Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений

План 

    I. Сущность и виды управленческих решений………………………………..…4

    II. Требования, предъявляемые к управленческим решениям………………….6

    III. Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений…………………………………………………………………………….7

    IV. Методы оптимизации управленческих решений……………………….….10

    V. Решение и его роль в деятельности менеджера…………………………......13

    Выводы………………………………...……………………………………….....15

    Список  используемой литературы………………………………………………16 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

    1. Сущность  и виды управленческих решений
 

     Решение — это выбор альтернативы. Вместе с тем решение — это продукт управленческого труда, который в конечном счете повышает или снижает эффективность функционирования предприятия.

     Решения, принимаемые в процессе управления, могут быть классифицированы по различным признакам.

     По  масштабу воздействия управленческие решения подразделяют на общие и частные (локальные). Общие решения затрагивают систему в целом, например решения о приватизации предприятий торговли. Частные (локальные) решения касаются отдельных! текущих вопросов работы производственной системы, например   выявления   и  устранения   причин   невыполнения заданий по объему товарооборота секцией магазина.

     По  характеру принято различать  следующие решения:

     Оперативно-распорядительные решения принимаются на уровне секции, отдела. Они затрагивают различные стороны работы секции, отдела.

     Хозяйственно-руководящие  решения принимаются на уровне директора предприятия или министра. Они охватывают различные стороны деятельности предприятия или отрасли.

     Нормативные решения принимают центральные органы управления (Верховный Совет Российской Федерации или СМ республики).

     По  форме подготовки и принятия различают единоличные, коллегиальные и коллективные решения.

     Единоличные решения принимает руководитель предприятия, подразделения. Коллегиальные решения обычно подготавливает и принимает группа специалистов, что позволяет использовать совокупные знания и опыт, а также учитывать различные мнения при обосновании решений. Коллективные решения принимает весь коллектив (чаще всего на собрании), они затрагивают наиболее общие проблемы развития коллектива (например, решение о распределении прибыли, остающейся в распоряжении предприятия).

     По частоте повторяемости ситуации могут быть выделены стандартные и творческие решения.

     Стандартные решения принимают в повторяющихся ситуациях, когда изменяются лишь количественные параметры (например, решение о приемке партии товаров). Необходимость принятия стандартных решений возникает часто, поэтому целесообразно разрабатывать типовые приемы их подготовки и реализации. Причем значительная часть разработки таких решений может быть формализована, а следовательно, механизирована и автоматизирована.

     Творческие  решения возникают в неординарных ситуациях и требуют творческого подхода (например, решение о расширении ассортимента товаров и выборе новых поставщиков). Принятию творческих решений предшествуют анализ ситуации, привлечение материалов специальных исследований, выполнение сложных расчетов и т. п. При принятии таких решений проявляются специальные знания, опыт и даже интуиция менеджера.

     В зависимости от степени полноты  и достоверности информации различаются детерминированные и вероятностные решения.

     Детерминированные решения принимают при наличии полной и достоверной информации. Они обычно легко формализуются и могут быть приняты с помощью экономико-математических методов и ЭВМ.

     Вероятностные решения приходится принимать в условиях недостаточной и неполной информации. Такие решения часто приходится принимать в торговле, что обусловлено колебаниями спроса, предложения и цен. Для обоснования таких решений широко применяются методы экспертных оценок, мозговой штурм, мнение жюри, теория игр и др.

     Классификация управленческих решений носит во многом условный характер. Однако набор требований, предъявляемых к качеству управленческих решений, обычно постоянен. 
 
 

    1. Требования, предъявляемые к  управленческим решениям
 

     Существует  ряд общих требований, которым  должны соответствовать решения, принимаемые  в процессе управления. К таким требованиям можно отнести следующие:

  • минимальное число корректировок;
  • сбалансированность прав и обязанностей менеджера, принимающего решение (ответственность должна быть равна его полномочиям);
  • единство распорядительства, т. е. решение (или распоряжение) должно исходить от непосредственного руководителя, На практике это означает, что вышестоящий руководитель не должен отдавать распоряжения «через голову» нижестоящего руководителя;
  • строгая ответственность, т.е. управленческие решения не должны противоречить друг другу;
  • обоснованность — это означает, что управленческое решение должна быть принято на основе достоверной информации о состоянии объекта с учетом тенденций его развития;
  • конкретность;
  • полномочность — управленческое решение должно быть полномочным, т.е. должно быть принято органом или лицом, имеющим право принять его;
  • своевременность — управленческое решение должно быть своевременным, ибо задержка решения резко снижает эффективность управления.

