Понятие функций и целей организации

Содержание

Введение......................................................................................................................3

1.   Понятие функций и целей организации.............................................................4

2.   Стратегическое управление как реализация целевого подхода........................9

3.   Классификация целей организации...................................................................19

4.   Исследование функций организации.................................................................31

5.   Функции и цели на примере «X5 Retail Group»…………

Заключение.................................................................................................................36

Список использованной литературы.......................................................................38

Введение

Современное стратегическое управление организацией базируется на составлении  дерева  целей.  На  протяжении  последних  десятилетий  данная  тема  широко рассматривается  в  научных  исследованиях.  Однако  не  существует  единства  мнений  в  трактовке понятий.  Различные  школы  дают  свое  определение  основных  категорий  и  критериев  формирования дерева целей в системе  стратегического управления.

Необходимость проведения такого различия была вызвана в первую очередь  изменениями в условиях осуществления  бизнеса. В качестве ведущей идеи, отражающей сущность перехода к стратегическому  управлению от оперативного управления, явилась идея необходимости переноса центра внимания высшего руководства на окружение для того, чтобы соответствующим образом и своевременно реагировать на происходящие в нем изменения, своевременно отвечать на вызов, брошенный внешней средой.

Для  освещения  интересующих  вопросов,  исследования  становления  развития  научной  мысли  были  изучены  фундаментальные  работы  по  менеджменту  зарубежных авторов (Г.  Минцберг,  Б.  Альстрэнд,  Дж. Лэмпел,  М.  Портер,  И.  Ансофф,  М.Х.  Мескон,  М. Альберт, Ф. Хедоури, А.А. Томпсон, А. Дж. Стрикленд, М. Армстронг), пособия по управлению и планированию  советского  периода и современные работы  отечественных авторов (А.И.  Орлов, Г.Б.  Клейнер,  М.П.  Синявина ,  А.  Бурмистров,  В.  Немцов,  Л.  Довгань,  А.А. Епифанов,  С.Н. Козьменко и др.).

Цель работы - усовершенствование процесса формирования функций и  целей организации.

Объект работы - организация.

Предмет работы - функции  и цели организации.

1. Понятие функций и целей организации

Распределение  целей,  задач  и  отдельных  действий организации  в  рамках  стратегического  управления  осуществляется  с  помощью дерева целей. В специализированной литературе также употребляют название “иерархия целей”, “пирамида планирования”. Соответственно, выделяют различные  элементы (уровни) дерева целей (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Элементы (уровни) дерева целей  с точки зрения различных авторов

Ряд  авторов  во  главе  с  Г. Минцбергом  на  вершину пирамиды  ставят  стратегическую  цель, которая достигается путем реализации краткосрочных целей через программные действия. Более распространенный  подход  предлагает А.И. Орлов – от миссии  через второй  уровень - стратегические цели и третий – задачи до подножия – конкретных заданий.

Г.Б.  Клейнер  различает пять  уровней описания:  миссия,  стратегия,  цели,  задачи  и действия. Отметим,  что цели  вынесены  на  более низкий  уровень обобщения,  чем стратегия,  поскольку формулировка цели должна обладать достаточной степенью конкретности, для того чтобы можно было говорить о степени реализации той или иной цели.

А. Томпсон и А. Стрикленд выражают мнение, практически противоположное точке зрения Клейнера. Согласно  их  теории,  стратегия состоит из действий, предпринимаемых руководством для достижения  поставленных целей, и деловых подходов, используемых при этом.  Разработка стратегии поднимает главную управленческую проблему: достигнуть необходимых результатов с учетом положения организации и ее перспектив. Цели – это “результаты”, а стратегия – “средство” их достижения.

Несовпадение  в  трактованиях  одних и тех же  понятий вызывает  необходимость рассмотреть определения, формулируемые разными учеными. Как уже было отмечено, существует смешение понятий “стратегическая цель”, “стратегия” и даже “стратегический план”.  Для конкретизации этих  понятий я предприняла попытку выделить  отдельно  принципиально тождественные определения.

Анализируя определение  цели, я выяснила, что чаще всего  под целью понимают конкретное состояние, точку либо результаты, которых организация  стремится достичь (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Определения понятия цели современными экономистами

Идея построения дерева целей  была позаимствована из зарубежной практики. Однако данный подход в России применяется  еще со времен советской экономики. Представив экономику в виде “дерева  целей”,  определяли  генеральную  цель  или  генеральные  цели,  цели  первого  ранга, цели второго  ранга и т. д. С учетом вышеизложенного  составлялись программы экономического развития.  Под  такой  программой следует  подразумевать планируемый  комплекс экономических, социальных,  производственно-технических, организационных  и научно-исследовательских мероприятий,  направленных  на  достижение  одной,  четко  очерченной  цели  общественного развития. 

На советских предприятиях вводилось понятие “нормирование  целей”. В  этом случае каждой цели  определенного  уровня  и  ветви  приписывается “удельный  вес”,  показывающий  значимость данной цели. 

Очевидно,  что  для  стратегических  целей  практически  невозможно  дать  числовые  значения параметров,  которые  необходимо  достичь,  или  сроков,  в  которые  это  необходимо  сделать. Упрощением  было  бы  говорить,  что  срок  выполнения  стратегической  цели,  скажем, 10  лет. Правильнее  не  определять  срок, но  обсуждать  долгосрочное  планирование  на  неопределенный  по времени период.  Некоторые  стратегические  цели,  например, достижение превосходства  над конкурентами, должны выполняться  постоянно.  Главное  различие  между  долгосрочным (его  иногда  называют  корпоративным)  и стратегическим планированием состоит в трактовке  будущего.

В системе долгосрочного  планирования предполагается, что будущее  может быть предсказано путем  экстраполяции исторически сложившихся  тенденций роста.  В  системе  стратегического  планирования  отсутствует  предположение о  том, что будущее непременно должно быть лучше прошлого, и не считается, что будущее можно изучить  методом экстраполяции. Поэтому  в  качестве  первого  шага  предпринимается  анализ  перспектив  фирмы, задачей  которого  является  выяснение  тех  тенденций,  опасностей,  шансов,  а  также  отдельных  “чрезвычайных” ситуаций, которые  способны изменить сложившиеся тенденции.

В системе долгосрочного  планирования цели претворяются в программы  действий, бюджеты и планы  прибылей,  разрабатываемые  для  каждого  из  главных  подразделений  фирмы.  Затем программы и бюджеты  исполняются этими подразделениями.

В системе стратегического  планирования экстраполяция заменена развернутым стратегическим анализом, который связывает перспективы  и цели между собой для выработки  стратегии.

Программы  определяют  направленную  на  достижение  главных  целей пошаговую последовательность действий. Программы отвечают на вопрос о том, каким образом могут быть реализованы стоящие перед  организацией задачи в определяемых ее политикой рамках. Они гарантируют  правильное использование ресурсов, а также  позволяют  отслеживать  динамику развития в избранном направлении. Основные программы, детерминирующие дух и жизнеспособность системы в целом, называют стратегическими программами. 

Краткосрочные  цели –  ближайшие  цели  организации;  краткосрочные  цели  направлены  на улучшение  работы  организации  и  отражают,  насколько  быстро  руководство  старается  достичь  долгосрочных целей.

Менеджеры не только формулируют  краткосрочные цели, согласующиеся  с долгосрочными и способствующие  их  достижению,  но  и  разрабатывают  краткосрочные планы,  согласующиеся  с более масштабными долгосрочными  планами. Такие краткосрочные стратегии  называют тактикой.  В  рамках  тактики  составляются  политика,  процедуры,  правила.  На  операционном  уровне рядовым сотрудникам выставляются индивидуальные задания, календарные  планы.

Систематизацию  подходов к формированию  дерева  целей  представим  в  виде  обобщенной схемы (рис. 1.1). Поскольку  целеполагание  вытекает  из  определенных  условий,  уделим  внимание анализу, который  предшествует построению дерева целей. Стратегический  анализ  нужен  для  того,  чтобы  обеспечить менеджеров необходимой информацией при  разработке  стратегии  компании. Он  предусматривает изучение среды  и выявление тенденций, которые  наблюдаются в окружении. Таким  образом, разработка целей разного  уровня происходит согласно принципам  построения дерева целей путем анализа  влияющих факторов. Построение дерева целей идет “сверху вниз”, от общих  целей к частным. 

В  то  же  время  достижение  главной  цели  обеспечивается  за  счет  реализации  целей  первого уровня.

Рис. 1.1. Процедура формирования дерева целей в рамках стратегического  управления

Результаты работы компании проверяются на соответствие с  запланированными показателями. Если цели достигнуты, происходит  постановка новых целей, если нет  – планы корректируются с учетом  полученной  информации  о реальных возможностях  компании. В любом  случае менеджер высшего управленческого  звена возвращается к  стратегическому  анализу  и  снова  проходит  все этапы формирования целей. В  этом проявляется цикличность целеполагания.

