Планування аудиту руху та використання трудових ресурсів підприємств

1. Планування  аудиту руху та використання  трудових ресурсів підприємств

Для успішного і  якісного проведення аудиту аудитор  повинен спланувати процес аудиторського  контролю. Планування – це вироблення головної стратегії і конкретних підходів до характеру, періоду, а також  часу проведення аудиту. У ході планування аудитор розробляє план і програму аудиту. Загальний план аудиту розробляється  дуже детально, щоб аудитор мав  можливість підготувати конкретну  програму аудиту, а аудиторська програма складається з моменту конкретизації  загального плану. Метою планування є звернення уваги аудитора на найважливіші напрямки аудиту, на виявлення  проблем, які слід перевірити найретельніше.

Рис.1. Загальна схема планування аудиту

Аудит використання трудових ресурсів - це система заходів зі збору інформації, її аналізу й оцінки на цій основі ефективності діяльності підприємства регулювання соціально-трудових відносин та їхньої відповідності критеріям чинного українського законодавства.

Методика проведення аудиту використання трудових ресурсів включає в себе: цілі: об'єкт і предмет аудиторського дослідження, замовників і виконавців, етапи та терміни проведення, методи дослідження, джерела отримання інформації, систему показників ефективності, рекомендації за підсумками аудиторської перевірки (дослідження).

Метою проведення аудиторського дослідження є проведення комплексу заходів щодо аналізу використання трудових ресурсів, формування висновків за його результатами та розробка рекомендацій щодо підвищення ефективності.

Об'єктом дослідження  є трудові колективи та системи  управління персоналом організацій. Предмет  дослідження - ефективність використання трудових ресурсів в організації.

Найчастіше замовником даного виду аудиту виступає керівництво  організації, іноді потенційний  інвестор. Виконавцем даного виду дослідження  можуть стати як співробітники організації, так і сторонні експерти, фахівці  з консалтингу аудитори.

Вибір виконавців має  свої переваги і недоліки:

- співробітники  організації добре орієнтуються  в бізнес-процесі, технологіях,  системі управління конкретної  організації, вони добре включені  в систему комунікацій, орієнтуються  в системі внутрішньої звітності  компанії, зможуть спостерігати  і коригувати при необхідності  впровадження заходів щодо підвищення  ефективності;

- зовнішні фахівці  позбавлені даних переваг, але  найчастіше кількість і досвід  проведення подібного виду досліджень  у сторонніх експертів більше, ніж у штатних співробітників  організації. До достоїнств залучення  зовнішніх аудиторів також можна  віднести: неупередженість і більш  високу об'єктивність суджень,  високий рівень професійної підготовки, робота в жорстких часових  і бюджетних рамках.

Аудит використання трудових ресурсів має проводитися  на основі законодавчо-нормативної  бази державного, галузевого, організаційного  рівня, а також з використанням  принципів етики та незалежності.

Терміни проведення і чисельність дослідників (аудиторів) залежить від "розмірів і складності" організації та проблеми, але слід зазначити, що організація - система, що розвивається, і при затягуванні  дослідження, рекомендації по підвищенню ефективності вже виявляться не ефективними, як не відповідають реальній ситуації.

Важливе значення при  проведенні аудиту є планування етапів, підбір методів та визначення і отримання  необхідного обсягу інформації.

При проведені аудиторської перевірки зручно використовувати  такі    етапи та методи, які  представлені в ( табл. 1).

Таблиця 1

Методологічний  інструментарій аудиту використання трудових ресурсів надзвичайно широкий і  базується головним чином на методах, використовуваних в економіці праці, статистиці, управлінні персоналом, соціології, психології, правознавстві. В цілому методи можуть бути представлені у  вигляді трьох груп методів: організаційно-аналітичні, соціально-психологічні та економічні.

Аудит грунтується  на отриманні та вивченні необхідної інформації. Чим достовірніше і точніше  інформація, тим більша ймовірність  отримати достовірну картину проблемної ситуації і можливість розробити  найбільш ефективний комплекс заходів  щодо розв'язання виявленої проблеми. Основні джерела інформації для проведення аудиту ефективності використання трудових ресурсів, напрямки характеристики і форми одержуваної інформації представлені на (рис. 2.)

