Подготовка и проведение выставки

Оглавление

Введение……………………………………………………………………...….3

1Общая характеристика выставки………………………………………….....5

1.1. История возникновения выставки…………………………………….......9

1.2. Становление и развитие  художественной выставки………………..…..11

1.3. Классификация выставок………………………………………………...13

2Подготовка и проведение выставки………….…………………………......16

2.1. Основные этапы подготовки и цели участия…………………….…..….16

2.2. Выставочное пространство как разновидность художественного…….19

2.3. Подготовка к участию в работе выставки…………………………........21

2.4. Информационная поддержка  выставки………………………………....24

Заключение………………………………………………………………….....26

Список использованных  источников………………………………………..28

Введение

Международные выставки организуются в различных странах. Особенно активно они проводятся в таких странах, как Германия, Англия, США, Франция, Италия. При этом наблюдается увеличение числа международных выставок, расширение их выставочных площадей, рост специализации. Международная выставка - это показ и демонстрация товаров перед зарубежными специалистами, потребителями и широкой общественностью с целью ознакомления с передовыми достижениями в соответствующих отраслях и результатами научного прогресса.

Выставки — эффективный ресурс для организации и проведения маркетинговых исследований, т к. они дают заинтересованным организациям обширную прикладную информацию. Каждая выставка является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, она дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать в выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. Каждая выставка – важная и емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или организатора.[1]

Среди многообразия выставок в отдельный  сегмент можно  выделить художественную выставку, как  одним из самых интересных феноменов  современной культуры. Художественная выставка - публичные выставки произведений изящных и графических искусств, в особенности произведений скульптуры и живописи, рисунков, акварелей, гравюр на меди, стали и дереве и т.п. Сфера ее применения активно расширяется. Представляя собой рационально организованный комплекс идейных, смысловых, эстетических и материальных компонентов, художественная выставка концентрирует на своей территории многие актуальные явления искусства и культуры, участвуя в становлении и развитии общечеловеческих ценностей общества. Используя в качестве своего основного выразительного средства репрезентативность как наиболее эффективный способ передачи информации, выставка апеллирует к чрезвычайно широкому спектру понятий и ассоциаций в самых разнообразных областях гуманитарной отрасли знания.

Выставка несет выгоду не только предприятию-экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и осуществить сделку. При этом покупатель может ознакомиться  с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок  и привлекают огромное количество посетителей.

В условиях современной культуры отмечается неослабевающий общественный интерес к художественной выставке как к форме международного культурного обмена, приобщения к непреходящим гуманитарным ценностям, встрече с признанными шедеврами мирового искусства или творческими экспериментами начинающих мастеров, поэтому актуальной темой является организация и проведение подобных выставок.

Цель работы: рассмотреть  организацию международных художественных выставок

Для осуществления поставленной цели, необходимо решить ряд  задач:

1. Рассмотреть ключевые понятия  теоретических представлений   выставочной деятельности
2. Изучить историю и сущность  выставочной деятельности.
3. Выявить цели участия в выставке
4. Исследовать организацию выставки

         Объектом исследования является  выставочная деятельность.

         Предметом  исследования является  организация выставочного дела.

1Общая характеристика  выставки

 
Выставки являются одним из видов  информационного обеспечения и  организуются либо на постоянной, либо на временной основе. Большое внимание выставка уделяет рекламной деятельности, осуществляет обмен коммерческой информацией с другими регионами. Проведение маркетинговой работы на выставке связано с изучением клиентуры рынка, рыночных связей, оказанием различного рода услуг, поиском зарубежных фирм - партнеров.

Существуют постоянно  действующие и ограниченные определенным периодом специализированные и многопрофильные выставки, а также национальные и международные.

Многопрофильными являются выставки, тематика которых затрагивает  несколько отраслей экономики. Специализированные выставки ориентированы на посетителей-специалистов в конкретной области. Национальные выставки являются витриной местной промышленности. Они проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства, стимулирования ее сбыта и обычно имеют межотраслевой характер.

