Понятие и свойства организационных систем. 3
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ»
Кафедра общего менеджмента
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Теория организации»
Тема: «Понятие и свойства организационных систем»
Автор курсовой работы ______________________ Нам К.К.
Группа 304
Научный руководитель _______ ассистент Газизуллина А.Р.
«___» ___________________ 2009г.
Казань 2009
Введение
Ничто не происходит без достаточного основания.
М. В. Ломоносов
Люди и все, что их окружает, так или иначе организованы. Более того, все планируемые и осуществляемые действия человека, их непосредственные и опосредованные результаты также выражают собой, прежде всего, суть организации. Наконец, сознание, вся совокупность представлений об окружающем мире могут формироваться, сохраняться, развиваться и использоваться только при условии определенной самоорганизации. Этим обусловлены фундаментальное значение науки организации в теории и практике формирования, функционирования и развития цивилизации, непреходящая актуальность проведения исследований организационных систем и применения их результатов.
Любой человек начинает познание окружающего его мира с исследования того, как все организовано. Изначальное, порой неосознанное стремление узнать «...что это, как устроено, как действует?» исторически являлось одним из основных двигателей прогресса. Со временем человек стремился упорядочить этот процесс, систематизировал объекты, предметы, методологию, инструменты, язык исследования, что и явилось предтечей формирования и становления всеобщей организационной науки.
Исследования окружающего человека мироздания, его материального проявления и интеллектуального представления вскрыли и показали общие организационные основы его построения. Последовательно выдвигавшиеся и развивавшиеся в научном мире механистические, иерархические, поведенческие, корпоративные модели организации производства и общества отразили единую организационную природу формирования, функционирования и развития любых процессов и систем. Это обусловило необходимость выделения, исследования и представления такого единства в виде универсальной целостной концепции всеобщей организации.
Теория организации последовательно и подробно рассматривает организационные системы, связи в них, зависимости, классификацию, структуру объекта, процедуры их формирования, функционирования и развития.
Изучить организационные системы как объект исследования в теории организации и определить их роль в жизнедеятельности человека – такова цель написания данной курсовой работы.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
а) рассмотреть теоретические аспекты организационных систем;
б) подробно остановиться на классификации организационных систем;
в) раскрыть основные свойства организационных систем;
г) показать на примере ОАО «ТатСтрой» проявление свойств организационных систем;
Информационная база, которая использовалась при написании данной курсовой работы следующая:
а) учебная и научно-практическая литература по дисциплинам «Теория организации», «Менеджмент организации»;
б) аналитические и научно-практические статьи из российских экономических журналов и газет (Экономика и управление: Российский научный журнал, Менеджмент в России и за рубежом, США-Канада. Экономика, политика, культура и т.д.);
в) образовательные и аналитические сайты и статьи в сети Internet.
Вышеуказанные соображения определили структуру данной работы, состоящей из введения, трех глав с разбиением их на параграфы, заключения, списка литературы и приложения.
1. Теоретические аспекты организационных систем
1.1 Понятие организационной системы
В основе теории организации лежит теория систем. Система – это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности. Иногда систему определяют как совокупность взаимосвязанных действующих элементов. Признаками системы являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. Термин «организация» в одном из своих лексических значений означает также «систему», но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную [6].
Применение термина «организация» в современной науке и практике настолько же обыденно, насколько и многообразно. Он используется в оборотах, отражающих и раскрывающих самые разнообразные области жизни. Собственно все, что окружает людей, или то, что можно себе представить, так или иначе, рассматривается с позиций организации. Между тем в понимании термина «организация» можно выделить ряд самостоятельных и наиболее часто встречающихся определений, отражающих достаточно широкий спектр общепринятых представлений и применений.
Организация (от лат. organize» — стройный вид, объединение) — объединение людей для достижения совместных целей.
Организация (от франц. organisation — устройство) — внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие частей целого, обусловленные его строением.
В каждодневном бытовом употреблении под организацией, прежде и чаще всего, понимается официальное учреждение или общественная структура (предприятие, компания, институт, орган власти, представительство и т. д.), то есть реально существующая, целенаправленно функционирующая социальная система.
При исследовании, анализе и описании цели, формы, внутреннего устройства, структуры, процедуры и механизма формирования, функционирования и взаимодействия такой организации с другими субъектами употребляется словосочетание «организационные системы», при этом имеется в виду уже нечто иное, чем собственно данное учреждение [3].
И так, под организационной системой понимается система, структурными элементами которой являются люди, осуществляющие преобразование ресурсов этой системы.
Основными признаками организационной системы являются:
− множество составляющих элементов;
− единство главной цели для всех ее элементов;
− наличие устойчивых взаимосвязей между элементами;
− целостность и единство элементов;
− наличие структуры и иерархичности;
− относительная самостоятельность, автономность элементов;
− требования системы к необходимости управления.
Организационная система представляет собой комплекс элементов. К основным составляющим организационной системы относятся:
1) элементы. Элемент (от лат. elementum — стихия, первоначальное
вещество) - часть системы, которая рассматривается без дальнейшего членения как единое целое, его внутренняя структура не является предметом исследования. Выбор элемента как первичной единицы определяется характером и задачами модели системы. Каждый элемент организационной системы принимает решения по организации действий, т.е. является решающим элементом. Некоторые из них принимают решения по организации только своих собственных действий - это исполнительные элементы. Элементы, принимающие решения по организации не только своих собственных действий, но и действий некоторых других элементов, объединенных или не объединенных в коллективы и организации - это руководящие элементы системы.
2) подсистема – это набор элементов, представляющих автономную
внутри системы область. Организационная система обеспечивает взаимодействие технических, технологических, экономических и социальных подсистем, включая информационное, математическое, программное, лингвистическое, правовое, кадровое и др. обеспечения.
3) структура – это организация связей и отношений между подсистема-
ми и элементами системы, а также собственно состав этих подсистем и элементов, каждому из которых обычно соответствует определенная функция.
4) функция – это процесс или деятельность, внешнее проявление
свойств какого-либо объекта в данной системе отношений.
5) свойства – это качество параметров объектов, на основе которых
получают знание об объекте. Свойства выражаются в показателях системы (количественных и качественных). Подробнее свойства организационных систем будут рассмотрены во второй главе данной работы.
6) связи характеризуются направлением, силой и характером и обеспе-
чивают возникновение и сохранение структуры и целостных свойств системы и характеризуют ее строение и функционирование. Предполагается, что связи существуют между всеми элементами системы.
7) состояние – определяется как мгновенная характеристика системы,
которая обеспечивает определение знания свойств системы в конкретный момент времени. Состояние определяется либо через входные воздействия и выходные результаты, либо через общесистемные свойства. Статическая система это система одного состояния. Динамическая система это система с множеством состояний, в которых с течением времени происходит переход из одного состояния в другое.
Организационная система создается для решения сложных социально-экономических проблем, требующих скоординированных усилий многих людей и значительных затрат ресурсов, а также информации, без которой невозможно определить, сколько их необходимо выделить для решения проблемы.
При наличии необходимой информации и ресурсов для решения проблем разрабатывают комплекс мероприятий, реализация которых должна привести к желаемому результату. В условиях ограниченности информации и ресурсов на решение проблемы ее разбивают на части (если это возможно) и решают по частям или поэтапно, постепенно приближаясь к цели.
Типичные примеры организационных систем - промышленные предприятия, объединения, отрасли, ассоциации, кооперативы.
Организационные системы включают трудовые ресурсы, средства производства и другие ресурсы (материальные, финансовые, информационные), участвующие в производственной и управленческой деятельности.
В связи с этим организационную систему можно рассматривать как целостную совокупность производственных и управленческих подразделений, объединяемую единством целей, взаимосвязью осуществляемых работ, совместным использованием ресурсом и наличием единого административного органа управления.
Хотя организационные системы и обладают определенной целостностью, они не обязательно являются организациями, они могут быть частью организации и, наоборот, включать несколько организаций.
Организационные системы являются наиболее сложными для исследования системами, этим объясняются основные ограничения оценки их эффективности, а именно:
− возможность самостоятельного формирования целей и способность к самоорганизации;
− необходимость учета в процессе управления многочисленных факторов;
− высокая неопределенность исходных данных, влияющих на процессы управления;
− субъективность при принятии решений;
− большое число и разнообразие связей и отношений в системе, отсутствие четких границ между управляемой системой и объектами управления.
Тем самым можно сделать вывод, что эффективность организационной системы тесно связана с ее адаптивностью. Согласно исследованиям, организационные системы, максимально адаптированные в новых условиях, являются также наиболее эффективно функционирующими [8].
1.2. Классификация организационных систем
Любое наблюдение, а тем более исследование рано или поздно накапливает такое количество представлений об объекте, предмете, свойствах и т. д. изучаемого, что оно требует упорядочивания. Это необходимо для того, чтобы учесть, систематизировать, сохранить и обеспечить возможность эффективного использования таких представлений в научных и практических целях. Подход, состав, содержание и методика осуществления всех этих и им подобных действий получили название классификации.
Классификация (от лат. classis — разряд, класс) — представление совокупности системой соподчиненных, обусловленных группировок.
Классификация организационных систем многочисленна и может быть проведена по различным признакам. Имеется много попыток классифицировать системы. Их почти столько же, сколько определений понятия «система». Задача классификации, ее эвристическое значение заключается в том, чтобы дать исследователю инструмент выделения изучаемой системы и соотнесения ее с другими объектами. Именно поэтому большинство видов классификации систем связано с выделением специфических признаков конкретных систем с одновременным отграничением их от систем концептуальных, которые по отношению к ним признаются заведомо вторичными (их моделями).
В этих классификациях системы подразделяются на открытые и закрытые, естественные и искусственные и т.д. Все эти признаки существенны для разграничения систем, однако проблема в том, что отношения между самими признаками остаются неустановленными, а поэтому и классификация систем оказывается нестрогой [7].
И так, по степени восприятия влияния на организацию внешних сил выделяют организационные системы:
открытые. Организационную систему можно считать открытой, если она обменивается с внешней средой энергией и информацией.
закрытые. Понимание организационной системы как закрытой (замкнутой) системы основано на независимости ее внутреннего состояния от внешней среды.
Следует отметить, что абсолютно открытых и абсолютно замкнутых организационных систем в природе не существует.
По способу образования:
естественные;
искусственные.
Организационные системы, возникшие в результате протекания природных процессов, без целенаправленного участия человека, относятся к естественным, рукотворные - к искусственным.
По предсказуемости поведения:
детерминированные (предсказуемые) системы функционируют по заранее заданным правилам, с заранее определенным результатом.
стохастические (вероятностные) системы характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней или внутренней среды и выходными результатами.
По жесткости:
мягкие организационные системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям, а вследствие этого – слабой устойчивостью.
жесткие организационные системы – это обычно авторитарные, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей организации. Такие системы обладают большой устойчивостью к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия.
По степени сложности:
простая – характеризуется малым числом внутренних связей;
cложная .
Признаки сложных систем:
− сложная структура с мостиковыми, обратными, стохастическими и др. связями;
− сложное поведение;
− стохастические входы и выходы.
очень сложная (большая) организационная система – человеко-машинная система.
Признаки больших систем (в добавление к признакам сложных систем):
− наличие целей и системы управления (самоуправления, адаптации);
− большое разнообразие по связям, функциям и информационным состояниям;
− крупные размеры;
− высокая степень автоматизации происходящих в них процессов.
При классификации организационных систем выделяют так же материальные и знаковые организационные системы. Объективно реальные материальные системы обычно определяются как совокупность объектов, объединенных некоторой формой регулярного взаимодействия или взаимозависимости для выполнения заданной функции (железная дорога, завод и пр.).