Рис.2. Джерела, характеристики , форми, інструменти збору  інформації для аудиту використання трудових ресурсів.

Для оцінки ефективності використання трудових ресурсів можливо  використовувати систему показників ефективності використання трудових ресурсів. Показники в даній системі  можна розділити на групи по зонах  відповідальності керівників, оптимізувати кожну групу показників може відповідний  комплекс заходів щодо підвищення ефективності. Базою порівняння при оцінці ефективності можуть стати планові показники, показники за попередній порівнянний період, показники, розраховані нормативним шляхом, або показники провідних підприємств даної галузі.

В результаті аналізу  та оцінки ситуації визначаються достоїнства  й недоліки, визначаються можливості і загрози, які несуть виявлені проблеми, визначається програма з підвищення ефективності: розробляються заходи, бюджет їх впровадження, визначається їхня економічна і соціальна ефективність, сороки впровадження, модель контролінгу  за впровадженням і результатами змін, відповідальні особи.

Розробляючи і впроваджуючи заходи щодо підвищення ефективності використання трудових ресурсів слід враховувати той факт, що зниження ціни праці при постійному рості  рівня життя і збільшення рівня  витрат на відновлення працездатності веде до зниження продуктивності, заходи щодо оптимізації слід проводити  під контролем рівня мотивації  і з врахуванням опору персоналу , в іншому випадку можна ще більше погіршити ситуацію або отримати результати нижче очікуваних.

Отже, підвищення ефективності використання трудових ресурсів є актуальним завданням для більшості сучасних організацій. Виходячи з цього, головним завданням, яке сьогодні доводиться вирішувати службам управління персоналом, - це продуктивність праці. Аудит використання трудових ресурсів - це діагностичне дослідження  результатів управління трудовими  ресурсами з метою визначення їх фактичної ефективності, внесення необхідних коригувань в процес управління і, в кінцевому підсумку, підвищення прибутковості організації.

2. Оцінка  системи внутрішнього контролю  руху  та використання трудових  ресурсів підприємств

Для успішного функціонування підприємства, підвищення рівня рентабельності, збереження та збагачення його активів необхідний налагоджений механізм управління, найважливішим елементом якого є повсякденний внутрішній контроль.

Система контролю має  бути економічно вигідною, тобто затрати  на її функціонування мають бути меншими  за витрати підприємства через її відсутність. Якщо система внутрішньогосподарського контролю буде функціонувати ефективно, це дасть змогу скоротити витрати  на проведення внутрішнього аудиту.

Система внутрішнього контролю визначає всі внутрішні  правила та процедури контролю, запроваджені керівництвом підприємства для досягнення поставленої мети — забезпечення (в межах можливого) стабільного  і ефективного функціонування підприємства, дотримання внутрішньогосподарської  політики, збереження та раціональне  використання активів підприємства, запобігання та викриття фальсифікацій, помилок, точність і повнота бухгалтерських записів, своєчасна підготовка надійної фінансової інформації.

При формуванні ефективної системи внутрішнього контролю адміністрація суб’єкта господарювання повинна забезпечити: 
надійну інформацію, яка необхідна для успішного керівництва діяльністю суб’єкта господарювання; збереження активів і документів — уникнення фактів крадіжок, псування та нецільового використання майна, знищення і розголошення інформації (в тому числі тієї, що міститься в облікових регістрах, комп’ютерних базах даних); ефективність господарської діяльності — виключення шляхом контрольних процедур дублювання, невиробничих витрат, нераціонального використання всіх видів ресурсів; оптимізація податкових платежів, зміцнення розрахункової дисципліни.

Система внутрішнього контролю включає три основні  елементи: середовище контролю, систему  бухгалтерського обліку та незалежні  процедури перевірки.

Середовище контролю, де відбуваються операції, — це заходи і записи, які характеризують загальне ставлення керівництва і власників  підприємства до діючої системи внутрішнього контролю, значення діючої системи  внутрішнього контролю для підприємства.

