Подбора кандидатов на вакантные рабочие места

Введение

  Управление персоналом включает многие составляющие. Среди них кадровая политика, взаимоотношения в коллективе, социально-психологические аспекты управления. Ключевое же место занимает определение способов повышения производительности, путей роста творческой инициативы, а также стимулирование и мотивация работников.

  Эффективное управление персоналом чрезвычайно важно для любой организации. Без людей невозможно само существование организации, а не имея подходящего персонала, организация не сможет достигать своих целей и выживать..

  Сущность кадрового планирования заключается в предоставлении людям рабочих мест в нужный момент времени и необходимом количестве в соответствии с их способностями, склонностями и требованиями производства. Рабочие места с точки зрения производительности и мотивации должны позволить работающим оптимальным образом развивать свои способности, повышать эффективность труда, отвечать требованиям создания достойных человека условий труда и обеспечения занятости. Этот метод управления персоналом способен согласовывать и уравновешивать интересы работодателей и работополучателей.

  Для решения кадровых вопросов в системе государственной гражданской службы в современных условиях нужно формировать принципиально новые направления, которые заключаются, прежде всего, в грамотном наборе и отборе персонала, его мотивации, сменяемости кадрового состава, адаптации молодежи, приходящей на службу в государственные органы управления.

  Исходя, из текста Концепции развития таможенных органов планируется разработать комплексную стратегию кадрового обеспечения таможенных органов Российской Федерации. В рамках данного направления особое внимание будет уделено качеству профессиональной подготовки кадров, совершенствованию их знаний и навыков, практике управления, повышению эффективности системы оплаты труда и престижности профессии, а также созданию филиалов Российской таможенной академии в федеральных округах.

  Принятие решений в области привлечения и отбора персонала, а также его оценки оказывает определяющее значение на показатели эффективности всей работы организации. Ошибки и просчеты при решении этих вопросов дорого обходятся как организации в целом, так и отдельным сотрудникам.

Глава 1. Теоретические основы подбора кандидатов на вакантные  рабочие места         при проведении конкурса

1. Общая организация набора кадров

  Персонал – это полный  личный  состав  наемных работников  организации (за исключением руководства), выполняющих различные производственно – хозяйственные функции. Та  часть персонала, которая официально  числится  в ее  штатах, называется  кадрами.

  Процесс  набора  кадров  исходит  из  потребности   в  них. Такая  потребность   бывает  текущей  и перспективной.  Данные  о  текущей  потребности   основываются  на  информации  кадровых служб. Перспективная   потребность  определяется  путем   расчетов.

  Сначала  на основе  планов  развития  производства, технического  перевооружения  и   др. оценивается  ее  общая   величина  на ту или иную  дату.

  Затем  рассчитывается  вероятная  численность  персонала  (при условии, что никаких целенаправленных  мероприятий этой области не  будет проводиться). Для  этого   исходная списочная  численность   кадров  корректируется  с   учетом  показателей  их  оборота   по  приему  и выбытию. Поскольку   в  будущем  они  могут   поменяться, для  расчетов  привлекаются  эксперты.

  Разность  между   общей  потребностью  в  кадрах  и  их  вероятной  численностью  и покажет дополнительную  потребность   в  работниках.

2. Набор персонала

   Наем заключается в создании резервного фонда кандидатов на каждую должность, из которого организация должна выбрать наиболее подходящих. Организациям приходится нанимать людей на все категории работ: офисную, производственную, техническую и управленческую. Масштабы найма зависят от разницы между имеющейся рабочей силой и будущей потребностью в ней с учетом таких факторов, как выход людей на пенсию, текучесть кадров, истечение срока договора найма и расширение сферы деятельности организации. Обычно организации нанимают людей из внешних и внутренних источников.

   К средствам внешнего  отбора относятся публикация  объявлений в газетах и отраслевых  журналах. Использование кадровых  агентств и работа с выпускниками  учебных заведений. Некоторые  организации приглашают местное  население в отделы кадров, чтобы  подать заявления на будущие  вакансии.

   Наем на работу – это ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией. С привлечения на работу начинается управление персоналом.

Преимущества и недостатки внутренних и внешних источников привлечения  персонала

  Для принятия оптимальных  решений при наборе и отборе  персонала важно в первую очередь  четко определить критерии оценки  различных вариантов.

  Общими критериями  оценки эффективности принимаемых  в данной области решений являются:

·   соответствие уровня знаний и навыков работы, способностей и личностных качеств кандидата  требованиям, которые к нему предъявляются  в зависимости от содержания и  характера выполняемой работы, перспектив ее изменения в будущем, особенностей организационной культуры данной организации;

·   соблюдение временных  параметров и ограничений (например, заполнить внезапно освободившуюся вакансию надо в течение недели, либо, напротив, можно не торопиться, так как открытие новой вакансии предполагается спустя три месяца, и организация заблаговременно  начала готовиться к замещению открывающейся  вакансии;

·   затраты на осуществление  набора и отбора кандидатов.

  Данные критерии, безусловно, важны для принятия решений  в области подбора персонала.  Но среди них особое место  принадлежит определению соответствия  способностей и личностных качеств  работника требованиям, которые  к нему предъявляет конкретное  рабочее место, так как именно  это и является конечной целью  подбора – подыскать максимально  соответствующего требованиям работы  кандидата в течение определенного  периода времени с наименьшими  затратами. На практике обеспечить  полное соответствие бывает достаточно  трудно. Гипотетически данный вариант  может быть осуществлен, однако  для этого надо будет просмотреть  огромное число кандидатов, что  потребует значительных затрат  средств и времени. В реальной  жизни приходится делать ряд  уступок, выбирая наиболее приемлемый (оптимальный в данных условиях) вариант решения проблемы. При  этом критерий максимального  соответствия требований работы  и характеристики работника в  большинстве случаев должен быть  приоритетным. Отбор кандидатов  максимально соответствующих требованиям  организации происходит и при  проведении конкурса на замещение  должности – как специальной  процедуры определения из числа  кандидатов наиболее соответствующего  требованиям должности.

  Под конкурсом в  системе государственной службы  понимается особая процедура  подбора кадров на вакантные  государственные должности в  соответствии с решением конкурсной  комиссии. Такое решение является  юридическим основанием для назначения  на соответствующую должность  государственной службы либо  отказа в таком назначении. Решение  комиссии обязательно для государственного  органа и его руководителя. Подбор  кадров на конкурсной основе  позволяет обеспечить штатный  состав государственной службы 

 При проектировании  конкурса преследуется как минимум  две цели – подбор высококвалифицированных  специалистов на вакантные должности  и формирование кадрового резерва.

Эти цели должны быть достигнуты с учетом следующих обязательных условий:

а) соблюдения действующего законодательства;

б) открытости и прозрачности конкурсных процедур и критериев  оценки, как для кандидатов, так  и для общественности;

в) минимизации финансовых и временных затрат;

г) диагностичности и наглядности, прежде всего для непосредственного  руководителя, принимающего итоговое решение;

д) технологичности и возможности  передачи сотрудникам кадровых служб  для постоянного использования;

е) участия в конкурсе гражданского служащего независимо от того, какую  должность он замещает на период проведения конкурса (при проведении конкурса на замещение вакантной должности  гражданской службы учитываются  положения и результаты исполнения служащим должностного регламента).

  В число квалификационных  требований к должностям гражданской  службы входят требования к  уровню профессионального образования,  профессиональным знаниям и навыкам,  необходимым для исполнения должностных  обязанностей, стажу гражданской  службы или стажу работы по  специальности.

  Квалификационные требования  к должностям гражданской службы  устанавливаются в соответствии  с категориями и группами должностей  гражданской службы. Для категорий  «руководители», «помощники», «специалисты»  всех групп должностей гражданской  службы, а также категории «обеспечивающие  специалисты» главной и ведущей  групп должностей гражданской  службы обязательным требованием  является наличие высшего профессионального  образования; для категории «обеспечивающие  специалисты» старшей и младшей  групп должностей таким требованием  является наличие среднего профессионального  образования, соответствующего направлению  деятельности.

