Понятие конфиденциального документооборота
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы работы связана с тем, что нужно производить оптимизацию приема входящих конфиденциальных документов. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность его деятельности.
Большинство организации имеют традиционные процедуры учета (ручная), приема входящих конфиденциальных документов. На сегодняшний день с развитием компьютерных технологий и огромными объемами документации, необходимо производить оптимизацию документов на всех этапах жизненного цикла.
Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе – документооборот. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.
Цель работы – рассмотреть прием входящих конфиденциальных документов и предложить их оптимизацию.
Для достижения постановленной цели необходимо решить следующие задачи:
– исследование оптимизации и основного понятия конфиденциального документопотока в организации;
– анализ деятельности центра отдыха;
– анализ конфиденциального документопотока в центре;
– применение системы «Дело» для оптимизации входящих конфиденциальных документов;
Объект исследования – система документооборота организации.
Предмет исследования – организация рационального движения документов внутри организации, пути совершенствования службы делопроизводства, проблемы оптимизации документооборота и пути их решения.
1 ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУРЫ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1 Понятие конфиденциального делопроизводства
В организации всегда имеются документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Такая информация и соответственно документы, содержащие ее, считаются конфиденциальными. Термин «конфиденциальный» означает: секретный, доверительный, закрытый, защищенный, то есть документ, к которому ограничен доступ персонала. Конфиденциальный документ содержит сведения, не относящиеся к государственной тайне, а составляющий интеллектуальную собственность юридического или физического лица. К ней относится коммерческая и служебная тайна. Еще существует государственная тайна и личная тайна.
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение[4].
Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.
Документооборот можно разделить на следующие этапы:
- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
- организация рационального движения документов внутри организации;
- экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
Конфиденциальное
Условия, при которых информация может быть отнесена к конфиденциальной, перечислены в ст. 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации. К ним относятся:
- действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу ее неизвестности третьим лицам;
- отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
- принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.
В основе санкционированной работы персонала с конфиденциальными документами, а также правомерности документирование сотрудниками конфиденциальных сведений лежит разрешительная система доступа к секретам фирмы. Разрешительная (разграничительная) система доступа в сфере коммерческой тайны представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых собственников информации с целью обеспечения регламентированного использования сотрудниками доверенных им ценных сведений, необходимых для выполнения служебных обязанностей.
1.2 Оптимизация конфиденциального делопроизводства
В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.
Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.
Для оптимизации и
сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических
инструкций (схем), в которых в наглядной
графической форме определена последовательность
подготовки проектов наиболее распространенных
документов, их согласования, подписания
и утверждения. На схемах могут указываться
альтернативные решения, местонахождение
конкретных должностных лиц и даже часы
приема по данному вопросу. Обработку
исполненных и отправляемых документов
предпочтительнее централизовать в единой
экспедиции организации.
Экспедиционная обработка отправляемых
документов включает в себя сортировку,
упаковку, оформление почтового отправления
и сдачу в отделение связи. Она осуществляется
в соответствие с действующими Правилами
оказания услуг почтовой связи и должна
проводиться в тот же день или не позднее
следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее
оптимизацию документооборота организации.
Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.
Оптимизация документооборота позволяет:
– определить состав документов;
– регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;
– установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота[4].
К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.
Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом).
Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы[5].
Кроме этого к мерам организационного характера относится:
- правильная организация работы службы ДОУ;
- рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;
- организация работы с документами в структурных подразделениях;
Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота (по данным ВНИИДАД, который с 2007 г. ведет мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти, ежегодно документооборот увеличивается на 5-7%), обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала.
Помочь в этом могут
меры технического характера и оргпроектные
работы по совершенствованию
В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.
К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения)[6].
1.3 Прием входящих конфиденциальных документов
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.
Поскольку документооборот – это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств. К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения). На рисунке 1 представлена схема приема входящих документов.
Рисунок 1 – Прием входящих документов
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Индексация документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.
От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления[4].
Конфиденциальные документы поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы делопроизводства. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер.
Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям[3].
Без предварительного рассмотрения
передаются по назначению документы, адресованные
непосредственно структурным
Подлинник документа, который
исполняется несколькими
1.4 Обоснования направления исследования
Так как большинство организации на сегодняшний день имеют традиционную обработку входящих документов (а именно ручную), поступающих в огромном количестве, появляется необходимость в оптимизации процедуры входящих документов.
Для этого целесообразно использовать журналы учета входящих конфиденциальных документов, а точнее перейти на электронный документооборот с использованием системы «Дело».
Обработку исполненных
и отправляемых документов предпочтительнее централизовать
в единой экспедиции организации.
Экспедиционная обработка отправляемых
документов включает в себя сортировку,
упаковку, оформление почтового отправления
и сдачу в отделение связи. Она осуществляется
в соответствие с действующими Правилами
оказания услуг почтовой связи и должна
проводиться в тот же день или не позднее
следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее
оптимизацию документооборота организации.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Документопоток
- содержанием или функциональной принадлежностью;
- структурой;
- режимом или цикличностью;
- направлением;
- объемом;
При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений. Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.
1.5 Выводы по главе
Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота пользователи должны получить все необходимые документы, но только те, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей. При помощи оптимизации все входящие документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в журнале регистрации документов с грифом «КТ» При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются[4].
2 КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ГБОУ
2.1 Деятельность центра
ГБОУ ДОД «Краевой центр экологии, туризма и краеведения» - ведущее учреждение Ставропольского края, являющееся научно-методическим центром, координирующим деятельность образовательных учреждений края в области экологического воспитания и образования, туристско-краеведческой работы. Работает в качестве турагента, предлагая своим клиентам не только внутри российские, но и международные маршруты. Занимаясь при этом исключительно выездным туризмом. Хотя и имеет сертификат туроператора.
Как и многие турагенты, центр может одновременно работать с несколькими туроператорами. От них стекает информация о различных турах, из которых они подбирают клиенту нужный и наиболее доступный по цене.
На сегодняшний момент фирма работает с 50 туроператорами, но для того, что бы начать с ними работать нужно, заключить договор, к котором четко расписаны права и обязанности каждой стороны. Каждая из этих фирм работает по определенному направлению, многие из них организовывают туры, как по России, так и по зарубежью. Документационное оформление сделки является одним из важнейших этапов оказания туруслуг, т.к. от этого зависит качество оказанных услуг.
ГБОУ ДОД «Краевой центр экологии, туризма и краеведения» использует определённый ряд документов. Важным документом, регламентирующим отношения центра и клиента, является договор на туристское обслуживание. Договор является также основным документом при удовлетворении исков и претензий туриста к организатору путешествия.
Заявка туриста (группы туристов) на бронирование тура, оформляется на специальном бланке. Она содержит сведения о намерении приобрести те или иные услуги .
Менеджеры турфирмы центра могут произвести бронирование тремя способами: по факсу, по e-mail или используя систему online-бронирования. При бронировании по факсу или e-mail менеджеры турфирмы заполняют форму заявки, разработанную туроператором и отправляют её по имеющемуся адресу. При бронировании в режиме online все необходимые данные вносятся непосредственно в систему online-бронирования туроператора, что упрощает работу[1].
2.2 Тематический анализ по оптимизации и приему входящих
конфиденциальных документов в ГБОУ
Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов.
Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.
Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), то есть рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.
Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.
Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха[5].
Для выработки решения
о сокращении записей рекомендуется проводит
Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов. При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений. Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы, они также способствуют преобразованиям.
Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.
При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.[2].
Целесообразность и
логика осуществления всех видов
работ оцениваются с точки
зрения того, как они способствуют
оптимизации информационного
На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
К первой группе относят
все процедуры прохождения
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения[4]
Табель форм документов - это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения.
Табель включает все
формы документов, создаваемых в
деятельности организации, но он не дает
полного представления о
Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.
Основная задача табеля форм документов - определить состав форм документов, применяемых в организации в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. табеля. Примерная форма табеля представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 – Примерная форма табеля документов