До факторів середовища контролю належать:діяльність керівництва (власників) клієнта; політика та методи керівництва;організаційна структура підприємства і методи розподілу функцій управління і відповідальності; управлінські методи контролю, в тому числі кадрова політика і практика, а

також порядок розподілу обов’язків.

Система бухгалтерського  обліку — це заходи і записи підприємства, шляхом яких бухгалтерські операції оформлюються в регістрах бухгалтерського обліку. Така система визначає, збирає, аналізує, підраховує, класифікує, записує, підсумовує і надає інформацію про операції та інші заходи.

Незалежні процедури  перевірки — це аудиторські процедури, які використовуються аудитором  для визначення того, чи були фінансово-господарські операції клієнта належним чином  санкціоновані, правильно оформлені  і відображені в облікових  регістрах, а також чи всі помилки  в процесі ведення справ і  реєстрації даних по них виявляються  максимально швидко. Це означає, що процедури контролю дають упевненість  у тому, що мета контролю за забезпеченням  повноти, точності, законності, захисту  активів і файлів даних будуть досягнуті та буде видана надійна фінансова інформація.

На практиці існують  різні процедури контролю, а саме: 
а) процедури контролю за повнотою даних, що призначені для впевненості в тому, що всі дані по всіх господарських операціях внесені до облікових регістрів і прияняті на обробку;

б) процедури контролю за точністю даних необхідні для  впевненості в тому, що дані по кожній господарській операції відображені  в обліку своєчасно і в 

повному обсязі  та правильно рознесені по рахунках;

в) процедури контролю за дозволом (санкціонуванням) операцій спрямовані

на забезпечення законності здійснення операцій.

Вони включають: створення та налагодження надійної контрольно-пропускної системи на підприємстві, встановлення засобів охорони, сигналізації, сейфів, обладнання складських приміщень  тощо, а також періодичне проведення внутрішніх ревізій та інвентаризацій. 
Під час аудиторської перевірки аудитор досліджує тільки ту методику і процедури бухгалтерського обліку, які відносяться до тверджень звітності.

Оцінка аудитором  системи внутрішнього контролю визначається на основі певних елементів (рис)

Рис. 3. Основні елементи системи внутрішнього контролю на підприємстві

При вивченні системи  внутрішнього контролю необхідно оцінити  вплив одержаних результатів  на подальшу перевірку достовірності  фінансової звітності підприємства. Процес оцінювання складається з  кількох основних етапів (рис)

Рис.4. Основні етапи оцінювання системи внутрішнього контролю на підприємстві

На етапі загального знайомства з системою внутрішнього контролю аудитор отримує загальне уявлення про специфіку і масштаби діяльності підприємства, систему бухгалтерського обліку, структуру служби внутрішнього аудиту та її місце в системі управління, оцінює рівень професійності служби внутрішнього аудиту та перелік основних завдань, що вирішуються такою службою. Аудитор визначає порядок застосування заходів щодо забезпечення збереження майна, надійності бухгалтерського обліку ідостовірності звітності.

Початкова оцінка надійності системи внутрішнього контролю здійснюється аудитором на основі власного досвіду застосування методик та прийомів. У результаті таких досліджень надійність системи внутрішнього контролю може бути оцінена як :

а) висока

б) середня

в) низька

Підтвердження достовірності  оцінки системи внутрішнього контролю здійснюється в процесі перевірки. Довіряючи певною мірою системі  внутрішнього контролю на підприємстві, аудитор в ході перевірки повинен  проводити процедури підтвердження  її надійності, застосовуючи різні  методи та прийоми при проведенні тестів на відповідність системи  внутрішнього контролю та процедур перевірки  на суттєвість. 
Тести на відповідність внутрішнього контролю здійснюються з метою отримання аудиторських доказів ефективності:структури систем обліку і внутрішнього контролю;  функціонування внутрішнього контролю протягом всьогоперіоду перевірки.

Деякі процедури  аудиту можна не планувати окремо як тести на відповідність внутрішнього контролю, але вони можуть дати аудиторські  докази ефективності як структури внутрішнього контролю, так і її функціонування. Таким чином, ці процедури перевірки  можуть служити для аудиту тестами  відповідності внутрішнього контролю.