  Квалификационные требования  к стажу гражданской службы  или стажу работы по специальности  для федеральных гражданских  служащих установлены Указом  Президента РФ, для гражданских  служащих субъекта РФ – законом  субъекта РФ; а требования к  профессиональным знаниям и навыкам,  необходимым для исполнения должностных  обязанностей, устанавливаются нормативным  актом государственного органа  с учетом его задач и функций  и включаются в должностной  регламент гражданского служащего.

  Конкурс не проводится  при назначении на замещаемые  на определенный срок полномочий  должности гражданской службы  категорий «руководители» и «помощники»,  а также категории «руководители», назначение на которые и освобождение  от которых осуществляются Президентом  РФ или Правительством РФ; при  заключении срочного служебного  контракта; при назначении гражданского  служащего на иную должность  гражданской службы в случаях,  предусмотренных  (при сокращении  должностей гражданской службы, при реорганизации государственного  органа или изменении его структуры  и при ликвидации государственного  органа). Без конкурса назначаются  на должность гражданской службы  лица, состоящие в кадровом резерве,  сформированном на конкурсной  основе.

   Для успешного внедрения конкурсной технологии в нормативной правовой базе должны быть закреплены следующие базовые принципы проведения конкурса:

1) гибкий срок приема  документов от кандидатов –  от 2 недель до 2 месяцев в зависимости  от уровня должности и специализации  госслужащего, а также от ситуации  на рынке труда (в настоящее  время срок приема документов  – 1 месяц);

2) возможность публикации  объявлений о конкурсе в сети  Интернет;

3) необходимость по итогам  конкурсных процедур составлять  ранжированный список кандидатов, первое место в котором может  являться основанием для признания  участника конкурса победителем.

  Оценка документов  проводится, как правило, в период  их приема, а очные процедуры  занимают в общей сложности  примерно два-три дня. Проведение  интервью в среднем занимает  около часа на каждого кандидата,  однако оперативность интервью  напрямую зависит от возможностей  руководителя выделить необходимое  для этого время.

  Методика проведения  конкурса на вакантные государственные  должности должна быть формализована.  Конкурс может проводиться в  различных формах в зависимости  от уровня вакантных должностей:

– на младшие и старшие  государственные должности: привлечение, отбор по анкетным данным и краткое  интервью;

– на ведущие государственные  должности: привлечение, отбор по анкетным данным, интервью, реферат;

– на главные и высшие государственные должности: отбор  по анкетным данным, реферат, групповые  упражнения, интервью.

  Согласно Закону о  государственной гражданской службе, кадровый резерв также формируется  на конкурсной основе. Представляется  оправданным проводить конкурс  в кадровый резерв по той  же методике, что и конкурс  на вакантные должности с учетом  групп и категорий должностей. Кроме того, в кадровый резерв  могут зачисляться участники  конкурса, показавшие хорошие результаты, но не назначенные на вакантные  должности.

  Организует и обеспечивает  проведение конкурсов на замещение  вакантных должностей гражданской  службы кадровая служба государственного  органа. Она разрабатывает и последовательно  реализует мероприятия трех этапов  конкурса: подготовительного, основного,  заключительного.

  Особое внимание при  проведении конкурса уделяется  подготовительному этапу, так  как именно с ним связаны  основные недостатки процедуры  проведения конкурса в органах  исполнительной власти. Данный этап  конкурса включает следующие  мероприятия:

1. информирование и консультирование  граждан, претендующих на замещение  вакантной государственной должности,  об условиях проведения конкурса;

2. сбор необходимых документов, их экспертиза и определение  соответствия кандидатов установленным  требованиям;

3. оценка на основе анализа  представленных кандидатами документов, анкет и аналитических материалов (рефератов) уровня профессиональной  подготовленности кандидатов.

  Первый этап конкурса  начинается со дня объявления  в средствах массовой информации, где указывается информация о  приеме документов для участия  в конкурсе и завершается не  ранее чем через месяц. Необходимыми  условиями для начала первого  этапа являются:

а) готовность нормативных  и методических материалов;

б) готовность помещения (с  наличием телефона) для приема кандидатов и сбора документов;

в) создание конкурсной комиссии для разработки и проведения конкурсных процедур.

