Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота
Содержание
Введение......................
- Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота..............
.............................. .............................. .........3-5 стр. - Система доступа к конфиденциальным
документам....................
......6-9 стр. - Организация исполнения конфиденциальных документов............10-15 стр.
- Отправление конфиденциальных документов....................
.............16-18 стр.
Заключение....................
Список литературы....................
Введение
Термин «конфиденциальный документ» имеет латинское происхождение: confidential - доверие (доверительный, не подлежащий огласке, секретный), documentum - доказательство, свидетельство. То есть конфиденциальный документ - это документ, содержащий какую-то тайну и поэтому имеющий ограниченный доступ.
Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. Любая форма завладения и пользования конфиденциальной информацией без прямо выраженного согласия ее собственника (за исключением случаев, указанных в законе) является нарушением его прав, т.е. неправомерной.
Конфиденциальными в соответствии с
законом являются, в частности, такие виды
информации, как личная тайна, непосредственно
затрагивающая права и свободы гражданина,
или его персональные данные, тайна переписки,
телефонных переговоров, почтовых, телеграфных
или иных сообщений. Конфиденциальная
информация может быть получена гражданами
(физическими лицами) при исполнении ими
профессиональных обязанностей или организациями
при осуществлении ими определенных видов
деятельности (профессиональная тайна).
Конфиденциальная информация может составлять коммерческую тайну, служебную тайну или иную тайну.
1. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота
В открытом делопроизводстве документооборот предприятия определяется как движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В соответствии с этим определением движение поступивших документов начинается с момента их получения, однако до регистрации документы проходят стадии предварительного рассмотрения, распределения, определения состава документов, не подлежащих регистрации, доклада документов руководству, передачи части из них в структурные подразделения.
В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, передача по назначению и другие работы с поступившими документами осуществляются тоже с момента их получения, но до начала движения они должны быть учтены. Следовательно, движение поступивших конфиденциальных документов начинается после того, как они учтены. Изданные на предприятии открытые документы включаются в документооборот с момента их создания. Документ считается созданным только тогда, когда он подписан (утвержден). После подписания производится регистрация и начинается движение документа. Поэтому фактически документ включается в документооборот с момента его регистрации.
В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются в документооборот тоже с момента их учета. Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов. С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть они уже включены в Документооборот. Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в документооборот с момента их создания.
Движение документов выделенного хранения также начинается после их учета. В приведенном определении открытого документооборота движение документов завершается окончанием исполнения или отправкой. В конфиденциальном делопроизводстве движение поступивших и изданных документов завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет документов выделенного хранения. Движение документов выделенного хранения заканчивается их отправлением, уничтожением или передачей на архивное хранение.
С учетом всего сказанного, можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов» момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и до отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения.
Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов. В процессе движения документов нужно создавать условия для сохранности документов, ибо их утрата исключает возможность исполнения и использования. Вместе с тем важной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации. Поэтому организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:
- разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;
- исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;
- целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;
- исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;
- фиксированной передачи конфиденциальных документов;
- обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;
- персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление.
2. Система доступа к конфиденциальным документам
Конфиденциальные документы являются документами ограниченного доступа. Это означает, что знакомиться и работать с ними могут только лица получившие на то соответствующие разрешения. Порядок получения и оформления таких разрешений устанавливается на каждом предприятии системой доступа к конфиденциальным документам, которая представляет собой совокупность норм и правил, определяющих, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление, а также, каким образом оформляются такие разрешения в зависимости от вида учета документов.
При разработке системы доступа к конфиденциальным документам необходимо руководствоваться следующими подходами.
1. Доступ к конфиденциальным
документам может
2. Доступ к конфиденциальным
документам должен быть
3. Система доступа должна давать
возможность обеспечивать
4. Доступ к конфиденциальным
документам должен быть
5. Доступ к конфиденциальным
документам могут
6. Доступ должен оформляться
письменно по каждому
Поскольку система доступа к конфиденциальным документам содержит в себе значительное количество правовых положений, а нарушение ее требований, приводящее, как правило, к разглашению конфиденциальной информации, влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую и в некоторых случаях уголовную ответственность виновных лиц, то ее следует закреплять в специальном нормативном документе, который обычно называется «Положение о системе доступа к конфиденциальным документам».
Положение должно основываться на вышеизложенных подходах и может включать в себя следующие разделы.
1. Общие положения.
2. Полномочия должностных лиц
по разрешению доступа к
3. Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальным документам.
Положение может разрабатываться подразделением конфиденциального делопроизводства или ПДЭК. Оно подписывается разработчиками, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам, и утверждается приказом руководителя предприятия. В приказе определяются и мероприятия по введению Положения в действие (порядок изучения Положения пользователями, технология осуществления контроля за его выполнением и др.). С утвержденным Положением должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники предприятия, работающие с конфиденциальными документами.
3. Организация исполнения конфиденциальных документов
В соответствии с утвержденным Положением о системе доступа к конфиденциальным документам после учета документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.
При большом объеме поступающих документов целесообразно осуществлять их предварительное распределение по уровням принятия решений по ним. С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководителем предприятия. В этом перечне полномочия по принятию решений по исполнению документов делегируются на соответствующий уровень управления. В перечень включаются конкретные наименования поступающих документов, имеющих, как правило, типовой и повторяющийся характер, которые адресуются заместителям руководителя предприятия, руководителям подразделений или непосредственным исполнителям без рассмотрения этих документов руководителем предприятия.
Перечень позволяет сократить путь и время движения документов до непосредственных исполнителей, а следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководителей различного ранга от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований системы доступа к поступившим документам.
Не включенные в перечень поступившие документы, а также изданные документы и документы выделенного хранения, подлежащие рассмотрению непосредственно руководителем предприятия, передаются ему под подпись в «Журнале передачи конфиденциальных документов», если они не рассматриваются в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за их учет.
При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы. Если после рассмотрения документов в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства у руководителя остается часть их, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть.
В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (предписываемое действие), срок исполнения (при необходимости), подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей. Если ответственным исполнителем назначается лицо, указанное в резолюции не первым, то рядом с его фамилией в скобках или через тире проставляется «отв.».
На документах, не требующих указаний по исполнению и срокам исполнения, эти данные не проставляются.
На документах, требующих контроля исполнения, может проставляться на левом поле на уровне заголовка реквизит «Отметка о контроле», который обозначается буквой «К» либо словом или штампом «Контроль». Целью отметки является напоминание исполнителю об обязанности исполнения документа в установленный срок и указание подразделению конфиденциального производства о взятии документа на контроль.
После рассмотрения и написания резолюций на документах они, как и документы, адресованные исполнителям в соответствии с Перечнем поступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководителем предприятия, а также требующие исполнения внутренние документы, передаются исполнителям под подпись в соответствующих учетных формах. Если исполнителей несколько, то документ в первую очередь передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции, а при отсутствии указания - поставленному в резолюции первым.
При получении документа исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количества его листов (с просчетом) записям в учетных формах. Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке, минуя подразделение конфиденциального делопроизводства.
При карточном способе учета при изменении местонахождения документа в контрольном журнале карандашом проставляется новое местонахождение документа, а карточка перемещается в соответствующую ячейку картотеки.
Если документ одновременно выдается по частям нескольким исполнителям, то при карточном способе учета подписи за получение документа проставляются на основной карточке, которая ставится в ячейку картотеки под фамилией одного из исполнителей, в ячейки остальных исполнителей помещаются сигнальные карточки, которые могут быть либо дубликатом основной карточки с указанием количества листов (экземпляров), выданных исполнителю, либо лишь содержать сведения об учетном номере документа, фамилии соответствующего исполнителя, количестве полученных им листов (экземпляров).
Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю. Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение документов. Ответственность за качество исполнения документов несут исполнители и руководители подразделений, в которых работают исполнители.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений подразделение конфиденциального делопроизводства. Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осуществления при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения.
При журнальном способе учета для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки, имеющие следующие графы:
· Учетный номер и гриф конфиденциальности документа
· Дата документа
· Вид и заголовок документа
· Резолюция
· Контрольные отметки
· Отметка о снятии документа с контроля
В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения. При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и свой срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).
Из карточек контролируемых документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета документов, исполнителям, видам документов и др. При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.
После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело, которая включат следующие данные:
- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении данного документа, или при отсутствии такого документа краткую справку об исполнении;
- слово «В дело»;
- номер (индекс) дела, в которое должен быть подшит документ;
- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;
- дату.
Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить правильность произведенной отметки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он направляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах учетных журналов (карточек).
Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности их номеров.
Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При этом если ознакомление производится в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за учет документа, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а подписи об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специальном листе ознакомления.
4. Отправление конфиденциальных документов
Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы, то вложения обертываются светонепроницаемой бумагой. Если одному адресату направляются несколько документов, то они помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий наивысшему грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже при необходимости пометка «Лично». На пакете пишутся адрес и наименование предприятия-получателя, а при наличии пометки «Лично» дополнительно должность, инициалы и фамилия адресата. Под адресатом перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия-отправителя. При необходимости на пакете в центре верхнего поля может проставляться пометка «Срочно».
Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, грифа конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом листов) записям в сопроводительном письме. Со стороны клапана в пакет помещается прокладка. Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крест-накрест через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов либо, если вложения нельзя прокалывать, через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета, на узел прошивки накладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, но не расслаивающейся бумаги с оттиском каучуковой печати предприятия. Наклейка должна быть на 34 мм больше размера оттиска печати. Наклейка накладывается так, чтобы захватывала все клапаны пакета в середине, концы ниток не находились под наклейкой, а узел прошивки был ею закрыт. При прошивке металлическими скрепками бумажная наклейка накладывается на загнутые концы скрепок. Наклейка сверху покрывается тонким слоем силикатного клея, чтобы образовалась стекловидная прозрачная пленка. Размер пленки должен быть на 12 мм больше бумажной наклейки.
Пакеты с конфиденциальными документами могут доставляться через спецсвязь или почтовое отделение связи Министерства связи либо, минуя их, непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осуществляется на договорной основе. Через почтовое отделение связи пакеты пересылаются ценными или заказными отправлениями в соответствии с почтовыми правилами. При этом виде отправления гриф конфиденциальности может проставляться на пакете не в правом верхнем углу, а рядом с номером документа аббревиатурой. При отправлении конфиденциальных пакетов через почтовое отделение связи в целях сокрытия их конфиденциальности они могут помещаться в другие пакеты, на которые наносятся только реквизиты, предусмотренные почтовыми правилами для открытых ценных и заказных отправлений. При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется в необходимом количестве экземпляров реестр, последний экземпляр которого остается на предприятии.
Доставка конфиденциальных пакетов на другие предприятия, минуя органы связи, может осуществляться с разрешения руководителя предприятия сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства либо другим работником предприятия, допущенным к конфиденциальной информации, на служебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или взамен разовой расписки, в которых, кроме подписи о получении пакетов, должна быть проставлена печать предприятия-получателя. Реестры и полученные расписки не должны иметь гриф конфиденциальности. Их валовая нумерация производится раздельно в течение года.
Об отправленных документах производятся соответствующие отметки в учетных формах: в журнале учета изданных документов, в журнале учета документов выделенного хранения. При этом если документ отправлен без сопроводительного письма, то в графе «Наименование, номер и дата сопроводительного документа» пишется «реестр», «расписка», «квитанция», если с сопроводительным письмом - «сопроводительное письмо» с проставлением номеров и дат этих документов.
Если по каким-либо причинам отправлен документ (или часть его), зарегистрированный в журнале учета поступивших документов, то отметка об отправлении проставляется в графе «Примечание» журнала. В ней указываются количество отправленных листов, куда они направлены, наименование, номер и дата сопроводительного документа.
Заключение
В данной контрольной на основе требований к защите коммерческой тайны и опыта работы автора в области защищенного делопроизводства с достаточной полнотой раскрываются все вопросы, связанные с созданием и обработкой конфиденциальных документов, изготовленных на естественном языке на различных бумажных носителях. Вместе с тем излагаются и необходимые методы и мероприятия по обеспечению ограниченного доступа к документам.
Структура контрольной отражает последовательность этапов работы с конфиденциальными документами. Изложенные положения базируются на рациональной технологии делопроизводства, оптимизации видов учета и минимизации состава учетных форм документов, соблюдении персональной ответственности за сохранность документов и обеспечении конфиденциальности содержащихся в них сведений.
Список литературы
1. А И. Алексенцев Конфиденциальное делопроизводство. – М., 2003.
2. И К. Корнеев, В.В. Галахов и др. Делопроизводство. – М., 2006.
3. М.В. Стенюков Документы. Делопроизводство. – М., 2002.
4. Журналы «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник кадровика».
5. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Госстандарт РФ. 1998 г.
6. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. 6 октября 2000 г.
7. Типовая инструкция
по ведению делопроизводства
в федеральных органах
