Понятие и содержание комплектования архивного фонда Российской Федерации
ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц, создается большое количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд страны. Бумажные потоки с которыми каждый день сталкиваются работники на своей работе, тоже принадлежат ему. Наиболее ценная часть этих документов подлежит сохранению в архиве для пользы организации и для будущих поколений. Повседневная работа по пополнению архива ценными документами называется комплектованием.
Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве (ГОСТ 16487-93). Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.
Архивный документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.
Все архивные документы страны образуют Архивный Фонд Российской Федерации. Архивный Фонд Российской Федерации - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
Пополнение Архивного Фонда РФ идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.
Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. (ГОСТ 16487-83)
Комплектование государственных архивов проводиться под руководством и контролем Росархива, который решает принципиальные вопросы по определению видов учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы в госархивы; категорий документов пополняющих состав Архивного Фонда Российской Федерации; порядка отбора документов на государственное хранение. Методические и практические вопросы, связанные с определением списков источников комплектования, экспертизой и отбором документов рассматривает ЦЭПК Росархива.
Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
Документы, подлежащие передаче из учреждений в государственные архива, до истечения ведомственного срока хранения находятся в ведомственных архивах, куда поступают из структурных подразделений и подведомственных организаций.
Комплектование государственных и ведомственных архивов в основном сходно. Работа по комплектованию архива документами складывается:
Из установления профиля архива;
Определения источников комплектования;
Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
Организации комплектования.
Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений Федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного – 10 лет, районного – 5 лет.
Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.
Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами:
принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ;
соблюдения прав собственности на документы;
происхождения и территориальной принадлежности документов;
недробимости фондов.
Фондообразователь - это учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд.
Архив может комплектоваться архивными документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, или архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России.
Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется в соответствии с договором между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием оформляется актом приема-передачи документов на хранение
Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.
1.1. ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
Однако далеко не все они в одинаковой степени пополняют своими документами архивные фонды. В деятельности взаимосвязанных между собой учреждений в той или иной системе управления образуются документы с повторяющейся информацией. Например, в фондах вышестоящих учреждений может найти свое отражение деятельность подведомственных учреждений. Это обстоятельство создает возможность для исключения определенных категорий учреждений из числа источников комплектования государственных архивов.
Современное архивоведение к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке (для организаций и предприятий государственной и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собственности).
Понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования», так как фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, а источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд.
В период существования Советского Союза Главным архивным управлением СССР были составлены четыре списка учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы. В настоящее время, в силу высокой динамики изменений, которые происходят как в структуре управления экономикой, так и в системе государственного и местного управления, подобные списки утратили свое значение.
Однако критерий значения учреждения, организации, предприятия в той или иной сфере жизни общества, который играл ведущую роль в советском архивоведении при определении учреждения в качестве возможного источника пополнения государственного архивного фонда, сохраняет свое влияние и в современных условиях.
Установлены нормы по включению учреждений, организаций, граждан в списки источников комплектования и определены критерии, на основании которых производится отнесение организаций к источникам комплектования. Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.
Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.
Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:
1) для организаций:
функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);
полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.
2) для граждан:
вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;
типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);
состав и содержание собранных гражданином архивных документов.
Критерий значения учреждения (лица) позволяет распределить все учреждения, предприятия и организации в зависимости от тех задач и функций, компетенции, масштаба деятельности и других наиболее отличительных признаков примерно на три группы. Значение документов каждой из этих групп учреждений определяет организацию работы и методы отбора документов в государственные архивы.
Первая группа источников комплектования государственных архивов.
В ее состав входят:
центральные органы законодательной власти и государственного управления Российской Федерации, а также субъектов Российской Федерации;
органы суда и прокуратуры;
органы местного самоуправления;
научные, научно-исследовательские, проектно-конструкторские учреждения, государственные промышленные, научно-производственные и производственные компании (предприятия);
высшие учебные заведения, отдельные издательства и редакции, наиболее крупные культурно-просветительные учреждения (театры, музеи, филармонии, киностудии и др.), научно-технические общества;
профсоюзные и другие общественные организации.
Учреждения этой группы играют первостепенную роль в жизни современного российского общества, их документы имеют большое научное и народнохозяйственное значение. Поэтому документы учреждений этой группы поступают в государственные архивы в сроки, установленные законодательством или в исключительных случаях, по согласованию с архивными органами.
Помимо основной документации в составе фондов этих учреждений на постоянное хранение могут быть оставлены документы подчиненных, соподчиненных или вышестоящих учреждений, особенно те из них, которые своим содержанием способны существенно дополнить содержание документов, уже хранящихся и архивных фондах учреждения.
С этой целью в рамках архивов дополнительно изучаются материалы сводного, обобщающего характера, которые могут содержать конкретные сведения о работе учреждения, а также материалы, присылаемые для сведения. Осуществляется их сопоставление с основной документацией фондообразователя, что позволяет более объективно подойти к решению вопроса об их последующем хранении или уничтожении.
Вторая группа источников комплектования государственных архивов.
