Подготовка документов для сдачи в архив
Министерство образования и науки РФ
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
«Нижневартовский государственный гуманитарный университет»
Гуманитарный факультет
Отделение документоведения и истории
Кафедра документоведения и всеобщей истории
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ
(КУРСОВАЯ РАБОТА)
Яковлева Сапият Магомеднабиевна
Нижневартовск, 2012
Содержание
Введение…………………………………………………………
Глава I. Организация оперативного хранения документов…………………….6
1.1. Подготовка и использование номенклатуры дел …………………………7
1.2. Подготовка дел к
последующему хранению и
Глава II. Подготовка документов в архив и организация их хранения……....21
2.1. Оформление дел и
составление описей………………………………
2.2. Передача дел в архив и их хранение………………………………………35
Заключение ……………………………………………………………………..
Список использованных источников и литературы………………………….
Приложение …………………………………………………………………….
Введение
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию1. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. «Подготовка документов к архивному хранению» - во все времена не только в данное время является актуальной. В любом учреждение необходимо точно понимать общие принципы формирования и хранения дел. В каждой организации создаётся архив. Правильное формирование центрального хранения, комплектования, учёта, и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения является неотъемлемой частью успешного существования организации (предприятия).
Архивные данные не редко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению. Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, а точнее - постоянно.
Вместе с появлением электронных технологий, появляется возможность хранения документов на электронных носителях (флешкарта, дискета, магнитная лента, CD-ROM, или другой электронный носитель) безбумажный документооборот, имеет возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.
С переходом делопроизводства
на компьютеризированные
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
- Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
- Описи дел;
- Оформление дел;
- Описание документов постоянного и долговременного хранения;
- Обеспечение их сохранности;
- Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив3.
Цель данной работы, поэтапное рассмотрение подготовки и передачи документов в архивное хранение.
Задача , грамотная подготовка дел – для успешного хранения и последующего использования документов.
Глава 1.Организация оперативного хранения документов
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполнительных документов к хранению и дальнейшему использованию. Основная цель упорядочение и хранение использованных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ4.
Таким образом, понятие «хранение документов в делопроизводстве» включает в себя, во-первых, оперативное хранение документов там где они работали, и, во-вторых, подготовку документов к передаче их на хранение в архив организации.
Основные принципы оперативного хранения документов:
1). Быстрый доступ. Необходимо организовать хранение таким образом, чтобы можно было быстро найти нужный документ. Этой цели способствует план архива, а также подписи на папках, отражающие содержимое.
2). Сохранность. Чтобы документы сохранялись в приемлемом виде, необходимо поддерживать определенный температурный (17-19С) и влажностный (50-55%) режим. В обязанности специалистов входит обеспечение отсутствия плесени, грызунов, пыли.
3). Размещение документов. Все бумаги, хранящиеся в архиве организации, имеют неодинаковую юридическую ценность. Следовательно, необходимо руководствоваться этими различиями при заполнении архива. Наиболее важные документы должны быть ограждены от всеобщего доступа, а также храниться более тщательно и бережно. Целесообразно составить список лиц, которые имеют право доступа к этим бумагам. Другой принцип разделения документов – на более часто и более редко используемые. Те, что требуются чаще, следует разместить ближе.
4). Уничтожение документов. Для выявления бумаг с истекшим сроком хранения и последующего их уничтожения необходимо проводить периодическую экспертизу их ценности. При выявлении документов, срок хранения которых закончился, составляется акт об их уничтожении. Обычно бумаги уничтожаются посредством шредирования, то есть измельчения.
5). Передача документов в архив. Это заключительный этап оперативного хранения документов. Все документы, подлежащие долговременному содержанию, передаются в государственный, ведомственный или другой архив.
Правильная организация оперативного хранения документов - отличный способ избежать проблем с архивным законодательством.
1.1. Подготовка и использование номенклатуры дел
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»5.
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел6.
Номенклатура дел – систематизированный перечень дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформлений в установленном порядке.7 Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. В соответствии с Основными правилами работы с архивом организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную.
Типовая номенклатура дел - составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию8.
Примерная номенклатура дел - устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация9.
Типовые и примерные номенклатуры дел
разрабатываются службами документационного
обеспечения министерств и ведомств РФ,
утверждаются их руководителями.
Индивидуальная номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или её структурного подразделения в определённом календарном году10.
При наличии типовой номенклатуры дел из неё полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учётом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объёма документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.
В небольших организациях, не имеющих
чёткой структуры, составляется одна номенклатура
дел. В крупных учреждениях и организациях
номенклатура дел составляется для каждого
структурного подразделения, затем на
основании номенклатур подразделений
составляется сводная номенклатура дел11.
Согласно перечням типовых документов, у каждого из них имеется определенный срок хранения. Это означает, что размещение оперативного типа решает также задачи мониторинга сроков содержания и уничтожения просроченных документов.
Рассмотрим весь процесс подготовки документов к сдаче в архивное хранение, более подробно:
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке12.
Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
• номенклатура используется как схема классификации при распределении и
группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел,
закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения
документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают
ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом
экспертизы ценности документов;
• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия13.
Общие требования к номенклатуре:
Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации являются Основные правила работы архивов организаций14.
Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:
• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью
отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность
включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку
хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со
степенью важности и сроком хранения документации.
В номенклатуру дел не включаются:
- печатные издания;
- брошюры;
- справочники;
- реферативные журналы;
- экспресс-информация и т. д15.
Как в номенклатуре дел структурных подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:
- новые дела, которые включены в номенклатуру;
- переходные дела;
- должностных лиц, отвечающих за формирование дел;
- факт передачи дел на государственное хранение16.
В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении. Номенклатура дел, как в учреждении, так и в его структурных подразделениях, ежегодно (не позднее ноября-декабря месяца) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел:
- районных, городских отделов
и управлений образования
- общеобразовательных учебных
заведений согласуется с
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.
Номенклатура для организации - составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственноехранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем. При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.
- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение - индекс, который включает:
- индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений);
- порядковый номер дела
данного структурного
При определении последовательности
размещения дел в номенклатуре учитывается
степень важности вопросов, взаимосвязь
документов, входящих в одну группу дел.
Как правило, первой размещается группа
дел, которая включает документы вышестоящих
организаций, далее группа организационно-
1.2.Подготовка документов к хранению и последующему использованию
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
оформление дел;
описание документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном
подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение19.
Экспертиза ценности документов – это изучение документов основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение20.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.
Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено21.
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней
пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи22.
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения23.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело24.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.
