Понятие информационных систем в экономике
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИБОРОСТРОЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ
Факультет Экономический:
Кафедра «Бухгалтерский учет, финансы и кредит»
Информационный раздел дипломной работы по дисциплине «ИС в экономике»
Работу выполнила:
студентка 5 курса, 080105 (01),
Лихонина Е.С.
Работу проверила:
Бондарчук Н.В.
Москва, 2012
Содержание
Введение
1 Понятие информационных систем в экономике 5
2 Программное обеспечение ООО «БИТ Ключевой элемент» 6
3 Общие правила работы менеджера отдела сопровождения с клиентом 8
3.1 Внесение информации о клиенте
в базе данных «Union»
3.2 Договоры по взаиморасчетам
с контрагентами
3.3 Выставление счетов на оплату
3.4 Реализация товаров,
услуг, работ
3.5 Формирование финансовых
документов
Заключение
Список использованных источников
Введение
Современные информационные системы предназначены для повышения эффективности управления с помощью информационных технологий подготовки и принятия решений.
Программа 1С: Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С: Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.
Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.
Информационная система (ИС) - это средство организации информационного обеспечения процесса управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней. К информационным системам относятся и автоматизированные системы управления технологическим процессом, предприятием, корпорацией.
Основными направлениями ООО «БИТ Ключевой элемент» являются автоматизация мелкого и среднего бизнеса (продажа, внедрение и сопровождение программных продуктов 1С - 1С: Франчайзинг), а также проектная автоматизация средних и крупных клиентов (экспресс-обследование, технические задания, технические проекты, моделирование, проектирование, разработка, внедрение и т.д.), автоматизация торговли, общепита и сферы услуг, автоматизация предприятий с учетом отраслевой специфики, обучение клиентов по пользованию программными продуктами 1С и др.
Такая деятельность должна
способствовать все более полному
удовлетворению реальных потребностей
массового пользователя продукции
1С и улучшению репутации
Работа менеджера отдела сопровождения ООО «БИТ Ключевой элемент» проходит в базе «Union 8», программа на основе платформы «1С: Предприятие 8».
Система программ включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.
1 Понятие информационных систем в экономике
Экономику в целом, а также ее отдельные компоненты (предприятия, фирмы и т.д.) можно отнести к динамическим системам. Работа таких систем сопряжена с воздействиями изменчивой внешней среды и обработкой огромных объемов информации.
Под системой понимают набор взаимосвязанных компонентов, функционирующих совместно для достижения определенной цели. Для описания системы используют такие понятия, как:
- структура (множество элементов и взаимосвязей между ними);
- входы и выходы (материальные, финансовые и информационные потоки, входящие в систему и выводимые ею);
- законы поведения (функции, связывающие входы и выходы системы);
- цели и ограничения (процессы функционирования системы, описываемые рядом переменных; на отдельные переменные обычно накладываются ограничения).
Под управлением понимают изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели.
Процесс управления системой
определяется целями управления, окружающей
обстановкой и внутренними
Информационный обмен, который
лежит в основе процесса управления
системой, заключается в циклическом
осуществлении следующих
- сбора информации о текущем состоянии управляемого объекта;
- анализа полученной информации и сравнения текущего состояния объекта с желаемым;
- выработки управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;
- передачи управляющего воздействия объекту.
2 Программное обеспечение ООО «БИТ Ключевой элемент»
Программные продукты для компьютерных систем отличаются «степенями» свободы, так, в некоторых программных продуктах допускается выбор компонентов информационных технологий – типа СУБД, архитектуры сети, инструментальных средств проектирования, в других – технические и программные решения являются замкнутыми, не подлежат модификации.
Бесспорным лидером среди
Программу 1С: Предприятие без преувеличения можно назвать бестселлером российских бухгалтерских программ. История ее создания и развития служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета: от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания компьютерных систем бухгалтерского учета масштаба крупного предприятия, соответствующей требованиям российских стандартов в области бухгалтерского учета и аудита. Система программ «1С: Предприятие» предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для комплексной автоматизации производственных, торговых и сервисных предприятий, продукты для управления финансами холдингов и отдельных предприятий, ведения бухгалтерского учета ("1С: Бухгалтерия" самая известная учетная программа в ряде стран), расчета зарплаты и управления кадрами, для учета в бюджетных учреждениях, разнообразные отраслевые и специализированные решения, разработанные самой фирмой «1С», ее партнерами и независимыми организациями.
Система «1С: Предприятие» состоит из передовой технологической платформы (ядра) и разработанных на ее основе прикладных решений ("конфигураций").
Технологическая платформа - это «мотор» программного продукта: именно она организует пользовательский интерфейс, обеспечивает ввод, хранение и представление информации. На данный период клиенты работают на 7.7. или 8 (8.0, 8.1, 8.2).
В свою очередь, конфигурация предназн
Платформу без конфигурации установить можно, а вот конфигурацию без платформы нельзя.
Если провести аналогию с другими системами, то можно сравнить с операционной системой (это будет платформа) и разными программами Office, Skype, Adobe Reader (это конфигурации).
Для того, чтобы определить платформу и конфигурацию программы, определить редакцию программы, релиз, обратимся к главному меню «Справка» – «О программе» (рисунок 1.1).
Рисунок 1.1 – О программе.
2 Общие правила работы менеджера отдела сопровождения с клиентом
При получении клиента (ов) от руководителя (рисунок 1.2) необходимо прозвонить клиента (ов) с целью установления деловых отношений и выявления первых потребностей клиента. Для этого необходимо связаться по контактным телефонам, которые есть либо в карточке, либо в акте передачи клиента от отдела продаж. Далее с клиентом согласовывается заявка на установку, если клиент передан из отдела продаж. Либо, если с клиентом сотрудничаем уже давно, выясняется, когда он последний раз обновлял установленный у него программный продукт (ПП), если релиз не соответствует текущему, то предлагаем:
- поставить «Наряд» на сотрудника;
- если ПП позволяет, то можем предложить приехать за обновлением к нам в офис (в крайнем случае, когда отказываются от выезда).
Рисунок 1.2 – Задачи сотрудника.
Все общения с клиентом должны быть документированы в базе Union.
3.1 Внесение информации о клиенте в базе данных «Union»
Внесению в базе данных «Union 8» подлежат сведения обо всех компаниях, обращающихся в ООО «БИТ Ключевой элемент» по вопросам приобретения продуктов или услуг. Внесение информации осуществляет сотрудник, контактировавший с клиентом, при этом должны быть заполнены следующие поля карточки клиента базе данных «Union 8» (рисунок 1.4):
- краткое название клиента
(без указания формы
- полное юридическое
- ИНН/КПП;
- фактический, юридический
адреса и адреса
- территорию контрагента, т.е. реальный адрес нахождения офиса);
- контактные телефоны и факс;
- адрес электронной почты (если клиент его сообщает);
Рисунок 1.3 – Контрагенты.
- на закладке «Контакты»
занести с помощью кнопки «
- а также обязательно
для заполнения на общей
Перед созданием новой карточки клиента в базе данных «Union 8» (рисунок 1.3), менеджер обязан проверить наличие этого клиента в базе данных как минимум по 3 (трем) параметрам: по названию, телефону, ИНН, номеру регистрационной анкеты и т.д.
После записи новой карточки клиента необходимо создать договор и обращение.
Рисунок 1.4 - Карточка контрагента (красным обозначены поля, обязательные к заполнению).
Менеджер отела сопровождения
должен вести «Обращения» по каждому
направлению своей
А также менеджер заносит в карточку клиента регистрационный номер программного продукта (рисунок 1.5), установленного у клиента, если клиент пришел на сопровождение из другой формы, для этого необходимо получить по факсу копию клиентской части регистрационной анкеты. Если таковой не оказалось у клиента, то можно попросить найти номер, который дублируется на книгах, коробке и установочных дисках. Если клиент не может предоставить копию регистрационной анкеты, то при наличии регистрационного номер можно по телефону 8 (495) 737092057 или по адресу [email protected] можно проверить зарегистрирована программа в фирме 1С или нет:
- если программа
Рисунок 1.5 – Программные продукты.
- если есть регистрационная
анкета и нет регистрации в
фирме 1С, то программный
- в случае, когда клиент
не может предоставить нам
копию документов о покупки,
регистрационную анкету и при
этом программа не
Создание обращения и телефонного звонка в карточке клиента. В карточке клиента нажимаем кнопку «Создать» в выдающем окне выбираем обращение, в появившемся окне выбираем направление деятельности (основными направлениями деятельности являются: 1С, ИТС (информационно-технологическая системы), абонентское обслуживание), если клиент работает по разовым выездам, выбираем направление деятельности 1С и нажимаем «Сохранить». В сохраненном обращении нажимаем кнопку «Событие» (рисунок 1.6) и в выпадающем окне выбираем строчку «Телефонный звонок».
Рисунок 1.6 – Событие, запланированный звонок.
Рисунок 1.7 – Архив событий.
В специально отведенных полях мы заполняем содержание разговора с клиентом и цель следующего разговора, а также назначаем дату и время следующего звонка. Нажимаем «ОК», тем самым проводим телефонный звонок. В вкладке «Архив событий» (рисунок 1.7) можно просмотреть содержания разговоров, проводимых ранее. Далее нажимаем «ОК» и проводим созданное нами обращение. Данными действиями мы сохранили в базе результаты разговора с клиентом и поставили напоминание для последующего контакта с ним. В назначенный день и время у нас появится сообщение с напоминанием выхода на контакт.
3.2 Договоры по взаиморасчетам с контрагентами
Для корректного формирования бухгалтерских документов в базе «Union 8» расчетным отделом менеджер отдела сопровождения должен проверить правильность созданных договоров, по которым будут производиться взаиморасчеты с контрагентами. Для этого на странице «Общее» на закладке «Банк счета и договоры» проверяются созданные договора.
Все взаиморасчеты по безналичному расчету с клиентом производится по юридическому лицу ООО «БИТ Интеллектуальные Технологии», расчет за наличный расчет производиться по юридическому лицу ООО «БИТ». Для того, чтобы у сотрудника был нужный комплект документов при согласовании с клиентом наряда (если клиент использует только разовые выезды) заранее необходимо уточнить вид оплаты планируемых работ.
Для того чтобы проверить, какой договор создан по контрагенту необходимо зайти в договор, и проверить:
- юридическое лицо;
- вид обслуживания (поставка, разовые выезды, регулярное сопровождение);
- направление деятельности;
- тип цен (должно стоять «Розничные»);
- на закладке «Свойства»
в графе «Взаиморасчеты
Если в карточке клиента только договор, который не соответствует необходимым требованиям, то создается новый с помощью кнопки создать, если несколько договоров, то проверяются все. Лишние договора в базе создавать нельзя. После проверки договоров можно ставить наряд на сотрудника.
Какие договора нужно заводить для конкретных работ:
- договор «1С», если оплата работ производиться после их выполнения;
- договор «1С - предоплата» для счетов на предоплату;
- договор «Абонентское
обслуживание» для ведения
- договор «ИТС» для
договоров информационно-
- договор «1С - поставка» для продажи любого товара, кроме ТО, технических товаров и услуг;
- договор «Услуги ТО» - для продажи услуг по ТО;
- договор «ТО» - продажа ТО;
- договор «IT» - технические товары и услуги, ПП не 1С.
Рисунок 1.8 – Информация о местонахождении контрагента.
Постановка заявки. Для того, чтобы поставить заявку на выезд специалиста к клиенту (рисунок 1.9), нам необходимо зайти в карточку на странице «Общее» и выбрать закладку «Обращение». В имеющимся списке выбираем свое обращение с необходимым направлением деятельности. Зайдя в обращение мы наживаем кнопку «Наряд». В появившимся окне заполняем следующие данные:
- контактное лицо контрагента;
- территорию (рисунок 1.8);
- дату и время заявки;
- планируемого и/или
- тип выезда, конфигурацию,
с которой будет работать
- компетенцию сотрудника;
- в поле «Текст задания».
Поле «Текст задания»:
- подобно описываем те работы, которые необходимо выполнить у клиента;
- стоимость часа;
- если оплата за наличку, указать «Наличка»;
- если у клиента есть предоплата, указать «Предоплата», остаток часов по предоплате;
- в любом случае указать стоимость одного часа работы сотрудника;
- если клиент находиться
за МКАД, необходимо написать
«Пригород» и количество часов,
- если работа проводиться по ТСВ, написать
«Работа по ТСВ»
Нажимаем «ОК» для сохранения и прочтения заявки. Созданный наряд будет отражаться в «Консоль координатора», на основании которой координатор планирует занятость сотрудников отделов внедрения.
После каждого выезда менеджер отдела сопровождения проводит контроль выполненных работ, для этого спустя два-три дня после выезда сотрудника необходимо позвонить клиенту и выяснить, доволен ли он качеством выполненных работ.
Рисунок 1.9 – наряды/создание заявки на выезд.
По результату звонка либо планируется следующий звонок для выявления новых потребностей клиента либо ставятся новые наряды для продолжения работ.
В течение одного месяца необходимо проконтролировать оплату клиентом выполненных работ (если работы оплачивались по факт их выполнения по безналичному расчету).
3.3 Выставление счетов на оплату
Счет на предоплату пакета часов. Зайти в свое обращение с направлением деятельности «1С» и нажать кнопку «Счет», далее на закладке «Услуги» в графе номенклатура выбираем «Консультационные услуги по 1С: Предприятие...», в графе «Количество» проставляем количество часов, которые необходимо оплатить клиенту, а графе договор проставляем договор соответствующий юридическому лицу в счете и виду оплаты (даже для оплаты наличными создается счет). Далее счет записываем, отправляем на печать и проводим нажав кнопку «ОК».
Счет на программные продукты. Создаем счет на закладке «Товары», выбираем соответствующую номенклатурную позицию, количество, цену (если она не подставилась автоматически), и договор
Рисунок 1.9 – Счет на программные продукты.
После чего печатаем и проводим документ (рисунок 1.9).
Счета на апгрейд выставляется через «Заявка на апгрейд». Для того, чтобы выставить счет необходимо зайти в «Обращение», нажать кнопку «Счет», выбрать договор для взаиморасчетов. На закладке «Товары» нажать кнопку «Добавить» и в выпадающем окне выбрать строчку «Заявка на апгрейд». Далее, нажав кнопку «Операции» выбрать вид апгрейда. В левой части заявки выбрать в справочнике номенклатуры программный продукт, который сдают в счет нового программного продукта и поставить регистрационный номер, который занесен в карточку клиента. В правой части заявки выбрать с помощью номенклатурного справочника новый программный продукт. После чего, проверив итоговую сумму апгрейда, нажать кнопку «ОК» и провести заявку. Далее сохранить и распечатать счет, после чего провести данный документ. Счет на регулярное обслуживание (абонентское обслуживание, подписку на диски ИТС, выделенную линию консультаций, личный помощник и т.д.) выставляем обязательно через подписку на регулярное сопровождение (PC). Для того чтобы правильно выставить счет на регулярное сопровождение по любому направлению деятельности необходимо зайти в «Обращение», нажать кнопку «Счет», выбрать договор для взаиморасчетов. На закладке «Товары» нажать кнопку «Добавить» и в выпадающем окне выбрать строчку «Подписка РС». Выбираем регистрационный (ые) номер(а), на который (ые) будет оформляться подписка, с помощью календаря выбираем первый месяц обслуживания, далее заходим в «Шаблоны» и выбираем нужный шаблон для подписки, если ни один шаблон не подошел его можно заполняя графы занести вручную. После этого записываем созданную подписку и ели нет комментариев, то подписку можно провести.