2. Стратегическое управление как реализация целевого подхода

Не бывает бесцельной деятельности, но степень осознания целей может  быть разный: от почти бессознательной ориентации на размытые, неясные намерения к четкого установления взаимосвязанных целей и задач. Процесс установления целей не только способствует тому, что конкретные цели развития предприятия достигаются с большей вероятностью, но и является также основой уменьшение объемов ненужной деятельности, беспорядка, пассивности в выполнении общих намерений. Система взаимосвязанных целей предполагает наличие в ней различных по содержанию, срокам, ориентации и механизмам достижения целей и задач.

Стратегические цели охватывают внешнее состояние организации (рыночные характеристики предприятия, его конкурентоспособность  и др.), финансовые результаты, которых  предприятие желает достичь (годовая  доходность, оборачиваемость капитала, рентабельность и другие ключевые финансовые и операционные показатели, которых можно достичь в результате выполнения выбранной стратегии), другие характеристики предприятия, с помощью которых можно определить его стратегические успехи. Степень осознания и роль целей позволяет определить различные типы управления.

Любое управление предполагает достижение целей и в этом контексте  является целевым. Различия заключаются  в методах осознание, обоснование  и определение целей, поскольку чем яснее цель, тем больше уверенности в том, что можно найти способы ее достижения.

Целевой подход, жестко ориентирован на перспективу, требует четкого  определения целей развития, путей  их достижения, изменений всех компонентов  производственно-управленческих систем, которые необходимы для обеспечения  эффективных результатов.

Целевой подход - это система  методов и методических приемов, обеспечивающих постоянную ориентацию управленческой деятельности, планово-управленческих решений, процессов выполнения этих решений, направленных на конечные результаты, с учетом социально-экономических характеристик, которые постоянно изменяются благодаря развитию системы потребностей, количественных и качественных изменений в производственном потенциале системы, относительно которой применяется целевой подход. Это не означает потери внимания к текущей деятельности. Если не уделять определенного внимания промежуточным целям деятельности, связанной с их достижением, возникает угроза не достичь конечных результатов от усилий и вложений в развитие предприятия.

В последние годы наибольшее распространение «целевой подход к  управлению» приобрел в форме  стратегического управления, которое  продемонстрировало свою эффективность  на преуспевающих предприятиях различного типа во всем мире. Определение концепции  стратегического управления предполагает формирование системы управления определенного (стратегического) типа с определения  цели как отправной точки стратегических действий. В менеджменте функцией целеустановления есть функция планирования, в процессе реализации которой определяются цели и способы их достижения. Однако цель нельзя отождествлять с планом или прогнозом.

Прогноз, как уже отмечалось, определяет направление развития, цель - наиболее приемлемое состояние системы  в рамках этого направления, а  план - путь достижения цели, этапы и  отдельные «ступеньки» движения к ним. Цель требует всесторонней качественной оценки будущего состояния  системы, для которой она разрабатывается  и должна давать законченное и  комплексное представление о  будущем состоянии системы. Установление цели это:

- Начало любого управленческого  воздействия или действия, основное  содержание планов;

- Основа построения критериев,  стандартов, нормативов, используемых  для оценки деятельности организации  в целом, отдельных ее подсистем,  работ и исполнителей;

- Одна из основных составляющих, применяемых для выявления проблем  (сравниваются цели и достигнутые  параметры системы, для которой  установлено цель; между ними  является полем «проблем», которые  надо решить;

- Общий, предварительный  вариант решения, который задает  источники и «поле решений», а  также их содержание в обобщенном  виде;

- Стержень организационно-практической  деятельности, поскольку осознание  цели помогает сплотить коллектив  и мотивировать его на достижение  результата.

Функции целей, вытекающих из роли, можно сформулировать так:

- Оправдывают существование,  законность организации; 

- Регулируют поведение  организации и ее членов;

- Способствуют распределению  ответственности между структурными  подразделениями; 

- Уменьшают неопределенность, способствуют приспособлению к  среде; 

- Обеспечивают основу  для конструирования организации  и взаимодействие между отдельными  ее подсистемами.

Цель в управлении - это  идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния объекта, в отношении которого формулируется  цель. Содержание цели в управлении можно проиллюстрировать с помощью  нескольких характеристик. Целеустановления в управлении - это логико-аналитический и эмоциональный процесс, который должен опираться на научные основы, помогающие выбрать характеристики общей цели. Этот процесс состоит из последовательности четырех взаимосвязанных работ:

1) определение закономерных  и необходимых характеристик  объекта управления, отображения  их в цели;

2) определение возможных,  но нежелательных характеристик  и состояния объекта, предсказания  мероприятий, позволяющих отделить  влияние этих обстоятельств на цель;

3) определение возможных  и желательных обстоятельств  и характеристик и включение  их в цель;

4) разработка мер по  ограничению цели от желаемых, но объективно невозможных обстоятельств  и состояния объекта управления.

Установление целей - сложный  и трудоемкий процесс, в котором  сочетаются знания и опыт лиц, ответственных  за формулирование целей, а также  учета объективных факторов, отражающих ситуацию в среде, состояние производственного  потенциала предприятия и влияние  других объективных факторов. Правильно сформулированные цели должны отвечать следующим требованиям:

- реальность, конкретность, достижимость - это означает, что  целью не может быть только  достижение желаемого состояния  объекта, абстракция или благозвучное  банальность. Цель - это результат исследований и предположений, первоначальный вариант решений, в котором нужно учитывать возможности системы;

- требовательность, ориентация на высокий результат, успех (а не на процесс) - это означает, что в целях должно существовать стимулирующий фактор, который побуждает исполнителей, которые хотят добиться высоких результатов и успеха, прилагать дополнительные усилия и использовать весь производственный потенциал предприятия;

- научная обоснованность, согласованность - это означает, что в цели должны быть учтены  объективные законы развития  среды и объекта управления, сбалансированные  объективные и субъективные элементы  целеобразования, а все цели, лежащие в основе развития организации, следует рассматривать во взаимосвязи и взаимодействии;

- измеряемость - это означает, что цель должна быть представлена количественно или иным способом для оценки степени ее достижения, что очень важно при формировании плановых документов, стандартов действий или работ, нормативов и т.д. Особенно важно установить временные характеристики целей;

- однозначность для восприятия, ясность - это означает, что, рассматривая  цель как самый общий вариант  решения, исполнители должны понимать  необходимость и целесообразность  своей работы, тогда они смогут  обесценивать более совершенные  варианты достижения целей; 

- гибкость - возможность  и необходимость внесения корректив  в содержание цели и структуру  целей организации под влиянием  изменений в среде; 

- приемлемость - необходимость  учета обычаев, потребностей, ба-жань, традиций и ценностей, сложившихся в обществе;

- отражения содержания  деятельности - это означает, что  процесс целеустановления задает организации в целом, а также отдельным ее составляющим (подразделениям и должностным лицам) определенное содержание и порядок действий, который должен способствовать достижению целей.

Примером плохо сформулированных целей могут быть: «Мы стараемся  быть лидером в отрасли» или «Наша  цель - вести жесткую конкурентную борьбу». Обеспечение требований относительно целей управления связано с технологией  их формирования.

Установление целей в  общем виде предусматривает прохождение  четырех обязательных этапов:

1) выявление и анализ  тенденций, можно наблюдать в  окружении; 

2) установление общей  цели организации; 

3) построение иерархии  целей («дерева целей»);

4) установление индивидуальных  целей и задач как инструмента  обеспечения их выполнения.

3. Классификация целей организации

Существует достаточно много классификационных групп, определяющих цели управления. Некоторые из них разделены по следующим признакам:

По направленности действий цели - внешние и внутренние;

- По направлениям деятельности на предприятии - экономические, технико-технологические, социальные, экологические;

- По возможности их полного осуществления - «цели создания» (какого-либо материального объекта или системы) и «цели развития» (когда речь идет о процессе);

- По охвату уровней управления - цели всего предприятия, отдельных подразделений и групп или индивидуумов;

- По временным характеристикам - кратко-, средне- и долгосрочные;

- По соответствующей направленностью на виды деятельности - стратегические, тактические, оперативные;

- По степени обновления - цели поддержания имеющегося уровня, цели постепенного развития отдельных элементов системы и цели обновления;

- По влиянию на отдельные элементы предприятия - производственные и управленческие; последние, в свою очередь, можно разделить на административные функции (планирование, организация, мотивация, контроль) и функции предприятия (маркетинговые, технологические, сбытовые, финансовые, поставка, кадровые и др.);

- По характеру деятельности - цели функционирования и цели развития; по приоритетам - основные, побочные и поддерживающие;

- За измеряемость - количественные и качественные.

Прокомментируем некоторые из классификационных групп.

Степень количественной определенности целей позволяет выбрать соответствующие методы анализа и построения «дерева целей», что очень важно для дальнейшей организации деятельности предприятия. Так, для формализованных целей можно применить «метод дезагрегации», а для всех типов целей - «метод обеспечивающих условий».

