возможностей внешней и потенциала внутренней среды предприятия. В наибольшей мере, бизнес-планирование необходимо малым и средним предприятиям, работающим в условиях высокой неопределенности и имеющим меньший допуск на ошибку.
В условиях рынка и жесткой конкуренции, предпринимателям и менеджерам этих предприятий нельзя полагаться только на опыт, интуицию и видимые удачные обстоятельства. Отказ от применения бизнес-планирования, при управлении предприятием, сопровождается колебаниями, ошибочными маневрами, несвоевременной переменой ориентации, являющимися причинами плохого состояния дел.
Бизнес планирование - это построение плана, способа будущих действий, определение экономического содержания и последовательных шагов, ведущих к намеченной цели.
Проблема повсеместного использования бизнес-планирования, в качестве основного инструмента управления малыми предприятиями, осложнена недостаточным методическим обеспечением этой важной функции управления и неготовностью большинства менеджеров к ее осуществлению на своем предприятии. В данном контексте представляется актуальным рассмотрение методических вопросов бизнес-планирования в рамках малых и средних предприятий.
Бизнес-планирование следует рассматривать как механизм интеграции управленческих функций с целью создания стратегически управляемого предприятия, что, в свою очередь, требует тесной взаимоувязки стратегического и оперативного планирования.
Рамки бизнес-планирования затрагивают три основные области принимаемых управленческих решений:
- управление текущей деятельностью и развитием предприятия;
- управление изменениями на предприятии;
- разовые решения по отдельным аспектам управления.
Современная технология бизнес-планирования позволяет использовать бизнес-план в качестве основы управления текущей деятельностью и развитием малого (среднего) предприятия. Эффективное управление на этом уровне осуществляется путем разработки управленческого бизнес-плана, объединяющего основные элементы стратегического и оперативного планирования [5, c. 89].
Концептуальной задачей управленческого бизнес-плана в целом является определение целей функционирования предприятия, а также путей и ресурсов их достижения. Данный тип бизнес-плана более реален, по сравнению со стратегическим планом, и позволяет определить конкретные цели предприятия на короткий период, а также подробный план действий по достижению поставленных целей. Помимо этого, управленческий бизнес-план позволяет решить и еще одну из задач менеджмента - координация действий между различными участниками, так как каждому участнику отводится своя роль, свой круг обязанностей и задач.
Управленческий бизнес-план представляет собой набор конкретных действий для менеджеров, описывает роль, которую каждое подразделение предприятия должно сыграть в процессе достижения поставленных целей. В этом качестве его следует рассматривать, как инструмент делегирования ответственности позволяющий руководству более точно определять вклад менеджеров в достижении целей предприятия.
В процессе управления бизнесом возникают задачи успешно решить которые возможно только при наличии специально подготовленного бизнес-плана. Круг таких задач достаточно широк и включает такие направления, как планирование разовых финансовых операций по купле - продаже бизнеса или его части, осуществления крупных коммерческих сделок, антикризисное планирование, приглашение на предприятие ведущего специалиста или менеджера и другие.
Таким образом, можно выделить три типа бизнес-планов, которые важны в формальном процессе планирования, как функции управления бизнесом:
- управленческие бизнес-планы - применяются для управления текущей деятельностью и развитием предприятия
- бизнес-планы проектов - направлены на планирование и управление проектами, реализуемых в рамках данного предприятия
- разовые бизнес-планы - направлены на принятие отдельных крупных решений, связанных с управлением бизнесом.
Преимуществом малых предприятий для реализации системы бизнес-планирования является простота внутренней среды, что делает ее более обозримой и предсказуемой. Кроме этого, легче создать особый психологический климат, позволяющий сплотить людей вокруг интересов предприятия и его целей, а сам процесс бизнес-планирования носит неформальный характер.
В малых и средних предприятиях основой бизнес-планирования становится управленческий бизнес-план позволяющий соединить элементы стратегического и оперативного планирования. В процессе стратегического планирования используются обычно все процедуры, предусмотренные этим видом планирования, но они более усечены по глубине проработки и времени реализации. Это связано с ограниченной возможностью менеджмента этих предприятий построить сложные стратегические планы и прогнозы. Основное внимание уделяется более четкой формулировке целей в рамках ограниченного временного горизонта, а также составлению подробного плана действий по достижению поставленных целей.
Составление управленческого бизнес-плана исходит из положения, что предприятие определилось с базовой и деловой стратегией, которой оно придерживается в соответствии с поставленными целями. Так, при определении базовой стратегии более целесообразно ориентироваться на стадии развития предприятия, рассмотренные нами выше. Деловая стратегия должна быть простой, подвижной и ориентированной на действия. Можно выделить два направления деловой стратегии, обеспечивающие малым (средним) предприятиям достаточный уровень конкуренции на рынке: поиск защищенных рыночных ниш и достижение качественной доли рынка и кооперация с крупным предприятием.
План, как модель деятельности предприятия, строится в зависимости от возможностей внешней и потенциала внутренней среды. Поэтому первым шагом при подготовке бизнес-плана, является определение текущего положения предприятия. Данный этап планирования должен дать ответ на главный вопрос: «Где сегодня находится ваше предприятие?»