Системы абстрактные, знаковые, чисто информационные системы, являющиеся продуктом познания, — мыслимые, идеальные и модельные системы. Их элементами являются не вещи, а понятия, сущности, взаимодействующие массивы и потоки информации (например, система математических уравнений; система аксиом Эвклида; система множеств; логические системы; система химических элементов; правовая система кодексов, система власти, система целей компании, правила дорожного движения и т.п.; и, конечно, Интернет).
По уровню управления организационные системы можно подразделить на:
территориальные. Примерами территориальных систем являются хозяйства крупных или мелких регионов страны (республик, областей, районов, городов), а также все народное хозяйство страны.
отраслевые. Примерами отраслевых организационных систем являются отрасли, объединения, предприятия.
функциональные. Примерами функциональных организационных систем являются АПК и другие народнохозяйственные комплексы.
целевые. Примерами целевых – системы управления программами жилищного строительства, охраны здоровья и т.д.
По характеру решаемых ими проблем организационные системы делятся на:
политические (государство, политические партии, общественные организации, профсоюзы)
экономические (народное хозяйство, отрасли, объединения, промышленные предприятия, кооперативы)
социальные (школы, ВУЗы, больницы, магазины, театры)
идеологические
экологические и т.д.
Поскольку в рамках практической деятельности существует огромное множество различных по своим признакам организационных систем, то представляется чрезвычайно важным и интересным осуществить их классификацию по следующим признакам:
− характер отношений организационной системы с внешней средой;
− характер взаимодействия организационной системы (организации) с отдельно взятым работником;
− характер взаимодействия работников в организационной системе (организации).
Рассмотрим каждое основание классификации организационной системы более подробно.
1. Типология организационных систем (организаций) по характеру взаимодействия с внешней средой.
С точки зрения характера взаимодействия организационной системы с внешней средой можно выделить следующие типологические группы:
1.1 Типология организационных систем (организаций) с точки зрения соотношения естественных условий для деятельности и искусственных усилий персонала и управленцев.
Эффективность деятельности любой организации зависит от двух групп факторов: наличие естественных предпосылок во внешней и внутренней среде для осуществления деятельности данной организации. Подобного рода предпосылками являются: потребительский спрос, наличие соответствующих ресурсов (прежде всего финансовых и трудовых), наличие природно-географических условий для деятельности, наличие правовых и политических условий для осуществления деятельности организации.
Искусственные усилия персонала и управленцев, направленные на постановку целей организации и их соответствующую реализацию.
Соотнося два этих признака, можно выделить четыре типа организаций:
организации, построенные исключительно на естественных предпосыл-
ках (лихорадка). Скажем, в СССР в конце 80-х гг. после развала централизованной системы материально-технического снабжения стали активно развиваться товарно-сырьевые биржи, поскольку они восполняли мгновенно возникший дефицит. Однако, как правило, век таких предприятий недолог. После нормализации спроса число подобных предприятий резко сокращается, выживают лишь те, кто изначально готовился к длительному функционированию.
предприятия, построенные исключительно на искусственных усилиях
(авантюра). Данный тип организаций характеризует отсутствие или недостаток естественных предпосылок для их деятельности. В данном случае может идти речь об отсутствии спроса на продукцию или услуги, предлагаемые этой организацией, об отсутствии ресурсов, отсутствии природно-географических, политических или правовых условий для деятельности данного предприятия. Как правило, отсутствие естественных предпосылок для деятельности делает бессмысленными любые искусственные усилия персонала и управленцев (даже самые искренние и героические) по достижению целей организации, и она неизбежно погибает.
естественно-искусственные предприятия. Для данного типа организа-
ций свойственно наличие обоих компонентов, однако приоритет остается за естественными предпосылками. К организациям такого типа можно отнести, например, сельскохозяйственные предприятия, где, несмотря на любые искусственные усилия, конечный результат в определяющей мере зависит от природно-географических условий. К этому же классу можно отнести и предприятия, занятые добычей природных ископаемых.
искусственно-естественные (инженерные) предприятия. Для предприя-
тий этого класса характерен приоритет искусственных усилий персонала и управленцев, однако, при этом присутствуют и естественные предпосылки. К таковым можно отнести любое предприятие по производству товаров народного потребления, машиностроительные предприятия и т.п.
1.2 Типология с точки зрения целевой направленности организационной системы (организации).
По данному признаку все организации делятся на предпринимательские и бюджетные.
Цель предпринимательской организации является обеспечение положительной разницы между затратами и доходами, то есть получить прибыль. Как правило, предпринимательские организации самостоятельно осуществляют свою хозяйственную деятельность, в том числе и в вопросах доходов и затрат.
Цель бюджетной организации – уложиться в заранее отведенный бюджет. Бюджетные организации в большинстве своем не имеют самостоятельных источников доходов и финансируются учредителями, утверждающими их бюджет и контролирующими порядок его расходования. В бюджетной организации одинаково недопустимы как превышение бюджетных средств, так и их экономия.
1.3 С точки зрения взаимоотношения организационной системы (организации) с внешней средой организации делятся также на:
механистический тип организации эффективен в условиях рутинной,
повторяющейся технологии и нединамического внешнего окружения. Важным условием эффективности механистической организации являются также возможность измерить квалификацию и результат сотрудника, а также наличие реальных властных полномочий у руководителя. Механистический тип организаций сходен с бюрократической организацией. Он характеризуется следующими признаками:
− узкая специализация в работе;
− работа осуществляется строго по правилам;
− четкие права и ответственность;
− ясность в условиях иерархии;
− объективная система вознаграждения, зависящая от квалификации работника и его производственных результатов;
− объективные критерии отбора кадров;
− отношения в организации по преимуществу формальные и носят официальный характер;
− основное мотивирующее воздействие осуществляется на потребности нижнего уровня (физиологические потребности и потребности безопасности).
органический тип организации используется в условиях творческой
деятельности, когда неясен конечный результат и способ получения этого результата. Эффективность данного типа организации высока также в условиях, когда авторитет руководителя только формируется, в условиях, когда руководитель по каким-либо причинам лишен возможности использовать формальные властные полномочия, в условиях, когда невозможно измерить реальный результат труда сотрудников.
Признаки органической организации:
− широкая специализация в работе;
− персональные полномочия работника закреплены слабо, он может легко перемещаться с одной задачи на другую;
− ответственность за результаты определяется не столько формально, сколько амбициозными притязаниями самого работника;
− незначительная роль стабильных правил и процедур, широкое распространение практики, когда правила разрабатываются под каждую конкретную ситуацию;
− размытость уровней управления;
− субъективная система вознаграждения;
− субъективные критерии отбора кадров;
− отношения в организации по преимуществу неформальные и носят официальный характер;
− основное мотивирующее воздействие осуществляется на потребности верхнего уровня (потребности в социальном статусе и творческой самореализации.
1.4 По мнению П. Блауи, У. Скотта, по отношению с внешней средой организационные системы (организации) делятся на 4 класса систем:
деловые организации - коммерческие организации, ориентированные
на получение прибыли. Именно деловые организации обеспечивают общество необходимыми ему материальными ценностями. Особенностями деловых организаций является рыночный характер их отношений с потребителями. Предлагая свои товары или услуги потребителю, деловая организация преследует в первую очередь собственные цели, а не цели потребителя. Однако реализовать могут лишь в том случае, если найдут соответствующих потребителей своей деятельности.
взаимовыгодные организации (союзы, ассоциации) - такие организации
объединяют представителей тех или иных профессий или социальных групп (союз художников, ассоциация военнослужащих запаса и т.д.), объединившихся для защиты своих интересов и реализации или лоббирования общих интересов. Довольно часто подобные организации вообще не ориентированы на получение прибыли. Если же в результате их деятельности прибыль все-таки образуется, она используется в соответствии с уставными целями организации.