Изготовители, потребители  продукции, посреднические организации  нуждаются в беспрерывном информационном обеспечении. В связи с этим на товарном рынке немалая роль отводится  постоянно действующим выставкам  продукции производственно-технического назначения и народного потребления.

Функционирование выставок преследует многие цели:

• реклама продукции, а также изучение опыта, представляющего производственный и научный интерес;
• оказание предприятиям, организациям, арендаторам, лицам, занимающимся индивидуально-трудовой деятельностью, выставочно-информационных услуг;
• информирование потенциальных потребителей о новой продукции, сферах ее применения и возможностях приобретения, развитие отношений с потенциальными клиентами. Совместно с предприятиями и организациями на выставке создается региональная информационно-справочная система и в ее составе банк данных о новой продукции, ее изготовителях, возможностях приобретения и реализации, другой коммерческой информации;
• обмен коммерческой информацией с другими регионами, что способствует рационализации хозяйственных связей;
• освещение достижений и перспектив развития в области науки и техники, освоения и внедрения новой технологии, прогрессивных технологических процессов и т.д.
• возможность охватить аудиторию, имеющую четко выраженный интерес к данному рынку и представленным на выставке товарам;
• упрочнение отношений с уже существующими клиентами;
• выявление и стимулирование потребностей клиентов;
• сбор сведений о конкурентах;
• заключение агентских соглашений, поиск дистрибуторов;
• поддержание (улучшение) имиджа компании;
• решение проблем обслуживания, а также других вопросов, волнующих клиентов;
• заключение торговых сделок…

На базе экспозиций павильонов, смотров, выставок организуются краткосрочные  курсы, научно-технические семинары и конференции, встречи с целью  обмена опытом, консультации посетителей. В организации выставок важное значение имеют показ машин, оборудования, техники, изготовляемых внешнеэкономическими партнерами, систематическое изучение выставочного дела и методов показа экспонатов на зарубежных выставках с целью использования современных научно-технических средств в оформлении экспозиций.[2]

По срокам и способу  проведения выставки и ярмарки можно  подразделить на следующие виды:

1) Краткосрочные выставки (соло-выставки). Проводятся в течение  не более трех недель. Они могут  носить либо общий характер, т.е.  представлять достижения своей  страны во всех отраслях производственной  деятельности, либо быть специализированными.

2) Передвижные выставки. Они организуются с целью расширения  круга посетителей с использованием  различных транспортных средств.  Получает все большее распространение  организация плавучих выставок. Такие выставки устраиваются  на борту крупного судна, которое  посещает портовые города нескольких  государств и осуществляет показ,  а также продажу выставленных  товаров.

3) Постоянные выставки. Эти  выставки организуются чаще всего  при дипломатических консульствах  и других представительствах  своей страны за границей с  целью демонстрации возможным  иностранным покупателям образцов  экспортной продукции для заключения  сделок по образцам.

По частоте проведения выставки могут быть:

1. Периодические (проводятся  каждые 2,3 года и т.д.)

2. Ежегодные

3. Сезонные

Частота проведения выставки зависит, главным образом, от вида предлагаемой продукции и условий конкуренции.

    Основные функции  выставки представлены в таблице  1:

Таблица 1 – Функции выставки

Одним из основных преимуществ  выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность  покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые  сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры и  узнать коммерческие условия и, наконец, подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и  эффективностью. Это особенно важно  при покупке машин и оборудования. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей…

Выставка функционирует  за счет денежных поступлений от взносов  ее участников, входной платы посетителей, посреднических услуг, проводимых консультаций, сдачи в аренду экспозиционной площади, оплаты рекламы, изданий коммерческо-информационных материалов, заказов на художественно-оформительские работы, издательской деятельности и  средств, поступивших по договорам  с вышестоящими организациями.

Основное назначение выставок состоит в рекламе и ознакомлении потенциальных потребителей с новой  продукцией с целью определения  реального спроса и предложения. Выставочная деятельность оказывает  влияние на мировой товарооборот. Многие крупные и малье предприятия  стремятся участвовать в выставках, чтобы зарекомендовать себя на рынке  товаров и услуг. Участвуя в выставке, обмениваясь опытом с коллегами, принимая пожелания имеющихся и  потенциальных потребителей, компании делают шаг вперед на пути своего развития.

