Подготовка дел к архивному хранению. 2

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РК

ГУ  «ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ, ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА»

МЕЖШКОЛЬНЫЙ УЧЕБНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КОМБИНАТ –

РЕСУРСНЫЙ ЦЕНТР ПРОФИЛЬНОГО  ОБУЧЕНИЯ г.ТЕМИРТАУ 

ГОРОДСКАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ 

ИНФОРМАЦИОННЫЙ  ПРОЕКТ

ПО  ПРОФИЛЬНОМУ КУРСУ ОБУЧЕНИЯ

  «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО  И КОМПЬЮТЕРНАЯ МАШИНОПИСЬ» 
 
 
 
 
 
 
 

ПОДГОТОВКА  ДЕЛ 

К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ 
 
 
 

ПРОЕКТ  РАЗРАБОТАЛ И ПОДГОТОВИЛ

УЧ-СЯ М УПК ПРОФИЛЬНОГО  КУРСА

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

И КОМПЬЮТЕРНАЯ МАШИНОПИСЬ»

БОРИСЕНКО ВЕРА 

ПРОЕКТ  КОНСУЛЬТИРОВАЛ И ПРОВЕРИЛ

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ М УПК ПРОФИЛЬНОГО КУРСА

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

И КОМПЬЮТЕРНАЯ МАШИНОПИСЬ»

АКЛЕВКОВА О.Ф. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Темиртау, 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 
 

     Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

     Делопроизводство  включает в себя комплекс всех операций с документами, от создания или получения документов до сдачи законченных дел в ведомственный архив.

     Основные  виды работ в нем – составление (исполнение) документов, их оформление и размножение, регистрация документов и создание учетно-справочного аппарата к ним, наведение справок по документам, контроль за исполнением документов, формирование дел, подготовка исполненных документов к последующему хранению в архиве учреждения и в государственном архиве.

     В результате  деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение.

     Значительная  часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

     В данное время предприятиями уделяется мало внимания подготовке документов и дел к архивному хранению, что влечет за собой сложность, а в некоторых случаях, невозможность документального подтверждения фактов или событий в особенности, касающихся работников той или иной фирмы. Для того, чтобы избежать подобного, необходимо повысить ответственность работников службы делопроизводства и руководителей фирм в вопросах правильной подготовки дел к архивному хранению. Данная проектная работа позволяет повысить информированность старшеклассников в вопросе документирования и архивного хранения документов, так как выпускники в будущем станут работниками или работодателями.

     Цель  проекта: изучение технологии подготовки дел к архивному хранению на основании Закона РК об архивах и архивных фондах.

     Основные  задачи:

1. Изучить Закон РК об архивах и архивных фондах.
2. Изучить этапы формирования и оформления дел.
3. Изучить порядок определения сроков хранения дел.
4. Изучить порядок передачи дел на архивное хранение.

Глава. 1. ВЫПИСКА  ИЗ ЗАКОНА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

ОТ 22 ДЕКАБРЯ 1998 ГОДА № 326-1

«О  НАЦИОНАЛЬНОМ АРХИВНОМ ФОНДЕ И АРХИВАХ» 
 

Статья 2. Национальный архивный фонд Республики Казахстан  и архивное дело

1. Национальный архивный фонд Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд) является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Казахстана и охраняется государством в качестве национального достояния Республики Казахстан.
2. К Национальному архивному фонду относятся также архивные документы, хранящиеся за пределами Республики Казахстан и в соответствии с международными соглашениями подлежащие возврату в Республику Казахстан.
3. Национальный архивный фонд служит удовлетворению потребностей общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан.
4. Государство берет на себя заботу о развитии и совершенствовании архивного дела. Сохранение документов Национального архивного фонда является обязанностью для всех физических и юридических лиц.

Статья 3. Законодательство Республики Казахстан  о Национальном архивном фонде и архивах

      Законодательство  Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах основывается на Конституции Республики Казахстан и состоит из настоящего Закона и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан. 

Статья 5. Основы формирования, источники пополнения Национального архивного фонда.

1. Основой формирования Национального архивного фонда являются документы центральных государственных архивов Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственных архивов городов республиканского значения и столицы Республики Казахстан, государственных архивов областей, городов, районов их филиалов, специальных государственных архивов, библиотек, музеев.
2. Источниками пополнения Национального архивного фонда являются:
• ведомственный архивы Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента и местных представительных органов, Конституционного состава, Правительства, центральных и местных исполнительных органов, судов, органов прокуратуры, других государственных юридических лиц Республики Казахстан, в том числе находящихся за рубежом;
• частные архивы.
3. Национальный архивный фонд может пополняться также путем дарения, завещания, покупки архивных документов, находящихся в собственности физических и негосударственных юридических лиц Республики Казахстан, а также других государств.
4. Государство принимает меры к возвращению документов исторического наследия Республики Казахстан, оказавшихся за пределами ее территории, поощряет и финансирует поиск и возвращение на родину документов, собранных и исторически связанных с Республикой Казахстан.

Статья 6. Порядок отнесения  документов, архивов, архивных фондов и  коллекций к составу  Национального архивного  фонда, установления источников его формирования и пополнения.

1. Отнесение документов, архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, установления источников его формирования и пополнения, а также исключение их из состава Национального архивного фонда производятся на основании государственной экспертизы ценности документов. Критериями ценности документов являются их происхождение, содержание, внешние особенности.
2. Государственная экспертиза ценности документов проводится Центральной экспертно-проверочной комиссией, образуемой уполномоченным органом, и (или) экспертно-проверочными комиссиями, образуемыми местными исполнительными органами областей (города республиканского значения, столицы).
3. На основании заключения экспертно-проверочной комиссии уполномоченный орган:

• утверждает списки источников формирования и пополнения Национального архивного фонда, согласованные с соответствующими исполнительными органами;

• принимает решения об отнесении документов, архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, а также об их исключении из его состава. Исключение из состава Национального архивного фонда по политическим и идеологическим соображениям запрещается;
• устанавливает сроки хранения и порядок уничтожения документов, не имеющих исторической и иной ценности и утративших практическое значение.

4. Не допускается уничтожение документов организаций – источников формирования и пополнения Национального архивного фонда, находящихся:

• в республиканской собственности, без согласования с уполномоченным органом;
• в коммунальной собственности, без согласования с местным исполнительным органом области (города республиканского значения, столицы).
• в частной собственности, без согласования с уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области (города республиканского значения, столицы), в зависимости от места нахождения архива.

Статья 9. Государственный  учет документов Национального  архивного фонда.

1. Документы Национального архивного фонда, независимо от форм их собственности, подлежат централизованному государственному учету.
2. Юридические лица, осуществляющие хранение документов Национального архивного фонда, ведут учет данных о составе документов в порядке, установленном уполномоченным органом, и представляют эти данные в местный исполнительный орган области (города республиканского значения, столицы).

Статья 10. Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.

1. Уполномоченный орган ведет Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.
2. Уполномоченный орган обязан обеспечивать доступность и использование информации Свода (Каталога) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда для удовлетворения запросов государственных органов, физических и юридических лиц, за исключением случаев, предусмотренных статьей 16 настоящего Закона.

Статья 11. Хранение документов Национального архивного  фонда. 

1. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, проходят стадию временного хранения в ведомственных архивах, затем передаются соответствующим государственным архивам Республики Казахстан и их филиалам, которым предоставляется исключительное право постоянного хранения документов Национального архивного фонда.
2. Сеть государственных архивов и их филиалов, осуществляющих постоянное хранение документов Национального архивного фонда, утверждается Правительством Республики Казахстан или областными (города республиканского значения, столицы) исполнительными органами.
3. Для накопления, хранения и использования документов Национального архивного фонда физическими и юридическими лицами создаются ведомственные и частные архивы.
4. Обязательства по хранению и использованию документов Национального архивного фонда, находящиеся в частной собственности, фиксируются в договорах, подписываемых их собственниками и уполномоченным органом.
5. Комплектование частных архивов подлинниками официальных документов Национального архивного фонда, являющимися государственной собственностью, запрещается.
6. Порядок постоянного и временного хранения документов Национального архивного фонда и их страховых копий в государственных, ведомственных и частных архивах устанавливается уполномоченным органом Республики Казахстан.

Статья 13. Передача документов Национального архивного  фонда на постоянное хранение.

1. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения в ведомственных архивах подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы.
2. Обработка и передача документов Национального архивного фонда производятся за счет сил и средств юридических лиц, передающих документы в архивы, в соответствии с правилами, утвержденными уполномоченным органом.
3. Передача документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности, на постоянное хранение в другие государства производится в исключительных случаях по решению Правительства Республики Казахстан уполномоченным органом.

Статья 18. Государственное  регулирование архивного  дела

1. К вопросам государственного регулирования архивного дела, осуществляемого уполномоченным органом, относятся:
• обеспечение единой государственной политики в архивном деле и документообразовании, координация деятельности по этим вопросам физических и юридических лиц;
• формирование и функционирование Национального архивного фонда и Государственного страхового фонда копий документов, обеспечение централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда;
• защита документальных памятников истории и культуры, находящихся в республиканской собственности, их хранение и использование;
• сбор и возвращение в Республику Казахстан архивных документов по ее истории, находящихся за рубежом;
• разработка проектов и реализация государственных программ развития архивного дела и ведения документации в Республике Казахстан;
• создание информационной сети и банка данных по документам Национального архивного фонда;
• организация издания документов Национального архивного фонда, а также использование их для удовлетворения запросов государства, общества и граждан;
• проведение проверки соблюдения законодательства по архивному делу государственными, ведомственными, частными архивами;
• развитие научно-исследовательской и научно-методической деятельности в области архивоведения, документоведения и вспомогательных исторических дисциплин, использование достижений научно-технического прогресса;
• обеспечение представительства Республики Казахстан в международных организациях по архивному делу;
• создание оптимальных условий для деятельности государственных архивов и других архивных учреждений.
• установление единых правил и норм комплектования, хранения, учета, использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе электронных документов;
• методическое руководство и координация деятельности органов управления и ведения архивным делом;
• межотраслевое организационно-методическое руководство вопросами делопроизводства и контроль за состоянием делопроизводства, ведомственным хранением документов, находящихся в республиканской собственности;
• апостилирование архивных справок и копий архивных документов, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан, по запросам других государств, международных организаций и физических и юридических лиц других государств;
• организация разработки и внедрения автоматизированных архивных технологий.
• утверждение типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях;
• утверждение перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения;
• утверждение положения о Центральной экспертно-проверочной комиссии.
2. К вопросам государственного регулирования отношений и управления архивного дела, осуществляемого местным исполнительным органом области (города республиканского значения, столицы), относятся:
• реализация единой государственной политики в архивном деле и документообразовании на территории области (города республиканского значения, столицы);
• организация хранения, комплектования и использования документов Национального архивного фонда, находящихся в коммунальной собственности;
• ведение государственного учета и обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда, находящихся в коммунальной собственности;
• защита документальных памятников истории и культуры, находящихся в коммунальной собственности, их хранение и использование;
• реализация региональных программ развития архивного дела и ведения документации на территории области (города республиканского значения, столицы);
• организация экспертизы научной и практической ценности документов;
• формирование базы данных по документам Национального архивного фонда, находящимся в коммунальной собственности;
• организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства, ведомственным хранением документов, находящихся в коммунальной собственности;
• организация исполнения запросов физических и юридических лиц.
• утверждение положения об экспертно-проверочной комиссии.

Статья 19. Государственное  управление архивным делом

1. Государственное управление архивным делом осуществляется уполномоченным органом и местными исполнительными органами областей (города республиканского значения, столицы).
2. Указания уполномоченного органа обязательны для исполнения физическими и юридическими лицами.
3. Компетенция уполномоченного органа Республики Казахстан определятся  положением, утвержденным Правительством Республики Казахстан.

Статья 20. Система органов  управления и ведения  архивным делом в Республике Казахстан

В систему  органов управления и ведения  архивным делом входят:

1. уполномоченный орган, местные исполнительные органы областей (города республиканского значения, столицы);
2. архивные учреждения: центральные государственные архивы Республики Казахстан, центральные государственные архивы городов республиканского значения и столицы Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы.

Статья 22. Специальные государственные  архивы Республики Казахстан

1. В целях обеспечения национальной безопасности в Министерстве обороны Республики Казахстан, Комитете национальной безопасности Республики Казахстан, Службе охраны Президента Республики Казахстан и Агентстве Республики Казахстан по борьбе с экономической и коррупционной преступностью (финансовой полиции) могут создаваться специальные государственные архивы.
2. Создание специальных государственных архивов в специальных государственных органах Республики Казахстан осуществляется актом Президента Республики Казахстан.
3. Государственные органы Республики Казахстан, в которых в установленном настоящим Законом порядке созданы специальные государственные архивы, наделяются правом собирания (приобретения), постоянного хранения и использования архивных документов, относящихся к их деятельности.
4. Порядок деятельности специальных государственных архивов государственных органов Республики Казахстан определяется нормативными правовыми актами.

Глава 2. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 

2.1. Формирование дел 
 

     Формирование  дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

     В организациях дела формируются централизованно  в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

     Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

     При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

     ● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

     ● включать в дело по одному экземпляру документа;

     ● помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

     ● помещать приложения вместе с основными  документами;

     ● группировать в одно дело документы  одного календарного года, за исключением переходящих дел;

     ● раздельно группировать в дела документы  постоянного и временного сроков хранения.

     В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

     Внутри  дела документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

     Дела  заводятся по хронологическому, тематическому  признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

     Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с  относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

     Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

     Приказы по личному составу формируются  в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения. 
 
 

2.2. Оформление дел 
 

     Оформление  дела – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

     Законченные делопроизводством дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

     Оформление  дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

     Оформление  дел начинается с момента их заведения  в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

     Совсем  по-другому оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются металлические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеруются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело.

     Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все  листы дела нумеруют черным графитным  карандашом или нумератором в  правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки.

     Для учета количества листов в делах  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная  надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» – число листов внутренней описи, если она есть.

     В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии  документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.