Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, их экономическое содержание

   1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, их экономическое содержание.

   Под подотчетными лицами в бухгалтерском  учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

   Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги, т.е. подотчетные суммы- это денежные авансы, выдаваемые работникам организации для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

   • приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

   • оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

   • расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

   • представительские расходы.

   При выдаче денежных средств организация  обязана:

   • определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

   • получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

   • выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

   • запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

   • определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

   Право получать денежные средства под отчет  имеют только те сотрудники, чьи  фамилии есть в перечне подотчетных  лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

     Все работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью.

   В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать  авансовые отчеты в бухгалтерию.

   Если  надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

   Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

   В процессе своей деятельности практически  каждый бухгалтер сталкивается с  проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

   При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

   Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно  из банка под отчет.

   Подотчетное лицо — это доверенный человек предприятия, на которого фирмой возложены функции по обеспечению организации какими-либо материальными ценностями, услугами, работами. Как правило, подотчетные лица получают деньги для оплаты небольших расходов. Средства выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.

   Документами системы нормативного регулирования  бухгалтерского учета не определен  перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.

   При формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей.

   Таким образом, при формировании перечня  работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься  перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

   В соответствии с вышеуказанными перечнями  договоры о полной материальной ответственности могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм), а именно:

   – с руководителями, их заместителями, специалистами и иными работниками, осуществляющими операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

   – с директорами, заведующими, администраторами (в том числе старшими, главными), другими руководителями организаций и подразделений (в том числе секций, приемных пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций (в том числе старшими, главными), а также иными работниками, выполняющими аналогичные функции; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производителями работ и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных работ;

   – с заведующими, другими руководителями складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке и/или снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей;

   – с заведующими и иными руководителями аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами;

   – лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами библиотек.

   Кроме того, при формировании перечня подотчетных  лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности. В частности, к таким видам работ могут быть отнесены операции:

   – по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу);

   – по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов 1и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги;

   – по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств и иных ценностей;

   – по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации);

   – по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов;

   – по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;

   – по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);

   – по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных.

   Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).

   Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

   Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

   Если  в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с  ними тоже должен быть заключен договор  о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

   1.2. Экономическая сущность  расчетов с подотчетными  лицами.

   Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

   Согласно  Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

   На  выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

   Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

   Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со следующими счетами  бухгалтерского учета (таблица 1.1).

   Таблица 1.1

   Корреспонденция счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

   Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

   Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

   Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются:

   - расходные кассовые ордера –  на суммы, выданные под отчет;

   - авансовые отчеты – на израсходованные  суммы;

   - новые приходные или расходные  кассовые ордера – на расхождения  в суммах полученных и израсходованных.

   К учету принимаются авансовые  отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия.

   Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

   При командировании работников за границу  им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных  норм суточных и квартирных.

   Полученную  в банке валюту приходуют по счету 50 "Касса" с кредита счета 52 "Валютные счета". Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка России на момент выдачи.

   При возвращении из командировки и сдаче  авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы": положительная – на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная – на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

   Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости №7, где по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности по подотчетным суммам; выдано под отчет; израсходовано; остаток.

   Необходимо  помнить о включении в облагаемый налогом доход работника суммы  превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. При этом налог на доходы начисляется по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

   Суммы расходов по проезду к месту служебной  командировки и обратно, включая  затраты за пользование в поездах  постельными принадлежностями, а  также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по установленным  нормам, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость. При этом суммы НДС, оплаченные при возмещении таких расходов, определяются по расчетной ставке в размере 15,25% от суммы указанных расходов и отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

   При получении от подотчетных лиц  согласно сопутствующим документам материалов, товаров, нематериальных активов  соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются  по счету 19, соответствующим субсчетам.

   Суммы НДС списываются при фактической  оплате при условии их отнесения  на издержки производства и обращения  в дальнейшем на расчеты с бюджетом по данному налогу (в дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсчет "По налогу на добавленную стоимость").

1.3. Основные задачи  учета расчетов  с подотчетными  лицами, их нормативно-правовое  регулирование.

        В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21 ноября 1996 года при осуществлении бухгалтерского учета должны быть решены следующие задачи:

- формирование  полной и достоверной информации  о деятельности организации и  ее имущественном положении, необходимой  внутренним и внешним пользователям  бухгалтерской отчетности;

- обеспечение  информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества  и обязательств, использованием трудовых, материальных и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами, сметами;

- предотвращение  отрицательных результатов хозяйственной  деятельности  организации и выявление  внутрихозяйственных резервов обеспечения  ее финансовой устойчивости.

Для эффективного решения этой задачи необходимо решить ряд подзадач:

1. Контроль  за выдаваемыми средствами.

- утверждение  списка лиц, которые имеют право  получать авансы;

- определение  целесообразности выдачи денег;

- грамотное  документальное оформление выдачи авансов;

2. Контроль  за использованием выданных средств.

- правильное  построение отчетности по произведенным  расходам;

- своевременная  консультация работников по поводу  необходимых к представлению  оправдательных документов;

- квалифицированное заполнение авансового отчета подотчетным лицом;

- соблюдение  сроков предоставления оправдательных  документов;

- доскональная  проверка представленных документов  бухгалтерией.

    Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

    Все работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

    Сотрудник может получить деньги  под отчет из кассы предприятия  только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать  наличные деньги из выручки под отчет предприятия согласовывают с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации.

     Теперь  обратимся к нормативно-правовому  регулированию расчетов с подотчетными лицами. Целью нормативного регулирования  бухгалтерского учета непосредственно на предприятии является обеспечение доступа всех заинтересованных пользователей к информации, содержащейся в системе бухгалтерского учета, представляющей объективную картину ее финансового положения, финансового состояния и результатов деятельности.( таблица 1.2)

     Таблица 1.2

 Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами