Понятие документ, его развитие и определение

     Введение.

     Делопроизводство  сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию  работы с документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. 
Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется словоделокак "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

     На  современном этапе развития общества, понятие «документ» стало его  неотъемлемым атрибутом. Причем речь идет обо всех сферах общественной жизни: о научной, культурной, социальной, духовной, политической, экономической и др. причем в каждой из перечисленных областей это понятие имеет свои специфические черты, индивидуальные особенности. В рамках данной работы нас будет интересовать сфера делопроизводства. Цель работы - дать наиболее полное и обстоятельное определение понятию «документ»,  проследить его развитие на разных этапах развития делопроизводства. В связи с этим можно выделить следующие задачи работы:

     Выявить генезис термина «документ»;

     Рассмотреть то, как зарождалась и развивалась  делопроизводственная сфера;

     Что представляли из себя первые документы, каким образом они преобразовывались  с развитием делопроизводства;

     Дать  классификацию документов, показать, какими обязазательными чертами они обладают на сегодняшний день и каковы их функции; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 Глава 1. документ. Происхождение термина, его история, определение, свойства и функции

    Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо. По другой версии слово "dek" происходит от имени числительного "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. Говорят, именно в этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

      До начала петровской эпохи документация на Руси имела место, хотя и называлась по-другому. Так, исследователи говорят о том,  что делопроизводственный стиль был развит и имел разветвленную систему уже на момент существования Киевской Руси, то есть X-XII веках. Рассмотрим главный и наиболее изученный юридический документ того времени – «Русскую правду». Это древнейший письменный свод законов, созданный в 1016 году при Ярославе Мудром. Спустя приблизительно век этот документ был дополнен статьями, внесенными потомками Ярослава. И наконец, в начале XII века «Русская правда» включала в себя еще и статьи из «Устава Владимира Мономаха». Процесс формирования делового стиля речи на тот момент был на начальной стадии, однако некоторые черты выделить все же можно. Примечательно, что язык деловых памятников киевского периода был смешанным по своему составу и являлся результатом слияния книжной и живой разговорной речевых систем. Таким образом можно говорить об отсутствии стилистической кодификации на тот момент. С другой стороны, именно тогда появляется деловой этикет, формульность изложения, простой и логичный синтаксис - словом, все то, что присуще документальным источникам и на сегодняшний день. Помимо основных черт  делового стиля, тогда же начинает формирование и система жанров: это всевозможные записки, расписки, долговые обязательства, грамоты.

    В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого языка через польский - в значении письменного свидетельства. Казалось бы, этот факт стал началом  официального формирования делового стиля  и узаконивания всех канонов делопроизводства, но ситуация выглядела несколько сложнее. Если обратить внимание на историю русского литературного языка, становится ясно, что именно в петровскую эпоху в языке царил наибольший хаос. И речь идет не только о грамматике, но и о стилистике, разумеется. В первой трети XVIII века в России документы составлялись произвольно, так, как автор считал нужным. в рамках одного документа могли компилироваться простые разговорные слова и выражения, заимствованные слова, литературная речь. Кроме того, зачастую использовались иноязычные слова, значения которых были мало известны. К примеру, в рапорте кн. Оболенского Петру I читаем: «ситадель, патрон, перед гаванем офондаментован». Однако постепенно стали проводиться многочисленные реформы русского языка, Российское государство расширялось, укреплялось, государственный аппарат  работал все более и более упорядоченно и к началу XIX века делопроизводственная сфера была довольно четко структурирована, имела стилевые и жанровые доминанты и в дальнейшем продолжала совершенствоваться. Ко второй половине XIX века в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

    В конце XIX в. наблюдается тенденция  к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось  как любой предмет, служащий для  получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении, а в начале XX в. Понятие «документ» уже имело два основных значения:

a) любая бумага, составленная законным  порядком и могущая служить  доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

    Исходя  из этого можно выделить основные признаки документов :

1.наличие  информации, смыслового содержания;

2.стабильную  вещественную (материальную) форму,  обеспечивающую долговременное  использование и хранение документа; 

3.функциональную  предназначенность для передачи  информации в пространстве и  времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

4.Юридическая  сила документа. Юридическая сила - это свойство документа быть  подлинным доказательством тех  фактов, событий и действий, которые  отражены в документе.  На приобретение  документом юридической силы влияет ряд факторов:

  Во-первых, соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений  действующего законодательства.

