Подготовка, проведение и документирование заседаний коллегиальных органов и производственных совещаний в таможенных органах

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение 
высшего профессионального образования 
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

Институт управления на транспорте, в индустрии туризма и международного бизнеса 
Кафедра таможенного менеджмента

Специальность: «Менеджмент  организации» - 080507 
Специализация: «Таможенный менеджмент» 
Форма обучения: очная

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ 
      по дисциплине

«Таможенное делопроизводство»

Документирование заседаний  коллегиальных органов и производственных совещаний в таможенных органах

Исполнитель: 
Студент 1 группы 5 курса      __________________               Е.Р. Надеева  
   

                                                        (Подпись)

Руководитель проекта:

___________________             _________________   _____________________ 
(Ученая степень, звание)                          (Подпись)                      (Инициалы и фамилия)

Москва 2012

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

Глава 1. Характеристика основных видов управленческих документов ……..3

1.1. Организационно-правовые документы ……………………………………….......3

1.2 Распорядительная документация.…………………………………….. ……..12

1.3. Информационно-справочная документация………………………………17

1.4. Планово-отчетная документация…………………………………………..23

Глава 2. Общероссийский классификатор управленческой документации 25

2.1 Задачи и структура ОКУД 25

Глава 3. Подготовка, проведение и документирование заседаний коллегиальных органов и производственных совещаний в таможенных органах …………………………………………………………………………...30

3.1 Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний………………………………………………………………………..30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 34

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 35

Введение.

С 2009 года введен в действие новый Таможенный Кодекс ТС. Принятие новой редакции ТК вызвано необходимостью интеграции России в мировое экономическое сообщество. Безусловно, таможенная служба – важнейший элемент системы управления внешнеэкономическими связями. Чем активнее развивается внешнеэкономическая деятельность, тем интенсивнее функционирует таможня. Таможенные платежи и пошлины составляют более трети доходной части федерального бюджета. О роли документационного обеспечения в таможенном деле говорит тот факт, что в новой редакции ТК немалое место занимают вопросы работы с документами: отдельная глава ТК посвящена информационным системам и информационным технологиям в таможенном деле. Не секрет, что эффективность управленческих решений, принимаемых на всех уровнях управления, во многом зависит от качества предоставляемой информации, которая фиксируется в документах. Не секрет, что требования, предъявленные к качеству и точности содержания документов – высокие. Если документ можно назвать лицом фирмы, то таможенный документ – это «визитная карточка» государства. Таким образом, организация ДОУ в таможенной службе – это высокие международные требования, предъявляемые к оформлению документов.

Глава 1. Характеристика основных видов управленческих документов

1.1.Организационно-правовые документы

С разработки организационно - правовых документов (ОПД) собственно и начинается жизнедеятельность  организации. Организационно - правовые документы необходимы для того, чтобы  создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить  организацию труда и распределение  обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Наиболее распространенные организационно-правовые документы:

• устав организации;
• положение об организации;
• положение о структурном подразделении организации;
• положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;
• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• инструкции по отдельным видам деятельности;
• должностные инструкции.

Все вышеперечисленные документы  и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры  и численности персонала, регламентация  деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.).

Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие  характерные черты. Помимо того, что  именно через них в рамках организации  осуществляется реализация норм административного  права, можно также отметить следующее:

1. Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.
2. Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
3. Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).
4. Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших. Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом руководителя организации).

Исключением является штатное  расписание, которое разрабатывается  и утверждается ежегодно.

5. Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки и согласования.
6. Для организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

Рассмотрим перечисленные  виды организационно-правовых документов более подробно.

Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие  вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования  и реорганизации (ликвидации).

Устав организации - это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы  деятельности.

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержания текста, приведены в Гражданском  Кодексе РФ (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях предусмотренных  законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать  на основании общего положения об организации данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются  создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании  положения действуют государственные  и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции  за счет средств бюджета.

Как правило, устав организации  содержит в себе следующие основные разделы:

Первый раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:

• полном и сокращенном фирменном наименовании организации;
• статусе организации;
• предмете деятельности организации;
• нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;
• наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;
• наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания) и прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т.п.);
• почтовом (юридическом) адресе организации.

Второй раздел «Сведения  об уставном капитале организации» содержит:

• общие сведения о соучредителях (участниках) организации;
• размеры вкладов соучредителей (участников) организации;
• условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;
• имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации;
• сведения о порядке и последствиях выхода участника из общества.

В третьем разделе «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:

• цели деятельности организации;
• виды (направления) деятельности организации;
• механизм взаимоотношений организации с партнерами;
• права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.

Четвертый раздел «Управление  организацией» регламентирует:

• структуру и основные задачи управления организацией;
• состав органов управления;
• полномочия органов управления.

В этом же разделе, в зависимости  от формы управления организацией, должны особо оговариваться: сроки  созыва и порядок проведения общих  собраний акционеров, порядок и сроки  проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а  также информирования о результатах  проверок участников (сотрудников) организации  и т.д.

Пятый раздел «Правила ведения  учета и отчетности в организации» устанавливает:

• порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;
• порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;
• порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.

В разделе «Порядок использования  прибыли и иных накоплений организации» должны найти свое отражение вопросы: распределения и последующего использования  прибыли и порядка использования  иных накоплений организации (страховой  фонд, резервный фонд и др.).

Седьмой раздел «Порядок прекращения  деятельности организации» устанавливает: порядок ликвидации организации  и порядок изменения характера  деятельности организации.

В заключительном разделе  «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими  юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и  требующие документального разъяснения (регламентации).

Наряду с вышеперечисленными разделами в устав организации  могут быть включены и иные разделы, содержание которых будет, прежде всего, отражать особенности порядка функционирования организации.

Законы Российской Федерации, регулирующие порядок создания организаций  разных организационных - правовых форм, содержат соответствующие положения  о требованиях к уставу организации  того или иного типа.

Юридическое лицо считается  созданным с момента его государственной  регистрации. Государственная регистрация  физических лиц осуществляется в  соответствии с Федеральным законом  «О государственной регистрации  юридических лиц» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, уполномоченным федеральным  органом исполнительной власти (регистрирующим органом).

Сведения о создании, реорганизации  и ликвидации юридических лиц, а  также иные сведения о юридических  лицах и соответствующие документы  регистрирующим органом включаются в государственный реестр.

Закон определяет также перечень документов, представляемых юридическим  лицом в регистрирующий орган  при создании, реорганизации или ликвидации организации. В частности, при создании юридического лица в состав этих документов входят учредительные документы (учредительный договор и/или устав) - подлинник или нотариально заверенная копия.

Устав оформляется на стандартных  листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки  и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками. На подлиннике устава регистрирующий орган проставляет  отметку о регистрации устава. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации. Печатью органа государственной регистрации заверяется отметка о регистрации.

Нормативными правовыми  актами установлены типовые и  примерные формы уставов организаций  и предприятий, различных организационно-правовых форм, например, Указом Президента РФ от 1 июля 1992 г. № 721 (в ред. указов Президента от 16.11.1992 № 1392, от 31.12.1992 № 1705) утвержден  Типовой устав акционерного общества открытого типа; письмом Центрального банка РФ от 15 апреля 1996 г. № 15-4-1/1342 предложен  Примерный устав акционерного коммерческого  банка и др.

Положение о структурном  подразделении организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного  функционирования, а также вопросы  соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими  структурными единицами.

Положение о коллегиальном  или совещательном органе разрабатывается  для регламентации деятельности коллегиальных и совещательных  органов учреждения, выполняющих  функции руководства. В зависимости  от организационно - правовой формы  учреждения, организации, предприятия  это может быть положение о  Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение о Коллегии, положение о Научно-техническом совете, положение об Ученом совете и др.

Положение о коллегиальном  или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок  проведения заседаний и порядок  принятия решений, ответственность  членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые  другие вопросы 

Положение о коллегиальном  органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение  о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции.

Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и  качественный состав сотрудников в  составе подразделений организации, а также размеры их минимальной  фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми  должностями.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.

1.2.Распорядительная  документация

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Решения, фиксирующиеся в  распорядительных документах, могут  быть направлены на совершенствование  организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления  основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными  и иными ресурсами.

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы  реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что:

• с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
• их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
• они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы  делятся на:

• правовые акты федерального уровня (акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований);
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные документы, издаваемые на федеральном уровне, относятся к категории нормативных  правовых актов. Нормативный правовой акт - официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме  правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т.е. общеобязательных государственных  предписаний постоянного или  временного характера, рассчитанных на многократное применение.

Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в форме постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и  положений. Президент РФ, в соответствии с Конституцией РФ, издает указы  и распоряжения.

Со стороны документационного  обеспечения управления постановления, приказы и распоряжения относятся  к распорядительным документам, правила, положения, инструкции - к организационно-правовым документам.

Руководители учреждений, организаций, предприятий всех организационно-правовых форм издают следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание. Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, определяется ее учредительными документами (уставом, положением).

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному  составу. Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с  привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован  четко, кратко, выражая основное содержание документа. Текст приказа состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование  распорядительных действий. В качестве основания может быть:

• ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
• формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден  документ.

Констатирующая часть  может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть  приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами  без разрядки с новой строки с абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

• наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;
• поручение;
• срок выполнения поручения.

При составлении приказа  необходимо:

• увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
• излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
• намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
• обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений, должностей;
• указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль исполнения приказа;
• соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;
• указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с  приказом приложений, не упомянутых в  тексте приказа, не допускается. Приложения к приказу должны иметь соответствующие  названия (список, перечень, план, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе приложения руководителем  подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его  вышестоящим руководителем.

До представления на подпись  проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений  и юридической службой. Имеющиеся  у должностного лица возражения по проекту распорядительного документа  излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту  документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются».

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального  характера, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами; если вносятся редакционные уточнения, не изменяющие его содержания, повторное согласование не требуется.

1.3. Информационно-справочная документация.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и  обработке объективной и достоверной  информации. Информация о фактическом  состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них  занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к  организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения, иначе  говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или  иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Рассмотрим некоторые  информационно-справочные документы.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и  принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых  встречах.

Протокол отражает коллегиальную  деятельность. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы  следственных, судебных, административных органов (например, протокол санитарного  инспектора, протокол дорожно-транспортного  происшествия и др.), а также протоколы  договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих  и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов  директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся  во время заседания, стенограммы  заседания или звукозаписи, а  также материалов, подготовленных к  заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма  расшифровывается, оформляется и  прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую  форму протокола). Если ход заседания  записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, полгода).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре  коллегиального органа или должностном  лице, избранным на время заседания.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших  и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляете на общем  бланке организации с указанием  наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на бланке конкретного вида документа. Обязательными реквизитами протокола  являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, текст, подписи, приложения.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно  продолжалось несколько дней, то через  тире указывают даты начала и окончания  заседания. Номер протокола - номер  заседания коллегиального органа с  начала года. В заголовке к протоколу  указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок  грамматически согласуется с  названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично  в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии, инициалы председателя и секретаря, фамилии  или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек, их фамилии  не указываются, а делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке  с указанием места работы и  должности. В протоколах постоянно  действующих совещаний должности  присутствующих не указываются.