Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Подготовка и передача дел в архив организации

Введение

Архив – совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектирование, учёт, хранение и использование архивных документов.

По истечении указанных сроков, документы постоянного хранения, передаются в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно – справочном аппаратом и страховыми копиями, на особо ценные и уникальные документы на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.

В архиве хранятся:

законченные делопроизводством документы, образующиеся в результате деятельности структурных подразделений и общественных организаций;

- документы ликвидированных организаций входящих в систему учреждений, а также их предшественников;

- личные фонды;

-печатные издания, дополняющие материалы архивы, а также материалы, необходимые для информационно - справочной работы;

- научно - справочный аппарат (описи дел, каталоги и др.)

Все хранящиеся в архиве документы подлежат учету. Учет документов необходим для:

Обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
Для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
Для наиболее эффективного использования документов.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Целью работы является рассмотрение подготовки документов к передаче в архив.
Задачами работы являются: изучение стадий подготовки передачи документов в архив, изучение проведение экспертизы ценности документов, порядок сдачи дел в архив.

Источники:

http://www.rusarchives.ru
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дела.
Алексеева Е.В. Архивы и права – М., 2003
Крайская З.В. Архивоведение – М., 2004
Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002

Выбранная автором тема, связанная с ее будущей специальностью, так как любой делопроизводитель должен уметь передавать дела в архивы.

Глава 1. Подготовка и передача дел в архив организации.

¹Экспертиза ценности документов - это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установление сроков их хранения.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. Критериям содержания относятся: значимость события, отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние. Критерий признаки на основании, которых определяется ценность документа. Критерий: универсальный – главный и специальные – вспомогательные.

Автор рассмотрит некоторые критерии:

Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. В процессе деятельности общества создается огромное количество учреждений, организации и предприятий с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов государственное хранение производится из учреждений, играющую наиболее важную роль в жизни общества. Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.

Значимость содержания документов. В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющую вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждения. К первой группе документов, наиболее плотно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно – распорядительная документация учреждений и вышестоящих органов. Документы второй группы имеют справочное назначение и теряют свое значение через год, три или пять лет.

Время и место образования документов. Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для их будущего использования.

Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленное документы. Иногда юридической силой обладают и копии, но правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.

Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи широким распространением дублетных документов. Дублетный документ – это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного – в областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

Полноценность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение обирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.

Физическое состояние документа. Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу. Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». Предприятия, входящие, в какую – либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. Если какие – либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив.
Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет).
Документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно).
Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; описание дела на обложке.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в папках – скоросшивателях.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (скрепки, булавки, сколки и т.п.) должны быть из дел удалены.

Если дело состоит из документов постоянного хранения, сформированных по видам и разновидностям (заголовок неполно раскрывает содержание), в начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела. Опись заверяется ее составителем. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс) (приложение 1).

В конце дела на отдельном чистом листе ставится заверительная надпись (лист – заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее сотрудником, с указанием его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составления новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается (приложение 2).

По окончании делопроизводственного года в обложку дел вносятся необходимые уточнения; если название учреждения (его структурной части, вышестоящего ведомства) изменилось или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурная часть), на обложке дописывается новое название. В заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносятся их номера, указывается подлинность или копийность документов.

Если дело состоит из нескольких томов, то, помимо общего заголовка по номенклатуре дел, к каждому тому дается уточненный дополнительный заголовок; для каждого тома уточняется дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются и на обложках дел, состоящих из одного тома, если это необходимо для обеспечения быстрого поиска документов. Начальной датой на обложке является дата самого раннего документа, конечной – дата последнего по времени документа (дата приложений во внимание не принимается). Если в деле имеются приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на обложке под датой делается оговорка: «Имеются документы за такие – то годы». Из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле. При внесении дел в опись на обложке дела проставляется его номер по описи и – по согласованию с архивом организации (ведомственным архивом) – номер описи и фонда (приложение 3).

Надписи на обложках следует писать четким почерком, светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Листы в деле (за исключением листов с заверительной надписью и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными фотографиями и документами нумеруется как один лист. В заверительной надписи к делу указывается общее количество наклеенных фотографий и документов с указанием номеров листов, на которых они расположены.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, пришитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке или нумеруется как два листа. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложение пронумеровать нельзя (медали, ткани и т.п.), наличие их оговаривается в заверительной надписи.

На заверенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. В организациях, с небольшим объемом ежегодно образующихся дел за несколько лет. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

Отдельные описи составляются на дела постоянного хранения; дела по личному составу; дела временного (свыше 10 лет) хранения. Отдельные описи могут составляться также на личные дела; отчеты по научным темам; рационализаторские предложения и т.д.