     Таковы  основные требования, предъявляемые к качеству управленческих решений. Эти-требования следует в полной мере учитывать в процессе подготовки, принятия и организации выполнения управленческих решений. 
 
 
 

    1. Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений
 

     Процесс решения включает три основные фазы: подготовку, принятие и организацию выполнения. Каждая из этих фаз подразделяется на определенные этапы.

     Фаза  подготовки управленческого  решения подразделяется на следующие этапы: уяснение проблемs, анализ исходной ситуации, постановка задачи, разработка вариантов решения.

     На  этапе уяснения проблемы нео6ходимо четко представить желаемую ситуацию и трудности, которые связаны с ее достижением. При этом важно ясно определить, что можно сделать для решения проблемы внутри системы и что и в какой степени зависит от окружающей среды.

     Следующий этап предполагает анализ исходной ситуации. На этом этапе анализируют потенциал организации и состояние окружающей среды на момент принятия решения с точки зрения возможности достижения поставленной цели или получения желаемого результата.

     Постановка  задачи— это этап, в ходе которого конечную цель подразделяют на этапы ее достижения, а на каждом этапе намечают конкретные задачи, увязанные с конечной целью. При этом особенно важно, чтобы задачи имели количественную определенность и определенную последовательность решения.

     Разработка  вариантов решения  — заключительный этап фазы подготовки управленческого решения. Основное содержание этого этапа заключается в предложении различных вариантов решения поставленных задач. К разработке вариантов решения привлекают специалистов. Количество предлагаемых вариантов может быть различным, но каждый вариант должен содержать четкую формулировку задачи, основные этапы ее решения по времени и данные о необходимых ресурсах {материальных, трудовых, финансовых), а также возможные последствия осуществления данного варианта.

     Фаза  принятия решения  включает анализ предлагаемых вариантов и выбор оптимального варианта.

     Анализ  предлагаемых вариантов решения осуществляется обычно руководителем совместно со специалистами и предполагает: во-первых, выбор критериев для сравнения вариантов и расчет эффекта от реализации каждого варианта и, во-вторых, сопоставление принятых критериальных  показателей   с аналогичными   показателями   по каждому варианту.

     Выбор оптимального варианта осуществляется обычно руководителем по результатам анализа предложенных вариантов. Оптимальный вариант —это наилучший вариант в данных условиях по заданному критерию. Однако на характике любой из вариантов может иметь не одну, а несколько целей, каждой из которых соответствуют свои  критерии оптимальности.

     Обязательным  условием выбора варианта решения является комплексный учет его возможных положительных и отрицательных последствий.

     Выбор оптимального варианта решения утверждает руководитель. Решение формулируется  и документально оформляется, фиксируется (т. е. подписывается) руководителем, после чего задания доводятся до непосредственных исполнителей, т. е. осуществляется организация исполнения.

     Заключительная  фаза принятия управленческого решения _ организация выполнения. Эта фаза включает доведение заданий до исполнителей, формирование и исполнение организационного плана и организацию контроля.

     Доведение заданий до исполнителей предполагает, что смысл принятого решения должен быть разъяснен всем исполнителям и перед каждым из них должны быть поставлены конкретные задачи и определены их права, обязанности и функции в исполнении решения.

     Этап  формирования организационного плана предусматривает четкое определение объема работ по каждой задаче и определение приоритетов, ресурсов и сроков выполнения заданий каждым исполнителем.

     Организация контроля за исполнением решения — заключительный этап исполнения решения, который включает текущий и заключительный контроль. Текущий контроль осуществляется на протяжении всей работы по исполнению решения, а заключительный проводится по результатам исполнения и позволяет, с одной стороны, соизмерять цели и результаты, а с другой — осуществлять вознаграждения по результатам исполнения.

     Процесс подготовки, принятия и организации  выполнения управленческих решений подразделяется на ряд операций и процедур.

     Операция  — это законченное действие.

     Процедура - набор операций, направленных на решение каких-либо управленческих задач.

     В процессе подготовки, принятия и организации  выполнения управленческих решений  принимают участие все категории работников аппарата управления: руководители, специалисты и технические исполнители. Однако степень их участия в этом процессе различна. На долю руководителя  выпадают наиболее сложные творческие операции и процедуры, выполнение которых требует специальных знаний и опыта. Руководитель анализирует исходную ситуацию, рассматривает варианты решения, выбирает оптимальный вариант, т. е. принимает окончательное решение, контролирует исполнение решения и несет ответственность за принятое решение и выполненные действия.

