Получение аудиторских доказательств при проведении инвентаризации

Введение.

     Мною  была выбрана именно эта тема для  написания курсовой работы потому, что актуальной проблемой социально-экономического развития нашего общества на современном  этапе является обеспечение сохранности  хозяйственных ресурсов, их рационального  и экономического использования, предотвращение непроизводственных расходов сырьевых, топливных и других материальных ценностей. А одним из наиболее важных средств контроля за сохранностью хозяйственных средств является инвентаризация, в процессе которой проверяется сохранность ценностей и сопоставляется  фактическое их наличие с данными  бухгалтерского учета.

     Компаниям с большим имущественным комплексом, а также имеющим крупный оборот товаров и материалов необходимо регулярно проводить инвентаризацию, чтобы контролировать наличие остатков товарно-материальных ценностей.

     Данные  учета, как правило, хранятся в бухгалтерской  базе. Как показывает опыт проведения инвентаризации, данные, содержащиеся в бухгалтерской базе и фактические  данные, полученные путем «физического» пересчета и фиксации остатков, отличаются практически всегда.   

 Причины расхождений:

- ошибки и  злоупотребления персонала,

- большой оборот  и скорость движения товарно-материальных  ценностей,

- пересортица  при приеме-отпуске товаров и  материальных ценностей,

- недостатки  системы ведения учета.   

 Для  определения причин расхождения  необходимо провести так называемый  «инвентаризационный аудит».

     Инвентаризационный  аудит проводится с целью оценки качества и надежности инвентаризации, проведенной внутренними подразделениями компании.

     В отличие от инвентаризации, которая  ставит своей задачей получение  точной информации о наличии, состоянии  и стоимости имущества и финансовых обязательствах организации, инвентаризационный аудит позволяет сделать вывод  о достоверности результатов инвентаризации имущества и обязательств, полноте и правильности учета такого имущества и обязательств и их отражения в бухгалтерской отчетности.

Инвентаризационный  аудит особенно актуален, если:

  • Ваше предприятие имеет большое количество филиалов, ДЗО, обособленных структурных подразделений;
  • у Руководства есть сомнения в достоверности проведенной инвентаризации;
  • Вы – новый руководитель, и, принимая дела, Вам необходимо быть уверенным в достоверности информации о состоянии имущества и обязательств.

     Целью курсовой работы является углубленное  изучение порядка получения аудиторских  доказательств в процессе проведения инвентаризации.

     Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

    • Изучить полностью весь процесс инвентаризации.
    • Раскрыть особенности аудита инвентаризации.
    • Изучить этапы проведения аудита.

     В первой Главе «Инвентаризация» курсовой работы изучаем непосредственно инвентаризацию.  Рассмотрим задачи и виды инвентаризации. Подробно проследим последовательность инвентаризации. Она заключается в четырех этапах:

  1. Подготовительный.
  2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
  3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
  4. Оформление результатов инвентаризации.

     А так же внутренние документы по проведению инвентаризации, ошибки инвентаризации и их последствия.

     Вторая  Глава «Получение аудиторских доказательств при проведении инвентаризации» курсовой работы полностью посвящена изучению получения аудиторских доказательств при проведении инвентаризации. Сформулированы цели и задачи аудита. Перечислены основные нормативные акты, которыми следует руководствоваться при проведении аудита. Рассмотрены процедуры получения аудиторских доказательств: инспектирование, наблюдение, запрос, подтверждение, пересчет, аналитические процедуры, завершение аудита.

     Во  введении обоснована актуальность выбранной  темы исследования, определены цели и  задачи, описана теоретическая и  методологическая основа исследования и выявлена практическая значимость работы. 
 
 
 
 

Глава 1.Инвентаризация.

     1.1 Определение, проведение  и задачи инвентаризации.

     Инвентаризация - прием, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества экономического субъекта и получить ориентировочную информацию о состоянии и стоимости такого имущества. Инвентаризации подлежит имущество клиента и его финансовые обязательства. В ходе аудиторской проверки аудиторы могут наблюдать за процессом проведения инвентаризации. Такое наблюдение может помочь аудиторской организации правильно оценить надежность системы бухгалтерского учета и действенность системы внутреннего контроля.

     Согласно  Приказу Минфина РФ от 13.06.1995 года № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств» основными  целями инвентаризации являются: выявление  фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

     В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);
  • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

     При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

  • при смене руководителя коллектива или бригадира;
  • при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников;
  • по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады
 

Основными задачами инвентаризации являются:

  • выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и финансовых средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;
 
  • контроль  за сохранностью товарно-материальных ценностей и финансовых средств  путем сопоставления фактического наличия с данными

бухгалтерского учета;

  • выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества,

техническим условиям и т. п.;

  • выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с поставленной задачей последующей реализации;
  • проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и финансовых средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
  • проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм финансовых средств в кассе, на расчетном счете, на денежном счете, других счетах, финансовых средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.
  • проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженностей, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и других статей баланса.
 
 

1.2 Правила проведения инвентаризации отдельных видов

имущества и финансовых обязательств. 

                                                                                                           Таблица 1

Инвентаризация  основных средств  
 До начала инвентаризации рекомендуется проверить: 

а)наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;                                        

б) наличие  и состояние технических паспортов  или другой технической документации;

в) наличие  документов на основные средства, сданные  или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи  полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.                                                                                            При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

Одновременно  с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Инвентаризация  нематериальных активов Необходимо проверить:

наличие документов, подтверждающих права организации  на его использование;

правильность  и своевременность отражения  нематериальных активов в балансе.

Инвентаризация  финансовых вложений Поверяются фактические  затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также  предоставленные другим организациям займы.

При проверке фактического наличия ценных бумаг  устанавливается:

- правильность  оформления ценных бумаг;

- реальность  стоимости учтенных на балансе  ценных бумаг;

- сохранность  ценных бумаг (путем сопоставления  фактического наличия с данными  бухгалтерского учета);

- своевременность  и полнота отражения в бухгалтерском  учете полученных доходов по  ценным бумагам.

Инвентаризация  ценных бумаг проводится по отдельным  эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной  и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

Финансовые  вложения в уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим организациям, при инвентаризации должны быть подтверждены документами.

Инвентаризация  товарно - материальных ценностей Товарно - материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с  указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.

Комиссия  в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально  ответственных лиц проверяет  фактическое наличие товарно - материальных ценностей путем обязательного  их пересчета, перевешивания или  перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Инвентаризация  товарно - материальных ценностей, находящихся  в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Описи составляются отдельно на товарно - материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. В описях на товарно - материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно - материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа. В описях на товарно - материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Инвентаризация  незавершенного производства

и расходов будущих  периодов

 Необходимо:

- определить фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;

- определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);

- выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

Проверка  заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) производится путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.

Описи составляются отдельно по каждому обособленному  структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно - монтажным работам - с указанием объема работ: по незаконченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.

По незавершенному капитальному строительству в описях указывается наименование объекта  и объем выполненных работ  по этому объекту, по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п.

Инвентаризация  животных и молодняка животных Взрослый продуктивный и рабочий скот заносится в  описи, в которых указываются: номер  животного (бирка, тавро), кличка животного, год рождения, порода, упитанность, живая масса (вес) животного (кроме лошадей, верблюдов, мулов, оленей, по которым масса (вес) не указывается) и первоначальная стоимость. Порода указывается на основании данных бонитировки скота.

Крупный рогатый  скот, рабочий скот, свиньи (матки и хряки) и особо ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро) включаются в описи индивидуально. Прочие животные основного стада, учитываемые групповым порядком, включаются в описи по возрастным и половым группам с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.

Молодняк  крупного рогатого скота, племенных  лошадей и рабочего скота включается в описи индивидуально с указанием  инвентарных номеров, кличек, пола, масти, породы и т.д.

Животные  на откорме, молодняк свиней, овец и коз, птица и другие виды животных, учитываемые в групповом порядке, включаются в описи согласно номенклатуре, принятой в учетных регистрах, и указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.

Описи составляются по видам животных отдельно по фермам, цехам, отделениям, бригадам в разрезе учетных групп и материально ответственных лиц.

Инвентаризация  денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой  отчетности Инвентаризация кассы  производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка  фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные  и обыкновенные), с учетом начальных  и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация  денежных средств, находящихся в  банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация  расчетов Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризационная  комиссия путем документальной проверки должна также установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском  учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и  кредиторской задолженности, по которым  истекли сроки исковой давности.

Инвентаризация  резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов При инвентаризации резервов предстоящих расходов и  платежей проверяется правильность и обоснованность созданных в  организации резервов: на предстоящую  оплату отпусков работникам; на выплату  ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы организации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката и другие цели, предусмотренные законодательством Российской Федерации, нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденными в установленном порядке.

При инвентаризации резерва расходов на ремонт основных средств (включая арендованные объекты) следует иметь в виду, что излишне  зарезервированные суммы в конце  года сторнируются.

Инвентаризация  резерва сомнительных долгов, созданного у организации, применяющей метод определения выручки от реализации продукции (работ, услуг) по мере отгрузки товаров (выполнения работ, услуг) и предъявления покупателю (заказчику) расчетных документов, заключается в проверке обоснованности сумм, которые не погашены в сроки, установленные договорами, и не обеспечены соответствующими гарантиями.

 
 

1.3 Виды инвентаризации.

Виды  инвентаризации можно разделить  по следующим категориям:

По обязательности проведения:

  • Обязательная инвентаризация проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации
  • Инициативная инвентаризация проводится по решению руководителя организации

По периодичности:

  • Плановая инвентаризация проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки
  • Внеплановая инвентаризация проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством
  • Периодическая инвентаризация - система периодического учета запасов компании

По степени  охвата:

  • Полная инвентаризация - инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств организации
  • Частичная инвентаризация - инвентаризация, которая проводится по одному или нескольким видов имущества и обязательств
  • Выборочная инвентаризация - вид инвентаризации, которая проводится на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц.

По методу проведения:

  • Натуральная инвентаризация состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера, сканирования и тому подобное.
  • Документальная инвентаризация состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов.
 

1.4 Последовательность инвентаризации

     О том, как проводить инвентаризацию и как оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения. 
Инвентаризация имущества осуществляется по его местонахождению и материально ответственному лицу. Важно помнить о том, что если при ее проведении отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации будут признаны недействительными. Кроме того, еще одним обязательным условием является присутствие при проверке фактического наличия имущества материально ответственных лиц. 
При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

     Процедура проведения инвентаризации слагается  из нескольких этапов. Этап первый – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

  • подготовку приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

     Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе: председателя комиссии - руководителя организации или его заместителя, членов комиссии - главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представителей общественности. Для непосредственного проведения инвентаризации имущества образуются рабочие комиссии в составе: председатель комиссии - представитель руководителя организации, назначившего инвентаризацию, членов комиссии - специалистов (экономиста, работника бухгалтерии, товароведов и т.п.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских фирм. Участие аудиторов в инвентаризации аудируемого лица очень важно при проведении обязательного аудита.

     Если  величина материально-производственных запасов или другого имущества  признается аудитором существенной, то он обязан лично присутствовать при их инвентаризации. Организация  должна предупредить аудитора о ней  заблаговременно, желательно письменно. Аудитор включается в состав комиссии по инвентаризации.

     Естественно, что сам аудитор ничего не обязан пересчитывать, в данной ситуации он является независимым наблюдателем, фиксирующим все отклонения от установленной  процедуры. А вот если аудитор не смог приехать на инвентаризацию в назначенное время, то он обязан самостоятельно произвести выборочный осмотр и пересчет запасов. При необходимости аудитор должен составить оборотную ведомость движения запасов в период между датами, по состоянию на которые проведен выборочный осмотр и пересчет и составлена финансовая (бухгалтерская) отчетность. Такая необходимость может возникнуть при наличии обстоятельств, позволяющих аудитору полагать, к примеру, что имели место умышленные искажения по вине материально ответственных лиц.

     Участвуя  в комиссии по проведению инвентаризации либо проводя выборочную инвентаризацию самостоятельно, аудитор должен принять  во внимание безопасность складских  помещений, организацию пропускного  режима на склад, правильность оформления договоров с материально ответственными лицами. Цель участия аудитора в проведении инвентаризации - не только выявление соответствия между данными бухгалтерской отчетности и фактическим наличием материально-производственных запасов, но еще и оценка, глубокий анализ системы внутреннего контроля организации.

     Если  материально-производственные запасы размещены в нескольких местах, то аудитор должен определить, где его  присутствие особенно важно. Установить это он может на основе анализа  существенности, принимая во внимание как количественные, так и качественные характеристики уровня существенности. Например, если на каком-то складе окажется, что система внутреннего контроля в отличие от всех остальных складов не организована должным образом, то, несмотря на количественную несущественность материально-производственных запасов, хранящихся на этом складе, аудитор может принять решение о проведении инвентаризации именно на этом складе.

     Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и

определяются причины расхождений.

          И наконец заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.  
          Предприятия розничной и оптово-розничной торговли, а также склады (базы) разрешается закрывать для проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на срок не более трех дней.

Подготовительные мероприятия.

     Перед началом инвентаризации членам рабочих  инвентаризационных комиссий вручается  приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий – контрольный  пломбир. В приказе должны быть указаны содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет срок окончания инвентаризации, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. Кроме того, на этапе подготовки к проведению инвентаризации организация может разработать соответствующие внутренние документы, например:

  • правила с подробным описанием действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния имущества предприятия;
  • порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;
  • формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации.

      Прежде  чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания. 
До начала инвентаризации необходимо произвести соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и вывести остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на »_____« (дата)», которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. 
          Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации. 
           Материально ответственные лица дают расписки, в которых указывают, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. 
          Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей. 
          При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальные случаях – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, чтобы было удобно подсчитать их количество.

Опись имущества.

       На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц. 
          В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. 
          Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе  и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.  
          В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки. 
          Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения. 
Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении. 
Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

  • число порядковых номеров материальных ценностей;
  • общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

     Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. 
          На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

Для подтверждения  фактического наличия имущества  на складах сторонних организаций  необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки. Такое требование объясняется тем, что основной целью  инвентаризации является проверка фактического наличия имущества. Документы, оформленные, например, год назад, по сути являются слабым подтверждением того, что и в момент инвентаризации имущество находится в целости и сохранности у лица, которому оно передано по договору аренды или хранения, в доверительное управление или хозяйственное ведение. Например, организация, которой было передано имущество, могла ликвидироваться, имущество – уничтожено в результате несчастного случая или утрачено из-за противоправных действий третьих лиц и т.д. При выявлении в ходе инвентаризации фактов невозможности получения имущества, находящегося в другой организации, необходимо принять меры по взысканию с виновных лиц его стоимости через суд или во внесудебном порядке. 
Хотелось бы еще раз подчеркнуть важность правильного оформления документов – в последующем это позволит избежать как мелких недоразумений, так и крупных неприятностей.

Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета.

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. 
На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ТМЦ представляется справка о результатах инвентаризации с приложенной копией инвентаризационной описи. Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.  
Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.  
При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, следует списать потери в пределах норм естественной убыли.

Получение аудиторских доказательств при проведении инвентаризации