  Условием завершения  первого этапа конкурса является  наличие необходимого числа кандидатов, в наибольшей степени соответствующих  установленным требованиям, которое  обеспечивает возможность осуществления  дальнейшего выбора из их числа  кандидатур для приема в организацию.

  Результатом первого  этапа является список кандидатов, в наибольшей степени соответствующих  установленным требованиям и  допущенных к дальнейшему участию  в конкурсе. Список кандидатов, допущенных  к участию во втором этапе  конкурса, утверждается конкурсной  комиссией.

  Второй этап конкурса  включает проведение конкурсных  процедур, оценку и сравнение  кандидатов по профессионально  значимым критериям. Выполнение  конкурсных процедур второго  этапа конкурса разделяется на  две стадии.

  На первой стадии  происходит оценка качеств кандидатов  на основе анализа результатов  выполнения формализованных методик,  а также в ходе групповых  дискуссий и специальных заданий.  Характер заданий и предлагаемые  кандидатам темы групповых дискуссий  должны быть связаны с будущей  профессиональной деятельностью  и утверждены конкурсной комиссией.

  На второй стадии  оценка кандидатов происходит  на основании результатов собеседования  с руководителем подразделения,  на работу в котором претендует  кандидат. В ходе такого управленческого  интервью уточняется информация, полученная по результатам конкурсных  процедур, и оцениваются профессиональные  и личностные качества кандидатов.

  Заключительный этап  включает в себя подведение  итогов оценки по всем процедурам, прием и рассмотрение апелляций,  утверждение и оглашение результатов,  оповещение общественности и  анализ его результатов.

  Решение об итогах  конкурса принимается конкурсной  комиссией после завершения всех  конкурсных процедур и определения  результатов второго этапа. Основаниями  для подведения итогов конкурса  и принятия окончательных кадровых  решений конкурсной комиссией  являются:

– сумма баллов по критериям  оценки, полученных кандидатом в результате прохождения всех конкурсных процедур;

– мнение руководителя подразделения, проводившего итоговое собеседование  с кандидатом.

  По итогам всех пройденных  процедур на каждого кандидата  заполняется «Шкала оценки профессиональных  качеств государственных служащих»;  затем составляется рейтинг кандидатов  и заполняется соответствующий  бланк, который и является документом  для подведения итогов конкурса. 

  По итогам конкурса  конкурсная комиссия принимает  решение о признании одного  из участников выигравшим конкурс  и получившим право на замещение  вакантной должности гражданской  службы.

  Решение конкурсной  комиссии об утверждении окончательных  итогов конкурса принимается  в отсутствие кандидата и является  основанием для назначения его  на соответствующую должность  либо для отказа в таком  назначении. При этом в решении  конкурсной комиссии указывается  конкретный срок испытания после  приема на работу, в пределах  от трех до шести месяцев  для кандидата, впервые поступающего  на работу в организацию.

  Итоговым результатом  конкурса является утвержденный  конкурсной комиссией список  кандидатов на замещение вакантных  должностей, а также список кандидатов, рекомендованных в кадровый резерв.

  На практике организации,  формируя требования к кандидатам  и критерии их отбора, как правило,  придерживаются двух основных  подходов.

  Первый подход заключается  в том, что наличие у работника  ряда выдающихся качеств и  характеристик может компенсировать  отсутствие у него при приеме  на работу других качеств. Например, если кандидат показал блестящие  знания в области бухгалтерского  учета, но слабо знает некоторые  программы работы на компьютере, организация может принять такого  кандидата на работу, одновременно  предоставив ему возможность  повысить квалификацию в области  использования современных компьютерных  технологий. Организации, которые  следуют данной стратегии при  подборе кадров, как правило, концентрируют  свое внимание больше на определении  желательных качеств кандидата,  чем на установлении жестких  критериев при их отборе. Данный  подход является достаточно гибким  и предоставляет большую свободу  при принятии решений в процессе  отбора кандидатов.

  Второй подход является  относительно более жестким. Он  исходит из того, что все установленные  организацией требования являются  критическими для успешного выполнения  данной работы. При этом компенсация  отсутствия у кандидата одних  качеств, другими не допускается.  При таком подходе кандидаты,  не отвечающие хотя бы одному  из перечисленных критериев, могут  быть либо сразу, либо на  любой стадии отбора исключены  из числа претендентов на имеющуюся  вакансию.