  Во-вторых, документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

  Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим  законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Она может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, то есть обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать.

5.Оригинальность  документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова  "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала  является его уникальность. Часто могут встретиться так называемые "умноженные оригиналы", иначе говоря оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа. Немаловажно, чтобы беловой документ был написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением,  и, в ряде случаев, печати. Кроме того, оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. В науке выделяют также автографы – это документы, переписанные или исправленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

6.Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Не стоит забывать и о таком понятии, как дубликат документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

7.Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются:

  Выписка - копия части документа. Выписка  должна содержать  воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

  Особый  вид - фото и светокопии, отличительной  чертой которых является точное воспроизведение  оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии. Что касается юридической силы копий, то:

  1) копия должна содержать точный  текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.

  2) свидетельство юридической силы  копии документа - отметка о  ее заверении. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.)Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

      С начала XX в. Содержание понятия «документ» наполняется все более глубоким смыслом.  Важный вклад в разработку данного термина внес известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения "документа", введенные им в научный оборот

    Во-первых, Отле говорит о том, что совершенно любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает не только материальные объекты - носители информации, но и такие, как радио-, телепередачи, театральные представления;

    Во-вторых, документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. К этой категории могут относиться как предметы искусственные, созданные человеком, так и естественные, природные, предметы, находящиеся, например, в музеях;

Кроме того Отле включает в состав документов и такие материальные объекты, которые созданы человеком целенаправленно для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Здесь ученый выдает уже классификацию объектов. Это и документы письменные (то есть с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, это и фонозаписи, и документальные фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

  Представленная концепция рассматривает документ в широком смысле, как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение понятия. Кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ" (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано. По этой причине начиная с середины ХХ столетия в делопроизводственной сфере «документ» стал трактоваться в трех значениях: узком, широком и самом широком. Рассмотрим их подробнее.

    В узком смысле понятие сводилось  к любой деловой бумаге, письменному  удостоверению или историческому  источнику.

В 1960-е годы вводится еще одно определение  документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени. Данная трактовка примечательна тем, что в ней озвучен и функциональный признак документа.

      Таким образом, за длительный период своего существования понятие "документ" постоянно меняло свое значение. Даже на современном этапе применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

    Далее рассмотрим определения документа, которые достаточно широко представлены и на сегодняшний день. Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в терминологической системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитической и синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

    В сфере международных отношений  наиболее общим признано следующее  определение. Документ - записанная информация, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

    В документоведении применяется следующее  определение документа: Документ - это  материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве".

    Согласно  Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

      Кроме того, для более глубокого понимания  вопроса, на наш взгляд, не стоит  забывать и об определении, которое дается в соответствии с государственным стандартом. Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён  в 1970 г.: ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. В этом Госстандарте документ определялся как “средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека”. Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п. После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что “документ – материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве”. Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации. Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: “Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать”. Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи “закреплённой” на материальном носителе или даже “привязанной” к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. “Документированная информация… есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности”.

Это определение во многом перекликается  с определениями, содержащимися  в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в “Словаре архивной терминологии”, изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как “комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность”. В другом случае документ определяется как “записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций²⁸”.

Бурное  развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: “Документ – информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем²⁹”.

Почему  уделяется так много внимания термину “документ” и определению  его понятия как в нашей  стране, так и за рубежом? Дело в  том, что стандартизация терминов и  определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку “язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё³⁰”. Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе  с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент – возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте “реквизит” определяется как “обязательный элемент оформления официального документа”. Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение  понятия “документ”, с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

     После ряда приведенных определений понятия  «документ» и выявления его основных типологических черт остановимся на таком важном аспекте, как признаки документа. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и др. Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам:

    По  наименованию. Существует множество  разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

    По  способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-кинодокументы.

    По  степени сложности документы  классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

    По  степени гласности различают  документы открытые (несекретные) и  документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

    По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные  документы бывают действительные и  недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

    По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

    По  происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

    По  срокам хранения документы делятся  на документы временного и постоянного  срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

    По  степени обязательности документы бывают информационные, то есть содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

    По  степени унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, посольку экономят время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

    Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

    Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.