Ее составляют те учреждения, организации и предприятия, от которых документы принимаются выборочно. К этой группе относят:
некоторые учреждения областного (республиканского) и даже федерального значения (некоторые управления и комиссии, действующие при министерствах, издательства, редакции и др.);
учреждения местного значения (районного и городского подчинения): предприятия, средние общеобразовательные и специальные учебные заведения, учреждения культуры (концертные залы, библиотеки), учреждения здравоохранения (диспансеры, санатории, курорты) и другие учреждения, предприятия и организации.
Отличительная черта этой группы - однородность учреждений по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и научное значение, но в силу своей массовости и однородного характера прием их на государственное хранение в полном составе и от всех учреждений нецелесообразен. Как правило, они принимаются в государственные архивы выборочно: или один-два фонда (по усмотрению эксперта) из группы фондов однородных учреждений, или только определенные категории документов из всех фондов однородных учреждений.
Однако в фондах многих учреждений местного масштаба могут храниться документы большой научной ценности и народнохозяйственного значения, не попадающие в вышестоящие учреждения. Такая документация должна быть выявлена и своевременно взята па государственное хранение. Как правило, подобного рода документы включаются в состав или объединенного архивного фонда, или в состав архивной коллекции.
Третья группа источников комплектования государственных архивов.
Ее составляют учреждения вспомогательного и обслуживающего характера, являющиеся, как правило, низовыми в ведомственной системе и выполняющие функции в узких, строго ограниченных территориальных границах. Кроме того, их деятельность находит достаточно полное отражение в фонде вышестоящего учреждения. Именно поэтому документы такого учреждения могут быть исключены из состава материалов, принимаемых на государственное хранение.
Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:
Структурные подразделения организации;
Подведомственные организации;
Физические лица.
Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.
В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.
В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.
В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства «Об архивном деле в Российской Федерации» и норм «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук», а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.
Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.
Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.
В архиве, принимающем на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.
Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.
При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.
При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).
Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.
Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.
Проекты списков источников комплектования федеральных государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела; государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; организаций Российской академии наук - на согласование ЭПК Архива Российской академии наук.
Решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК Архива Российской академии наук о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления (для муниципальных архивов), Президиумом Российской академии наук.
На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться.
Архив вправе вести список возможных источников комплектования.
Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и ЭПК Архива Российской академии наук о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.
1.2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.
Большое значение в комплектовании Архивного Фонда Российской Федерации играет экспертиза ценности документов. Только после проведения экспертизы может быть вынесено решение об исключении тех или иных материалов из состава документов, принимаемых на государственное хранение, или о выборочном их приеме.
Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.
В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в результате которой осуществляются комплектование государствен-ных архивов полноценными документами и формирование.
Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью
документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей
государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их
как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения.
Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются.
В учреждении документы, содержащие ценную научную информацию, составляют сравнительно небольшую часть. Отношение же их удельного веса к общему объему документации колеблется. В крупных центральных учреждениях с большим объемом документооборота возникает больше документов оперативного значения, поэтому процент документов постоянного хранения снижается, а в небольших учреждениях, повышается. При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения. Установить, какие документы несут ценную информацию, и отобрать их для передачи в государственные архивы — первая и основная задача экспертизы. С целью ее разрешения изучению подвергаются как документы отдельных учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств (могут быть привлечены документы учреждений других ведомств в том случае, если эти учреждения взаимосвязаны друг с другом в управлении). Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы документов: имеющих научную ценность и имеющих справочное значение. Однако на этом не заканчивается процесс экспертизы. Документы научной ценности во всех учреждениях ведомств подвергаются сравнительному анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется окончательный отбор их в государственные архивы.
Задача отбора документов в государственные архивы требует всестороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они образовались. Задачи и функции учреждений, масштаб деятельности, компетенция и другие факторы помогают определить ту роль, которую выполняют учреждения в ведомственной или отраслевой системе, и, учитывая ее, распределить учреждения на группы по степени их значимости. Такой подход к экспертизе ценности документов вызван неравноценностью их как источников информации. Он облегчает проведение экспертизы и позволяет установить очередность в проведении экспертизы каждой группы фондов и в целом способствует большей ее целенаправленности и планомерности.
С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов. Иными словами, экспертизой определяется состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива. Определение места хранения той или другой документации (плановой, отчетной) вызвано наличием в фондах учреждений, взаимосвязанных в управлении, большого количества вполне идентичных документов и документов с повторяющейся информацией. При централизованной системе управления одни и те же документы могут быть не только в фонде учреждения, их создавшего, но и в фондах подчиненных, соподчиненных и вышестоящих учреждений одной, а иногда и разных систем. Экспертизой устанавливается, в составе каких фондов с учетом поступления их в определенный государственный архив (союзного, республиканского, местного значения) документы с повторяющейся информацией должны быть сохранены и в составе каких—
выделены к уничтожению.
Вторая задача экспертизы—определение сроков хранения документов. Задача эта менее сложная. Разрешается она изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе соответствующих правовых норм - государственной и общественной жизни, а также многолетнего опыта работы учреждений и архивов по использованию документов.
Третья задача экспертизы — установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.
