Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

Содержание:

Введение............................................................................................................................. 2

1. Структура и назначение номенклатурных дел  .…………………………………………………….. 7
2. Требования к формированию дел ..………………………………………………………………………… 8
3. Правила хранения дел …………………………………………………..………………………………..….... 15
4. Экспертиза ценности документов…………………………..………….…………………………………. 17
5. Оформление дел……………………..………………………………………...………………………………..... 19
6. Составление описей дел ……………………………………………………………..………………………... 20
7. Порядок передачи дел в архив .................................................................................. 21
8. Архивное хранение документов в электронной форме........................................... 22

Заключение ...................................................................................................................... 24

Приложения ..................................................................................................................... 27

Библиографический список литературы..........................................................................33 

Введение

       Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

     Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Современное делопроизводство включает:

•    обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

•    организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация,  подготовка документов для сдачи  в архив, уничтожение).

     Параллельно с термином «делопроизводство» в  последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

     Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

     Необходимость фиксировать информацию появилась  у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

       Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

       Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

•    прием и первичная обработка документов;

•    их предварительное рассмотрение и распределение;

•    регистрация документов;

•    контроль исполнения документов;

•    информационно-справочная работа;

•    исполнение документов;

•    их отправка;

•    систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

       Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

       «Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

       В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику  и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

       В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  закреплено следующее определение  понятия «документ»:

       Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

       Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Только тогда она становится документом.

       В документоведении документ рассматривается  как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной  действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

       Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

       Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих  документов:

       Распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов;

       Планирование — посредством подготовки различных планов;

       Учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;

       Контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

         Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

•   регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

•   распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

•    накопления  и  обобщения  информации  (отчеты,  акты, доклады и др.);

•   передачи  информации  (письма,  телеграммы,  телефонограммы и др.).

       Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

       Документ  возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

       Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

•   соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

•    издавать документы только в пределах своей компетенции;

•   соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

       К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

       В управленческой практике принято различать  документы по степени их подлинности  на черновые, беловые, подлинники, копии.

       Черновой  документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

       Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

       Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени  и месте создания) считается подлинным. 

       Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

       Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Устаревшее название копий — отпуск. Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

       Основным  направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

       Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

       Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование.

       Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

       Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».

       Унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров.

       Унифицированная система документации (УСД)  — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

       Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности  их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

 
1. Структура и назначение номенклатурных дел.

       После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для  того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

       Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

       Номенклатура  дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура  дел - это многофункциональный  документ, используемый для разных целей:

•   номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

•   каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

•   номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

•   номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

•   номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

       Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

•   охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

•   раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

•   конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

•   систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. 

2. Требования к формированию дел.

       Разработка  номенклатуры дел  складывается из нескольких этапов:

•   определение круга документов для включения в номенклатуру;

•   составление заголовков (наименований) дел;

•   разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

•   определение сроков хранения дел;

•   определение системы индексации и установление индексов дел;

•   оформление и удостоверение номенклатуры дел.

       Определение круга документов для включения  в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

       В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения  какой-либо конкретной задачи, документы  общественных организаций.

       В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

       Не  включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

       Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

    Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

       Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке  дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации)».

       Разработка  классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

       В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а  также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации  дела систематизируют по степени  их важности с учетом взаимосвязи  документов.

       Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих  органов, затем — дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

       Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

       Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

       Срок  хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом  окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством  в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

       Индексация  дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация  небольшая и не имеет структурных  частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

       В сводной номенклатуре в индекс каждого  дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

       Индексация  структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

       Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

       Форма номенклатуры представляет собой таблицу  из пяти граф: индексы дел, заголовки  дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

       В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

       Вторая  графа — названия заголовков дел.

       Каждое  дело может составлять один или несколько  томов. Это становится известно по окончании  делопроизводственного года. Поэтому  третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.

       В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного  дела и делают ссылку на Перечень (типовой  или ведомственный). Для некоторых  документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

       В графе «Примечания» в течение  всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

       В конце года в номенклатуре заполняется  итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

Итоговая  запись о категориях и количестве дел:

       В итоговой записи отдельно указывается  количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.