Понятие и функции делопроизводственной службы
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы данного исследования заключается в том, что на сегодняшний день создаются большие объемы документированной информации в любых организациях. Поэтому изучение организации работы делопроизводственной службы конкретного учреждения позволит понять какими функциями наделяется это подразделение и какую роль играет в движении документов по документопотокам.
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:
- структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
- требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
- существующие делопроизводственные традиции.
Степень изученности темы. Статьи В.Ф. Янковой1 дают определение службе ДОУ, определяют ее назначение. В учебнике Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой и Л.В. Санкиной2 приводятся задачи и группы функций службы ДОУ.
Объектом исследования является организация делопроизводства в организации.
Предметом исследования стала организация работы делопроизводственной службы (на примере управления делами ФГАОУ ВПО «НИУ БелГУ»).
Целью работы было изучить принципы работы управления делами НИУ «БелГУ» как делопроизводственной службы учреждения.
В ходе исследования были поставлены следующие задачи:
- определить понятие и функции службы ДОУ, ее нормативное регулирование;
- изучить деятельность управления делами НИУ «БелГУ».
Практическое значение данной темы состоит в том, что изучив деятельность конкретной делопроизводственной службы в ходе профессиональной деятельности можно будет применить полученные знания и организовать работу службы ДОУ должным образом.
Источниковую базу
исследования составили опубликованные
и неопубликованные источники. К опубликованным
источникам можно отнести: Конституция
РФ; Гражданский кодекс РФ; Федеральный закон от 6 апреля
2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральный закон от 2 мая 2006
г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации", Федеральный закон от 1 июня
2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке
Российской Федерации", Федеральный закон от 22 октября
2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской
Федерации", Федеральный закон от 27 июля
2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации"3, Постановление Правительства
от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении
Правил делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти", Указ Президента РФ от 6 марта
1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений
конфиденциального характера", Постановление Правительства
РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации", Распоряжение Правительства
РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности
документов по личному составу высвобождаемых
работников", Приказ Минкультуры от 25 августа
2010 г. № 558 "Об утверждении "Перечня
типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием
сроков хранения", Постановление Минтруда России
от 26 марта 2002 г. № 23 "Об утверждении
Норм времени на работы по документационному
обеспечению управленческих структур
федеральных органов исполнительной власти"4, Основные правила работы архивов
организаций, одобренные решением коллегии
Росархива от 6 февраля 2002 г., Перечень типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций,
с указанием сроков хранения, Приказ Росархива от 19 января
1995 г. № 2 "Об утверждении примерного
положения о постоянно действующей экспертной
комиссии учреждения, организации, предприятия", Постановление Минтруда России
от 25 ноября 1994 г. № 72 "Об утверждении
межотраслевых укрупненных нормативов
времени на работы по документационному
обеспечению управления", Приказ Росархива от 18 августа
1992 г. № 176 "О Примерном положении об
архиве государственного учреждения,
организации, предприятия", Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения.
Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-
К числу неопубликованных источников относятся: Устав НИУ «БелГУ», Циклограмма деятельности НИУ «БелГУ» и его структурных подразделений в 2013 году, План работы университета на 2012/2013 учебный год , Коллективный договор между администрацией и коллективом работников ГОУ ВПО «Белгородский государственный университет» на 2012-2014 гг. (с изм. от 21.12.2012), положение об управлении делами, положения об отделах управления, должностные инструкции, инструкция по документационному обеспечению управления, номенклатура дел университета, технологическая инструкция руководителя пользователя системы «Дело» WEB-интерфейс (выполнение основных процедур при работе с документами)..
При проведении данного исследования использовались методы:
- сравнения;
- структурного анализа.
Данная курсовая работа включает 2 главы. В первой главе рассматривается понятие и функции службы делопроизводства, ее нормативное регулирование. Лишь после подробного изучения теории стало возможным перейти ко второй главе и изучению конкретной делопроизводственной службы, а именно управления делами ФГАОУ ВПО «НИУ БелГУ».
ГЛАВА I. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВННАЯ СЛУЖБА: ПОНЯТИЕ, ФУКНКЦИИ, РЕГЛАМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
§1.1. Понятие и функции делопроизводственной службы
«Делопроизводственная служба» - это понятие в настоящее время употребляется в двух значениях:
1. Структурное подразделение организации, выполняющее делопроизводственные функции.
2. Структурное подразделение
Во втором значении это понятие закреплено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:
«Служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».
Именно второе значение понятия «делопроизводственная служба» важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная штатная единица - секретарь подразделения, делопроизводитель - или работник, совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями по основной должности. Подчеркнем, что в последнем случае поручить работнику подразделения выполнение обязанностей по ведению делопроизводства можно только на основании приказа (распоряжения) руководителя организации. Однако применительно к положению о делопроизводственной службе нужно иметь в виду конкретное подразделение, которое выполняет функции по организации работы с документами.
В действительности это положение чаще всего имеет какое-то конкретное название: отдел делопроизводства, канцелярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент или управление соответственно делопроизводства, документационного обеспечения или управления документами.
В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам7. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:
- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);
- объем документооборота организации;
- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.
На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.
Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления8 рекомендуется использовать следующие наименования:
- в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:
- секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
- инспекция при министре (руководителе ведомства);
- канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
- отдел писем (жалоб);
- отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
- центральный архив;
- на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:
- подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
- секретариат;
- экспедиция;
- копировально-множительное бюро;
- архив9.
Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств10.
В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций11.
Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.12.
Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции13.
К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота;
- унификация форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
- внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные14.
К технологическим функциям следует отнести:
- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
- ведение информационно-справочной работы по документам организации;
- машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
- копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
- разработка и проектирование бланков документов;
- подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
- подготовка к докладу руководству поступающих документов;
- организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
- регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
- организация хранения документов в структурных подразделениях;
- организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
- повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
- организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
- организация делопроизводства по обращениям граждан;
- разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.15
К контрольным функциям относят:
- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
- контроль за сроками исполнения документов;
- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
- обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. 16
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
- разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы17.
Статус делопроизводственной службы, ее цели, задачи, функциональные обязанности закрепляются в положении о подразделении, поэтому важно, переходя на современные технологии работы с документами, внедряя новые подходы и используя новые методы организации работы с документами, периодически пересматривать положение о делопроизводственной службе, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы большое значение имеет определение ее целей и задач, в примерном положении о делопроизводственной службе этот раздел называется «Цели и задачи службы ДОУ». В примерном положении цель делопроизводственной службы сформулирована следующим образом: «Основной целью делопроизводственной службы является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления». Данную формулировку («организация, руководство, координация, контроль и реализация работ») можно отнести практически к любой деятельности, тем более что это даже и не цель, а выполняемые подразделением управленческие функции.
Функция управления документами в организации выполняется службой документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства (в нормативных документах последнего времени используется именно это название). Несмотря на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) - достаточно консервативная область деятельности, в настоящее время мы являемся свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:
- изменение законодательства в сфере информации и документации;
- изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);
- изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами - как изменением организационно-правовой формы организации или ее подведомственности, так и внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или иными причинами18.
Конечно, в одних организациях эти изменения более ощутимы, в других - менее, но то, что эти изменения происходят, очевидно, для всех специалистов в области документационного обеспечения. Естественно, что эти изменения отражаются на организации деятельности делопроизводственных служб и выражаются, прежде всего, в изменении задач и функций этого подразделения, в организационно-функциональной структуре делопроизводственной службы, требованиях, предъявляемых к делопроизводственному персоналу.
На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы делопроизводства могут входить: секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.
На средних предприятиях функции службы делопроизводства выполняют отдельные специалисты по участкам работы.
На небольших предприятиях делопроизводственная служба состоит из 2-3 человек19.
Во многих организациях делопроизводственная служба не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба делопроизводства фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба делопроизводства непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.
Определение должностного состава и штатной численности делопроизводственной службы
При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)20 и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37)21.
Для определения численности персонала службы делопроизводства используются нормативные документы по труду и организации труда22. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:
1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления23. М., 1995.
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций24. М, 1992.
3. Нормы времени на
работы по автоматизированной
архивной технологии и документ
4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти26. М., 2002.
Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы делопроизводства – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники делопроизводственной службы. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.
Разработка положения о службе делопроизводства и должностных инструкций работников
Важная задача в организации делопроизводственной службы – это разработка положения о службе делопроизводства и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы делопроизводства самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.
Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.
Государственная система документационного обеспечения управления27 содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.
Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Цели и задачи службы ДОУ.
3. Функции службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.
Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия.
Организационный этап создания службы делопроизводства завершается разработкой должностных инструкций. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.
§ 1.2. Нормативное регулирование деятельности делопроизводственной службы
Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения28.
Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
3. Государственная система документационного обеспечения управления;
4. Правовые акты органов
правительственной и
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