   1.1.История возникновения выставок

Становление выставок имеет свою многовековую историю. Одновременно со становлением и развитием рыночных  отношений развивалась выставочная деятельность. Наиболее важным периодом в становлении выставок является первая половина XII в. В это время выставки получили широкое распространение во Франции, Англии, Швейцарии, Римской империи.

В конце XIX в. выставочная деятельность достигла широкого развития во многих странах мира, в том числе и в России. В 1886 г. в Нижнем Новгороде состоялась Всероссийская выставка. На этой выставке, продолжавшейся 120 дней, было представлено 9700 экспонатов, которые размещались в 172 крытых павильонах.

Выставка обычно рассматривается  как кратковременное мероприятие, периодически проводимое обычно в одном  в том же месте, в рамках которого значительное число фирм с помощью  образцов демонстрируют новые товары, идеи или услуги для информирования потенциальных потребителей о своей  фирме и ее продукции в целях  содействия продажам.

Из приведенного определения  выставки следует, что основной ее задачей  является демонстрация достижений в  одной или нескольких областях человеческой деятельности.

Ярмарочная торговля в  России имеет достаточно древние  исторические корни. В 1641 году по указу  царя Михаила Федоровича была организована первая Российская ярмарка у стен Макарьевского монастыря, недалеко от Нижнего Новгорода. Среди участников ярмарочной торговли были богатые Российские купцы, торговцы из Китая, Индии, Бухары, Ташкента, которые предлагали для продажи меха, шёлка, жемчуг, золото, серебро, лён и другие редкие товары. После пожара гостиного двора с 1816 года ярмарочные торги перешли во вновь отстроенный каменный гостиный двор уже непосредственно в Нижнем Новгороде и с 1822 начинает работать Нижегородская ярмарка. В 1896 году под председательством крупного российского предпринимателя Саввы Тимофеевича Морозова открылась первая Всероссийская торгово-промышленная выставка.

В начале XIX века на Руси появляется ещё одна крупнейшая ярмарка - Ирбитская. В 1844 году произошел бурный рост золотодобывающей промышленности в Сибири, что стало мощным импульсом активизации ярмарочной торговли.[3]

Возрождение ярмарочной торговли в России можно отметить с 1991 года. В 1993 году Всероссийскому акционерному обществу "Нижегородская ярмарка" вручена высокая награда в  Мадриде "Арка Европы Золотая Звезда", которая ранее вручалась лишь четырем компаниям планеты: Японии, Германии, Мексики и Испании.

Ярмарочная торговля в  России как организационная форма  установления коммерческих связей получила достаточно широкое распространение. Традиционно ярмарочные торги получили свое выражение также через организацию  торговли в виде выставок-продаж или  выставок-салонов.

1.2.  Становление и развитие художественных выставок

В древности и в средние  века художественные выставки в современном их значении не существовали. Впервые небольшая группа художников организовала выставку своих произведений в Париже в 1648 г. Эта выставка подверглась всякого рода преследованиям; художникам запрещено было выставлять картины для продажи, а произведения некоторых из них были даже конфискованы. В том же году правительство утвердило Академию живописи и скульптуры и воспретило "в чем-либо оказывать ей препятствия". Борьба между академией, располагавшей весьма скудными средствами, и богатыми цехами ремесленников продолжалась, однако, до 1653 г., пока Лебрену не удалось поставить академию под покровительство Мазарини, а затем и самого короля, который утвердил ее устав и назначил пенсии художникам. С этого времени начинаются художественные выставки академиков, обязанных ежегодно выставлять свои картины под страхом исключения из академии.

В 1699 г. выставки пополняются картинами пансионеров Французской академии художеств в Риме. К концу царствования Людовика XIV выставки приходят в упадок. С 1737 г. они помещаются в большом зале Луврского дворца, откуда и возникло название Salon. Большого успеха в публике выставки не имели; в течение всего XVIII в. количество выставленных картин в среднем не превышало 200. Революция уничтожила Королевскую академию художеств и заменила ее "Communegénéraledesarts", открытой для всех художников, французских и иностранных. Впоследствии вместо "Коммуны" возникла "Sociétérépublicaineetpopulairedesarts".

В 1793 г. в Салоне впервые  были присуждены награды особым жюри, выбранным всеми художниками. В  период Реставрации и при Людовике-Филиппе художественные выставки происходили часто. В 1850 г. правительство вновь приняло на себя заведование Салоном, но с 1880 г. заботы об организации художественных выставок переданы всецело художникам, соединившимся в "Sociétédesartistesfrançais".

После Всемирной выставки 1889 г. среди франц. художников произошел раскол вследствие разногласий по поводу присуждения наград. По почину Мейссонье основано "SociéténationaledesBeaux-Arts", которое открыло первую свою выставку в 1890 г. на Марсовом поле. Художественные выставки под влиянием академий и ассоциаций художников распространились и в главнейших провинциальных городах Франции. [4]

В Германии первая художественная выставка была устроена Берлинской академией художеств в 1786 г. С тех пор выставки происходили каждые 2 года (в 1876—84 гг. — ежегодно); в 1886 г. праздновался столетний их юбилей, и выставка приняла международный характер. В 1891 г. ферейн берлинских художников устроил международную художественную выставку в память своего 50-летнего существования. С 1893 г. большие выставки в Берлине устраиваются сообща академией и ферейном берлинских художников.

В других странах выставки устраиваются академиями (Англия, Австро-Венгрия). Из художественных выставок особенно важное значение имели: большая историческая выставка (1858), международная выставка в Мюнхене (1869,1879 и 1883), международная выставка в Вене (1882), выставка произведений изящных искусств и художественной промышленности в Мюнхене (1876), историческая выставка в Манчестере (1860). На всемирных выставках в Лондоне (1851), Париже (1855, 1867, 1878, 1889 и 1900), Вене (1873), Филадельфии (1876), Чикаго (1893) фигурировали произведения изящных искусств. Ассоциация художников в Мюнхене с 1888 г. устраивает ежегодно международные художественные выставки в Стеклянном дворце. В 1892 г. от нее отделилась группа художников, образовавшая "VereinbildenderKünstlerMünchens" (сецессионисты); этот ферейн с 1893 г. устраивает международные художественные выставки. В России первая художественная выставка была устроена в Петербурге в 1765 г. В настоящее время художественные выставки устраиваются у нас Академией художеств и различными художественными обществами. Последние устраивают передвижные выставки в больших городах России, что значительно способствует развитию художественного образования и вкуса; почин в этом деле принадлежит "Товариществу передвижных художественных выставок". С 1886 г. СПб академия художеств также стала устраивать передвижные выставки.

1.3. Классификация выставок

Выставочный рынок  прочно занял свое место в продвижении  товаров и услуг от производителя  к потребителю. Участие в выставках  сегодня является непременной составляющей успеха той или иной фирмы.  
Количество выставок и разнообразие их тематик в последние годы заметно расширилось.

Выставки принято классифицировать по территориальному, отраслевому и  тематическому признакам.

Классификация выставок по территориальному признаку:

• международные – с участием представителей из разных стран,
• межрегиональные – с участием представителей из разных регионов внутри одной страны,
• региональные – с участим представителей из различных городов, станиц, колхозов одного региона.

Выставки могут проводится в различных географических точках мира, в различное время и иметь различную продолжительность работы.

Международные выставки могут быть всемирными (ЭКСПО), универсальными, тематическими, специализированными или отраслевыми. Всемирные выставки ЭКСПО не преследуют коммерческих целей и носят преимущественно политический, научно-экономический и пропагандистский характер, в них принимает участие подавляющее большинство стран мира. Организация таких выставок поддерживается государством и дипломатическими каналами.

Глобализация - Глобальные выставки являются наиболее значительными выставочными событиями определенных отраслей в мировом масштабе. Они вызывают интерес и привлекают как экспонентов, так и посетителей со всего мира.

Европеизация - Выставочное  событие европейского масштаба - место  встречи участников и посетителей-специалистов из самых различных стран Европы (ЕС, Европейская зона свободной  торговли, государства - бывшие члены  СЭВ).

Регионализации - В связи  с объединением Европы выставки, бывшие до сих пор событиями национального  масштаба, приобретают значение региональных и позволяют прослеживать развитие рынка того или иного европейского региона. По составу экспонентов  и посетителей эти региональные в масштабах всей Европы выставки будут многоязычными. Такие выставки будут отражать, главным образом, специфику "регионально-европейских" рынков.

Локализация - В европейском контексте местные выставочные события являются существенным фактором воздействия на бывшие крупные региональные рынки той или иной страны. Региональные рынки превращаются в локальные, местные рынки. Участникам и посетителям таких выставок следует еще в большей степени учитывать торговые традиции в данном регионе. Местные рынки складываются прежде всего под влиянием спроса со стороны широких потребителей или промышленных предприятий.

Широкий ассортимент товара                      Узкий товарный ассортимент

Классификация выставок в  целом призвана всего лишь помочь сориентироваться в мире ярмарок  и выставок и свидетельствует  о том, что выставки весьма и весьма неоднородны. Каждая конкретная выставка, которую можно в большей или меньшей степени  отнести к тому или иному типу, обладает, в конечном счете, собственной индивидуальностью и характерными чертами,  изменяющимися с течением времени.

      Выставки  считаются международными при значительном количестве иностранных участников (обычно не менее 10%) и посетителей-специалистов (обычно не менее 5%). На международных выставках демонстрируются основные предлагаемые товары и услуги одной или нескольких отраслей.[2]

2 Подготовка и  проведение выставки

2.1. Основные этапы подготовки и цели участия

Организация подготовки и  проведения международных выставок осуществляется комитетами, создаваемыми как рабочие органы и самостоятельные  юридические лица местными учреждениями различных стран или их объединениями. При этом правительства государств, на территории которых проводится выставка, оказывают им поддержку и содействуют  в создании материальной базы и в  установлении различных льгот для  компаний и организаций-участников и выставочных грузов.

Участие организации в работе той или иной выставки требует определенных затрат и в конечном счете может обеспечить не только положительный результат, но и принести некоторые убытки, создать негативное мнение оорганизации. Поэтому надо тщательно обосновать целый ряд управленческих решений участие в работе выставки. Прежде всего, необходимо найти обоснованные решения следующих основных задач:

• определить целесообразность участия организации в конкретной выставке;
• обеспечить качественную подготовку к участию в выбранной выставке;
• на должном уровне организовать работу персонала выставки;
• подвести итоги участия в работе конкретного мероприятия и разработать соответствующие маркетинговые решения.

Для обеспечения высокой  эффективности участия в международной  выставке руководство и соответствующие  сотрудники компаний-экспонентов обязаны  провести серьезную подготовительную работу, которая может быть разбита  на ряд этапов:

На каждом из этих этапов принимаются и реализуются соответствующие  управленческие решения.

Прежде всего, нужно четко  определить цели, которые организация ставит перед собой, участвуя в выставке. Как правило, круг таких целей включает:

• демонстрацию вашей продукции, представление новых товаров (услуг);
• продвижение вашей торговой марки, улучшение имиджа фирмы;
• изучение рынков сбыта, формирование дилерской сети;
• рекламу вашей организации;
• непосредственный сбыт продукции;
• изучение продукции и стратегии конкурентов.

Планируя участие в  выставке, не нужно забывать обо  всех этих целях. Также необходимо собрать  сведения о выставках, по тематике близких  к деятельности вашей фирмы. Участвуя в работе ярмарки или выставки, каждая организация хочет использовать конкретные мероприятия для достижения своей главной цели – обеспечения эффективной предпринимательской деятельности в долгосрочной перспективе. Этой цели и ее достижению должны быть подчинены цели более низкого уровня, в частности цели реализации маркетинга. Последними, например, являются: