Понятие и нормативно-методическая основа документационного обеспечения управления

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1. Понятие и нормативно-методическая  основа документационного обеспечения управления……………………………………………………….  5                                      

2. Требования к организации и  технологии документационного обеспечения  управления………………………………………………………………………16

3. Методика исследования системы  документационного обеспечения  управления………………………………………………………………………20

4.Понятие классификации документов………………………………………..25

Заключение……………………………………………………………………...31

Список литературы……………………………………………………………..32

Введение

Актуальность  исследования. В современных условиях развития экономики информация играет исключительно важную роль в управлении предприятиями, организациями, учреждениями. Важнейшими носителями информации, особенно в сфере процессов управления предприятиями, являются многочисленные формы и виды документов. Документы  являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием обязанностей, прав и ответственности  деловых партнеров. Осуществление  эффективного делопроизводства является одним из важных факторов делового успеха предприятия. Грамотно и эффективно организованное документационное обеспечение  процессов управления предприятием способствует повышению скорости и  качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей и специалистов.

К сожалению, в настоящее время для большинства  российских государственных организаций  и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения  делопроизводства, несмотря на то, что  именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно  увеличить эффективность деятельности предприятия. В связи с этим необходимость  исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления актуальна.

Целью курсовой работы является рассмотрение системы  документационного обеспечения управления организацией

Для достижения указанной цели мной были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть  теоретические основы совершенствования  системы документационного обеспечения  управления организацией, а именно: раскрыть понятие самой системы документационного обеспечения управления; изучить требования к организации и технологии документационного обеспечения управления; рассмотреть методику исследования системы документационного обеспечения управления.

Объект  исследования – система документационного  обеспечения управления организацией.

Предмет исследования – технология документационного  обеспечения управления организацией.

1. Понятие и нормативно-методическая основа                                                         документационного обеспечения управления

Основу  деятельности любой организации  составляют документы, фиксирующие  правовые нормы её создания, принятие и исполнение управленческих решений, планируемые операции и контрольные  мероприятия.

Базовыми  терминами, обозначающими работу с  документами, являются «делопроизводство», «документационное обеспечение  управления», и «управление документацией». Изначально термин «делопроизводство» трактовался как «процесс решения (производства) дела»¹. Постепенно содержание этого понятия расширялось. Неотъемлемыми элементами делопроизводства стали контроль за качеством и количеством создаваемых документов: обеспечение передачи документов на уничтожение или постоянное хранение, что наряду с оптимизацией и автоматизацией документационных операций, обусловило использование термина «документационное обеспечение управления» для характеристики делопроизводственных процессов.

Документационное  обеспечение управления – сфера  деятельности, обеспечивающая современное  документирование и управление документацией  в процессе осуществления своих  функций органами государственной  власти, органами местного самоуправления, организациями и предприятиями  различных форм собственности².

Документационное  обеспечение управления (ДОУ) – важнейший  инструмент эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи  между органами государственного управления и организациями, с одной стороны, и частными лицами, с другой стороны, а также между организациями осуществляются с помощью обмена документами. В документах фиксируется все важнейшие управленческие решения. А любое управленческое решение основывается на информации по рассматриваемому вопросу, основными критериями которой являются: современность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая обработка информации.

Информация  закрепляется в документах на различных  носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование  информации внутри организации в  полном объеме. Документы требуют  определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы.

Заключительный  массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них  зависит от тех функций, которые  реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как  сугубо социальное назначение, затрагивающее  узкий круг лиц и отношений, так  и общее назначение, распространяющееся на несколько на несколько или  на все субъекты и объекты управления.

По мнению Т.В. Кузнецовой, неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям³.

Информация  и документ, пронизывая все аспекты  управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических  результатов.

Документационное  обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе –  комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов,  определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения, а  также регламентирующие работу служб  делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение  и др. аспекты⁴.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых  на государственном уровне, а также  соответствующими министерствами и  ведомствами. 

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования,  но и на организацию работы с документами,  таким образом, оно охватывает всю  область ДОУ.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России  (Росархив),  которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утв.  Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552), Положением о Федеральной архивной службе России  (утв.  Постановлением Правительства Российской Федерации от 28  декабря 1998  г.  № 1562)  и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»  от 22.10.2004  № 125-ФЗ осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Федеральная служба Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации  (Госстандарт  России)  осуществляет государственное  управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации,  разработке,  внедрению  и ведению общероссийских классификаторов  технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации,  федеральные  органы исполнительной власти несут  ответственность за организацию  документационного обеспечения  в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные  правовые акты. 

Основные  законодательные акты и нормативно-методические документы для организации делопроизводства в Российской Федерации включают Конституцию РФ,  различные кодексы  РФ (Гражданский, Трудовой,Уголовный), а также следующие документы, перечень которых представлен в списке литературы дипломного проекта.

Основные  понятия сферы документационного  обеспечения управления (ДОУ) определены Трудовым и Гражданским кодексами  Российской Федерации⁵, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ⁶, Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ⁷, Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 №59-ФЗ⁸, Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ⁹, Федеральным законом «Об Архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ¹⁰ и другими законодательными и нормативными актами, в том числе и ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»¹¹. Все эти понятия необходимы для осмысления всех процессов, протекающих в сфере ДОУ, и грамотной разработки локальных организационных документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного обеспечения на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.);
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• инструкции по делопроизводству
• положения о службе по делопроизводству
• должностные инструкции
• табель унифицированных форм
• перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов
• перечень утверждаемых документов и документов на которых ставится печать
• государственные стандарты на документацию (ГОСТы);
• унифицированные системы документации (УСД);
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ);
• государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Эти документы  имеют высший приоритет и общефедеральную  значимость.

Законодательство  РФ регламентирует общие принципы организации  документационного обеспечения  физических и юридических лиц. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ (1994 - 1995 гг.). Он устанавливает виды и разновидности  определенных документов, например, документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; он также устанавливает письменную форму сделки, определяет виды договоров  и общие положения о договоре.

Уголовный Кодекс РФ определяет ответственность  за подделку документов.

Основными федеральными законами, регулирующими  стороны работы с информацией  и документацией, являются следующие:

Закон РФ "О стандартизации" (1993 г.). Устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий, предпринимателей, общественных объединений. Законом установлен государственный контроль за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона. В нем определены правила применения международных (региональных) стандартов на территории РФ.

Закон РФ "Об информации, информатизации и  защите информации" (1995 г.). Он устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы, документы и массивы в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. В нем отмечено, что документы, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими являются их собственностью. Документированная информация, предоставляемая в обязательном порядке в органы государственной власти юридическими лицами и гражданами представляет собой информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне.

Закон РФ "Об участии в международном  информационном обмене" (1996 г.). Он определяет, что объектом международного информационного обмена в рамках единого мирового информационного пространства могут быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена могут выступать РФ, субъекты РФ, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица РФ, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства. Закон устанавливает ограничения при осуществлении международного информационного обмена, защиту конфиденциальной информации, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам.

Закон РФ "О государственной тайне" (1993 г.) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах безопасности РФ.

Основы  законодательства РФ об Архивном фонде  РФ и архивах РФ (1993 г.). Определяют организацию архивного дела в стране, меры по предотвращению порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи и вывоза архивных документов за границу.

Оформление  документов регламентируется стандартами  для придания им юридической силы, а также для удобства работы с  ними. Стандарт описывает типовой  образец, которому должны соответствовать  документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом "О стандартизации" ГОСТы и общероссийские классификаторы информации принимает Госстандарт России.

В названии ГОСТов представлены их цифровой шифр и полное название. В шифре ГОСТов, принятых Госстандартом России, начиная с 1997 г., добавляется буква "Р" (Россия). Последние две  цифры ГОСТа отражают год его принятия. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

Требования  стандартов обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции  осуществляют контроль и надзор за соблюдением обязательных требований ГОСТов.

Все ГОСТы, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную систему стандартизации. В составе этой системы существует самостоятельный комплекс, включающий стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. Эти стандарты определяют унифицированные системы документации, единую систему внешнеторговой документации, требования к построению формуляра-образца, требования к оформлению документов, систему ОРД, организацию архивного дела, порядок придания юридической силы документам на машинном носителе.

Основные стандарты в области  делопроизводства:

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

ГОСТ Р 50922-96 "Защита информации. Основные термины и определения".

ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы  документации. Придание юридической  силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения".

ГОСТ 6.10.5 - 87 " Унифицированные системы  документов. Требования к построению формуляра - образца".

ГОСТ 17914 – 72 "Обложки дел длительных хранений. Типы, размеры и технические  требования".

ГОСТ Р 34.10 – 2001 "Информационная технология. Криптография, защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписки".

Наряду  с работой по стандартизации в  нашей стране осуществляется разработка унифицированных систем документации (УСД).

УСД - это  совокупность взаимоувязанных унифицированных  форм документов, обеспечивающих документированное  представление данных об определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава  и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Необходимость унификации документов обусловлена  следующими причинами:

• потребностью в сокращении количества документов и типизации их формы, что оказывает большое влияние на эффективность работы организаций,
• стремлением к снижению затрат времени, труда, средств на подготовку и обработку документов,
• развитием компьютерных технологий, требующих достижения информационной совместимости данных,
• приданием документам юридической силы.

В настоящее  время действует 8 УСД:

1. УС ОРД,
2. УС банковской документации,
3. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций,
4. УС отчетно-статистической документации,
5. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий,
6. УС документации по труду,
7. УС документации Пенсионного фонда РФ,
8. УС внешнеторговой документации.

Разработка  УСД ведется уполномоченными  министерствами и ведомствами. Однако, с начала 80-х гг. ни одна УСД не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Вместе с тем, широкое распространение получает составление документов на основе шаблонов, имеющихся в составе компьютерных программ. Эти шаблоны игнорируют отечественные нормативы в области оформления документов.

Одновременно  с унификацией документов осуществляется разработка классификаторов технико-экономической  и социальной информации, что обеспечивает возможность автоматизации обработки  данных, содержащихся в УСД.

ГСДОУ - это совокупность принципов и  правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях  и общественных организациях.

ГСДОУ распространяется на все системы документации вышеперечисленных  организаций, включая документы, создаваемые  средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного  обеспечения путем разработки стандартов, инструкций по делопроизводству, соответствующих  методик, правил, проведения унификации управленческих документов и др.

ГСДОУ состоит  из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

• состав управленческих документов;

• порядок  проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

• общие  требования к составлению текстов  управленческих документов.

Организация работы с документами (управление документацией) –устанавливает принципы и порядок:

• документооборота организации;

• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

• контроля исполнения документов;

• подготовки документов к передаче в ведомственный  архив на хранение¹².

2. Требования к организации и  технологии документационного обеспечения  управления

Организация работы с документами – это  создание оптимальных условий для  всех видов работ с документами (с момента создания или получения  документа до его уничтожения  или передачи на архивное хранение).

Работа  с документами организации может  быть представлена в виде следующей  технологической цепочки операций.

К таким  операциям можно отнести: прием, разметку и регистрацию; рассмотрение документов руководителем; порядок  прохождения документов в организации; их исполнение; контроль исполнения; формирование дел; подготовку и передачу дел в  архив.

Степень совершенства технологической системы  работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения  руководства организации  документированной информацией.

Порядок составления  и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции (изучения вопроса; составления черновика; доработка черновика по замечаниям; оформления проекта документа (завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом; в необходимых случаях проводится внешнее согласование); подписание;  регистрация (при регистрации документу присваивают только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы); исполнение; контроль исполнения; подшивка в дело, предусмотренное номенклатурой), за исключением отправки адресату.

Регистрация может проводиться для всех групп  документов, прежде всего для входящих документов. Многие организации не ведут  регистрацию внутренних документов.

Работа  по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение – исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного документа. Они формируются в  структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться  в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность  и защиту от пыли и света).

Документы, уже включенные в дело, могут в  течение года потребоваться работнику  учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если  требуется выдать дело целиком, заполняется  карта-заместитель, в которой указывается  номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи  в получении и приеме после  возвращения документов. Карта-заместитель  помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они  находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости  во временное пользование может  быть выдано дело целиком.

Выдача  дел в другие организации разрешается  лишь руководителем организации. Изъятие  документов из дел по требованию компетентных органов может производиться  только на основании письменного  распоряжения этих органов и с  разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место  заверенной копии¹³.

Дела  кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в  организации:

1. до  завершения установленного срока  и выделения их к уничтожению;

2.  до  сдачи дел на государственное  хранение;

3.  до  ликвидации организации. 

В течение  всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность  и использование. Это предъявляет  определенные требования к обработке  самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы  общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео - и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу¹⁴.

Основу  правильной организации работы с  документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками организации. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях.

Для установления единого порядка составления  документов и организации работы с ними разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы  правильно оформленных документов и правила работы с ними¹⁵.

Процесс документационного обеспечения  принимаемого управленческого решения  включает 3 составляющие:

1. Информационная  поддержка решения. 

2. Документирование  самого решения. 

3. Контроль за выполнением решения.

Скорость  перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают  влияние на процесс управления в  целом.

Организация работы с документами предполагает создание оптимальных условий для  всех видов работ с документами  по всему их жизненному циклу. Жизненный  цикл может начинаться с момента  создания или получения документа,  а заканчиваться передачей на хранение или уничтожение. Движение документов в организации    с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки  (по жизненному циклу) называется документооборотом (ГОСТ Р 51141-98). 

Во всем мире,  в том числе и в  России можно констатировать постоянное увеличение роста объема документооборота в организациях (учреждениях,  фирмах).