Планування інформаційного менеджменту в організації

Міністерство  освіти і науки України

Національний  авіаційний університет

Інститут  повітряного і космічного права

та масових  комунікацій 
 
 
 
 
 
 
 

     ПЛАНУВАННЯ інформаційного менеджменту в організації 
 
 

                                                                        Курсова робота

                                         студентки 3-го курсу

                                                                        Руденко Юлії Сергіївни 
 

                                        Науковий керівник:

                                                               доцент кафедри українознавства

                                                                    Марченко Г.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Київ 2010 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Зміст

                                                                                                                                                                        Стор.    

     Вступ……………………………………………………………………………..3 

Розділ  І. Інформаційний менеджмент, як апарат управління організацією 

1. Поняття інформаційного менеджмент……………………………………..5

2. Задачі  та цілі інформаційного менеджменту……………………………...7

3. Структура управління організацією………………………………………9

4. Загальна  характеристики організацій та складові їх успіху……………10

Розділ  ІІ. Роль і значення інформації в управлінській діяльності 

     2.1.Структура,  форми подання та відображення економічної інформації…..14 

     2.2. Оцінка економічної інформації як об’єкта менеджменту…………………15 

     2.3. Елементи системи обміну інформацією…………………………………….18 

Розділ  ІІІ. Докуметне забезпечення інформаційного менеджменту 

     3.1. Документ, як об’єкт фіксування управлінської інформації……………….20 

3.2. Сучасні  технічні засоби, що використовуються  для автоматизації               інформаційно - управлінської діяльності………………………………………..23 

     ВИСНОВКИ…………………………………………………………………...….25 

     СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ………………………………...27 
 
 
 
 
 

     ВСТУП 

     Актуальність  теми зумовлена переведення економіки держави на шлях стабільного і динамічного розвитку, що зумовлює внесення певних змін у механізм формування та реалізації програми комплексного документаційного забезпечення менеджменту. В сучасній економічній науці розрізняють різні види менеджменту: інноваційний, стратегічний, інвестиційний, фінансовий, виробничий тощо. Аналізуючи зміст кожного з них, слід звернути увагу на те, що загальною рисою для них є необхідність постійного забезпечення інформацією. Проте у курсовій роботі увага звертається саме на інформаційний менеджмент, як новий вид управлінської організації фірми, яке включає комплексне використання всіх видів управлінської інформації, управління персоналом, забезпечення відповідних умов праці, діяльність спрямована на пошук нових більш ефективних способів фіксації інформації.

     Об’єктом  дослідження у даній роботі є інформація, як важливий ресурс.

     Предметом даної роботи є економічна інформація або інформація на підприємстві, яка з одного боку характеризує стан і операції, що виконуються, а з другого - зв'язок із зовнішнім середовищем, а також документ, як найпоширенішу форму представлення інформації у сфері менеджменту.

     Мета  роботи  полягає у дослідженні ролі інформаційного менеджменту в управлінні організацією.

     До  головних завдань курсової роботи належать:

• дати загальне уявлення про розвиток інформаційного менеджменту,як нового виду управлінської діяльності;
• розкрити сутність організації, її складові та визначення конкретних цілей у її розвитку;
• прослідкувати за виконанням поставлених задач та ефективність діяльності організації;
• усвідомити сутність усіх видів інформації та навчитися ефективно застосувати їх на підприємстві; 

     Прийняття будь-якого рішення вимагає оперативної обробки значних масивів інформації. Компетентність керівника вже залежить не стільки від досвіду, отриманого в минулому, скільки від володіння достатньою кількістю актуальної для даної ситуації інформації та вміння зробити корисні висновки. Розв’язанням цієї проблеми займається відповідний розділ менеджменту, а саме: інформаційний менеджмент, якому присвячена дана робота.

     Курсова робота складається зі Вступу, трьох розділів, Висновків, Списку літератури.

     У Вступі з’ясовано актуальність теми дослідження, визначено  об’єкт, предмет,  мету, завдання роботи.

     У розділі І «Інформаційний менеджмент, як апарат управління організацією», проаналізовано основні поняття інформаційного менеджменту, його задачі та цілі, загальні характеристики організації, структуру її управління.

       У розділі ІІ «Роль і значення інформації в управлінській діяльності», досліджено економічну інформацію як об’єкт менеджменту, її структуру, форму подання та відображення; елементи системи обміну інформацією.

     У розділі ІІІ «Докуметне забезпечення  інформаційного менеджменту» розглянуто документ, як об’єкт фіксування управлінської інформації, а також визначено сучасні технічні засоби що використовуються для автоматизації               інформаційно - управлінської діяльності.

       У Висновках подано авторську  оцінку розвитку такого поняття як «інформаційний менеджмент», підведено підсумки курсової роботи.

     Список  літератури включає 16 позицій. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Розділ  І. Інформаційний  менеджмент, як апарат управління організацією

1. Поняття інформаційного менеджменту

     В загальному розумінні менеджмент –  це вміння досягати поставленої мети, використовуючи працю, інтелект, мотиви поведінки людей. Водночас менеджмент (відповідним терміном в українській  мові є ’управління’) означає функцію  – особливий вид діяльності, спрямований  на ефективне керівництво людьми у різноманітних організаціях, а  також певну сферу людського  знання, яке допомагає реалізовувати  цю функцію. У більш конкретному  розумінні, менеджмент – це управління в соціально-економічних системах: сукупність сучасних принципів, методів, засобів та форм управління виробництвом з метою покращення його ефективності та збільшення прибутку.

       Інформація (від латинського informatio - роз'яснення), з самого початку означала відомості, передані людьми усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних засобів, і т.д.), а десь із середини 20 століття стала загальнонауковим поняттям, що поєднує в собі обмін відомостями між людьми, людиною й автоматом, автоматом і автоматом. Найбільш вираженою властивістю для інформації є здатність вносити зміни. Практична цінність інформації залежить від того, яку роль вона відіграє у прийнятті рішення, а також від уміння її використати. Сама по собі вона нічого не варта [7, c. 234].

     На  будь-якому підприємстві, в організації, галузі, та й у світовій економіці  в цілому, можна виділити три основні  компоненти: бізнес (він реалізується за допомогою певних комерційних  операцій, організованих структур та стратегій); предметні технології (з  їхньою допомогою виробляється різна  продукція) та інформація, яка все  це зв’язує в єдине ціле.

     Так вже історично склалось, що з самого спочатку інформаційний менеджмент сприймався як менеджмент створення  систем, пов’язаних із розробкою, рекламою, торгівлею та експлуатацією комп’ютерних мереж, які обслуговують різноманітні інформаційні потреби сучасних промислових  підприємств, банків, комерційних організацій, навчальних закладів тощо. На сьогоднішній день майже кожна велика фірма прагне мати таку систему (її ще також називають “корпоративною інформаційною системою” або “інформаційною платформою”). Звичайно, така система пов’язана із зовнішнім світом ( Інтернет, електронна пошта тощо). З часом таке поняття інформаційного менеджменту дещо видозмінилось та розширилось. Зараз коректніше буде вважати, що інформаційний менеджмент – це те, що загалом відповідає за управління процесом взаємодії бізнесу та інформаційних технологій. (Згідно з означенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна технологія – це комплекс взаємопов’язаних наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, які займаються обробкою та зберіганням інформації; обчислювильну техніку та методи організації і взаємодії як з людьми, так і з промисловим обладнанням, їх практичні додатки, а також пов’язані з із цим соціальні, економічні та культурні проблеми). Процес інформаційного менеджменту, який відбувається у сучасних організаціях є невід’ємною частиною процесу управління організацією та необхідним процесом  для збільшення ефективності бізнес-процесів у сучасних економічних умовах. Звичайно, цей процес мають підтримувати та контролювати кваліфіковані фахівці.

     Сучасний  інформаційний менеджмент характеризують наступні положення: відмова від  пріоритету класичних принципів шкіл менеджменту, згідно з якими успіх підприємства визначається передусім раціональною організацією виробництва продукції, зниженням витрат, розвитком спеціалізації, тобто впливом управління на внутрішні чинники виробництва. Замість цього першорядною стає проблема гнучкості і адаптованості до постійних змін зовнішнього середовища [6, c. 34]. Значення чинників зовнішнього середовища різко підвищується в зв'язку з ускладненням всієї системи суспільних відносин (в тому числі політичних, соціальних, економічних), що складають середовище менеджменту організації. Головні передумови успіху підприємства знаходяться у зовнішній середовищі, тобто підприємство залежить в своїй діяльності від енергії, інформації і інших ресурсів, що поступає ззовні. Щоб функціонувати, система повинна пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі. Орієнтація на нові умови і чинники розвитку знайшлавідображення в принципах менеджменту, формулювання яких показує роль людини, що зросла, його професіоналізму, особистих якостей, а також всієї системи взаємовідносин людей в організаціях.

     В складі найважливіших принципів, якими  рекомендується користуватися менеджерам можна назвати наступні [2, c. 76]:

     - доброзичливе відношення менеджерів до всіх працюючих в організації;

     - відповідальність менеджерів всіх рівнів за успішну діяльність організації;

     - комунікації (горизонтальні і вертикальні) як всередині, так і за межами організації;

     - створення атмосфери відвертості, чесності, довір'я між людьми;

     - сприяння реалізації їх талантів і прагнення до постійного вдосконалення, як особистої роботи, так і роботи організації.

     Теорію  управління прийнято розглядати як комплексну науку або науковий напрям, що спирається на багато які теоретичні і практичні знання. Це пояснюється багатогранністю проблеми управління і багатооаспектністю управлінської діяльності, заснованою на свідомому використанні економічних, природно-технічних організаційних, соціально-психологічних законів і закономірностей, властивих об'єкту управління. Елементами управління як загального вигляду людської діяльності є мета управління і спосіб досягнення мети, об'єкт і суб'єкт управління, взаємодіюча в певному навколишньому середовищі [8, c. 129]. Предметом розгляду теорії управління є управлінські(організаційно - управлінські, організаційно - економічні) відносини, що реалізовуються як інформаційні зв'язки при організації виробництва і управлінні ними. Процес управління включає збір, переробку і передачу інформації (предмет управлінської праці), що використовується для вироблення рішень(продукт управлінської праці).Ціна роботи в управлінській діяльності - методи і засоби обробки і аналізу інформації і прийняття на цій основі конкретних рішень. Зміст управлінської роботи розкривається в процесі управління, що складається з циклічного повторення функцій управління або конкретних видів управлінських робіт, що виконуються у всіх видах виробничої діяльності:

     -науково - технічної;

     - технологічної;

     - облікової;

     - фінансової;

     - та інше.

     Технологія  управління - це прийоми, способи і  порядок (послідовність, регламент) виконання процесу управління загалом і складаючих його функцій. У процесі будь-якої технології предмет роботи перетворюється в продукт роботи. Технологія управління повинна враховувати час управлінських циклів і їх раціональну взаємодію з виробничими циклами і життєвими циклами товарів. Технологія управління повинна відповідати технології виробництва і реалізаціям товарів (послуг), забезпечуючи безперервність і керованість їх процесів. Послідовність                      виконання взаємопов'язаних функцій управління - це суть, технологія управлінської                        роботи [4, c. 147].  

2. Задачі  та цілі інформаційного менеджменту

     Концепція інформаційного менеджменту (ІМ) об’єднує наступні підходи:

     -економічний, що розглядає питання залучення нової документованої інформації із урахуванням корисності та фінансових затрат;

     -аналітичний, що базується на аналізі потреб користувачів щодо інформації та комунікації;

     -організаційний, розглядає вплив інформаційних технологій на організаційні аспекти;

     -системний, розглядає обробку інформації в організації, приділяючи особливу увагу оптимізації комунікаційних каналів, інформації, матеріальних коштів та інших витрат, методів роботи.

     Інформаційний менеджмент в організації виконує стратегічні, оперативні та адміністративні задачі. До стратегічних задач відносяться: створення інформаційної інфраструктури організації та управління інформаційними технологіями. Оперативні та адміністративні задачі мають більш вузький та підпорядкований характер [6, c. 48].

     Для розуміння сутності інформаційного менеджменту варто прийняти до уваги  такі положення:

     1.  Інформація являється комплексною категорією. Тобто вона може бути:

        - умовою і засобом для ділового спілкування;

        - засобом передачі суспільству відомостей про організацію;

        - джерелом відомостей про зовнішнє середовище;

        - товаром.

     2.   Інформаційний менеджмент відбувається у межах конкретної організації.

     3.   Інформація являє собою самостійний фактор виробництва, що лежить в основі процесу прийняття управлінського рішення.

     4.  Інформаційний менеджмент має відношення не просто до інформації, а саме до інформаційної діяльності організації.

     Враховуючи  це, можна узагальнити: інформаційний  менеджмент – управління діяльністю, пов’язаною із створенням та використанням  інформації в інтересах організації.

     Основною  ціллю інформаційного менеджменту  є забезпечення ефективного розвитку організації шляхом регулювання  різних видів її інформаційної діяльності.

     У зв’язку з цим перед інформаційним менеджментом постає ряд певних задач.

     Головною  задачею інформаційного менеджменту являється інформаційна підтримка основної діяльності організації. Задача ІМ, з цієї точки зору, полягає в інтегруванні створених співробітниками індивідуальних інформаційних елементів системи (документи, справи, технології) на основі програми пошуку та на базі пропозицій через Інтернет і відповідного маркетингу використовуваних інформаційних ресурсів [14, c. 214].

              Наступна задача ІМ полягає у переробці різноманітного «масового продукту», що пропонується на інформаційному ринку, в інформацію, релевантну діям – перехід від зовнішніх знань у знання, релевантні внутрішнім рішенням.

              Важливою задачею ІМ являється  вибір раціональних форм комунікацій,  техніки та інформаційних технологій, а також характеристик інформаційних  ресурсів, необхідних для досягнення  цілей організації.

              Крім того, ІМ розв’язує задачі  планування, керівництва, контролю  та організації документного  забезпечення управління організацією  за певними цільовими критеріями  для підтримки узгоджених організаційно-інформаційних  дій членів організації.

     ІМ  стосується всіх функцій управління сучасної організації. Управлінський цикл містить чотири функції, - це планування, організація, мотивація та контроль.

     Функція планування – це діяльність суб'єкта по визначенню темпів, пропорцій, розвитку об'єктів управління. Планування здійснюється в різних варіантах і являється основою існування організації, підприємства, фірми тощо. Найпоширеніші на сьогодні оперативне й стратегічне.

     Оперативне  планування відображає поточну діяльність організації.

     Стратегічне пов'язане з перспективами.

     Функція стратегічного планування здобуває в цей час особливе значення. Її специфіка: особливість самого стратегічного  управління.

     Стратегічне управління – це управління, що орієнтоване  на забезпечення "виживання" організації  та її ефективного розвитку в умовах динамічно мінливого зовнішнього  середовища [13, c. 78].

     На  відміну від оперативного управління, стратегічне має інші критерії ефективності, а саме: своєчасність і точність реагування організації на зміни  зовнішнього середовища.

     Стратегічне планування - процес, що включає ряд  стадій. Скласти стратегічний план, тобто визначити ті дії, які організація  повинна зробити для виконання  стратегії.

     Планування  складається з таких поетапних  стадій:

     1. Визначення місії організації. Місія – це чітко виражена причина існування організації, що підкреслює її відмінності від аналогів.

     2. Визначення цілей організації. Ціль – це очікуваний, кінцевий результат. Саме через цілі, місія одержує реалізацію.

     3. Аналіз середовища.

     4. Аналіз стратегічних альтернатив.

     5. Вибір стратегії.

     6. Реалізація стратегії.

     7. Стратегічний контроль.

     Стратегічний  контроль здійснюється протягом усього періоду реалізації стратегії. Він  сприяє досягненню цілей стратегії.

     Значення  планування в цілому полягає в  тому, що плани підвищують ступінь результативності діяльності організації.