     Специалисты   выполняют   в   основном   логические операции и процедуры. Они  разрабатывают варианты решений, участвуют в анализе этих вариантов, а также в необходимых случаях принимают участие в формировании   и    реализации   организационного   плана   и контроля.

     Технические исполнители выполняют в основном технические операции и процедуры при оформлении решений и организационного плана, а также участвуют в процессе организации контроля. 
 
 
 
 

    1. Методы  оптимизации управленческих решений

     Наиболее  распространенными методами оптимизации  управленческих решений являются: математическое моделирование, метод экспертных оценок, метод мозгового штурма (мозговая атака), теория игр.

     Математическое  моделирование  применяют в тех случаях, когда управленческое решение принимается на основе обширной цифровой информации, которая может быть легко формализована. Широкое использование математических моделей позволяет дать количественную характеристику проблемы и найти оптимальный вариант ее решения.

     Основными этапами оптимизации управленческого  решения с помощью математических методов являются:

     1.  Постановка задачи.

     2. Выбор критерия эффективности, который должен выражаться однозначно, например определенным числом, и отражать меру соответствия результатов решения поставленной цели.

     3.  Анализ и измерение переменных  величин (факторов), влияющих на величину критерия эффективности.

     4.  Построение математической модели.

     5.  Математическое решение модели.

     6.  Логическая и экспериментальная  проверка модели и полученного  с ее помощью решения.

     7.  Разработка  рекомендаций   по   практическому  использованию полученных результатов.

     Методы  экспертных оценок применяются в тех случаях, когда задача полностью или частично не поддается формализации и не может быть решена математическими методами.

     Экспертиза  представляет собой исследование сложных специальных вопросов на стадии выработки управленческого решения лицами, обладающими специальными знаниями и опытом, с целью получения выводов, мнений, рекомендаций и оценок. Экспертное заключение оформляется в виде документа, в котором фиксируются ход исследования и его итоги. Во введении указывается,

     кто, где, когда и в связи с чем  организует и проводит экспертизу. Далее фиксируется объект экспертизы, указываются методы, примененные для его исследования, и полученные в результате исследования данные. В заключительной части содержатся выводы, рекомендации и практические меры, предлагаемые экспертами.

     Наиболее  эффективно применение метода экспертных оценок при анализе сложных процессов, имеющих в основном качественные характеристики, при прогнозировании тенденций развития торговой системы, при оценке альтернативных вариантов решения.

     Метод мозгового штурма (мозговая атака) применяется в тех случаях, когда имеется минимум информации о решаемой проблеме и установлены сжатые сроки для ее решения. Тогда приглашаются специалисты, имеющие отношение к данной проблеме, им предлагается участвовать в форсированном обсуждении ее решения. При этом строго соблюдаются следующие правила:

     все высказываются по очереди;

     говорят, лишь когда могут предложить новую  идею;

     высказывания  не критикуются и не осуждаются;

     все предложения фиксируются.

     Обычно  этот способ позволяет быстро и правильно  решить возникшую проблему.

     Разновидностью  метода мозгового штурма является мнение жюри. Суть этого метода состоит в том, что к обсуждению проблемы привлекаются специалисты различных сфер деятельности, взаимодействующие между собой. Например, к решению о выпуске нового товар* привлекаются менеджеры производственного, коммерческого и финансового подразделений фирмы. Применение данного метода способствует генерированию новых идей и альтернативных вариантов.

     Одним из методов оптимизации управленческих решений в условиях рыночной конкуренции является теория игр, суть которой состоит в моделировании воздействия принятого решения на конкурентов. Например, если с помощью теории игр руководство торговой фирмы приходит к выводу, что в случае повышения цен на товары конкуренты не сделают того же, то, вероятно, целесообразно отказаться от решения повысить цены, чтобы не попасть в невыгодное положение в конкурентной борьбе.

     Методы  оптимизации управленческих решений  могут дополнять друг друга и  использоваться комплексно при выработке  важных управленческих решений.

     Выбор методов оптимизации управленческих решений в значительной мере зависит  от информационного обеспечения менеджмента. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         V. Роль управленческого решения в системе менеджмента 

         Деятельность  любого руководителя связана с выполнением  управленческих функций, которые реализуются  в форме распоряжений, инструкций, приказов, заседаний, утверждения плана  стратегии развития предприятия и др. В конечном итоге эта деятельность связана с поиском, выработкой и принятием решений.

         Процесс принятия решений отражает реальные проблемы, отношения и связи, сложившиеся  в организации, а непрерывная  последовательность выработки решений характеризует постоянный процесс управления. Более того, изучение только процесса поиска, выработки и реализации решений дает возможность оценить содержательную сторону управления, так как сущность управления раскрывается в умении принятия решений. Поэтому решения играют важную роль в системе управления.

