Платежный календарь, порядок составления

АНО ВПО «Национальный  Институт имени Екатерины Великой»

Щелковский филиал

Курсовая  работа

по дисциплине: «Оперативная финансовая работа на предприятии»

на тему: «Платежный календарь, порядок составления».

.

Выполнила: студентка

Группы 37 – 10 ФиК

Баранюк С.А.

Проверил: преподаватель

Парецкая Л.А.

Щелково

2013

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение 

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня основной проблемой  для многих предприятий является поиск свободных финансовых ресурсов. Ведь невозможность их привлечения  приводит к спаду производства, а  снижение уровня доходов населения, потребительского спроса ведет к  сокращению выручки предприятий, росту  дебиторской задолженности

В период экономического спада условия поставок от предприятий  ужесточаются: минимизируя риски, компании предпочитают работать по предоплате. Поэтому дефицит живых денежных средств (далее — ДС) становится основной проблемой, которую приходится решать предприятию, чтобы в кризисной реальности обеспечить свою ликвидность и платежеспособность.

Механизмом, позволяющим  контролировать ликвидность компании и максимально продуктивно использовать ДС, является платежный календарь.

Оперативное планирование денежного потока на определенный период осуществляется путем составления  платежного календаря в рамках бюджета  движения денежных средств (далее —  БДДС) на основании текущего состояния  платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических  обязательств.

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования ДС из плана. Но в отличие от БДДС это более подробный документ. Ведь если при стратегическом планировании не имеет значения, от кого конкретно будут получены или кому заплачены деньги, то при оперативном — все как на ладони: вот должники-дебиторы, а вот — кредиторы.

Поэтому в платежном  календаре можно подробно расписать: кому, когда, от кого, за что и сколько  следует заплатить (получить).

Платежный календарь  представляет собой план движения денежных средств (далее — ДДС) в краткосрочной  перспективе (неделя-месяц), отражающий все виды деятельности предприятия (основную, финансовую, инвестиционную), утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.

1.  Кому необходим платежный календарь?

Информация, представленная в платежном календаре предприятия, необходима собственникам бизнеса, руководителям высшего и среднего звена, руководителям центров финансовой ответственности (далее — ЦФО) и  работникам финансово-экономического блока.

С точки  зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана

Круг вопросов, относящихся  к компетенции финансового директора, одного из наиболее важных руководителей  предприятия, необычайно широк —  от задач оперативного управления денежной наличностью до проблем стратегического  развития компании. Кроме того, на любом  предприятии финансовое управление тесно связано с его основной деятельностью — производством, торговлей или оказанием услуг, а следовательно, с управлением ресурсами. Внедрение платежного календаря позволит сократить трудозатраты финансового директора на контроль расходования ДС Если ранее ему приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то с внедрением платежного календаря, когда суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль денежных потоков можно возложить на работника финансовой службы. Фин. директор же будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило, сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры оплаты и соответствия сумм бюджету за финансистом.

Правильно выстроенные  бизнес-процессы помогают свести к  минимуму риск злоупотреблений со стороны  сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес - направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета.

2. Задачи, которые позволит решить платежный календарь.

2.1 Задачи

1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря — борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден — значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.

Можно делать предварительные  «прикидки», изменять даты поступлений  и платежей, согласовывать их с  контрагентами — и отражать все  это непосредственно в платежном  календаре.

2.   Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно.Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.

3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.

4. Предоставлять достоверную информацию  в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.

5. Обеспечить надлежащее соблюдение  процедур согласования оплаты  расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.

6. Максимально исключить человеческий  фактор.

Планирование потоков  ДО предполагает возможность управления ликвидностью компании. В показателе ликвидности предприятия учтено состояние и величина его текущих активов и обязательств.

Платежный календарь — это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия

Основные составляющие текущих активов — запасы, дебиторская  задолженность и ДС, текущих обязательств — кредиторская задолженность.

Платежный календарь  позволяет управлять кредиторской и дебиторской задолженностями. Особенно это актуально при возрастании  числа покупателей либо поставщиков, поскольку появляется возможность  четко определить даты выплат для  своевременного получения сырья, услуг, обеспечения эффективности деятельности предприятия, предупреждения возникновения  штрафных санкций.

Управление ДС, имеющими отношение к товарно-материальным запасам, сразу ставит задачу управления оборачиваемостью запасов. Чем она быстрее, чем меньше складских запасов, тем дешевле они обходятся компании, тем эффективнее используются ДС для приобретения необходимого сырья, материалов, товаров для основной деятельности.

При дефиците «живых»  денег особо важна четкая работа предприятия по согласованию плана  платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка  приоритетов.

На практике нередко  возникает ситуация, когда план поступлений  не выполняется, а план расходования ДС исполняется в полном объеме, соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление  ДС. Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все  платежи по степени их приоритетности или значимости. Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.

В этой связи весьма полезен анализ так называемых постоянных платежей: зачастую на предприятиях есть расходы, к которым привыкли и  не ставят под сомнение их целесообразность. Свежий взгляд на структуру платежей поможет определить, действительно  ли эти расходы обязательны. Составление  плана ДДС только тогда имеет  смысл, когда можно быть уверенным, что все необходимые платежи  учтены. План составляется для того, чтобы исключить необходимость  «внезапного» финансирования каких-либо «суперважных» проектов. Продумывать направления расходования ДС необходимо заранее, в кризисной ситуации уместно введение более жестких сроков по согласованию плана платежей на всех уровнях управления предприятием.

Что касается исполнения плана, то заслуживает внимания практика ежедневной сверки баланса наличных ДС, которая позволит исключить возможные  злоупотребления.

2.2 Принципы, правила, последовательность формирования

При построении системы  денежных платежей компании следует  выделить два направления работы. Первое — формирование финансовых планов в среднесрочной перспективе, статей ДДС и иных аналитик (организации, договоры, контрагенты), лимитирующих выплаты ДС. Результатом является документ — «Платежный календарь». Второе — описание движения заявок (платежных реестров) в контексте участников процессов, временных рамок, что рассматривается как бизнес-процесс предприятия, направленный на реализацию документа «Платежный календарь» с точки зрения взаимодействия подразделений и менеджмента предприятия, требующий четкой координации и пристального внимания со стороны руководителей и исполняющего персонала.

2.3 Основные этапы разработки системы платежного календаря

1. Формирование  плановых данных (этот процесс  реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).

2. Определение перечня  аналитик (статья ДДС, контрагенты,  договоры, источник ДС), в контексте  которых будет проводиться проверка  возможности выплат и поступлений.

3. Построение механизма  формирования реестров платежей, заявок.

4. Описание бизнес-процесса  «Платежный календарь», определение  в его рамках ответственных  лиц по процедурам, задачам.

5. Регламентация  и документарное оформление бизнес-процесса  «Платежный календарь».

6. Автоматизация  бизнес-процесса «Платежный календарь».

Содержание  этапов

1. Формирование плановых данных

Предполагается, что  компания имеет финансовую структуру  с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.

Важно составить  БДДС относительно денежных потоков  по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и несет ответственность как за плановые, так и за фактические показатели, отклонения факт-плана).

2. Определение перечня аналитик

Перечень аналитик позволяет создать инструмент для  проверки выплат/ поступлений на возможность  реализации.

Можно использовать следующие аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.

Выделяя аналитики  в учетной системе, необходимо помнить  о принципе экономической целесообразности — завышенные требования к перечню  аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует  остановиться на перечне, минимально необходимом  для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.

3. Построение механизма формирования  реестров платежей, заявок

После определения  аналитик и реквизитов платежа формируется  инструментарий оплаты/поступления  ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая  через бизнес-процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько  участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в  данной системе. Сотрудники отделов  и служб подают заявки на выплату/поступление  ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о  данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные  реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого  из участников будущего процесса платежного календаря.

Реестр заявок —  это перечень заявок, консолидированных  по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать  полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении  денег.

4. Описание бизнес-процесса «Платежный  календарь»

После проверки и  одобрения оплаты предоставленных  заявок считается, что платежный  календарь как бизнес-процесс  реализован в реестрах, утвержденных заявках.

Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в  какие сроки. Именно на данном этапе  важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает  порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат  платежной дисциплины предприятия  и его репутацию добросовестного  партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие  вырабатывает схему, целесообразную и  удобную для него.

При проектировании бизнес-процесса необходимо следовать  определенным принципам:

• достаточность полномочий и функций участников процесса (это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или иного решения по платежу);
• организационная обеспеченность (любой хозяйственный платеж или заявка на поступление должны иметь единый орган согласования и утверждения, и ни одно подразделение, участие которого в процессе предусмотрено, не может быть исключено из цикла формирования платежного календаря);
• возможность контролирующей функции (все заявки должны иметь достаточный уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат);
• динамизм (система денежных платежей должна иметь оптимальную процедуру согласования, отвечающую требованиям платежной дисциплины предприятия (как правило, продолжительностью от двух до пяти дней), а процесс утверждения платежей оптимизирован в соответствии с работой с поставщиками).

Наиболее наглядный  вариант представления бизнес-процесса — графический, в виде диаграммы (рисунок).

5. Регламентация бизнес-процесса  «Платежный календарь»

На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в  регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными  для исполнения всеми подразделениями  и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке  прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях  сотрудников, последовательности действий.

6. Автоматизация бизнес-процесса  «Платежный календарь»

Для поддержания  оперативного управления денежными  потоками потребуется автоматизация  соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:

• создавать электронные учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);
• формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);
• реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
• разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

Некоторые предприятия  для автоматизации бизнес-процессов  управления денежными потоками используют Excel и прочие непрофильные программы, хотя такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения.

3. Разработка платежного календаря

1. Платежный календарь, Главная цель разработки.

План  поступления и расходования денежных средств, разработанный на предстоящий  год с разбивкой по кварталам  или месяцам, дает лишь общую основу управления денежными потоками предприятия. Вместе с тем, высокий динамизм этих потоков, их зависимость от множества  факторов краткосрочного действия определяют необходимость разработки планового  финансового документа, обеспечивающего  ежедневное управление поступлением и  расходованием денежных средств предприятия. Таким плановым документом выступает платежный календарь.

Термин «платежный календарь» имеет ряд аналогов – «кассовый бюджет», «текущий бюджет поступления и расходования денежных средств» и других. Каждый из этих терминов имеет право на существование, если содержанием этих документов является оперативный, составленный в рамках одного месяца план денежных потоков (поступления и расходования денежных средств) по предприятию в целом или отдельным его центрам ответственности (структурным единицам и подразделениям). Вместе с тем, следует учесть, что оперативные планы денежных потоков – это прежде всего установленные в рамках одного месяца сроки и объемы платежей, поэтому более предпочтительным в этих целях является использование термина «платежный календарь».

Платежный календарь, разрабатываемый  на предприятии в разнообразных  вариантах, является самым эффективным  и надежным инструментом оперативного управления его денежными потоками. Он позволяет решать следующие основные задачи:

• свести прогнозные варианты плана поступления и расходования денежных средств ("оптимистический", "реалистический", "пессимистический") к одному реальному заданию по формированию денежных потоков предприятия в рамках одного месяца;
• в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки, повысив тем «самым эффективность денежного оборота предприятия;
• обеспечить приоритетность платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;
• в максимальной степени обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, т.е. его платежеспособность в рамках краткосрочного периода;
• включить управление денежными потоками в систему оперативного контроллинга (а соответственно и текущего мониторинга) финансовой деятельности предприятия.

Основной целью разработки платежного календаря (во всех его вариантах) является установление конкретных сроков поступления денежных средств и платежей предприятия и их доведение до конкретных исполнителей в форме плановых заданий. С учетом этой цели платежный календарь определяют иногда как"план платежей точной даты".

Наиболее распространенной формой платежного календаря, используемой в  процессе оперативного планирования денежных потоков предприятия, является его  построение в разрезе двух разделов:

1) график  
2) графика предстоящих поступлений денежных средств.

Однако если планируемый вид денежного потока носит односторонний характер (только положительный или только отрицательный), платежный календарь разрабатывается в форме одного соответствующего раздела.

Временной график платежей дифференцируется в платежном календаре обычно в ежедневном разрезе, хотя отдельные  виды этого планового документа  могут иметь и другую периодичность  – еженедельную или ежедекадную (если такая периодичность не оказывает  существенного влияния на ход  осуществления денежного оборота  предприятия или вызвана неопределенностью  сроков платежей).

Виды платежного календаря дифференцируются в рамках предприятия в разрезе  отдельных видов хозяйственной  деятельности, а также в разрезе  различных типов центров ответственности (структурных единиц и подразделений).

Основные виды платежного календаря  предприятия, дифференцированные по этим признакам, имеют следующий вид.

По операционной деятельности.

В целом по предприятию:

• Налоговый платежный календарь;
• Календарь инкассации дебиторской задолженности;
• Календарь обслуживания финансовых кредитов;
• Календарь выплат заработной платы.

По отдельным центрам ответственности:

• Календарь (бюджет)  формирования производственных запасов;
• Календарь (бюджет) управленческих расходов;
• Календарь (бюджет) реализации продукции

По инвестиционной деятельности.

В целом по предприятию:

• Календарь (бюджет) формирования портфеля долгосрочных инвестиций
• Календарь (капитальный бюджет) реализации программы реальных инвестиций.

По отдельным центрам, ответственности :

• Календарь (капитальный бюджет) реализации отдельных инвестиционных проектов;

По финансовой деятельности.

В целом по предприятию:

• Календарь (бюджет) эмиссии акции;
• Календарь (бюджет) эмиссий облигаций;
• Календарь амортизаций основного долга по финансовым кредитам.

1. В системе оперативного  управления денежными потоками  по оперативной деятельности  предприятия.

 
Налоговый платежный календарь. Этот плановый документ разрабатывается по предприятию в целом и содержит обычно только один раздел – "график налоговых платежей" (возвратные платежи по налоговым перерасчетам денежных средств включаются обычно в календарь инкассации дебиторской задолженности). В составе этого платежного календаря отражаются суммы всех видов налогов, сборов и других налоговых платежей, перечисляемых предприятием в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды. Календарной датой уплаты избирается, как правило, последний день установленного срока перечисления налоговых платежей каждого вида.

Календарь инкассации дебиторской  задолженности. Этот вид платежного календаря разрабатывается обычно по предприятию в целом (хотя при наличии специализированного подразделения – кредитного отдела – он может охватывать группу платежей только этого центра ответственности). По текущей дебиторской задолженности платежи включаются в календарь в суммах и сроки, предусмотренные соответствующими договорами (контрактами) с контрагентами. По просроченной дебиторской задолженности эти платежи включаются в данный плановый документ на основе предварительного согласования сторон. Календарь инкассации дебиторской задолженности содержит только один раздел – "график поступления денежных средств". В целях отражения реального денежного оборота предприятия датой поступления денежных средств считается день их зачисления на расчетный счет предприятия (это позволяет исключить период флоута в расчетах с дебиторами).

Календарь обслуживания финансовых кредитов. В соответствии с действующей международной практикой составления «отчетности и прогнозирования денежных потоков обслуживание финансовых кредитов отражается в составе операционной (а не финансовой) деятельности предприятия. Это связано с тем, что проценты за кредит, лизинговые платежи и другие расходы предприятия по обслуживанию финансового кредита входят в состав себестоимости продукции и соответственно влияют на размер формируемой операционной прибыли. Указанный календарь разрабатывается в целом по предприятию и содержит лишь один раздел – "график выплат, связанных с обслуживанием финансового кредита". Суммы и даты выплат включаются в платежный календарь в соответствии с условиями кредитных (лизинговых) договоров.

Календарь выплат заработной платы. Такой платежный календарь разрабатывается обычно на Предприятиях, применяющих многоступенчатый график выплат заработной платы работникам различных структурных единиц (филиалов, цехов и т.п.). Даты таких выплат устанавливаются на основе коллективного трудового договора или индивидуальных трудовых контрактов, а суммы платежей – исходя из штатного расписания и разработанной соответствующей сметы затрат. Указанный платежный календарь содержит обычно один раздел – "график выплат заработной платы".

Календарь (бюджет) формирования производственных запасов разрабатывается обычно для соответствующих центров затрат (структурных подразделений, осуществляющих материально-техническое обеспечение производства). В состав платежей этого календаря входят обычно стоимость закупаемых сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, а также расходы по транспортированию и страхованию в процессе перевозки. Если формируемые производственные запасы требуют специальных режимов хранения (охлаждения, газовой среды и т.п.), то данный вид платежного календаря может отражать и расходы по их хранению. Указанный календарь содержит лишь один раздел – "график платежей, связанных с формированием производственных запасов". Суммы и даты этих платежей устанавливаются в соответствии с договорами с контрагентами или планами закупки товарно-материальных ценностей. Обычно в составе этих платежей отражается и погашение кредиторской задолженности предприятия по расчетам с поставщиками.