В организациях, имеющих структурные подразделения и большой объем документов по каждому подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются каждым структурным подразделением под непосредственным методическим руководством архива организации в течение двух лет после их завершения и в соответствии с утвержденным руководством организации графиком. По этим описям документы сдаются в архив организации. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации в целом, которую готовит архив организации в соответствии с правилами.

Описи дел структурных подразделений составляются в зависимости от порядка, устанавливаемого инструкцией по делопроизводству организации, работниками службы ДОУ или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях под методическим руководством архива организации.

Глава 2. Экспертиза ценности документов.

Под экспертизой документов понимается их изучение и определение научного, народнохозяйственного, культурного и другого государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в состав Национального архивного фонда. Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением.

Одни из них отражают развитие науки, культуры, народного хозяйства, внешнюю политику государства, работу государственного аппарата, а также производственную, научную, общественную и другую деятельность отдельных лиц. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому ценность их носит постоянный характер, не ограниченный каким – либо определенным сроком хранения.

Другие документы содержат сведения, необходимые лишь для текущей практической деятельности учреждения и отдельных граждан. Документа научного значения должны вечно храниться в государственных архивах республики. Документы справочного значения хранятся временно в архивах ведомств и учреждений и по истечении сроков возможного их использования уничтожаются.

Основная задача экспертизы сегодня заключается в определении категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению. При этом устанавливаются группы учреждений в зависимости от их места и значения в системе государственного аппарата и определяются категории документов различной ценности.

Вторая задача экспертизы – определить состав документов, соответствующих профилю каждого государственного архива.

В задачу экспертизы ценности документов входит также обеспечение полноты состава документов учреждений, организаций, восполнение утраченных документов.

Систематическое увеличение количества документов влияет на задачи и методы проведения экспертизы. Одна из существенных задач экспертизы – изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и другой жизни.

Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов. Первый этап – оценка документов в делопроизводстве, проводимая с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Результаты ее находят отражение в номенклатурах дел.

Окончательное освобождение от документов, не подлежащих хранению, осуществляется в архиве учреждения на втором этапе экспертизы. Существенную помощь учреждениям в отборе документов оказывают перечни дел, подлежащих приему на государственное хранение. Такие перечни являются ценным пособием и составляются по отдельным учреждениям, по группам однородных учреждений, по видам документации. Перечни дел, подлежащих приему на государственное хранение, берутся за основу при составлении номенклатур дел и перечней дел со сроками хранения.

Третий этап экспертизы – окончательный отбор документов на постоянное хранение в государственных архивах.

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях создаются экспертные комиссии. С этой же целью, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных служб структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций и предприятий создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия. Центральная экспертная комиссия и экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения их руководством организации.

Центральная экспертная комиссия назначается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных специалистов организации. Основная функция (ЦЭК) – рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Она выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки, хранения которых истекли, графиков передачи дел на государственное хранение.

Экспертная служба принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов в делопроизводстве и подготовке их для последующего хранения.

2.1. Порядок проведения экспертизы ценности документов

Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел.
В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.
В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.
Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.
Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения — с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.
Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).
Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.
Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.
Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

• составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);

• проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;

• запись ЭД на машинные носители;

• проверка качества записи;

• описание ЭД;

• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

• подготовка комплекта сопроводительной документации.

      В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.
       Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.
       В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.
       Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Составление акта на уничтожение документов возможно только после составлении годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.

Глава 3. Передача дел на архивное хранение

3.1 Подготовка и передача дел в архив

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов – это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

-экспертизу ценности документов;

-оформление документов, сдаваемых в архив;

-составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

-обеспечение сохранности дел;

-передачу дел в архив.

Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительное оформления. При оформлении должна быть проделана следующая работа:

Документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;

Нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором);

В конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;

На наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел (если они не были составлены ранее) и подшивают их в начале дела, потом их переплетают в дело. На обложке дела дополнительно указывают количество листов (согласно заверительному листу), срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроками хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются описи (опись №1 – для основной деятельности и опись № 2 – для дел по личному составу).

В опись дел по основной деятельности организации включаются: устав (учредительный договор); свидетельство о государственной регистрации; документы о правах на имущество, находящееся на балансе; положение о филиалах; финансовая отчетность; протоколы общих собраний правления; акты ревизий и проверок; внутренние документы организации; приказы по основной деятельности; годовые планы и другие документы (по усмотрению правления).