Понятие и значение информационного обеспечения

Введение

Актуальность курсовой работы заключается в том , что хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационное обеспечение  управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в  целом. Оно может рассматриваться  не только в целом, охватывая все  функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Объектом  исследования выступает ООО «Кузя».

Предмет исследования: экономические отношения, связанные с информационным обеспечением.

Цель курсовой работы является разработка мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения деятельности предприятия.

Для достижения поставленной цели  определены следующие задачи:

1. рассмотреть теоретические основы информационного обеспечения в управлении предприятием
2. изучить механизмы информационного обеспечения
3. проанализировать организационно-экономическое состояние ООО «Кузя»
4. провести анализ информационного обеспечения управления организации ООО «Кузя»
5. разработать пути совершенствования информационного обеспечения управления ООО «Кузя»
6. проанализировать эффективность разработанных мероприятий

Теоретическо-методологическую основу исследования составили труды отечественных авторов ,таких как  О.В. Грищенко, М.И. Баканов,                М.С. Абрютина,  И. П. Власова, Г.Н. Золоторева, И. П. Карпова, В.В. Ковалев, А.П. Кураков.

Информационная и эмпирическая база исследования: внутренняя документация, отчеты, планы работы предприятия,  бухгалтерская отчетность, итоговые показатели предприятия ООО «Кузя».

При написании  курсовой работы применялись следующие методы: анализ, синтез, обобщение, описание, наблюдение.

     Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы. В первой главе рассмотрены теоретические аспекты информационного обеспечения управления. Во второй главе дана организационно-экономическая характеристика организации и проведен анализ информационного обеспечения управления в ООО «Кузя». Третья глава посвящена рекомендациям по совершенствованию информационного обеспечения управления в ООО «Кузя». В заключении сформулированы основные выводы по результатам данной работы.

Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения в управлении предприятием

1. Понятие и значение информационного обеспечения

Информационное обеспечение  управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в  целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно  труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Важнейший фактор повышения  эффективности производства в любой  отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Существенную  роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) Сокращение информационных потоков  до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения и удешевления  процессов сбора, обработки и  передачи информации с помощью  новейших технологий автоматизации  этих процессов.

Применение информационной технологии, которой является PR, нуждается в информационном обеспечении. В данном аспекте речь идёт об информационных базах данных (ИБД), без которых вся PR-деятельность попросту не имеет смысла.

Совершенно необходим для PR-деятельности комплекс информации, который можно назвать «историей фирмы». Речь в данном случае идёт о фактах создания фирмы, этапах и стадиях её развития и становления. Чрезвычайно полезной оказывается и «история товара», изделия, услуги, комплекса услуг — проще говоря, вида деятельности, которой непосредственно занимается фирма.

Анализ хозяйственной  деятельности основывается на экономической  информации. Кроме того, используют техническую и технологическую  информацию, сведения об организации  труда и производства, а также данные по социальным, правовым и другим вопросам.

По своим функциям в процессе управления экономическая  информация подразделяется на плановую, оперативную, бухгалтерскую и статистическую. При изучении отдельных вопросов анализа используют также и неучетные, внеплановые данные.

К подготовке исходных данных для анализа следует подходить  целенаправленно и осмысленно, необходимо убедиться в достоверности и  полноте анализируемой информации.

Информационная система  включает в себя совокупность входных  данных, результаты их промежуточной обработки, выходные данные и конечные результаты, поступающие с систему управления. Рационально организованный и соответствующим образом регулируемый информационный поток служит надежной базой для построения моделей (моделирования) в соответствии с задачами экономического анализа.

К плановым источникам относятся  все типы планов, которые разрабатываются  на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические  карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные здания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые  содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения аналитических исследований.

Учетным документом, согласно нашей классификации, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития предприятия.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые  регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся  к перечисленным ранее.

К организации информационного  обеспечения анализа предъявляется  ряд требований. Эта аналитичность  информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Следующее требование, предъявляемое  к организации информационного  потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера

Подготовка и аналитическая  обработка исходных данных в анализе  хозяйственной деятельности включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации.