Важным фактором повышения эффективности бизнес-планирования является разработка контролирующего механизма, который по своей сложности и трудоемкости сравним с процессом составления самого бизнес-плана. Содержание системы контроля должно быть направлено на выполнение главной задачи - обеспечить менеджмент данными относительно продвижения предприятия к поставленным целям. Контроль выполнения бизнес-плана позволяет ответить на главный вопрос реализации планирования, как функции управления - когда необходимо произвести корректировку действий менеджмента и внести изменения в бизнес-план.
Основной критерий необходимости корректировки, это существенная разница между реальными достижениями компании и контрольными цифрами в плане. Наибольшей корректировке бизнес-план подвергается в случае возникновения необходимости изменения основных предположений, то есть общей цели предприятия на планируемый период.
Более частой причиной корректировки плана являются изменения условий бизнес-среды. В этом случае, общие цели предприятия остаются неизменными, но цели отдельных ее подразделений должны подвергнуться корректировке. Помимо внешних изменений условий бизнеса, могут происходить и внутренние изменения, требующие соответствующей корректировки плана. Корректировка бизнес-плана по условиям внешних и внутренних изменений позволяет сохранить его реальность и выполнимость.
Классификация бизнес-планов проектов.
Многообразие возможных целей, решаемых на основе проекта, предопределяют широкий диапазон видов проектов. Они могут различаться сферой приложения (технический, организационный, экономический и т.п.), масштабом (мелкие, средние и крупные), длительностью (кратко-среднесрочные, долгосрочные), составом участников, сложностью и другими факторами.
С точки зрения методических особенностей составления бизнес-планов проектов достаточно выделить понятие инвестиционные проекты.
К инвестиционным проектам обычно относят проекты, в которых главной целью является вложение средств в различные сферы деятельности с целью получения прибыли. В этой группе проектов выделяют «инновационные проекты», обеспечивающие эффективное решение конкретной научно-технической задачи (проблемы) приводящей к инновации.
Для выделения методических особенностей составления бизнес-планов различных инвестиционных проектов целесообразно разделить последние на две большие группы.
Первую группу составляют бизнес-планы крупных инвестиционных проектов, ориентированных на поиск внешних источников финансирования как на российском рынке капитала так и на зарубежном. Методика и структура такого типа бизнес-плана наиболее формализована и основана на общепризнанных методических положениях.
Вторую группу - бизнес-планы локальных инвестиционных проектов, ориентированных на решение конкретной задачи в составе общего управленческого плана предприятия.
Структура бизнес-плана (на примере продажи страховой компании) может включать три основных аспекта: полное деловое резюме, оценка текущей ситуации, предстоящие задачи компании. Бизнес-план заканчивается краткими выводами по сути предложения, изложенном в плане [6, c. 89].
Таким образом, бизнес планирование - это построение плана, способа будущих действий, определение экономического содержания и последовательных шагов, ведущих к намеченной цели. В центре всей системы бизнес-планирования находится управленческий бизнес-план. Он является ключевым звеном всего процесса планирования, позволяющий соединить стратегическое мышление с умением разработать конкретный план действий на планируемый период. На сегодняшний день бизнес планирование является главной функцией управления любым предприятием. Именно с бизнес планирования начинается как создание, так и функционирование хозяйствующего субъекта.
1.3 Малый и средний бизнес: критерии, порядок образования и льготы предприятий
В экономике развитых стран одновременно функционируют крупные, средние и малые предприятия, а также осуществляется деятельность, базирующаяся на личном и семейном труде. Размеры предприятий зависят от специфики отраслей, их технологических особенностей, от действия эффекта масштабности. Для современной экономики характерна сложная комбинация различных по масштабам производств: крупных с тенденцией к монопольным структурам и небольших, складывающихся под влиянием многих факторов. С одной стороны, устойчивой тенденцией научно-технического прогресса является концентрация производства. Именно крупные фирмы располагают большими материальными, финансовыми, трудовыми ресурсами, квалифицированными кадрами. Они способны вести крупномасштабные научно-технические разработки, которые и определяют технологический прогресс. С другой стороны, в последнее время выявился небывалый рост предприятий малого и среднего бизнеса, особенно в сферах, где пока не требуется значительных капиталов, больших объемов оборудования и кооперации множества работников. Малых и средних предприятий особенно много в отраслях, связанных с производством потребительских товаров и оказанием услуг.
Малым предпринимательством (малым бизнесом) признается деятельность, осуществляемая определенными субъектами рыночной экономики, имеющими установленные законом признаки, конституирующие сущность этого понятия. Как показывает мировая и отечественная практика, основным критерием, на основе которого предприятия (организации) различных организационно-правовых форм относятся к субъектам малого предпринимательства, является средняя численность работников, занятых за отчетный период на предприятии. В ряде научных работ под малым предпринимательством понимается деятельность, осуществляемая относительно небольшой группой лиц, или предприятия, управляемые одним собственником.
Эффективное функционирование малых форм производства определяется рядом их преимуществ по сравнению с крупным производством:
- близость к местным рынкам и приспособление к запросам клиентуры; производство малыми партиями (что невыгодно крупным фирмам);
- исключение лишних звеньев управления и т.д.
Малому производству способствуют дифференциация и индивидуализация спроса в сфере производственного и личного потребления. Развитие производства предприятий малого бизнеса создает благоприятные условия для оздоровления экономики, поскольку развивается конкурентная среда, создаются дополнительные рабочие места, активнее идет структурная перестройка, расширяется потребительский сектор. Кроме того, развитие малого бизнеса ведет к насыщению рынка товарами и услугами, к повышению экспортного потенциала, лучшему использованию местных сырьевых ресурсов.