     Ефективність  діяльності управлінського апарату  організації залежить від цілого ряду факторів:

     ·       Забезпечення організаційною й обчислювальною технікою;

     ·       Використання сучасних технологій;

     ·       Розподіл посадових обов'язків у  рамках управлінської ланки;

     ·       Інформаційне забезпечення управлінської  діяльності;

     Інформація  являє собою найважливіший організаційний ресурс. Вона входить у загальний  комплекс ресурсів фірми, поряд з  кадровими, фінансовими й т.д. Інформація має багато спільних рис із іншими ресурсами [3, c. 52]:

     - Інформацію необхідно планувати  з точки зору виявлення потреби  в ній організації;

     - Витрати на одержання й використання  інформації можна оцінити з  економічної точки зору й вони повинні входити в загальний баланс організації.

     - Інформаційні потреби можуть  і повинні бути співвіднесені з можливостями їхнього задоволення, як із внутрішніх, так і зовнішніх джерел.

     При споживанні інформація не зникає, а змінює свою цінність.

     Спеціаліст організації, працівник, керівник являються не просто користувачами, яким постачається інформація, а безпосередніми учасниками інформаційного процесу, найважливішою частиною ІМ. 

3. Структура управління організацією

     Під структурою управління організацією розуміється упорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, які знаходяться між собою в сталих відношеннях, що забезпечують їх функціонування і розвиток як єдиного цілого. Елементами структури є окремі робітники, служби та інші ланки апарату управління, а відношення між ними підтримуються завдяки зв'язкам, що прийнято поділяти на горизонтальні і вертикальні. Горизонтальні зв'язки носять характер погодження і є, як правило, однорівневими. Вертикальні зв'язки - це зв'язки підпорядкування, і необхідність в них виникає при ієрархічності управління, тобто за наявності декількох рівнів управління. Крім того, зв'язки в структурі управління можуть носити лінійний і функціональний характер. Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень і інформації між так званими лінійними керівниками, тобто особами, які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів, функціональні зв'язки мають відповідати       лінії руху інформації і управлінським рішенням тим або іншим функціям                     управління [10, c. 184].

     В рамках структури управління протікає управлінський процес (рух інформації і прийняття управлінських рішень), між учасниками якого розподілені задачі і функції управління, а отже - права і відповідальність за їх виконання. З цих позицій структуру управління можна розглядати як форму розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої відбувається процес управління, направлений на досягнення наміченої цілі менеджменту. Таким чином, структура управління включає в себе всі цілі, розподілені між різноманітними ланками, зв'язки між якими забезпечують координацію окремих дій по їх виконанню.Зв'язок структури управління з ключовими поняттями менеджменту його метою, функціями, процесом, механізмом функціонування, людьми і їх повноваженнями, - свідчить про її величезний вплив на всі сторони управління. Тому менеджери всіх рівнів приділяють величезну увагу принципам і засобам формування структур, вибору типу або комбінації виглядів структур, вивченню тенденцій в їх побудові і оцінці їхньої відповідності меті ,що вирішуються і задачами [9, c. 34].

     Створення структури є важливим елементом  в організаційній діяльності фірми. Вибір ефективної методики і формування усього комплексу організаційних структур також життєво важливий елемент в діяльності менеджерського корпуса. В теорії західного менеджменту, основаної на концепціях організаційної поведінки, структура фірми розглядається як найважливіший фактор, що визначає форми поведінки (діяльності) усього колективу і окремих його членів. В цьому плані в організаційну структуру включаються такі управлінські поняття, як співвідношення відповідальності і повноважень, делегування повноважень, централізація і децентралізація, відповідальність і контроль, норми керованості, організаційна політика фірми, моделі управлінських рішень, проектування загальних і індивідуальних завдань і деякі інші. По суті йдеться тут про змістовну сторону структури менеджменту: якій меті вона служить і які управлінські процеси вона забезпечує.

     Таким чином, даючи загальну характеристику організаційної структури, можна виділити декілька положень, що визначають її значимість:

     - організаційна структура фірми  забезпечує координацію всіх функцій менеджменту;

     - структур організації визначає  права і обов'язки (повноваження  і відповідальність) на управлінських  рівнях;

     - від організаційної структури  залежить ефективна діяльність  фірми, її виживання і процвітання;