Внутрішній контроль використання трудових ресурсів - періодична система заходів що проводиться щодо збору інформації, аналізу та оцінки ефективності діяльності підприємства з організації праці і регулювання соціально-трудових відносин. Об'єктом контролю в трудовій сфері є трудовий колектив, персонал підприємства, його діяльність. З метою контролю проводиться аналіз показників діяльності підприємства, що характеризують результативність функціонування трудового потенціалу, ефективність організації соціально-трудових відносин, ефективність систем мотивації та оплати праці, раціональність методів оцінки праці, ефективність організації праці, розподілу робіт, ефективність використання робочого часу і т.д. Контроль дозволяє переконатися у взаємній відповідності діяльності фірми по управлінню персоналом, по регламентації трудових відносин і законів, правил, інструкцій і методик, що визначають цю діяльність.

Внутрішній контроль використання трудових ресурсів може бути розглянутий у трьох основних аспектах:

1) організаційно-технологічному;

2) соціально-психологічному;

3) економічному.

Проведення контролю трудових ресурсів передбачає організацію роботи в кілька етапів. На першому, підготовчому, етапі визначаються мета перевірки, форми її здійснення, підбирається персонал для її проведення. На другому етапі проводиться збір інформації. Третій етап полягає в систематизації, аналізі, оцінці інформації, підготовці пропозицій по раціоналізації діяльності підприємства в трудовій сфері. Четвертий етап присвячений оцінці ефективності контролю використання трудових ресурсів.

Контролю в трудовій сфері дозволяє підвищити прибутковість  підприємства за рахунок виявлення  резервів організації внутрішньофірмових соціально-трудових відносин.

Контроль розрахунків  по оплаті праці відіграє важливу  роль у системі як внутрішнього, так і зовнішнього аудиту. Це пов'язано  з тим, що облік праці і заробітної плати є трудомістким, потребує уваги  і концентрованістю, оскільки пов'язаний з обробленням великої кількості  первинної інформації, має багато однотипних операцій, здійснення яких потребує багато часу.

Під час проведення аудиту розрахунків з оплати праці  слід використовувати такі джерела  інформації: трудове законодавство, Кодекс законів про працю, законодавчі  акти про підприємство і підприємництво, розрахунково-платіжні відомості, розрахункову відомість, платіжну відомість, особовий рахунок, нормативно-довідкову інформацію по обліку праці і заробітної плати, первинні документи, регістри бухгалтерського  обліку, акти перевірок, накази, картки, особисті справи робітників, трудові  договори і контракти, відомості  обліку, нормативні документи для  нарахування заробітної плати, відпускних та інші документи стосовно об'єкта дослідження, табелі, наряди, головну  книгу, баланс. Вивчаються всі документи, які додаються до журналу, відомості, на основі яких складаються бухгалтерські проводки, як за дебетом, так і за кредитом рахунка 66 «Розрахунки з оплати праці».

Основними завданнями контролю розрахунків з оплати праці  є:

- підтвердження достовірності нарахувань та виплат робітникам та службовцям, відображення даних процесів в обліку;

- з'ясування законності та повноти утримань із заробітної плати та інших виплат працівникам на користь підприємства, інших суб'єктів;

- перевірка організації аналітичного обліку розрахунків з оплати праці та взаємозв'язку аналітичного та синтетичного обліку;

- оцінка заходів, які проводить адміністрація з метою своєчасного погашення заборгованості перед працівниками.

Чинне законодавство  надає підприємствам і організаціям право самостійно вибирати і встановлювати  системи оплати праці, які вони вважають найбільш доцільними в конкретних умовах роботи. Система, форма оплати праці, розміри тарифних ставок, окладів, система  преміювання фіксуються в трудовому  договорі та інших актах, що видаються  на підприємстві (наприклад, в обліковій  політиці організації). Про будь-які  зміни в умовах оплати праці або  про введення нових умов адміністрація  підприємства зобов'язана попередити працівника не пізніше, ніж за два  місяці.

Ефективність використання персоналу організації багато в  чому залежить від повноти використання фонду робочого часу. Аналіз використання фонду робочого часу проводиться  по кожній категорії працівників, по кожному виробничому підрозділу і в цілому по підприємству.

