Понятие и виды документов о работе. 2
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………
1 Понятие и виды
документов о работе……………………………
- Понятие документа и требования предъявляемые к нему……………….....4
- Характеристика документов личного дела……………………………………9
- Трудовая книжка………………………………………
……………………….15 - Порядок оформления и ведения трудовых книжек………………………….15
- Хранение, учёт, выдача, дубликат трудовой книжки………………………..23
Заключение……………………………………………………
Список используемых источников………………………………………………..
Введение
Трудовое право является важной основой для формирования социального законодательства. Принятие Трудового кодекса Республики Беларусь ознаменовало собой завершение важнейшего этапа реформы трудового законодательства. Являясь результатом компромисса между интересами работников и нанимателей, Трудовой кодекс Республики Беларусь направлен на достижение между ними социального партнерства, обеспечение условий для эффективного, творческого труда. Принятие Кодекса дало импульс дальнейшему обновлению нормативных правовых актов о труде и преодолению неполноты в правовом регулировании отношений в сфере труда.
Одним из институтов современного трудового права является институт, включающий в себя вопросы ведения, хранения документов о труде.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими нормативно правовыми актами и стандартами.
Целью курсовой работы является рассмотрение, накопление и закрепление знаний о документах в сфере трудовой деятельности.
Основные задачи курсовой работы:
- изучение понятия «документ», «управленческий документ», «трудовая книжка»;
- исследование основных правил составления и оформления документов;
- анализ требований к
оформлению реквизитов
- рассмотрение документов личного дела;
- рассмотрение трудовой книжки, как документа о работе.
Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка использованной при написании работы литературы.
Теоретической основой исследования явились труды учёных: Лазарев В.К., Шишко Г.Б., Давыдовой Э.Н. и т.д. Основными нормативными правовыми актами, использованными в курсовой работе, являются: Трудовой кодекс Республики Беларусь, постановление Совета Министров «О трудовых книжках», Инструкция о порядке оформления, ведения и хранения личных дел работников и др.
В заключении подведены основные итоги курсовой работы.
1 ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ
О РАБОТЕ
1.1 Понятие документа и требования, предъявляемые к документам
Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum» - доказательство, или свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу [4, с. 9].
В толковых словарях даются разные определения документа, подчёркивающие различные аспекты этого понятия: «Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя»; «Исторические документы – летописи, хроники, записки и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.»; «Вещественное доказательство, остаток старины, являющийся материалом к истории» [4, с. 9].
С развитием научно-технической
информации, вычислительной техники, когда
появились новые формы
Таким образом, содержание понятия «документ» постепенно включило в себя узкое и широкое юридическое толкование, а так же историческое значение.
Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документов функций и т.д.
Официальный документ –
документ, созданный организацией или
должностным лицом и оформленный в
установленном порядке. Под должностным
лицом понимается лицо, которое осуществляет
функцию представителя власти или занимает
должность, связанную с выполнением организационно-
Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.
В качестве синонима слова «подлинник» иногда употребляется термин «оригинал». Необходимо различать понятия «подлинник официального документа» и «подлинный документ». Последний понимается как документ, сведения о времени и месте создания или авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путём, соответствуют действительности; то есть всякий подлинник официального документа является подлинным документом, но не всякий подлинный документ является подлинником официального документах [4, с. 10].
Понятие копия, как указывает происхождение этого слова (от лат. Copia – множество), связано с размножением документов, повторением документа любого вида. Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.
Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия». Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписки – это копии части документа; отпуски – это копии отосланных документов. Наиболее распространенный вид отпусков это копии, которые автоматически получают при переписке оригинала на пишущей машинке. Первый экземпляр после его оформления становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала – копиями или отпуском.
Новая техника размножения документов привела к появлению копий, полученных автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним.
Автоматические копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путём воспроизводят его целиком, включая изображение подписи. Факсимильные подлинники не нуждаются, как правило, ни в каком дополнительном удостоверении. К ним относятся и документы, получаемые с использованием факсах [4, с. 11].
Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.
Официально заверенные копии – соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями.
Простые заверенные копии – удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей, в том числе заверенные частными лицами.
Незаверенные копии – не имеющие подтверждения в том или ином виде о своём соответствии подлиннику.
Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, так как это повторение документа, то есть он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала.
Дипломатические копии – их название происходит от слова «дипломатика», обозначающего вспомогательную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями.
Нельзя так же отождествлять два таких термина, как «личный документ» и «документ личного происхождения».
Личный документ – официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера.
Документ личного
Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.п.
По способу передачи содержания документы подразделяются на воспроизводящие содержание с помощью зрения и с помощью слуха. По технике воспроизведения документы могут быть получены ручным, механическим путём, с помощью машин и аппаратов.
По произведению документацию, образовавшуюся в делопроизводстве, можно подразделить на официальную и личную. Официальные документы исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. Личными являются документы, созданные отдельными лицами. В свою очередь, официальные документы могут быть подразделены на документы государственных учреждений, общественных организаций, частных предприятий. Частные предприятия имеют дело с официальными документами во всех случаях, когда такое предприятие является юридическим лицом.
Расширение круга областей,
в которых применяется специальное
документирование, привело к делению официальной
документации на специальную и общую.
Так, выделяются такие виды специальной
документации, как учётная, плановая, статистическая,
техническая и др. Кроме них выделяют особую
группу общей документации – организационно-
По назначению документы используются как средство записи тех или иных фактов, событий, явлений и как средство общения, связи для передачи информации на расстоянии и во времени, средство запечатления и сохранения интеллектуальной деятельности человека.
По месту составления документы можно подразделить на внутренние и внешние. Внутренняя документация создаётся самим учреждением в процессе документирования его деятельности, её автором является данное учреждение. Внешняя документация поступает извне, от других учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц. Авторы внешней документации – сторонние учреждения и лица.
По сложности содержания, отражённого в документах, они делятся на простые и сложные. Простыми называются документы, отражающие одну тему, один предмет, один вопрос. В сложных документах находят отражение несколько вопросов, тем, предметов, явлений.
По приёмам записи документы могут быть подразделены на созданные естественным языком, стенографическим, шифрованные. Простая запись может быть полной и сокращённой.
Документ, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информационные элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.
При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. Назначение этой группы реквизитов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся:
-оттиск штампа, который свидетельствует о принадлежности документа определённому органу управления.
- оттиск печати, который
является дополнительным
- индекс документа, являясь
юридически значимым
- дата создания документа,
которая также необходима для
правовой оценки отношений,
- подпись уполномоченных
должностных лиц является
Специальные правила, касающиеся оформления определённых видов документов, могут содержать и другие реквизиты, характерные только для данного вида документов.
Схему расположения реквизитов
в документах устанавливает формуляр-
Текст является основным реквизитом формуляра документа. Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.
При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор. В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений.
При составлении организационно-
1.2 Характеристика документов личного дела
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности.
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации [3].
Личное дело работника формируется после заключения трудового
договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов личного дела;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании, повышении квалификации,
переподготовке;
- заявление о приеме на работу;
- копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления)
о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
- декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение
государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
- обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством) [6, ст. 8];
- контракт (государственных служащих);
- справка-объективка;
- анкета;
- копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных
работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших
конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
- копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива
(для руководителей,
- копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность
руководителя организации;
- договор о материальной ответственности (для материально
ответственных лиц);
- направление на работу (службой занятости для молодых
специалистов после окончания государственных учебных заведений,
направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из
Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные
качества работника:
- характеристики и аттестационные листы;
- списки научных трудов и изобретений;
- заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
- копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений)
о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении
классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
- иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
В личное дело не включаются:
- копии документов о предоставлении отпусков, наложении
дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
- справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
- другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела [3].
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых
документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников
копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".
Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме. Он заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
- на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны
исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";
- не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;
- фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;
- в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;
- место рождения указывается в соответствии с
административно-
Например: БССР, дер.Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
- в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
- в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";
- если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
- наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
- в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются
опубликованные научные труды с указанием выходных данных,
запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных
трудов (изобретений) прилагается";
- в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности"
отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы,
связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же
организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
- в графе "Семейное положение" указываются данные на момент
заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)",
"разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
- в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике, наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям,
предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета
дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).
В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров.
Автобиография - документ, содержащий краткое изложение
основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях
обучался);
- трудовая деятельность;
- профессия;
- общественная работа, участие в выборных органах;
- отношение к воинской службе и воинское звание;
- наличие правительственных и других наград и поощрений;
- сведения о семейном положении, совместно проживающих
родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Копии документов об образовании, повышении квалификации и
переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в
личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке.