  Таким образом, выбор  критериев отбора определяется  в каждой конкретной ситуации  характером вакантной должности,  ее важностью для организации,  традициями и финансовым состоянием, а также квалификацией сотрудников,  занятых процессом подбора. Успех  отбора в равной степени зависит  от эффективности работы в  реализации каждого его этапа  в отдельности и способности  управлять им как единым процессом.

  В последнее время  все большую популярность при  наборе персонала завоевывает  подход к определению требований  к будущим кандидатам через  ключевые компетенции. При этом  наиболее часто речь идет об  управленческих компетенциях.

  Под управленческими  компетенциями понимаются знания, опыт, навыки, поведение, критические  для достижения стратегических  результатов работы организации.

Все управленческие компетенции  могут быть разделены на три группы:

·    основная деятельность организации (понимание специфики  работы, особенностей выполняемых функций);

·    технические/должностные (знания, опыт в конкретной области  – финансы, производство и др.);

·    личные компетенции (умение мотивировать других, проводить  переговоры, разрешать конфликты).

  Глава 2. Анализ основных требований и компетенций, предъявляемые к кандидатам при поступлении на таможенную службу.

2.1 Понятие отбора персонала, критерии, принципы

  Под отбором кадров  понимается процесс изучения  психологических и профессиональных  качеств претендентов из резерва  с целью установления их пригодности  для выполнения будущих обязанностей  и выдвижения, наиболее подходящих  на соответствующую работу.

  Основными критериями  отбора считаются: образование,  опыт, деловые качества, профессионализм,  физические характеристики, тип  личности, соответствие требованиям  будущей должности. В целом  критериев не должно быть много,  иначе отбор окажется затруднительным.

При отборе кадров принято  руководствоваться рядом принципов:

1.  ориентация на сильные,  а не на слабые стороны претендента,  поиск не идеальных, а наиболее  подходящих лиц;

2.  обеспечение соответствия  их индивидуальных качеств (образования,  стажа, квалификации, опыта, а  в ряде случаев пола, возраста, здоровья, психологического состояния)  требованиям должности;

3.  выбор лучших специалистов  из тех, кто соответствует этим  требованиям (но не более высокой  квалификации, чем необходимо).

  На этапе отбора  выбирают наиболее подходящих  кандидатов из резервного фонда,  созданного на этапе найма.  В большинстве случаев выбирается  человек, судя по всему, имеющий  наилучшую квалификацию для выполнения  конкретной работы, а не кандидат, который представляется самым  подходящим для повышения по  службе. Объективные решения в  данном случае базируются на  образовании кандидата, уровне  его профессионализма, опыте работы  и личных качествах. Если определяющим  фактором являются технические  знания (например, если заполняется  вакансия научного сотрудника), то  решающими, вернее всего, будут  образование и опыт научной  работы. Для управленческих должностей, особенно высшего уровня, основное  значение имеют навыки межличностного  общения и совместимость кандидата  с будущим начальством и подчиненными. Эффективный наем и отбор –  одна из форм предварительного  контроля над качеством трудовых  ресурсов.

   Для того чтобы не допустить ошибки и отобрать наилучшего кандидата на имеющуюся вакансию, необходимо пройти несколько последовательных, взаимосвязанных между собой этапов.

·   предварительный  отбор;

·   интервью;

·   тестирование;

·   проверка рекомендаций (наведение справок);

·   предложение занять рабочее место;

·   адаптация на новом  месте.

2.2 Методы отбора персонала

2.2.1 Предварительный отбор

  На этой стадии отбора  решаются две основные задачи:

1.   отбор кандидатов  на стадии предварительного просмотра  документов;

2.   отбор приглашенных  кандидатов в процессе «отборочной  беседы».

  В традиционной российской  практике основным документом  для принятия решения на предварительной  стадии отбора кандидатов является  унифицированный «личный листок  по учету кадров». Он позволяет  сравнивать кандидатов по единой  форме. Вместе с тем запрашиваемая  в нем информация носит общий  характер и не отражает специфики  и требований конкретных участков  производства.

Основные источники информации для предварительного отбора кандидатов