На основании созданной
3.4 Реализация товаров, услуг, работ
Документ «Реализация товаров и услуг» предназначен для фиксации факта реализации (отгрузки) товаров (рисунок 1.10).
Рисунок 1.10 – Реализация товаров и услуг.
Предусмотрено два вида отгрузки товаров:
- Отгрузка товаров со склада производится при проведении документа «Реализация товаров и услуг». В этом случае в документе устанавливается вид отгрузки «Со склада».
- Отгрузка товаров со склада будет производиться позже, и фиксируется дополнительным документом «Расходный ордер на товары». В этом случае в документе устанавливается вид отгрузки «По ордеру».
При этом отгрузка товаров с помощью расходного ордера на товары может производиться поэтапно. При этом отгрузка товаров по расходным ордерам может производиться только по тому складу, который указан в документе «Реализация товаров и услуг».
Для каждой позиции табличной части документа можно указать способ списания. Товар может быть списан из текущего складского остатка («Со склада») или из остатков зарезервированного товара («Из резерва»). Этот реквизит должен быть заполнен обязательно. По умолчанию при вводе нового документа, устанавливается значение «Со склада». В том случае, если документ оформляется на основании заказа покупателя, по которому производится резервирование товаров, то способ списания устанавливается «Из резерва». Если товар отгружается не сразу со склада, а только после оформления расходного ордера на товары, то способ списания автоматически переносится в расходный ордер на товары.
Если реализация создана на основании обращения, в котором направление деятельности указано «1С» и сумма в реализации отличается от нулевой, тогда поле «Заказ» становится обязательным для заполнения.
Запрещено проводить документ задним числом, если он меняет движения по регистру «Товары на складах» и «Товары в резерве на складах».
В системе Union отсутствует отдельный документ «Счет-фактура выданный». Номер его формируется в документе «Реализация товаров и услуг» и из него же распечатывается бумажный вариант.
Механизм формирования подписей со стороны поставщика и покупателя описан в файле доступном по кнопке «Печать» - О формировании подписей.
3.7 Формирование финансовых документов
Рисунок 1.8 – Вкладка «Финансовые документы».
Документы для сотрудников по абонентскому обслуживании формируются заранее и сотрудник должен накануне их забрать, для того что бы привезти печатные формы документов. Формировать документы можно двумя способами.
Первый способ. Это формирование документов совместно с нарядами через «Формирование бухгалтерских документов». В этом случае нужно только поменять дату документа на дату реального выезда и поверив правильность его заполнения, запрашиваем штрих-код и счет-фактуру. После получения счета-фактуры документы печатаются и подписываются в расчетном отделе.
Второй способ. Если наряд на сотрудника ставили подписки или обращения с прикреплением подписки, документы необходимо сформировать отдельно, для этого заходим в наряд и, нажав на кнопку «Акт» появляется окно с вопросом «Заполнить данными из подписки» отвечаем «ДА».
- в документах меняем дату на дату фактический выезда, ставим тип выезда, запрашиваем штрих-код и счет-фактуру. После получения счета-фактуры документы печатаются и подписываются в расчетном отделе.
Рисунок 1.9 – Акт на передачу прав.
Работая с клиентами по регулярному обслуживанию менеджер отдела сопровождения должен полностью вести данного клиента, а именно:
- согласование нарядов.
- доставка дисков ИТС (если обязательна подписка),
- своевременное выставление счетов на продление договоров (включая подписку на диски ИТС).
- формирование бухгалтерских документов,
- контроль дебиторской задолженность.
В случаях, когда клиент просит акт-сверки, менеджер отдела сопровождения передает его сотруднику расчетного отдела. При необходимости решения вопросов с клиентом, сотрудник расчетного отдела даем свернутые итоги по долгам и предоплатам менеджеру отдела продаж.
Если у клиента остается по предоплате небольшое количество часов и заранее известно, что сотрудник проведет больше времени, или если у клиента есть предоплата по нескольким счетам, по которым будут закрываться документы то, необходимо поставить такое количество нарядов, сколько актов будет оформлено на остатки по разным счетам, оформляются отдельные акты.
