Понятие архивного дела и порядок оформления дел
Содержание
Введение…………………………………………………………
- Понятие архивного дела и порядок оформления дел……….…....4
- Подготовка дел к сдаче в архив………………………………....…7
2.1 Экспертиза ценности документов…………………………..…....7
2.2 Описание дел………………………………………………
2.3 Оформление дел…………………………………………
3. Сдача дел в архив…………………………………
3.1 Порядок передачи дел в архив…………………………………..14
3.2 Хранение документов в электронном виде……………………..16
Заключение………………………………………………….
Библиографический список……………………………………….21
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные
отношения, как внутри предприятия,
так и с другими организациями
и нередко служат письменным доказательством
при возникновении
На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:
– организационные документы;
– распорядительные документы;
– информационно - справочные документы.
На предприятии существует
также служба документационного
обеспечения управления (ДОУ), которая
должна принимать к обработке
только правильно оформленные
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
- экспертизу (оценку) научной
и практической ценности
- описи дел;
- оформление дел;
- описание документов постоянного и долговременного хранения;
- обеспечение их сохранности;
- передачу дел в архив
учреждения, то есть в ведомственный
архив. (Ведомственным называется
архив, находящийся в
Актуальность выбранной
темы обусловлена тем, что деятельность
любой организации постоянно
связана с обработкой и систематизацией
больших массивов информации и документации.
Четкое делопроизводство, грамотно организованный
в соответствии с действующим
законодательством
1 Понятие архивного дела и порядок оформления дел
Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.
Дело - совокупность документов
или документ, относящихся к одному
вопросу или участку
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела1.
Порядок формирования дел:
- дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;
- в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;
- в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;
- документы в деле располагаются по их хронологии;
- дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см;
- приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;
- каждый помещенный в дело документ должен быть правильно
оформлен;
- документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.
Требования к архивному делу
Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.
Для полного архивного оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя дела;
- составление внутренней описи документов;
- внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.
Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.
Порядок оформления архивных дел следующий:
- дела подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления;
- особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;
- в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;
- нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;
- листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; (фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа слева; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;
- подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;
- при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;
- помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты;
- внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.
Основными реквизитами обложки дела являются:
- наименование организации и ее подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела по описи;
- заголовок дела;
- аннотация (при особо ценных документах);
- дата дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела;
- наличие места для нанесения архивных атрибутов
2. Подготовка дел к сдаче в архив
2.1 Экспертиза ценности документов
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.
Типовая номенклатура дел
составляется для однородных по характеру
деятельности и структуре организаций.
Она устанавливает типовой
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры
дел разрабатываются службами документационного
обеспечения министерств и
Работу по организации
и проведению экспертизы ценности документов
должна проводить постоянно
организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.
Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений.
Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.
При составлении номенклатуры
дел организации следует
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.
На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дел| постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т. п3.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы
документов с различными сроками хранения:
- постоянного хранения в государственных архивах;
- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежатупрощенному оформлению: остаются в скоросшивателях и не нумеруются, проверяется их наличие и сдаются в архив в соответствии с НД.
Дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу подлежат полному оформлению: переплет или подшивка дела, нумерация листов, оформление всех реквизитов обложки. До подшивки дела из него удаляют металлические крепления, в конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Затем дело подшивают в твердую папку в 4 прокола или в переплет.
Если в деле постоянного хранения есть документы временного хранения, то папку не переформировывают.
Если в деле временного
хранения есть документы постоянного
хранения, то папку переформировывают.
Листы дела для удобства использования
и обеспечения сохранности
Графы "Фонд", "Дело № " заполняются при подготовке документов к передаче в архив. Номера фонда и описи могут быть проставлены на карточках в начале года или в процессе их заполнения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).
Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.
Опись является учетным документом и основной частью научно -справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи4.
Неподлежащие сдаче на
государственное хранение дела с
временным (до 10 лет включительно) сроком
хранения по истечении установленного
срока хранения включаются в акт
о выделении документов к уничтожению.
Не допускается уничтожение
Законченные делопроизводством
дела постоянного, временного (свыше 10
лет) срока хранения и по личному
составу после окончания
2.3 Оформление дел
Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи5.
Полное оформление дела предусматривает:
- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течение года);
- нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;
- составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
- составление заверительной надписи дела;
- подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.
Для сдачи дел в архив создается и утверждается экспертная комиссия из 3-5 человек, которая руководствуется правилами и инструкциями Главного архивного управления. В нее входят: зам. руководителя, зав. канцелярией или секретарь, представитель архива, ведущие специалисты.| Комиссия определяет ценность документов и отбирает дела для сдачи в архив и для уничтожения (дела, сроки хранения которых истекли). Сроки хранения: научно-технических документов - после минования практической надобности, но не свыше 25 лет; гибкие магнитные диски (дискеты) - 5 лет.
На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт, который подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем учреждения.
Дела хранятся в архиве учреждения, ведомственных организаций и в государственном архиве.
Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденном руководителем.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу принимаются в архив по описи.
Если архив не имеет достаточного помещения, допускается хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях.
Главное архивное управление утверждает перечень организаций и предприятий дела которых подлежат сдаче в государственный архив и по графику принимает от них дела6.
До передачи в государственный архив дела хранятся в архивах учреждения в течение следующих сроков:
- в учреждениях
- в учреждениях областного подчинения - 10 лет;
- в учреждениях городского и районного подчинения - 5 лет;
- материалы по личному составу - 75 лет;
- записи актов гражданского состояния - 75 лет.
По истечении указанных сроков дела передаются на хранение в государственный архив.
3.1 Порядок передачи дел в архив
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
В небольших по структуре
и штатной численности
Взаимодействие государственных архивов с современными
коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитарное хранение.
Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.
При сдаче дел на государственное хранение организация предоставляет в государственный архив:
- отношение на имя руководства
государственного архива с
- историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
- справку о неполной сохранности документов (если какие- либо дела утрачены).
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе8.
3.2 Хранение документов в электронной фор
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.
Документы в электронном
виде могут создаваться сотрудниками
организации на компьютерах, быть получены
по электронной почте, переведены в
электронную форму (путем сканирования)
с традиционного бумажного
Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т. д. ), затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы, устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль9.
В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.
Все документы, поступившие в дело производственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.
Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе, – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:
- устойчивого электропитания;
- резервного копирования;
- антивирусной защиты
профилактики и диагностики с
использованием специальных
Особенность электронного хранения
состоит в направлении
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.
Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.