В первую очередь информация, собранная для анализа, должна быть проверена на доброкачественность.

Во-вторых, проводится проверка всех привлеченных к анализу данных по существу. В процессе ее определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Главный вопрос, который решается аналитиком, можно сформулировать так: может ли такое быть на самом деле? Средствами этой проверки является как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованности показателей разных источников.

Анализ будет значительно  менее трудоемким, если обеспечена сопоставимость показателей. Для этого  всю числовую информацию после проверки ее доброкачественности приводят в  сопоставимый вид.

Аналитическая обработка данных - это уже непосредственно анализ. Поэтому она является более ответственным этапом работы аналитика. Организация обработки требует соответствующего методического обеспечения, определенного уровня подготовки лиц, которые занимаются анализом, их обеспеченности техническими средствами. Ответственность за все это чаще всего возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии.

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть объяснительная записка, справка, заключение.

Объяснительная записка  обычно составляется при направлении  результатов анализа в вышестоящую  организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Что касается справки  и заключения, то их содержание в  отличие от объяснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заносится в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты анализа  и разработанные на их основе мероприятия  целесообразно обсуждать на собраниях  коллектива предприятия и его  подразделений. Практическую реализацию они получают после соответствующих  постановлений собраний коллектива, приказов руководства предприятия или вышестоящих органов управления.

Таким образом, информационная система анализа хозяйственной  деятельности должна формироваться  и совершенствоваться с учетом перечисленных  выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности анализа.

1.2 Механизм информационного  обеспечения

Эффективность механизм информационного обеспечения предприятия играет немаловажную роль в том, насколько успешно функционирует данное предприятие на рынке [10. с. 66]:

С одной стороны, информация способствует решению множества  задач, стоящих перед предприятием, в том числе, направленных на: исследование запросов целевых потребителей; создание продукции/услуг, превосходящих по качеству продукции или услуги конкурентов и сравнительно лучше удовлетворяющих потребности целевых сегментов; минимизацию издержек и установление цены на продукцию или услуги на более низком, чем у конкурентов, уровне.

И с другой стороны, организация  эффективной работы с информацией на предприятии, направленная на обеспечение предприятия всей необходимой информацией, но с минимально возможными затратами, способствует снижению трансакционных издержек предприятия.

Основной целью механизма информационного обеспечения, является обеспечение своевременного получения руководителем и службами предприятия максимального объема качественной информации, необходимой им для принятия обоснованных решений, разработки рекомендаций и предложений в зависимости от того, в какой степени предприятие обеспечено необходимой информацией и насколько продуманными являются информационные расходы, можно говорить о большей или меньшей конкурентоспособности продукции и/или услуг предприятия.

Увеличение используемых предприятиями ПЭВМ и широкого спектра  программ, предлагаемых на рынке программных продуктов, создало предпосылки улучшения процесса организации информационного обеспечения планирования предприятия.

Если ИУС  использует компьютер, то организация  должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала и операторов. Эти специалисты должны стать частью организации и проникнуться пониманием того, что их обязанность - помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими системами, прежде чем на систему можно будет положиться [7. с. 93].

Руководящие работники  не могут предвидеть, какая именно информация им может понадобиться. Изменения банковского процента, возможное слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового изделия может заставить управляющего разыскивать соответствующие данные и собирать буквально по крохам необходимую ему для принятия решения информацию. Даже рутинный анализ оперативных данных может породить самые неожиданные вопросы.

Процесс производства состоит  из следующих основных этапов:

1) НИОКР (научно-исследовательские и проектно-конструкторские работы), выпуск опытного образца и опытная эксплуатация.

2) Процесс производства.

3) Этап реализации  товара.

Первая стадия воспроизводственного процесса связана с разработкой  новых товаров/услуг

На этой стадии фирмы испытывают потребность в информации, необходимой для осуществления НИОКР и проведения маркетинговых исследований (причем в настоящее время НИОКР, маркетинговые исследования и сопровождающие работы считаются наиболее дорогостоящим этапом воспроизводственного процесса).

Информационная продукция (в форме изобретений, ноу-хау, методик, проектов и прочего), пополняющая  после соответствующего лицензирования нематериальные активы предприятий- владельцев и имеющая свои информационные рынки  сбыта, создается именно на стадии НИОКР.

На втором этапе производства товар/услуга предприятия проходит через последовательность технологических  процессов. Осуществление каждой отдельной  операции в технологической цепи требует определенного информационного  обеспечения.

В целях минимизации издержек производства и максимизации выпуска фирмы осуществляют информационные издержки, необходимые для принятия решений о выборе поставщиков материальных ресурсов и технологий, о привлечении и обучении кадров, об осуществлении финансовых операций, об оптимизации управленческой деятельности и прочих.

Третий этап – этап реализации товара/услуги – связан с информацией, необходимой предприятию  в целях решения задач относительно продажи продукции/услуг.

Таким образом, все процессы, происходящие в фирме, требуют сбора и распространения информации и, соответственно, связаны с информационными издержками, которые, в свою очередь являются частью трансакционных издержек предприятия.

Значительную роль в  повышении эффективности аналитических  исследований играет автоматизация экономических расчетов и организация автоматизированного рабочего места (АРМ) аналитика.

Аналитическая обработка  экономической информации очень  трудоемка сама по себе и требует  большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано, прежде всего, с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Вычислительные средства, которые имеют сейчас предприятия  и организации, позволяют целиком  автоматизировать обработку всех экономических  данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.

Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они  освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.

Во-вторых, более глубоко  и всесторонне исследуются экономические  явления и процессы, более плотно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.

В-третьих, повышается оперативность  и качество анализа, его общий  уровень и действительность.

Автоматизация аналитических  расчетов и сам анализ хозяйственной  деятельности поднялись на более  высокий уровень с применением ПЭВМ, для которых характерна высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого программного обеспечения, диалогового режима работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются АРМ бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ПЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной автоматизации анализа.

Необходимым условием создания АРМ аналитика является наличие  технической базы (персональных ЭВМ), база данных о хозяйственной деятельности предприятия, база знаний (методов и методик анализа) и программных средств, позволяющих автоматизировать решение аналитических задач.

Создание АРМ аналитика  требует решения многих организационных  вопросов, которые связаны с информационным, математическим, техническим, программным обеспечением. Можно выделить следующие этапы организации АРМ аналитика:

- подбор кадров для  разработки и внедрения АРМ  аналитика;

- изучение действующей  методики анализа хозяйственной  деятельности и его организации;

- обследование и изучение действующей информационной системы анализа;

- постановка и описание  задач комплексного экономического  анализа;

- разработка алгоритмов  и моделей решения задач, т.е.  математическое описание задач  для ПЭВМ;

- разработка новой  информационной системы, создание банка данных для АРМ аналитика;

- разработку машинных  программ решения задач анализа  хозяйственной деятельности на  алгоритмических языках ПЭВМ;

- внедрение АРМ аналитика  в практику управления производством.

Информационное обеспечение  функционирования финансового механизма состоит из разного рода и вида экономической, коммерческой, финансовой, технологической и прочей информации. К финансовой информации относятся:

- осведомление о финансовой  устойчивости и платежеспособности  партнеров, потребителей и конкурентов;

- о ценах, курсах, дивидендах, процентах на товарном, фондовом  и валютных рынках и т.п.;

- сообщения о положении  дел на биржевом и внебиржевом  рынках;

Создание эффективно функционирующих служб информационного  обеспечения будет способствовать повышению конкурентосособности предприятий, в особенности предприятий, действующих на зарубежных рынках, поскольку в силу специфики своей деятельности они нуждаются в разнообразной качественной информации в большей степени, чем предприятия, действующие исключительно на отечественном рынке.