Якщо аудитор  зробить висновок, що процедури перевірки  з метою отримання уявлення про  систему бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю свідчать про  доцільність і ефективність внутрішньої  політики підприємства, і вони відповідають окремим твердженням фінансової звітності, він може використати ці докази для оцінки ризику внутрішнього контролю і визначити його рівень як незначний.

Аудитор може провести такі тести перевірки відповідності  внутрішнього контролю. Насамперед, перевірку  первинних документів, які підтверджують  операції та інші дії, з метою отримання  аудиторських доказів про відповідність  функціонування системи внутрішнього контролю; перевірку порядку надання  дозволу на проведення певної категорії  операцій на підприємстві; опитування і спостереження стосовно процедур внутрішнього контролю, щодо яких немає  змоги провести наскрізну перевірку, наприклад, при визначенні фактичного виконавця окремих функцій процесу  виробництва; повторення процедур внутрішнього контролю, зроблених на підприємстві аудитором, наприклад, проведення перевірки  банківських рахунків для підтвердження  правильності ведення  обліку підприємством.

Щоб підтвердити  кожну зроблену оцінку незначного ризику невідповідності внутрішнього контролю, аудитор повинен обов’язково  провести ретельні тести на відповідність  системи внутрішнього контролю. Тобто, чим менший ризик невідповідності  внутрішнього контролю, визначений аудитором, тим більше підтверджень йому потрібно отримати стосовно того, що структура  системи обліку та внутрішнього контролю працює ефективно.

Під час отримання  доказів ефективного функціонування системи внутрішнього контролю аудитору необхідно враховувати спосіб та послідовність їх отримання протягом певного періоду; професійний досвід особи, яка отримала такі докази (у  разі залучення помічників та асистентів). Слід мати на увазі, що принцип ефективної роботи кожної системи не виключає можливості виникнення відхилень. Відхилення від діючих і запланованих систем контролю можуть викликатися такими факторами та ознаками, як зміни  в основному складі співробітників підприємства, значні сезонні коливання  в обсязі операцій (реалізація товарних запасів, сировини і таке інше), помилки окремих співробітників. Мета тестів на відповідність внутрішнього контролю в комп’ютерному середовищі є такою самою, щоправда деякі аудиторські процедури можуть відрізнятися, оскільки в комп’ютерному середовищі можуть бути відхилення, властиві тільки йому (своєчасність внесення корективів у програму бухгалтерського обліку). 
Використовуючи результати тестів на відповідність системи внутрішнього контролю, аудитору необхідно визначити, наскільки її функціонування і структура відповідають його попередній оцінці ризику невідповідності внутрішнього контролю. Зроблена оцінка існуючих відхилень може привести аудитора до висновку про те, що визначений розмір ризику невідповідності внутрішнього контролю він повинен переглянути.

Існують різні методи документального оформлення інформації про систему обліку і внутрішнього контролю. Вибір необхідних методів  документального оформлення є виключно предметом особистого судження та вибору аудитора. Заходи, що виконуються окремо або в комбінаціях, оформлюються аудитором у вигляді письмових  звітів, анкет, контрольних переліків  і блок-схем. Форма і обсяг цієї документації залежать від розміру  і структури підприємства, кількості  видів діяльності, порядку ведення  бухгалтерського обліку на підприємстві і структури систем внутрішнього контролю. Як правило, чим складніші  системи обліку і внутрішнього контролю і більший обсяг аудиторських процедур, тим більший обсяг документації аудитора.

Таким чином, з аудиторської точки зору, оцінка ефективності системи  внутрішнього контролю полягає в  оцінці аудитором сильних і слабких  сторін

контролю економічного суб’єкта, що перевіряється.

 Система внутрішнього контролю вважається ефективною, якщо вона: 
ефективно попереджує про виникнення недостовірної інформації; ефективно виявляє недостовірність у межах обмеженого часу з моменту, коли така інформація виникла.

3.Тестування  операцій та залишків рахунків  руху та використаня трудових ресурсівпідприємств

В умовах переходу нашої економіки на ринковий механізм функціонування, важливими задачами стали: прискорення науково-технічно го прогресу, зниження витрат живої праці, механізація трудомістких робіт, поліпшення використання трудових ресурсів, зменшення збитків робочого часу. Підприємство самостійно, але відповідно до законодавства, установлює штатний розклад, форми і системи оплати праці, преміювання. Трудові прибутки робітника визначаються його особистим трудовим внеском з урахуванням кінцевих результатів діяльності підприємства або фірми. Вони регулюються податками і максимальними розмірами не обмежуються. Мінімальний розмір оплати праці встановлюється законодавством.

Необхідно створювати економічно достовірну та обгрунтовану інформацію про виконання нормативів та динаміки показників про працю, стеження за дотриманням співвідношення росту продуктивності праці та заробітної плати, за зменшенням невиробничих витрат скритих та явних збитків робочого часу, стимулювання праці на підприємстві. 
На основі цієї інформації здійснюється контроль за виконанням робочого ча су на підприємстві, впровадження прогресивних методів праці, дотриманням правильного співвідношення між ростом продуктивності праці та заробітної плати.

На підприємстві облік чисельності робітників та службовців, їх заробітної плати є документальним, достовірним та однаковим у всіх галузях господарювання. Робітники реалізують право на працю шляхом заключення трудового договору на підприємстві у відповідності з Законом України конкретизуючи права та обов’язки робітників, а також оплата за працю, відрахування у фонди, розрахунок прибуткового податку. У зв’язку з цим на підприємстві організується оперативний та бухгалтерський облік праці та її оплата.

Перевіряючи правильність оплати праці, аудитор повинен перевірити: 
         - наявність і відповідність законодавству первинних документів по обліку робочого часу, обсягу виконаних робіт, послуг, випущеної продукції; 
         - відповідність показників аналітичного обліку із записами в Головній книзі і бухгалтерському балансі на одну і ту ж саму  дату. 

При перевірці використання фонду оплати праці, аудитор повинен перевірити:  
         - дотримання встановлених штатним розкладом посадових окладів працівників підприємства;

- своєчасність їхньої індексації з урахуванням росту цін в умовах інфляції; 
         - чи затверджений штатний розклад на раді правління зборів акціонерів, засновників.

Аудитор повинен  розпочати роботу з вивчення організації  і ефективності праці та її охорони, з правильного застосування та дотримання умов оплати праці, економічної обґрунтованості норм виробітку тощо. 
Аудитор повинен впевнитися в наявності на підприємстві колективного договору - документа, у якому узагальнюються і деталізуються основні вимоги законодавства, встановлюються загальні для всіх професій на підприємстві вимоги, у т. ч. з охорони праці, та узгоджуються питання, які відповідно до законодавства вимагають спільного рішення власника та трудового колективу (профспілкової організації).

Методом вибіркової перевірки аудитор аналізує правильність нарахування заробітної плати та інших виплат працівникам підприємства. Під час перевірки аудитор повинен встановити відповідність аналітичного обліку (особові рахунки (ф. № П-54, № П-54а), розрахунково-платіжні, розрахункові, платіжні відомості (ф. № П-49, №П-51, №П-53) заробітної плати синтетичному по рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці". 

Перевіряючи розрахунково-платіжні, платіжні відомості, аудитор повинен  впевнитися, чи отримували певну суму грошей особи, вказані в платіжній відомості. Під час дослідження виплати заробітної плати за роботи за трудовими угодами аудитор повинен перевірити чи дійсно виконувалася така робота.

Крім того, дуже важливо перевірити правильність підрахунків  підсумків до виплати на руки працівникам  як по вертикалі, так і по горизонталі. На практиці часто мають місце  такі випадки: при арифметичній перевірці правильності підсумків в розрахунковій відомості суми нарахованої заробітної плати вказані правильно, вірно відображені суми відрахувань і утримань, правильно визначена заборгованість на кінець місяця. Однак, підраховуючи окремі суми в графі "Разом нараховано", аудитор з'ясовує, що в рядку "Разом" проставлена більша сума, таку саму різницю аудитор визначить при перевірці графи "До видачі" і рядка "Разом". Таким чином, при арифметичній перевірці даних розрахунково-платіжних відомостей аудитор розкриває крадіжки грошових коштів.