Для организации деятельности предприятия существенными являются временные характеристики целей. Если предприятие ориентируется на долгосрочные цели, можно утверждать о целесообразности создания системы стратегического управления.

Стратегические цели указывают на специфические результаты деятельности, которых организация планирует достичь, а также конкурентную позицию, которую она стремится занять на рынках для своих продуктов. Их можно отнести к «целей развития».  Долгосрочные цели точно определяют желаемые результаты и рыночную позицию с учетом достигнутого уровня развития на текущий момент.

Краткосрочные цели точно определяют ближайшие конкретные организационные цели и рыночную позицию, которую организация желает занять, учитывая долгосрочные цели организации.

Приведенные определения не уточняют, какие именно цели должна устанавливать предприятие для обеспечения своего развития, ограничиваясь терминами «специфические результаты деятельности», «желаемые результаты» или «организационные цели». Это объясняется, наверное, многообразием ориентиров, которые могут определить для себя отдельные предприятия. Основной акцент делается на том, чтобы занять привлекательную конкурентную позицию на рынке. Надо подчеркнуть еще и то, что обязательным является взаимосвязь между стратегическими, долго-и краткосрочными целями, поскольку стратегические цели определяют главные ориентиры развития, а краткосрочные - связывают текущие действия с долгосрочными результатами, определяющие скорость получения результатов деятельности отдельных подсистем предприятия в ближайшем будущем. Руководители, которые создают для своей организации систему взаимосвязанных, иерархических целей, имеют больше шансов достичь их, а чем те, кто руководствуется лишь общими ориентирами.

Краткосрочные, поддерживающие цели, определенные в конкретных параметрах, помогают придать долгосрочным целям конкретной формы, позволяют избежать неудач и рисков, связанных с осуществлением долгосрочных мероприятий, устанавливают приоритеты деятельности и критерии для определения качества функционирования организации.

В планах краткосрочные цели приобретают форму задач, а это, в свою очередь, позволяет осуществить связь между потребностями и возможностями развития, поскольку они более ориентированы на использование имеющегося производственного потенциала. Учитывая это, можно сформировать еще два классификационных типа целей: прямые и обеспечивающие.

Для действующего предприятия в рыночной среде, к прямым целей относятся:

- Рост прибыльности деятельности;

- Справедливое вознаграждение персонала;

- Выполнение социальных обязательств;

- Удовлетворение потребностей потребителей;

- Создание конкурентных преимуществ (конкретных);

- Завоевание рынка и т.д.

К обеспечивающих (поддерживающих) целей предприятия относят:

- «Выживания» в конкурентной борьбе;

- Новые виды продукции и технологии;

- Профессионализм и компетенцию персонала, обеспечивающих гибкость и уровень управления в условиях конкурентной борьбы;

- Уровень и условия производства и т.д.

Роль субъективного фактора в установлении целей предприятия может быть определена через фактическое существование номинально и реально существующих целей. Номинальные цели отражают провозглашены, формально установлены и всесторонне обоснованы ориентиры развития организации. К ним можно отнести:

- Рост благосостояния работников предприятия, внедрение исследований НТП в производство;

- Выполнение обязательств по социальной ответственности перед обществом и т.д.

Реально же могут преследоваться совсем иные цели: сохранение статус-кво на предприятии для обеспечения достигнутого разделения властей, распределение собственности в свою пользу и др. Сближением реальных и номинальных целей можно повысить производительность организации, создать положительный имидж.

Система целей организации имеет достаточно сложную структуру. Во-первых, цели предприятия имеют разную направленность (их векторы зачастую не совпадают). Например, существуют внешне направлены (завоевание рынка) и внутренне направлены цели (совершенствование системы мотивации труда). Кроме того, разную направленность имеют цели, соответствующие ориентации предприятия на уплату дивидендов и реинвестирование доходов и т.д. Таким образом, установление различных целей, нередко противоречивых, но таких, которых можно достичь, требует от руководства предприятием определить, какого именно результата можно добиться в этих условиях - пространства и времени с имеющимся потенциалом по сравнению с ожидаемым.

Однако довольно сложная классификация не позволяет охарактеризовать полный взаимосвязь и взаимозависимость целей, которые помогают наладить эффективную работу для их достижения. Поэтому помимо признания наличия различных целей на предприятии необходимо проследить их взаимодействие.

Для отображения целей даже очень простой организации необходимо использовать комплексный подход, т.е. создать систему целей, которая бы отражала потребности предприятия с точки зрения как внешнего, так и внутренней среды.