Объем документооборота - один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при  расчете штатной численности  и потребности в технических  средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Руководству и  сотрудникам организации необходимо понять, что документы - их помощники, и они сами определяют необходимость  в разработке того или иного документа, когда осуществляют свои процессы.

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды механизма управленческой деятельности на три категории [10. с. 83]:

1) Стратегическое  планирование - процесс принятия  решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

2) Управленческий  контроль - процесс, посредством  которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.

3) Оперативный  контроль - процесс обеспечения эффективного  и квалифицированного выполнения  конкретных задач.

Эти категории  деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий. Например, деятельность управляющих высшего звена по стратегическому планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности[6. с. 154].

Таким образом, система  информационного обеспечения - это  совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и  окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

Глава 2. Оценка информационного обеспечения в ООО «Кузя»

2.2 Организационно-экономическая  характеристика фирмы

Общество с ограниченной ответственностью «Кузя», именуемое в дальнейшем «Общество», зарегистрировано администрацией г. Курска № 346 от 13 ноября 1997 г. за основным государственным регистрационным номером 10 22 101149333, действует на основании Гражданского кодекса РФ, Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и настоящего Устава.

Общество является юридическим  лицом, имеет имущество на праве собственности. Самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, несет обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Юридический адрес ООО «Кузя»: г. Курск, ул. Игнатьева, 5.

ООО «Кузя» имеет следующие  учредительные документы: устав  и учредительный договор.

ООО «Кузя» может осуществлять следующие основные виды деятельности согласно уставу:

- осуществление оптовой и розничной торговли товарами народного потребления;

- оказание населению услуг торгового  и коммерческого характера;

- осуществление внешней  экономической деятельности в  соответствии с действующим законодательством.

- осуществление оптовой торговли  товарами народного потребления;

Общество имеет гражданские  права и несет гражданские  обязанности необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом. Обеспечение охраны труда в ООО «Кузя» связано с профилактикой травматизма и заболеваемости, а также созданием условий труда для сохранения работающим высокого уровня работоспособности в течение всего рабочего дня.

Целью ООО «Кузя» является расширение ассортимента товаров, а также извлечение прибыли.

Предметом деятельности является торговая деятельность, направленная на удовлетворение общественных потребностей народного хозяйства и населения в разнообразных товарах и услугах, развитие предпринимательской деятельности.

Цели и виды деятельности ООО  «Кузя» согласно уставу:

1. Цели создания организации:

- улучшение торгового обслуживания  населения;

- удовлетворение потребностей покупателей;

- извлечение прибыли от реализации  товаров и услуг для расширения  объемов и сферы деятельности предприятия в соответствии с конъюнктурой рынка.

2. Виды деятельности организации:

- ведение розничной торговли и хранение товароматериальных ценностей физических и юридических лиц на товарном складе;

- представительство интересов  предприятий Чувашской Республики и иных регионов;

- транспортно-экспедиционное обслуживание  юридических и физических лиц.

Любое предприятие функционирует в условиях внешней и внутренне среды, испытывая на себе воздействие прямых и косвенных факторов.

Внешняя среда предприятия образуется из макросреды, представляющей собой экономическое, демографическое, социально-культурное, научно-техническое и политико-правовое окружение, и микросреды — потенциальных потребителей, поставщиков, посредников и конкурентов. Макросреда и микросреда являются внешними факторами, не контролируемыми предприятием. Изменение любого из них приводит к изменению внешней среды, что требует быстрого реагирования и оптимального приспособления.

Экономические факторы. ООО «Кузя» осуществляет розничную торговлю, т. е. входит в отрасль торговли. В 2012 г. в сфере розничной торговли по ЧР наблюдается положительная тенденция развития.

Научно- технические факторы, т.е. внедрение западных технологий обслуживания клиентов, повышение общего уровня организации и управления процессами движения товаров. В 2012 году ООО «Кузя» приобрело новые кассовые машины для расчета с покупателями, витринное оборудование для хранения и выкладки товаров