         Рассмотрим  место решений в системе менеджмента. Система управления (СУ) подразделяется на две подсистемы: управляющая и  управляемая (рис. 1).

         Управляющая подсистема представляет собой субъект (в лице одного человека или группы людей), который разрабатывает и принимает решения в области финансов, кадров, информации, материалов, оборудования и др.

         Управляемая подсистема представляет собой объект (в лице одного человека или группы людей), который реализует принятые решения.

         Управляющая подсистема воздействует на управляемую  подсистему путем выработки, принятия и реализации решения. Субъект управляющей  подсистемы регистрирует состояние объекта управления, наблюдает за внутренней и внешней средой. В случае отклонения или изменения ситуации в СУ, а также во внешней среде из управляемой подсистемы поступает сигнал в управляющую подсистему о необходимости принятия решения. Причиной этого может быть появление новых конкурентов на рынке, невыполнение плана или намеченных задач, появление юридических законов, которые будут ограничивать деятельность предприятия.

         Например, консалтинговая компания не предоставила проект заказчику к определенному сроку. Раннее фирма всегда выполняла заказы вовремя и, следовательно, находилась в системе равновесия. Не выполнив заказ в срок, СУ отклонилась и вышла из равновесия. Реакция субъекта управления (менеджера консалтинговой компании) на полученную информацию о наличии проблемной ситуации вынуждает его привести систему в равновесие. Управляющая подсистема будет заниматься выявлением причины невыполнения плана, вырабатывать решения с учетом возможностей предприятия и состояния внешней и внутренней среды.

         Результатом преобразования сложившейся ситуации является принятие решения субъектом  управляющей подсистемы, которое  будет передано в виде информационного  потока объекту управляемой подсистемы.

         Процесс управления состоит из бесконечной  цепочки выработки и реализации решений. Поэтому принятие решений является основой любой управленческой деятельности.

         По  своей сути решения являются связующим  звеном между управляющей и управляемой  подсистемами. Если в организации  не принимаются никакие решения, то СУ не может функционировать. Это обстоятельство подчеркивает определяющую роль управленческого решения в системе управления.

          

     Заключение

     Центральное место в процессе управления принадлежит управленческому решению, Решение — это выбор альтернативы. Вместе с тем решение — это результат управленческого труда, который в конечном счете повышает или снижает эффективность функционирования предприятия. Решения, принимаемые в процессе управления, классифицируют по различным признакам: уровню управления; масштабу воздействия; содержанию; характеру; форме подготовки и принятия; частоте повторяемости и в зависимости от полноты и достоверности информации.

     К управленческим решениям предъявляется  ряд общих требований, важнейшими из которых являются минимум корректировок, сбалансированность прав и обязанностей менеджера, принимающего решение, единство распорядительства, согласованность, обоснованность, конкретность, полномочность, своевременности

     Процесс подготовки, принятия и организации  выполнения управленческих решений подразделяется на три фазы, каждая из которых в свою очередь включает определенные этапы. Так, фаза подготовки управленческого решения состоит из следующих этапов: уяснение проблемы, анализ исходной ситуации, постановка задачи, разработка, вариантов решения. Фаза принятия управленческого решения подразумевает два этапа: анализ предлагаемых вариантов и выбор     оптимального " варианта.     Заключительная

     фаза — организация выполнения управленческих решений охватывает такие элементы, как доведение заданий до исполнителей, формирование и исполнение организационного плана, контроль исполнения.

     В целях оптимизации управленческих решений используются методы математического моделирования, метод экспертных оценок, мозгового штурма (мозговая атака), теория игр.

     Управленческие  решения являются связующим звеном между управляющей и управляемой подсистемами; это выбор определенного курса действий из возможных вариантов.

     Список  используемой литературы: 

     
  1. Бланк И.А. Управление торговым предприятием. –  М.: Ассоциация авторов и издателей. ТАНДЕМ. Издательство ЭКМОС, 1998. – 416с.
  2. Бланк И.А. Торговый менеджмент. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Эльга, Ника-Центр,2004. – 784с.
  3. Лукашевич В.В. Основы менеджмента в торговле: Учеб. для сред. спец. учеб. Зав. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ОАО «Издательство «Экономика», 1998. – 238с.
  4. Сорокина М.В. Менеджмент торгового предприятия. – СПб.: Питер, 2003. – 528с.: ил. – (Серия «Теория и практика менеджмента»).
  5. http://library.fentu.ru/book/iu/137/_1_____1.html
Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений